Come utilizzare il grafico pert per la gestione del progetto

Cos'è PERT?

PERT, la valutazione del progetto e la tecnica di revisione, è un metodo per la pianificazione dettagliata del progetto che include questi due componenti:

• La media PERT: una tecnica di stima accurata di tempi e costi, utilizzando la media statistica.
• Il grafico PERT: un grafico che consente la pianificazione dettagliata di tutte le attività del progetto.

PERT è stato sviluppato dalla NASA, ma non è scienza missilistica. La matematica è semplice - addizione e sottrazione - e viene eseguita comunque da qualsiasi programma software di gestione del progetto. Anche la logica è semplice.

• Stimiamo il tempo per ogni attività tenendo conto delle stime ottimistiche, probabili e pessimistiche.
• Definiamo un calendario di pianificazione che include tutte le attività lavorative e considera anche le dipendenze tra le attività, ovvero quali attività devono essere svolte prima che altre possano essere svolte.

Diamo un'occhiata a ciascuno di questi due elementi della tecnica PERT: stima PERT e grafico PERT. Concluderemo parlando di come trasformare un diagramma PERT in un programma di progetto del mondo reale, chiamato diagramma di Gantt.

Sommario

• Stima PERT

  Calcola una stima realistica del tempo necessario per eseguire ciascuna attività

• Il grafico PERT

  Presentazione del grafico PERT classico

• Termini sulla carta PERT

  Un glossario per PERT

• Dal grafico PERT al mondo reale

  Prendiamo i nostri compiti e inseriamoli in un calendario!

• L'utilizzo di PERT sulla

  stima e la pianificazione del PERT del progetto riduce i costi e le seccature

Stimatori ottimisti e pessimisti

Alcuni stimatori sono ottimisti, altri pessimisti. Usa PERT per ottenere una stima realistica da uno dei due!

Sid Kemp

Stima PERT

Quando chiedi a qualcuno, "quanto tempo ci vorrà per fare questo lavoro?" di solito ottieni una risposta con un pregiudizio. Alcune persone sono costantemente pessimiste, immaginano - o ti dicono - che il lavoro richiederà più tempo di quanto probabilmente farà. In questo modo, hanno un bell'aspetto quando lo fanno prima. Altri sono costantemente ottimisti, immaginando di immergersi e fare il lavoro pieni di nuova energia, senza incorrere in alcun problema. Le loro stime sono irrealisticamente basse, perché nessuno ha sempre una buona energia e buona fortuna.

Per rendere le cose più difficili, le persone non sanno che lo fanno. Generalmente è un'abitudine inconscia.

Allora come si ottiene una stima realistica? Lo facciamo ponendo tre domande su ciascun lavoro da svolgere, quindi eseguendo un calcolo speciale chiamato media PERT.

Cosa stiamo stimando?

Vogliamo stimare il tempo necessario per completare ogni piccola parte del nostro progetto. La stima e la pianificazione PERT devono essere eseguite a livello dettagliato, utilizzando l'elenco delle attività, creato dalla struttura di suddivisione del lavoro. PERT non fa parte della stima iniziale, prima della creazione della WBS. Fa parte di una stima dettagliata, che si basa sul piano dell'ambito del progetto con la WBS eseguita a livello dettagliato e anche l'elenco delle attività completo. Stimiamo lo sforzo (quantità di lavoro) necessario per completare ogni attività e il numero di persone assegnate all'attività.

È preferibile che ogni lavoratore crei il proprio elenco di attività e la stima PERT. In qualità di project manager, puoi insegnare a ogni persona del team a farlo. Oppure, se lo conoscono già, possono lavorare in coppia, chiedendosi reciprocamente le domande di stima PERT e controllando anche il lavoro degli altri.

Le tre domande PERT

Invece di chiedere "Quanto tempo ci vorrà per fare questo lavoro", poni tre domande:

• Se il lavoro va davvero liscio, senza problemi, quanto tempo ci vorrà? (La risposta ottimista)
• Se lo fai quando sei stanco e incontri dei problemi, quanto tempo ci vorrà? (La risposta pessimista)
• Date queste risposte, quanto tempo ci vorrà? (La probabile risposta)

Poni le domande in questo ordine, ottenendo la risposta probabile per ultima. In questo modo, le persone, che sono sempre abitualmente ottimiste o pessimiste, si adatteranno e daranno una risposta realistica che in realtà è piuttosto realistica. Con un po 'di pratica, chiunque può diventare davvero bravo in questo.

Inseriamo tutte e tre le stime in un foglio di calcolo, sotto le intestazioni "Pessimista", "Probabile" e "Ottimista", come mostrato nella Tabella 1.

Calcolo della media PERT

Usare tre numeri come stime per ogni articolo dettagliato farebbe impazzire uno scheduler! Lo evitiamo risolvendo le tre stime in un unico numero, la media PERT. La logica è che il tempo probabile è più probabile che pessimista o ottimista, ma tutte e tre le cifre contano. Usando O, L e P per Ottimista, Probabile e Pessimista, questa è la nostra equazione: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Tempo stimato. Probabilmente viene moltiplicato per quattro perché stiamo dicendo che è quattro volte più probabile che l'ora effettiva corrisponda all'ora probabile rispetto a quella che corrisponderà all'ora ottimistica o all'ora pessimistica.

Da dove diavolo viene il 6? (Tutti lo chiedono quando insegno in una classe.) Semplice: abbiamo un totale di sei punti dati: 4 Likelies, 1 Optimistic e 1 Pessimistic. Per ottenere una media, dividiamo il totale per il numero totale di punti dati. (Vedi la barra laterale su Molti tipi di medie e tutto avrà un senso.)

La media PERT è mostrata nella colonna di destra della Tabella # 1.

Molti tipi di medie

Alcune persone pensano che ci sia un solo modo per calcolare una media: sommiamo tutti gli elementi e li dividiamo per il numero totale di elementi. Nelle statistiche, questo è in realtà uno dei tre tipi comuni di medie ed è chiamato media . Ci sono anche la mediana e la modalità . Anche le persone che hanno familiarità con le statistiche possono pensare che esistano solo tre tipi di medie. Ma, in realtà, ce ne sono almeno una dozzina in più.

Ad esempio, negli sport olimpici che vengono giudicati, il punteggio finale viene calcolato in questo modo: eliminare i punteggi più alti e più bassi, quindi prendere la media media del resto dei punteggi. Ciò elimina i pregiudizi provenienti dai giudici del proprio paese di origine e del proprio principale rivale. Questo è un tipo speciale di media.

La media PERT, che conta il punteggio probabile come quattro volte più probabile del tempo ottimistico o del tempo pessimistico, è un altro tipo di media centrante. Si basa su un'idea semplice, che l'evento probabile è, in effetti, più probabile degli eventi estremi. È stata scelta una probabilità quattro volte maggiore in base alla teoria statistica, lavorando con la curva normale e la deviazione standard.

Tabella n. 1: calcolo del tempo medio PERT per un'attività

Per ogni attività, il lavoratore fornisce 3 stime: ottimista, probabile e pessimista. Il foglio di calcolo calcola la media PERT come (Ottimistico + 4xLikely + Pessimistico) / 6. In questo caso, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7.5.

Compito	Ottimista	Probabile	Pessimista	PERT nella media
Installazione del Framistat	3	6	18	7.5

Usi PERT?

Figura # 1: un nodo grafico PERT

Questo è il formato di un singolo nodo su un grafico PERT. Ogni attività riceve un nodo. Ai vecchi tempi, i project manager li usavano per sommare la pianificazione del progetto - manualmente!

Sid Kemp

Il grafico PERT

Stranamente, il grafico PERT non viene quasi più visto, anche se è il pezzo centrale di ogni programma dettagliato del progetto.

Questa sezione introduce diversi termini che probabilmente sono nuovi per te. Potresti leggerlo, quindi leggere la sezione successiva, Termini sul grafico PERT, quindi tornare indietro e leggere di nuovo questa sezione. Concediti un po 'di tempo con questo e tutto avrà un senso. È anche una buona idea fare riferimento alla Figura 2: un grafico PERT semplificato, mentre leggi

Il grafico PERT è stato sviluppato come strumento di calcolo. Negli anni '70, i project manager inserivano tutti i nomi di ciascuna attività e le stime PERT per il tempo. Ogni attività nell'elenco delle attività del progetto riceverà una casella, chiamata nodo nel grafico PERT. Nella Figura 1 è mostrato un nodo di esempio, quindi disegnerebbero frecce che indicano le dipendenze, ad esempio quando un'attività non può essere avviata fino al termine di un'altra. Quindi eseguivano un passaggio in avanti, sommavano il tempo per tutte le attività in corso, per calcolare una pianificazione di inizio anticipato, comprese le date di inizio anticipato e di inizio tardivo. Se seguiamo il programma di avvio anticipato, iniziamo ogni attività del progetto il prima possibile. Quindi il project manager aggiungerebbe un passaggio all'indietro , sommando tutto all'indietro, dalla fine del progetto, e calcolando l' ultima data in cui ciascuna attività potrebbe terminare (la data di fine tardiva) e l'ultima data in cui ciascuna attività potrebbe iniziare (la data di inizio tardivo).

Se, ad esempio, l'attività 2 non può essere avviata fino al termine dell'attività 1, l'attività 2 dipende dall'attività 1. Supponi che l'attività 1 sia "Spedisci Framistat" e l'attività 2 sia "Installa Framistat". Chiaramente, non possiamo installare il Framistat fino a quando non è stato spedito e arriva. L'attività 1 inizia il giorno 1 e richiede 4 giorni. La data di inizio anticipato per l'attività 1 è il giorno 1 e la durata è 4, quindi la fine anticipata è il giorno 4. L'attività 2 può iniziare un giorno dopo, il giorno 5. Il passaggio in avanti ci consente di calcolare i tempi di ogni attività questa modo, determinando le date di inizio anticipato e di fine anticipato. Il passaggio all'indietro inizia dalla fine del progetto e sottrae la Durata da Fine tardiva per calcolare la data di inizio tardivo per ciascuna attività.

Per alcune attività, la data di inizio anticipato e la data di inizio tardiva sono diverse. Queste attività hanno float. In parole povere, questo significa che puoi iniziare l'attività in una certa data, oppure puoi lasciarla fluttuare per un certo numero di giorni e avviarla in qualsiasi momento fino alla data di inizio tardiva. Non importa, perché il progetto sarà fatto lo stesso giorno, in entrambi i casi.

Altre attività hanno zero float. La data di inizio anticipato è la stessa della data di inizio tardiva. Se una di queste attività inizia con un giorno di ritardo, terminerà con un giorno di ritardo e spingerà qualche altra attività in ritardo. Questo andrà fino alla fine del progetto e il progetto verrà consegnato con un giorno di ritardo. Le attività che hanno zero float si trovano sul percorso critico. Ciò significa che vogliamo garantire che ciascuna di queste attività venga eseguita in tempo. Nessun float: ritardare l'avvio di qualsiasi attività sul percorso critico ritarderà la consegna del progetto.

Il grafico PERT è calcolato senza riferimento a un calendario reale. Il giorno 1 è la prima data del progetto e l'ultima data è determinata dal tempo necessario per eseguire tutte le attività nell'ordine corretto.

Con tutte queste informazioni, potrebbero costruire un diagramma di Gantt, che è un calendario di facile visualizzazione basato sul diagramma PERT.

Ora utilizziamo un software di gestione dei progetti. Inseriamo le date di inizio e di fine del progetto, quindi i tempi stimati PERT per ciascuna attività. Entriamo in simpatici programmi di grafica per creare collegamenti o dipendenze tra le attività. Facciamo clic su un pulsante di calcolo e viene visualizzato il diagramma di Gantt, il calendario del progetto, a colori, con le pietre miliari. Non sei contento di avere un computer?

Se questo non ha senso per te, controlla l'elenco dei Termini di pianificazione PERT di seguito.

Puoi visualizzare un grafico PERT in qualsiasi software di gestione dei progetti, ma nessuno lo fa, perché sono difficili da leggere. E nessuno ne stampa mai uno, tranne che come sfondo gigante. Ricorda, ogni attività del progetto ha una sua casella, come la casella nella Figura 1. E anche un piccolo progetto è probabile che abbia dozzine di attività. I grandi progetti hanno decine di migliaia di attività, o più.

Se nessuno usa più un grafico PERT, perché impararlo? Ci sono due ottime ragioni. Innanzitutto, tutti i termini del grafico PERT sono essenziali per una buona gestione del progetto. Devi sapere come lavorare con l'analisi del percorso critico e tenere sotto controllo la pianificazione, altrimenti il ​​tuo progetto verrà consegnato in ritardo. In secondo luogo, potresti semplicemente voler ottenere la certificazione come Project Management Professional e PERT sarà sicuramente alla prova!

Figura # 2: un grafico PERT semplificato

Questo grafico PERT semplificato mostra le attività 1-5, ciascuna delle quali non può iniziare fino al completamento dell'attività precedente, sul percorso critico, e l'attività 6, che deve essere eseguita dopo l'attività 1 e prima dell'attività 5, con float

Sid Kemp

Termini sul grafico PERT

Il grafico PERT necessita del proprio glossario. Eccoci qui!

• Le date sul grafico PERT iniziano con il giorno 1, il primo giorno del progetto, e terminano alla data di fine del progetto, che viene calcolata quando eseguiamo il passaggio in avanti. Il grafico PERT non è su un calendario del mondo reale. Ciò avviene più tardi, dopo che l'analisi PERT è stata completata.
• Una dipendenza tra due attività dice che queste due attività sono collegate. Il tipo più comune di dipendenza è dall'inizio alla fine. Ciò significa che l'attività A deve essere completata prima di poter iniziare l'attività B. Ad esempio, dobbiamo fare la spesa e portare a casa il cibo prima di poter cucinare la cena. Esistono altri tipi di dipendenze, ad esempio quando le attività devono iniziare allo stesso tempo o terminare allo stesso tempo. Ma il 90% di tutte le dipendenze è dall'inizio alla fine, creando una catena di attività necessarie per completare il progetto. Le dipendenze sono anche chiamate collegamenti.
• L'inizio anticipato è la prima data in cui può iniziare una determinata attività. La prima attività su un progetto ha una data di inizio anticipata di uno. Ma un'attività collegata a tale attività non può essere avviata fino a quando non viene completata la prima attività e così via.
• La durata è il numero di giorni (o ore) necessari per completare un'attività.

• Fine anticipata è la prima data in cui un'attività può essere completata. Per ogni attività, fine anticipato = inizio anticipato + durata.
• Forward Pass è un calcolo eseguito su ciascuna attività, determinandone la data di inizio anticipato e la data di fine anticipata. Il passaggio in avanti determina anche la durata totale del progetto e la data di completamento del progetto.
• La durata totale del progetto è il tempo che l'intero progetto richiederà, tutte le attività, dall'inizio alla fine, come calcolato dal passaggio in avanti. È uguale alla lunghezza del percorso critico.
• La data di fine del progetto è il numero del giorno in cui terminerà il progetto. Un progetto inizia sempre il primo giorno. Quindi un progetto con una durata di 50 giorni terminerà il giorno 50, ovvero la data di fine del progetto.
• Passaggio a ritroso è un secondo calcolo per ciascuna attività del progetto, a partire dalla data di fine del progetto e procedendo all'indietro fino alla prima attività. Calcola la data di fine tardiva e la data di inizio tardiva di ciascuna attività.
• La data di fine tardiva è l'ultima data in cui un'attività può terminare senza ritardare il progetto.
• La data di inizio tardiva è l'ultima data in cui un'attività può iniziare senza ritardare il progetto.
• Float è il numero di giorni in cui possiamo lasciare che un'attività fluttui senza avviarla dopo la data di inizio anticipata. Può essere calcolato in due modi. Float = Data di inizio tardiva - Data di inizio anticipata e anche Float = Data di fine tardiva - Data di fine anticipata.
• Il percorso critico è tutte le attività che hanno zero float, ovvero le attività che hanno la stessa data di inizio anticipata e data di inizio tardiva. Naturalmente, anche la data di fine anticipata è la stessa della data di fine tardiva. Ciascuna di queste attività deve iniziare e terminare in tempo affinché il progetto finisca in tempo.

Dal grafico PERT al mondo reale

Su un grafico PERT, il progetto inizia il giorno 1 e termina alla data di fine del progetto, che abbiamo calcolato come abbiamo costruito il grafico PERT nel passaggio in avanti. Ma quando è il primo giorno? E quando sarà realizzato il progetto? La risposta a ciò arriva inserendo il grafico PERT in un calendario del mondo reale. È più difficile di quanto sembri. Anche dopo che il diagramma PERT è completo, la creazione di un programma di lavoro nel mondo reale, o diagramma di Gantt, per il nostro progetto, richiede di tenere in considerazione queste cose:

• Il calendario del lavoro, compresi i fine settimana e i giorni festivi in ​​cui non si lavora
• Risoluzione dei conflitti di risorse. Cosa succede se un dipendente con una particolare competenza viene assegnato a due attività contemporaneamente? O cosa succede se un luogo di lavoro o un pezzo di attrezzatura, come una sala riunioni o un bulldozer, è necessario per due attività diverse contemporaneamente? Questi conflitti devono essere risolti e ciò potrebbe estendere la pianificazione.
• Livellamento delle risorse. Se un'azienda assegna un certo numero di dipendenti all'intero progetto, questo potrebbe non corrispondere al progetto come pianificato nel grafico PERT. Il grafico PERT può mostrare che, una settimana, abbiamo bisogno di solo 10 persone e la settimana successiva, ne abbiamo bisogno di 50. Non possiamo pagare 40 persone per sederci e non fare nulla per la prima settimana. Il livellamento delle risorse regola le attività in modo da utilizzare tutte le persone che abbiamo a disposizione tutto il tempo, ma può anche estendere la durata del progetto.
• Scegliere una data di inizio o una data di fine. La direzione sceglie quindi che il progetto inizi in una certa data. Oppure sceglie che finirà in una certa data e, quindi, deve iniziare entro una certa data. Questa data è spesso influenzata da considerazioni pratiche, come la disponibilità di denaro per il progetto in un nuovo anno fiscale. E ha conseguenze sulla durata del progetto. È probabile che un progetto di due mesi che inizia il 15 settembre finisca entro il 15 novembre. Lo stesso progetto che inizia il 15 novembre probabilmente non finirà entro il 15 gennaio, poiché dobbiamo considerare le festività del Ringraziamento, Natale e Capodanno negli Stati Uniti.

Quando abbiamo inserito il progetto su un calendario del mondo reale, lo chiamiamo diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione e reporting che guiderà il progetto al successo.

Usare PERT sul tuo progetto

Quando insegno in corsi di gestione dei progetti, trovo che chiunque abbia studiato gestione dei progetti ha imparato il PERT, ma quasi nessuno lo ha mai usato. Questo è comprensibile: sembra una vera seccatura creare tre stime dei tempi per ogni attività e fare tutto quel pensiero. E sembra avere un senso per solo fare una rapida to-do list e saltare in e mettersi al lavoro.

Può sembrare così, ma non è affatto vero. La realtà è che la stima e la pianificazione PERT richiedono pochissimo tempo e ne vale la pena. In effetti, la stima e la pianificazione PERT possono farti risparmiare molto tempo e fatica su ogni progetto.

Quando insegno a un team di progetto a fare effettivamente le stime PERT, pensano che sarà una seccatura, ma alla fine si divertono. La chiave è che immaginano di fare il lavoro, incappare in problemi e risolverli. Guardano seriamente ciò che è ottimista, realistico e pessimista. Di conseguenza, sono entusiasti di sedersi e fare il lavoro. E sanno anche cosa li aspetta. Spesso vedono problemi e prendono nota per affrontarli in anticipo, per fare un po 'di ricerca e per controllare le cose in anticipo.

Ci sono due risultati quando un team crea un grafico PERT. Uno è che la direzione ha un piano di lavoro e un programma di progetto molto reali e affidabili. L'altro è che ogni membro del team è chiaro, pronto a partire ed entusiasta del lavoro. All'inizio del lavoro, la squadra funziona come una macchina ben oliata. I problemi erano previsti e il team ha lavorato prima che i problemi causassero ritardi. Il team spesso scopre che sta lavorando in anticipo rispetto al programma e tutti - il team, i manager e il cliente, sono soddisfatti del lavoro e dei risultati.