Nvq: spiega le procedure per la memorizzazione e il recupero delle informazioni

Informazioni sullo scopo e sulle procedure relative all'archiviazione e al recupero delle informazioni nell'amministrazione aziendale.

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Questo articolo è per i candidati che intendono conseguire il Diploma NVQ Level 2 o 3 in Business and Administration. Questa è un'unità di livello 2 con un totale di 3 crediti. Questa unità si occupa dell'archiviazione e del recupero di informazioni per un'azienda o un'organizzazione seguendo i requisiti di sicurezza e riservatezza. Tratto la prima parte del risultato dell'apprendimento, che aiuterà a comprendere i processi e le procedure per l'archiviazione e il recupero delle informazioni.

Discuteremo brevemente:

• Lo scopo di memorizzare e recuperare le informazioni richieste.
• Diversi tipi di sistemi informativi e loro caratteristiche.
• Lo scopo dei requisiti legali e organizzativi per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
• Lo scopo di confermare le informazioni che devono essere archiviate e recuperate.
• Modi per verificare l'accuratezza delle informazioni e perché.
• Come fornire informazioni in un formato e tempi concordati.
• I tipi di informazioni che possono essere cancellati.
• Problemi che possono verificarsi con i sistemi informativi e come affrontarli.

Questo articolo è una risorsa per coloro che lavorano per i loro diplomi NVQ di livello 2 o 3 in economia e commercio.

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Che cosa sono le informazioni?

Le informazioni possono essere definite come fatti che sono stati forniti da qualcuno o appresi su qualcuno o qualcosa o fatti che sono stati raccolti attraverso la ricerca o altri mezzi. Può anche essere definito come un messaggio che viene trasmesso attraverso alcuni mezzi. Le informazioni possono essere registrate e trasmesse ed è molto importante perché aiuta con risultati e decisioni. Deve essere accurato e preparato in modo tempestivo. Deve essere specifico e attenersi alla necessità o allo scopo (essere pertinente), avere un significato e avere un senso che aiuterà ad acquisire la comprensione.

Le informazioni possono essere fisiche o elettroniche e devono essere gestite in modo efficiente. La gestione delle informazioni è responsabilità dell'organizzazione dove vengono raccolte, gestite, archiviate, condivise, conservate, recuperate e fornite.

1.1 Spiegare lo scopo della memorizzazione e del recupero delle informazioni richieste

La memorizzazione delle informazioni è il processo in cui le informazioni vengono depositate o archiviate in un magazzino (armadi, HDD, memory stick, ecc.) E il recupero delle informazioni è il processo per ottenere le risorse informative archiviate pertinenti alle esigenze.

Lo scopo principale della memorizzazione di qualsiasi informazione è per un facile recupero in futuro quando sarà necessario. Fa anche parte della pratica commerciale di un'azienda. L'archiviazione dei documenti deve essere eseguita secondo una procedura corretta in modo che sia più facile da trovare. A seconda del tipo di informazioni, le informazioni possono essere memorizzate in armadi ignifughi per copie cartacee o dischi rigidi o altri dispositivi di archiviazione elettronica per copie software.

A seconda della natura dell'azienda, dell'organizzazione o dell'attività, dovranno essere archiviati diversi tipi di informazioni. Possono essere segreti relativi all'azienda, file altamente riservati relativi all'azienda o dipendenti o clienti / clienti. Quindi i file devono essere archiviati seguendo tutte le procedure di riservatezza e protetti secondo la legge sulla protezione dei dati in quanto queste sono informazioni necessarie per fornire un servizio di qualità e anche per il buon funzionamento dell'azienda.

Lo scopo del recupero delle informazioni è fornire un servizio di qualità alla persona giusta al momento giusto, con tutte le informazioni richieste in mano. Solo se i dati vengono archiviati in modo procedurale possono essere facilmente recuperati. Le informazioni potrebbero essere recuperate per scopi di marketing, per comunicazioni, per scopi di monitoraggio, per sondaggi e altre ricerche che un'organizzazione o un'azienda potrebbe condurre. Le informazioni verranno recuperate anche in situazioni in cui potrebbe essere necessario condividere le informazioni con aziende partner e con la polizia o l'Agenzia delle entrate.

L'archiviazione e il recupero dei dati gioca un ruolo fondamentale nel miglioramento delle prestazioni di un'azienda e questo può avvenire sia offline che online e in vari formati.

1.2 Descrivere i diversi sistemi di informazione e le loro caratteristiche principali

I sistemi informativi sono la raccolta di reti hardware e software, dati e procedure che le persone e le organizzazioni utilizzano per la procedura di archiviazione e recupero delle informazioni. Si occupa della raccolta dei dati, della creazione dei dati, dell'elaborazione dei dati, della distribuzione dei dati e del recupero dei dati. Aiuta a migliorare l'efficienza e l'efficacia di un'organizzazione.

Il precedente sistema informativo aveva solo tre tipi.

• Sistema di elaborazione delle transazioni: questo sistema è responsabile dell'elaborazione delle transazioni commerciali quotidiane. I tipi di transazioni variano da organizzazione a organizzazione. Aiuta a mantenere, aggiungere, modificare e rimuovere i dati. Alcuni esempi sono l'immissione di ordini, fatturazione, depositi di assegni, sistemi di buste paga, sistemi di prenotazione, controllo delle scorte, ecc.
• Sistema informativo di gestione: questo sistema aiuta a svolgere le attività richieste per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale. Questi sono sistemi a livello di gestione e aiutano con il buon funzionamento dell'organizzazione. Aiuta a generare report necessari per l'esecuzione e il monitoraggio dei livelli di prestazioni e dei livelli di efficienza, dati per la contabilità e altre transazioni. Alcuni esempi sono i sistemi di gestione delle vendite, il budget, il personale, il controllo dell'inventario, ecc. Queste informazioni devono essere molto accurate e pertinenti.
• Sistemi di supporto decisionale: questo sistema aiuta a prendere decisioni a lungo termine e viene utilizzato per assistere i manager. Questo sistema utilizza risorse interne ed esterne e viene utilizzato per analizzare le informazioni esistenti e proiettarne gli effetti. Aiutano con rapporti di sintesi, previsioni, grafici ecc. Alcuni esempi sono sistemi logistici, modelli di fogli di calcolo ecc.

Recentemente sono stati aggiunti alcuni altri sistemi informativi e lo sono

• Sistema informativo esecutivo: questo sistema aiuta con il flusso di informazioni, il reporting e l'analisi dei dati per l'organizzazione. Viene utilizzato da dirigenti e senior manager per prevedere il futuro dell'azienda e questo sistema presenta dati provenienti da risorse sia esterne che interne. Aiuta con rapporti di sintesi e previsioni.
• Data Warehouse: questo sistema aiuta con l'archiviazione delle informazioni elettronicamente e aiuta anche con l'analisi, il recupero, la condivisione e la gestione dei dati.
• Office Automation: questo sistema è un sistema informativo basato su computer e aiuta a creare, modificare e mettere insieme le informazioni in formato digitale. Questi sono stati sviluppati per aumentare l'efficienza di impiegati, assistenti amministrativi, dirigenti, professionisti, segretarie e chiunque utilizzi un computer per archiviare e recuperare informazioni e dati.

1.3 Spiegare lo scopo dei requisiti legali e organizzativi per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni

Qualsiasi informazione archiviata in un'organizzazione deve seguire le procedure di sicurezza e riservatezza. La sicurezza e la riservatezza delle informazioni sono il processo in cui i dati vengono tenuti lontani da accesso, divulgazione, distruzione, utilizzo o modifica non autorizzati. Si applica sia ai dati fisici che elettronici. Tutte le organizzazioni memorizzano una grande quantità di informazioni riservate sui propri dipendenti, clienti, stato dell'azienda, prodotti, sondaggi, finanze, ecc. Pertanto, durante la gestione di queste informazioni, è necessario prestare attenzione a seguire le procedure di sicurezza e riservatezza, perché se le informazioni vengono mani sbagliate potrebbe portare a gravi conseguenze negative. Influirà anche sull'etica e sul funzionamento dell'organizzazione e porterà all'adozione di azioni legali.

Inoltre, durante la trasmissione di informazioni ad altre organizzazioni o individui, è necessario seguire le procedure di riservatezza e protezione dei dati. Informazioni riservate come data di nascita, dettagli della carta di credito e di debito, religione, etnia, situazione finanziaria ecc. Possono essere trasmesse solo a persone che hanno autorità o per le quali il proprietario ha dato il consenso e deve anche seguire le leggi sulla riservatezza e regolamenti.

È importante assicurarsi che i dati salvati siano accurati e aggiornati.

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1.4 Spiegare lo scopo della conferma delle informazioni da archiviare e recuperare

Organizzazioni, imprese e aziende memorizzano una grande quantità di informazioni, ma archiviare le informazioni sbagliate non serve. Quindi, prima di archiviare le informazioni, è necessario fare attenzione nella fase in cui i dati vengono raccolti o raccolti. È necessario prestare attenzione per assicurarsi che i dati siano corretti e aggiornati. Si applica anche al recupero dei dati. Come discusso in precedenza, il recupero dei dati ha uno scopo e non serve a nulla recuperare i dati non aggiornati. Quindi i sistemi devono essere costantemente aggiornati controllando periodicamente la presenza di record obsoleti in un dato intervallo di tempo.

Pertanto, lo scopo della conferma delle informazioni che devono essere archiviate o recuperate è evitare informazioni imprecise, evitare informazioni errate, prevenire errori e anche evitare costi e problemi non necessari che potrebbero sorgere a seguito di informazioni errate. Informazioni errate possono portare a risultati seri. Ad esempio, un indirizzo obsoleto di un cliente, può far sì che eventuali comunicazioni inviate al cliente finiscano nelle mani di una persona sbagliata o pericolosa, il che può avere effetti disastrosi sull'azienda e sul cliente

1.5 Descrivere i modi per verificare l'accuratezza delle informazioni

È sempre necessario controllare l'accuratezza delle informazioni, perché le informazioni imprecise possono portare a risultati seri. Le informazioni possono essere relative a qualsiasi cosa riguardante un'organizzazione. Quando si tratta di clienti, può essere il loro indirizzo, numero di telefono o pagamenti in sospeso, quando si tratta di dipendenti, possono essere le loro valutazioni, stipendi, ancora il loro indirizzo e numeri di telefono, e per l'azienda possono essere le finanze dell'azienda, profitti, dettagli di dipendenti e clienti e varie altre informazioni.

È possibile impostare avvisi sulle informazioni del cliente e del dipendente per assicurarsi che vengano contattati per mantenere aggiornato il sistema. L'utilizzo di un buon software per scopi di database aiuterà a mantenere le informazioni in modo accurato. Gli audit esterni e interni sono un altro modo per mantenere aggiornate le informazioni.

1.6 Spiegare lo scopo della verifica dell'accuratezza delle informazioni

Tutte le aziende e le organizzazioni devono verificare che le informazioni memorizzate siano accurate. Ad esempio, il denaro in entrata e in uscita deve essere registrato correttamente altrimenti sembrerà che la società non abbia realizzato molti profitti e potrebbe influenzare i prezzi delle azioni della società, influenzare i dipendenti in quanto la società potrebbe non essere in grado di pagare i dipendenti e dovrà ridurre il personale, gli istituti di credito non accetteranno di prestare denaro, ecc.

Informazioni errate possono avere gravi effetti negativi e possono influire sulla situazione finanziaria e sui valori di un'azienda. L'accuratezza delle informazioni aiuterà i dirigenti a pianificare in anticipo il futuro ea stabilire gli obiettivi. Saranno anche in grado di pianificare in anticipo le carenze.

1.7 Spiegare lo scopo della fornitura di informazioni nel formato e nei tempi concordati

Le informazioni quando richieste devono essere nel formato concordato e devono essere presentate o fornite nei tempi concordati. Ogni organizzazione avrà un formato aziendale standard per tutti i documenti con cui tratta. Anche quando si tratta con altre società, saranno concordati formati su cui dovranno essere presentate le informazioni. Se le informazioni non vengono fornite nel formato concordato, sarà necessaria la riformattazione, che impiegherà tempo extra e porterà anche una cattiva reputazione all'organizzazione.

Molto simile a questo, le informazioni se non fornite nel formato corretto, possono richiedere tempo per la riformattazione, impedendo così all'azienda di tenere il passo con i tempi. Se le informazioni non vengono fornite nei tempi concordati e arrivano dopo la scadenza, non ci sarà alcun utilizzo delle informazioni dopo di che perché il tempo è già trascorso, o non ci sarà tempo per interpretare le informazioni se fosse necessario farlo. Non aiuterà con il buon funzionamento dell'organizzazione. Quindi, come parte delle politiche e delle procedure dell'organizzazione, le informazioni devono essere fornite in tempo nel formato concordato.

1.8 Descrivere i tipi di informazioni che possono essere eliminate

Un'azienda può continuare a raccogliere / raccogliere informazioni mentre l'attività è in funzione. Ad esempio, se un'azienda ha record di clienti o clienti, nuovi clienti arriveranno continuamente e il database avrà sempre più informazioni man mano che l'azienda cresce e alla fine avrà dati vecchi, inutilizzati, dati irrilevanti, fuori -dati datati ecc., che occuperanno solo spazio di archiviazione indesiderato. Ogni azienda avrà una politica che indica per quanto tempo i dati devono essere conservati nel proprio database o per quanto tempo i file fisici devono essere archiviati negli armadietti dell'ufficio. Trascorso questo tempo, le informazioni indesiderate possono essere eliminate e i file fisici indesiderati possono essere distrutti seguendo le procedure di sicurezza e riservatezza. La cancellazione (file elettronici) e la distruzione (file fisici) sono i processi utilizzati per eliminare le informazioni.Ci dovrebbe essere una revisione periodica delle informazioni registrate e dovrebbero essere in atto sistemi automatizzati per contrassegnare i record per la revisione e poi cancellati se del caso.

Quando i dati vengono condivisi tra aziende o organizzazioni partner, è necessario concordare per quanto tempo i dati verranno conservati nel loro database e quindi cancellati dopo tale periodo di tempo. Tutte le informazioni obsolete e imprecise devono essere cancellate in modo sicuro per evitare errori ed effetti dannosi.

Descrivere i problemi che possono verificarsi con i sistemi informatici e come affrontarli, se necessario

I sistemi informativi sono le risorse importanti per un'organizzazione. Ci sono molti problemi che possono creare problemi con i sistemi informativi. Le informazioni elettroniche possono essere attaccate da virus o hacker. Le informazioni sui file fisici possono essere danneggiate a causa di incendi o inondazioni. La riservatezza può essere violata da persone che non hanno l'autorità di accedere alle informazioni. La mancanza di comunicazione può anche portare a un uso improprio o alla memorizzazione errata delle informazioni.

Un virus informatico può infettare programmi e tutte le informazioni nel computer o nella rete. Per prevenire attacchi di virus e hacker, è necessario utilizzare software di sicurezza (antivirus) e firewall adeguati e i sistemi devono essere monitorati in ogni momento. La condivisione delle informazioni dovrebbe essere evitata il più possibile su Internet e, se necessario, è necessario seguire e-mail e procedure di comunicazione sicure. Le e-mail provenienti da fonti sconosciute, sospette o non affidabili dovrebbero essere eliminate. Gli allegati di posta elettronica sospetti non dovrebbero mai essere aperti. È necessario prestare attenzione durante il download di file da Internet, scaricare solo da fonti affidabili. Mantieni aggiornato il software antivirus, in modo che riconosca e gestisca i nuovi virus.

Le informazioni dovrebbero anche essere protette da password in modo che le persone sbagliate / non autorevoli non abbiano accesso a queste informazioni. Nei casi in cui i dati devono essere copiati su dispositivi portatili esterni, è meglio crittografare i dati. Si dovrebbe prestare attenzione a non condividere le informazioni con persone che non hanno l'autorità di accedere alle informazioni. È sempre meglio avere un backup di tutti i dati, quindi in caso di problemi con i sistemi l'azienda avrà un backup con cui lavorare e non perdere tutte le informazioni preziose. In caso di informazioni fisiche, è meglio conservarle in armadi ignifughi e in luoghi sicuri meno soggetti a calamità naturali.

Le informazioni devono essere protette dalla corruzione e l'accesso ad esse deve essere controllato. È necessario prestare attenzione per proteggere le informazioni dal recupero non autorizzato inserendo procedure di recupero autorizzate.

Buona fortuna con i tuoi studi

Questo articolo è stato scritto con un'idea generale per quanto riguarda l'archiviazione e il recupero delle informazioni. Quando scrivi il tuo compito, assicurati di preparare le risposte rilevanti per l'azienda o l'organizzazione per cui lavori. Questo articolo è stato inviato qui per darti una panoramica di ciò che ci si aspetta da te sui tuoi documenti.

Buona fortuna e spero che questo sia utile!

domande e risposte

Domanda: in che modo le informazioni vengono registrate accuratamente e archiviate in modo sicuro in linea con i requisiti di sistema?

Risposta: Fare riferimento a questa sezione nel mio articolo: 1.5 Descrivere i modi per verificare la precisione delle informazioni.

Domanda: come spiegherebbe come le informazioni vengono registrate accuratamente e archiviate in modo sicuro, in linea con i requisiti di sistema?

Risposta: La tua domanda ha ricevuto risposta ai punti 1.3 e 1.6. Vedi sotto:

"1.3 Spiegare lo scopo dei requisiti legali e organizzativi per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni

Qualsiasi informazione archiviata in un'organizzazione deve seguire le procedure di sicurezza e riservatezza. La sicurezza e la riservatezza delle informazioni sono il processo in cui i dati vengono tenuti lontani da accesso, divulgazione, distruzione, utilizzo o modifica non autorizzati. Si applica sia ai dati fisici che elettronici. Tutte le organizzazioni memorizzano una grande quantità di informazioni riservate sui propri dipendenti, clienti, stato dell'azienda, prodotti, sondaggi, finanze, ecc. Durante la gestione di queste informazioni, è necessario prestare attenzione a seguire le procedure di sicurezza e riservatezza, perché se mani sbagliate, potrebbe portare a gravi conseguenze negative. Influirà anche sull'etica e sulla gestione di un'organizzazione e porterà ad azioni legali.

Durante la trasmissione delle informazioni ad altre organizzazioni o individui, è necessario seguire le procedure di riservatezza e protezione dei dati. Informazioni riservate come data di nascita, dettagli della carta di credito e di debito, religione, etnia, stato finanziario, ecc. Possono essere trasmesse solo a persone che hanno autorità o per le quali il proprietario ha dato il consenso, e deve anche seguire leggi e regolamenti sulla riservatezza. "

"1.6 Spiegare lo scopo della verifica dell'accuratezza delle informazioni

Tutte le aziende e le organizzazioni devono verificare che le informazioni memorizzate siano accurate. Ad esempio, i soldi in entrata e in uscita devono essere registrati correttamente, altrimenti sembrerà che l'azienda non abbia realizzato molti profitti. Ciò può influire sui prezzi delle azioni dell'azienda e dei dipendenti in quanto la società potrebbe non essere in grado di pagare i dipendenti e dovrà ridurre il personale e gli istituti di credito non accetteranno di prestare denaro, ecc.

Informazioni errate possono avere gravi effetti negativi e possono influire sulla situazione finanziaria e sui valori di un'azienda. L'accuratezza delle informazioni aiuterà i dirigenti a pianificare in anticipo il futuro ea stabilire gli obiettivi. Potranno anche pianificare in anticipo le carenze ".

Domanda: Perché un'azienda deve collegare il proprio programma di sviluppo del sistema alla scala temporale delle informazioni richieste?

Risposta: senza un programma di sviluppo legato alla scala temporale, l'azienda non sarà in grado di fare un piano o avere un'idea di come completerà il progetto. Non importa quale sia la dimensione o l'ambito del progetto, la pianificazione è sempre una parte fondamentale della gestione del progetto. Questo dice all'azienda e al team quando ogni attività dovrebbe essere svolta, cosa è già stato completato e la sequenza in cui le cose devono essere completate. In questo modo, la visione che l'azienda ha per il progetto si trasforma in un piano basato sul tempo.