Reparto risorse umane: eseguire un'analisi del lavoro - pro e contro

L'obiettivo tipico di un'analisi del lavoro è mantenere il personale attuale senza causare un sovraccarico di lavoro. Tuttavia, lo scopo ultimo di un'analisi del lavoro è definire una descrizione del lavoro. È necessaria una descrizione del lavoro per assumere il dipendente più qualificato per una determinata posizione. Dopo aver completato un'analisi del lavoro, capirai meglio di quali compiti e responsabilità ha bisogno una posizione.

Questo può aiutare la direzione a determinare se assumere un dipendente a tempo pieno, part-time, a contratto o temporaneo. Conoscere gli svantaggi di un'analisi del lavoro aiuterà anche a portarla a termine. Sarai armato per la battaglia se dovessero verificarsi scontri tra i dipendenti.

Questo articolo esaminerà la storia di un'analisi del lavoro, varie prospettive di un'analisi del lavoro, la definizione formale di un'analisi del lavoro, quando è fatto, perché è fatto, gli svantaggi di farlo, come portare a termine il compito (unico e metodi tradizionali) e link per ulteriori informazioni.

Michele Jones

Michele Jones

La teoria di un'analisi del lavoro è stata ideata da due psicologi, Fredrick Taylor e Lillian Moller Gilbreth, all'inizio del XX secolo (Muchinsky, 2012).

Immagina di essere un dipendente…

Sei impegnato. Hai un programma completo per la giornata. Hai sempre saputo che tu e l'impiegato registrate alcune delle stesse informazioni, quindi i vostri lavori si sovrappongono. Tuttavia, sai anche che rimanere impegnato rende la tua giornata più veloce, quindi non l'hai mai fatto notare.

All'improvviso vieni interrotto. Sei chiamato a una riunione e ti vengono fornite istruzioni su come completare la tua parte di un'analisi del lavoro, che da quello che puoi capire è solo una parola di fantasia per dire quello che fai durante il giorno.

La parte insicura di te pensa: "Perché hanno bisogno di sapere cosa faccio tutto il giorno? Faccio il lavoro, no? Stanno cercando di imparare quello che faccio tutto il giorno in modo che possano trasferire i doveri agli altri? Sono nel bel mezzo di lasciarmi andare? Forse non dovrei essere completamente onesto. Forse dovrei aggiungere più doveri ai miei requisiti di posizione… "

Immagina di essere un rappresentante delle risorse umane…

Il Consiglio di Amministrazione ha deciso di volere che tu faccia analisi del lavoro su tutti i dipendenti dell'azienda. Conosci molti modi per portare a termine questo compito, ma sai anche che ci sono delle insidie ​​coinvolte.

Attualmente, le questioni che stai affrontando in Risorse umane includono controversie tra dipendenti su chi è responsabile di chi, controversie tra dipendenti su chi è responsabile di quali compiti e controversie tra dipendenti su chi ha realizzato quale risultato.

In altre parole, sei all'altezza dei battibecchi tra i dipendenti. Ovviamente questo fa parte del lavoro. Il problema è che queste controversie influiscono direttamente su questo compito. Tentare di scoprire chi è il supervisore "reale", chi svolge quale compito e chi ha realizzato quale risultato sono elementi che devono essere parte di un'analisi del lavoro.

Uno dei vantaggi di un'analisi del lavoro è che può limitare i litigi politici chiarendo i rapporti di segnalazione e le aree di responsabilità, in modo che questo problema possa risolversi da solo in un modo (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Pertanto, sebbene vi siano vantaggi e scopi importanti delle analisi del lavoro, sia i dipendenti che gli analisti del lavoro potrebbero avere problemi con questo incarico. Che tu sia un dipendente o un analista del lavoro, prova a visualizzare l'altra faccia della medaglia per vedere quali difficoltà possono sorgere.

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Cos'è un'analisi del lavoro?

Un'analisi del lavoro è la procedura in cui il reparto Risorse umane raccoglie, documenta e analizza le informazioni sul contenuto e sui requisiti del lavoro. Dimostra la chiara relazione tra le mansioni lavorative e le conoscenze, abilità e abilità richieste per svolgere le attività (US Office of Personnel Management, 2007).

Al fine di ottenere un'analisi accurata, il reparto Risorse umane dovrebbe fare affidamento sui supervisori e sui dipendenti per fornire un'analisi completa del lavoro, l'organigramma del dipartimento e qualsiasi altra informazione su eventuali cambiamenti nel dipartimento che hanno interessato quella particolare posizione.

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Quando il dipartimento delle risorse umane di solito si aspetta di fare un'analisi del lavoro?

• Quando si verificano fusioni o acquisizioni
• Quando nuove aziende rilevano quelle vecchie
• Quando un'azienda esegue valutazioni delle prestazioni
• Quando vengono apportate modifiche in azienda

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Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti ha creato un database di 20.000 descrizioni delle mansioni basate su analisi delle mansioni eseguite dai dipartimenti delle risorse umane. Il database si chiama O'NET. È gratuito per la ricerca e contiene uno strumento di esplorazione della carriera che aiuta gli utenti a conoscere nuove carriere. Esplora il dizionario online dei titoli occupazionali (O'NET) creato dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti oggi per saperne di più.

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Perché vengono eseguite le analisi del lavoro?

1. Per identificare cosa serve per svolgere con successo il lavoro comprendendo:

• Come viene svolto il lavoro
• Quando sono necessarie le attività lavorative
• Chi è interessato dal lavoro
• Quali qualità sono necessarie per svolgere il lavoro
• Quali funzioni e compiti vengono svolti regolarmente
• Quali requisiti mentali e fisici sono considerati necessari

2. Ridistribuire, eliminare, scoprire o dividere responsabilità e doveri aggiuntivi

3. Per creare una descrizione del lavoro e documentare gli attributi della posizione

4. Per apportare miglioramenti a processi o procedure

5. Sviluppare migliori prestazioni dei dipendenti

6. Gestire efficacemente i sistemi di formazione e promozione

7. Aiutare i dipendenti a massimizzare i loro talenti e ad avanzare nella loro carriera

8. Per trovare la migliore qualità di dipendenti per ogni particolare posizione

9. Determinare se un individuo disabile è in grado di svolgere i compiti di una posizione con o senza sistemazione speciale

10. Contribuire alla difesa legale in merito alla selezione o all'eliminazione da parte della società dei posti di lavoro; per ulteriori informazioni su come un'analisi del lavoro è correlata alla legge, consultare il sito web della Commissione per le pari opportunità di lavoro.

11. Classificare correttamente i lavori in base al titolo e alla fascia di stipendio appropriati

Perché ci sono svantaggi nelle analisi del lavoro?

• Ogni persona può essere trattata in modo diverso poiché svolge compiti diversi.
• Molti lavoratori non amano adattarsi a un nuovo ambiente.
• Atteggiamenti di disturbo possono verificarsi se le persone si sentono minacciate nel loro lavoro.
• Le qualifiche mentali possono essere difficili da rilevare poiché non possono essere osservate direttamente.
• Al termine dell'analisi, è possibile stabilire che alcune posizioni devono essere eliminate.
• I pregiudizi personali da parte dell'analista del lavoro possono distorcere i dati raccolti.
• Se le persone si sentono insicure nella loro posizione attuale, possono distorcere la verità su ciò che fanno veramente in un giorno.
• Un'analisi del lavoro richiede molto tempo poiché si desiderano informazioni accurate.
• Se i lavoratori non capiscono cosa sia un'analisi del lavoro, potrebbero non partecipare in modo utile.
• Completare un'analisi del lavoro può essere molto difficile se i lavori cambiano spesso.
• Il coordinamento di un'analisi completa del lavoro richiede molta forza lavoro e collaborazione.

• Una storia scioccante del mancato completamento di un'analisi del lavoro

  Questa storia è un esempio di uno svantaggio associato a un'analisi del lavoro. L'assunzione di un candidato non qualificato per una posizione è stato il risultato del fallimento di questa azienda nel condurre un'analisi del lavoro di successo.

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Come vengono eseguite le analisi del lavoro?

Spesso, il reparto Risorse umane escogita il proprio modo di eseguire un'analisi del lavoro al fine di creare descrizioni di lavoro uniformi basate sui propri metodi. Esistono, tuttavia, altri modi in cui è possibile eseguire l'analisi del lavoro.

Ci sono molti metodi unici e tradizionali che possono essere implementati nell'analisi di un lavoro al fine di facilitare i dipendenti durante questa procedura. Di seguito verranno illustrati sei esempi di modi per svolgere questo compito.

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1. Partecipazione dei dipendenti

Chiedi a ogni dipendente di compilare un'analisi del lavoro. A tutti i dipendenti dovrebbe essere richiesto di completare un'analisi del lavoro. In caso di domande o problemi nella compilazione di un'analisi del lavoro, il reparto Risorse umane dovrebbe assistere ciascun dipendente.

Ciò consentirà al dipartimento delle risorse umane di vedere dove c'è un sovraccarico o dove le mansioni possono essere spostate. Il dipartimento può analizzare le informazioni ottenute dai dipendenti e dai supervisori e determinare se è necessario apportare modifiche.

Se la posizione di un dipendente è considerata eliminata, l'obiettivo tipico dell'azienda è trovare un ruolo diverso per lui e riqualificarlo se necessario. Una buona azienda dovrebbe credere che le persone di talento accoglieranno con favore la sfida di un nuovo ruolo e godranno della crescita professionale con le responsabilità aggiuntive che ne derivano.

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2. Un sistema bonus

Dopo che un'analisi di ogni lavoro è stata completata, un'azienda può decidere che un bonus dovrebbe essere assegnato a coloro che sono determinati a essere idonei. Questa idoneità potrebbe essere determinata in base alla più recente valutazione delle prestazioni del supervisore e al periodo di tempo in cui il dipendente è stato impiegato presso l'azienda. L'importo percentuale del bonus dovrebbe essere lo stesso per tutti i dipendenti idonei.

Un programma di bonus fisso come questo motiverebbe i supervisori e i dipendenti a partecipare volentieri e volentieri a un'analisi del lavoro. Forse lo vedrebbero come un'opportunità, piuttosto che come una minaccia.

Insieme a un programma bonus, potrebbe essere istituito un sistema di incentivi in ​​modo che anche coloro che sono trascurati dal bonus siano motivati. Fondamentalmente, il sistema potrebbe dare "speranza" ai lavoratori senza bonus. Potrebbero capire perché non hanno ricevuto un bonus e cosa potrebbero fare in futuro per migliorare le prestazioni della loro posizione.

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3. Dettagli dell'analisi del lavoro

Per ottenere un'analisi accurata di una posizione, i dipendenti potrebbero dover tenere un diario delle loro attività per diversi giorni per osservare come trascorrono il loro tempo al lavoro. Anche l'analisi del lavoro dovrebbe essere approvata da ogni supervisore.

L'analisi dovrebbe elencare:

• Il nome del dipartimento
• Un riepilogo della posizione delle loro responsabilità generali o dello scopo principale
• Un resoconto dettagliato di tutti i compiti che sono coinvolti nello svolgimento della loro posizione
• Una stima del tempo medio impiegato per eseguire ciascuna attività per un totale del cento percento, disponendole in ordine di importanza
• Un elenco di dipendenti le cui attività sono coordinate o supervisionate da questa posizione
• Un elenco che identifica i tipi di responsabilità di supervisione coinvolte, come l'assegnazione del lavoro, l'assunzione o la valutazione delle prestazioni

Il supervisore dovrebbe descrivere brevemente l'esperienza minima, l'istruzione e qualsiasi licenza richiesta per la posizione.

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4. Due approcci all'analisi del lavoro

Due approcci popolari all'analisi del lavoro sono orientati al compito e al lavoratore. Il metodo orientato al compito si concentra sui compiti coinvolti nell'esecuzione del lavoro. Il metodo orientato al lavoratore si sforza di esaminare le qualità umane necessarie per svolgere con successo il lavoro.

Queste caratteristiche sono tipicamente classificate in quattro sezioni chiamate KSAO:

• Conoscenza
• Abilità
• Abilità
• Altro (personalità, interessi ed esperienze)

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5. Metodi di analisi del lavoro

Alcuni dei modi per condurre un'analisi del lavoro includono metodi tradizionali e metodi unici. Molti dipartimenti delle risorse umane escogitano i propri modi per eseguire le analisi del lavoro. Potrebbero desiderare di farlo a causa del modo in cui intendono utilizzare la loro analisi del lavoro.

Il motivo principale per fare un'analisi del lavoro è trovare una descrizione del lavoro appropriata. Molti specialisti delle risorse umane desiderano rendere simili tutte le descrizioni delle loro mansioni. Vogliono che abbiano lo stesso formato e vengano creati utilizzando lo stesso metodo.

Modi unici per eseguire un'analisi del lavoro
Campioni di lavoro
Analisi di sfondo
Questionari
Osservazioni - sia dirette che indirette
Interviste con dipendenti o supervisori
Indagini su incidenti critici
Diari di lavoro
La tecnica della griglia del repertorio
Liste di controllo
Analisi gerarchica dei compiti

Cos'è un PAQ? Il PAQ è uno strumento di analisi del lavoro che viene completato da un analista professionale del lavoro e misura la validità della componente lavorativa delle qualità riscontrate nei test attitudinali. Cos'è JASR? Questo metodo è veloce e orientato alle attività.

Modi tradizionali di fare un'analisi del lavoro
Colloqui personali
Sondaggi
Valutazioni del lavoro
Interviste telefoniche
Revisioni procedurali e di processo
Questionario di analisi della posizione (PAQ)
Interviste sugli eventi comportamentali
Analisi del lavoro alla velocità della realtà (JASR)
Fogli di lavoro di analisi del lavoro

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6. Il processo di analisi del lavoro in 6 fasi

Molte aziende utilizzano un processo in sei fasi in termini di esecuzione di un'analisi del lavoro. Tipicamente è organizzato come segue:

1. Raccogli i dati e decidi come utilizzarli al meglio. Ciò può comportare la scrittura di descrizioni delle mansioni, la determinazione degli standard di rendimento o lo svolgimento di ulteriori studi professionali.
2. Elenca le attività e le qualifiche richieste per eseguire con successo il lavoro. Rivedi gli organigrammi e i grafici di processo.
3. Identificare i compiti critici o i lavori rappresentativi per l'analisi principale.
4. Analizza il lavoro raccogliendo dati sulle attività lavorative, le condizioni di lavoro e le capacità richieste per svolgere il lavoro. Valutare le abilità, identificando quali sono le più critiche.
5. Rivedi le conclusioni con il lavoratore e il suo supervisore. Una volta confermato, elimina le attività che non sono collegate alle competenze.
6. Documenta tutti i risultati e sviluppa una descrizione accurata del lavoro con le specifiche del lavoro.

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Probabilmente la cosa più difficile, ma anche la più importante quando si fa un'analisi del lavoro è coinvolgere tutti. In questo articolo sono state fornite molte opzioni per guidarti su come ottenere questo risultato. Un promemoria, un incontro formale o un colloquio individuale potrebbero essere i migliori. Spiegare ai partecipanti dell'analisi del lavoro le ragioni per cui è stata completata può essere molto utile per aiutarli a comprendere la decisione dell'azienda.

Dimostrazione O'NET - Analisi del lavoro

Riferimenti

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF e Shaw, JB (2006). Gestione delle risorse umane (6a ed.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psicologia applicata al lavoro. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Ufficio statunitense per la gestione del personale. (2007). Manuale delle operazioni d'esame delegate: una guida per gli uffici d'esame dell'agenzia federale. Estratto il 30 novembre 2013 da