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Marco Nürnberger, CC BY 2.0, tramite flickr
Viaggiare per lavoro è uno dei maggiori vantaggi del mio lavoro. Tuttavia, quando stavo per intraprendere il mio primo viaggio di lavoro, sapevo che anche i più piccoli problemi dovevano essere ben curati, per evitare inutili distrazioni dall'obiettivo del viaggio di lavoro.
Sfortunatamente, ho scoperto che la maggior parte dei consigli che ricevevo allora tramite amici, familiari o fonti online non erano in realtà molto utili o pertinenti.
Questo perché avevo bisogno di consigli pratici su come concludere il mio viaggio di lavoro inaugurale davanti ai colleghi anziani con cui avrei viaggiato. Non avevo bisogno di un'introduzione ai più recenti strumenti di contabilità delle spese, né di un'analisi dei vari programmi di fidelizzazione offerti dagli hotel.
Inoltre, come molti altri, avevo già viaggiato per le vacanze prima, e speravo quindi di imparare quali sono le diverse sfumature che comportavano i viaggi di lavoro. Mentre i promemoria di portare il mio adattatore di viaggio o di prenotare voli diretti per risparmiare tempo hanno un senso assoluto, erano cose che già sapevo, quindi non mi hanno fornito nuove informazioni su come viaggiare in modo intelligente per affari.
Ripensando ai viaggi di lavoro che ho seguito nel corso degli anni, ho raccolto alcune pratiche di base che avrei voluto che qualcuno mi avesse detto all'inizio.
Luce da viaggio
Viaggiare con solo un bagaglio a mano ti consente di saltare l'attesa infinita per il tuo bagaglio
jaimekop, CC BY-ND 4.0, tramite flickr
In un lungo viaggio, anche una cannuccia pesa. Viaggiare con solo un bagaglio a mano ti consente di ridurre al minimo il tempo tra lo sbarco e il taxi per la tua prossima destinazione. Il tempo risparmiato può essere assolutamente cruciale se stai correndo con un programma serrato. Ciò è particolarmente vero se si considera che uno studio del 2014 nel Regno Unito ha rilevato che i tempi di attesa medi per le richieste di ritiro bagagli sono compresi tra 15 e 30 minuti.
Oltre a risparmiare tempo, viaggiare leggeri potrebbe anche aiutarti a evitare situazioni imbarazzanti. Se ti capita di viaggiare con colleghi senior, dover spiegare a tutti che stai ancora aspettando l'arrivo del tuo bagaglio da stiva potrebbe essere un po 'imbarazzante. Se sei diretto direttamente a una riunione dall'aeroporto, arrivare a destinazione con un enorme bagaglio al seguito potrebbe anche sollevare qualche sopracciglio.
Questo vale anche se viaggi per un lungo periodo di tempo. Quando devo viaggiare per un paio di mesi, preferirei di gran lunga mettere in valigia cinque giorni di cose essenziali per il viaggio e visitare la lavanderia a gettoni nei fine settimana se necessario, invece di trascinarmi dietro un paio di settimane di vestiti puliti in giro per il mondo. Inoltre, il viaggio minimalista mi aiuta a rimanere concentrato su ciò che è una necessità assoluta rispetto a un bene da avere, che penso sia una mentalità importante da adottare quando si viaggia per affari.
Lavoro offline
Anna e Michal, CC BY-SA 4.0, tramite flickr
Il tempo trascorso in transito, sia che si tratti di un aereo, un treno o un taxi, può essere piuttosto consistente. Stimo che un viaggio di una settimana per me normalmente implicherebbe 12-15 ore di tempo di transito. La parte migliore dell'essere in transito è che di solito ci sono pochissime distrazioni. Sei bloccato al tuo posto praticamente tutto il tempo e, se sei su un aereo, non ci sono nemmeno interferenze da e-mail e telefonate. Mentre usare questo tempo per dormire un po 'di cui ha bisogno è perfettamente ragionevole, da allora ho imparato come utilizzare queste tasche di tempo anche per portare a termine un po' di lavoro.
Prima del viaggio, salva qualsiasi lavoro incompiuto che non richiede alcuna ricerca online sull'unità locale del tuo laptop, in modo da poterlo finire in un secondo momento durante il volo. Puoi anche stampare rapporti o presentazioni da sezionare lentamente durante il tuo viaggio. Un'altra cosa che mi piace fare durante il trasporto è preparare e-mail completamente scritte e salvarle nella mia cartella delle bozze. Quindi, una volta che riesco a connettermi di nuovo in linea, ci vogliono pochi secondi per inviarlo.
È francamente una bella sensazione quando sai che il tuo tempo sull'aereo è stato speso in modo significativo e che avrai un momento più facile per il resto della giornata.
Porta contanti insieme alla tua carta di credito
Philip Brewer, CC BY 4.0, tramite flickr
Avendo osservato la rapida crescita dei pagamenti senza contanti negli ultimi tempi, inizialmente ero tentato di fare i miei viaggi di lavoro armato solo della mia carta di credito. Tuttavia, ho presto scoperto che il pagamento senza contanti viene adottato in misura variabile in diverse parti del mondo. Nel corso del tempo ho imparato a tenere una piccola borsa con poche centinaia di dollari di valute estere. Da allora questa borsa è venuta in mio soccorso più volte durante i miei viaggi, ad esempio quando il venditore accettava solo contanti o se la mia carta di credito non funzionava per qualche motivo.
Per spese maggiori come le prenotazioni alberghiere, il pagamento tramite carta di credito avrebbe più senso. In una nota correlata, ho anche trovato più conveniente richiedere di pagare nella mia valuta nazionale quando possibile, poiché rende più facile presentare le spese alla mia azienda. Ad esempio, è probabile che qualcuno che risiede negli Stati Uniti stia meglio presentando le proprie spese alberghiere australiane con una ricevuta denominata in dollari statunitensi anziché in dollari australiani, poiché quest'ultimo potrebbe significare dover affrontare problemi di tasso di conversione.
Parola finale
Questi pochi suggerimenti mi avrebbero risparmiato molto tempo e dolore, se li avessi conosciuti fin dall'inizio. Tuttavia, questo non è in alcun modo un elenco esaustivo, quindi se hai i tuoi aneddoti su ciò che ha funzionato per te quando viaggi per lavoro, condividili nei commenti qui sotto!
© 2019 Stan Churley