Come impiegare minuti in modo efficace

Prendere verbali durante una riunione.

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Inoltre, a volte, quando le discussioni si discostano dalla questione principale verso un'altra questione simile a quella principale, il presidente può dimenticare di prendere una decisione su quell'argomento a causa di deviazioni verso altre questioni. In questi casi, lavorare a stretto contatto con il presidente può aiutare chi prende il verbale a ricordare al presidente che è necessario prendere una decisione su tale questione prima di passare all'argomento successivo.

In caso di dubbi sull'opportunità o meno di registrare qualcosa, confermare sempre con la sedia. Ciò eviterà di registrare argomenti non necessari e farà risparmiare tempo e fatica.

Prima e dopo la riunione

Anche prima dell'inizio della riunione, il relatore può discutere con il presidente come si svolgerà la riunione, gli argomenti che verranno discussi, come si svolgerà la discussione e cosa dovrà necessariamente essere verbalizzato.

Dopo la riunione, mentre scrive il verbale, se colui che prende il verbale ha difficoltà con qualcosa di rilevante per le discussioni, dovrebbe avere una breve parola con il presidente per chiarire le cose, poiché l'esitazione a farlo finirà con informazioni imprecise minuti.

Come ascoltare in modo efficace

L'ascolto è un'abilità molto importante e viene fornito con la pratica. La maggior parte delle persone oggigiorno ascolta o semplicemente ascolta, ma non ascolta attivamente o efficacemente. C'è molta differenza tra sentire, ascoltare e ascoltare attivamente. Recentemente ho fatto molte ricerche su queste abilità e tecniche e ho persino scritto un hub sull'ascolto attivo. Aiuta una persona in tutti i ceti sociali, sia personale che professionale, e aiuta anche a migliorare la personalità.

Allora, cos'è un ascolto efficace?

Livingsta

Mentre prendi i verbali, ascolti gli oratori che assorbono attivamente tutte le informazioni riguardanti la discussione con interesse e importanza, quindi riproduci le informazioni sotto forma di un documento chiamato verbale che aiuta le persone che non hanno partecipato alla riunione a ottenere informazioni su cosa è stato discusso nella riunione. Questo serve anche come documento legale per l'organizzazione e aiuta con riferimenti futuri ed è anche una registrazione permanente di tutto ciò che è accaduto durante la riunione.

Le capacità di ascolto richiedono tempo per svilupparsi, ma di sicuro si sviluppano con la pratica. La maggior parte delle persone è brava a parlare ma non ad ascoltare. Anche parafrasare ciò che hai sentito, in modo appropriato, richiede molta creatività. Si possono esercitare le capacità di ascolto ascoltando lezioni, dibattiti e altri materiali simili che richiedono concentrazione. Qui discuteremo su come ascoltare in modo efficace in una riunione quando avvengono discussioni, discussioni e disaccordi.

Suggerimenti per un ascolto efficace

Per ascoltare in modo efficace:

• Bisogna prima capire il fatto che il processo di ascolto non implica solo la ricezione di messaggi, ma dipende anche da altre componenti come, pensiero, focalizzazione e risposta attiva.
• È necessario concentrarsi sull'oratore e non lasciare che la mente vaga. Devi essere attento e rilassato
• Prendi appunti contemporaneamente mentre ascolti, poiché questo ti aiuterà a concentrarti sulla discussione.
• Ascolta ogni parola che dice l'oratore e immagina la situazione o la logica nella discussione nella tua mente
• Concentrati anche se la discussione è noiosa, perché sei tu che devi tirare fuori informazioni accurate nei verbali.
• Non interrompere quando è in corso una discussione o quando qualcuno sta parlando. Attendi invece che la discussione finisca o che l'oratore finisca e poi solleva le tue domande per chiarimenti
• Sviluppare il tuo vocabolario ti rende un ascoltatore migliore, altrimenti potresti ascoltare parole che non capisci
• Annota sempre le nuove parole che non hai capito e chiariscile con la sedia
• Fare qualche studio di base sugli argomenti di discussione prima della riunione ti aiuterà ad ascoltare in modo efficace e ti coinvolgerà completamente nel processo di ascolto.
• Preparati con carta e penna prima che l'oratore inizi a parlare.
• Devi imparare ad adattarti alle situazioni nella sala riunioni fisiologicamente e psicologicamente e ai fattori fisici nella stanza poiché alcuni di questi potrebbero avere un effetto negativo e altri un effetto positivo.
• Gli accenti degli oratori a volte possono ostacolare un ascolto efficace, ma è necessario migliorare le proprie capacità di superare tutte queste barriere per diventare un ascoltatore efficace.
• Non ci saranno due incontri uguali, non ci saranno due discussioni uguali e non ci saranno due oratori che parleranno allo stesso modo, quindi devi imparare ad adattarti alle situazioni.
• Concentrati sempre sui punti chiave / importanti
• Ascolta come se dovessi ripresentare queste informazioni a un pubblico diverso in un secondo momento (lo farai comunque sotto forma di minuti), questo ti aiuterà a concentrarti e ad ascoltare efficacemente ogni parola che l'oratore dice
• Nelle riunioni in cui vengono discusse questioni delicate, assicurati anche di osservare il linguaggio del corpo dell'oratore, piuttosto che tenere la testa bassa per scrivere appunti seriamente.
• Non lasciare che niente o nessuno intorno a te ti distragga e non rivolgere la tua attenzione alle persone che entrano o escono dalla stanza mentre l'oratore sta parlando.
• Usa modi appropriati per prendere appunti a seconda del tipo di argomenti discussi e questo ti aiuterà a essere coinvolto nell'attività di ascolto.
• Non annotare tutto ma solo i punti principali
• Non agitarti o giocare con qualsiasi cosa nelle tue mani, non scarabocchiare o guardare l'orologio. Questo non ti aiuta ad ascoltare e può influenzare anche le persone intorno a te.
• Come ultimo punto, immagina come vorresti che il tuo pubblico ascoltasse se fossi un oratore, e di essere lo stesso tipo di ascoltatore, questo ti aiuterà ad essere un ascoltatore efficace

Come prendere appunti durante le discussioni

Prendere appunti è il compito importante o parte del processo di registrazione dei minuti. Quando si prendono appunti, non si registrano le parole che sono state usate nella discussione, ma si registrano le discussioni avvenute durante la riunione.

Citazione da Internet

Questo è un compito molto importante e abbastanza difficile a seconda della natura della riunione e di ciò che è stato discusso. Ciò dipende anche da come va bene la riunione, da come i membri collaborano, da come il presidente aiuta e riassume e, soprattutto, da quanto sei preparato per l'incontro. Tutti i documenti rilevanti per la riunione che sono stati distribuiti o fatti circolare prima della riunione dovrebbero essere esaminati, in modo da avere familiarità con ciò che viene discusso.

Suggerimenti per prendere appunti di discussione

Durante le discussioni, seguire la procedura ei suggerimenti seguenti per prendere appunti:

• Prima di tutto, comprendi bene cosa sono i minuti, perché vengono presi i minuti e l'importanza dei minuti. Questo ti aiuterà a seguire la discussione ea prendere nota delle informazioni importanti e necessarie mentre la discussione continua. Come accennato in precedenza, dove sono disponibili i documenti, assicurati sempre di raccogliere informazioni di base su ciò che verrà discusso. Ciò renderà il compito di prendere appunti molto più semplice.
• In situazioni in cui le discussioni o le conversazioni sono lunghe e complicate, concentrati sempre sugli aspetti importanti della discussione come, qual è il fulcro della discussione, qual è la decisione, se disponibile, perché è stata presa questa decisione, chi deve agire decisione e quando / entro quale termine deve essere adottata la decisione.
• Assicurati di includere un riassunto della discussione all'inizio prima di scrivere sulla discussione, poiché questo darà una panoramica e un'idea della discussione alle persone che non hanno potuto partecipare. Anche se queste persone dovessero partecipare a una riunione futura, questo minuto darà loro tutte le informazioni necessarie di cui avranno bisogno.
• Annota i punti di vista e le opinioni importanti di tutte le persone presenti.
• Assicurati di ascoltare in modo attivo ed efficace seguendo la discussione senza lasciare che la mente vaghi o pensi ad altro. In questo modo non ti perderai nulla di importante.
• Scegli il metodo migliore e più semplice che ti aiuterà a prendere appunti.
• Quando si registrano i punti di azione, è sempre meglio farlo in un modo che sia più facile da guardare, chiaramente con i nomi delle persone che devono agire e la scala temporale.
• Usa i titoli, poiché ciò ti aiuterà a seguire le note in seguito e puoi avere diverse sezioni della riunione sotto diversi titoli. Lascia un po 'di spazio sotto ogni sezione, in modo che sia più facile aggiungere note sotto se qualcuno presenta nuovi punti o idee mentre la riunione procede.
• Se conosci la stenografia, è meglio scrivere le note usando la stenografia e anche usare le abbreviazioni ove possibile.
• Esercitati a utilizzare gli elenchi puntati, in quanto ciò renderà il testo più leggibile, ordinato e semplice durante la preparazione dei verbali.
• Chiarisci sempre i punti o le discussioni poco chiari con la tua sedia.
• Non dimenticare di avere una o due penne e matite di riserva.

Lo scopo di chiarire i punti sui quali non sei sicuro

Il chiarimento è un processo in cui risolvi le aree di confusione con l'oratore e controlli se la tua comprensione della discussione è corretta. Affinché il verbale sia accurato, è necessario chiarire tutti i punti che non comprendono durante la riunione

Lo scopo di chiarire i punti di cui non sei sicuro è:

• Dice all'oratore che stai effettivamente ascoltando e cercando di capire il messaggio
• Si assicura di aver compreso le giuste informazioni
• Aiuta a rivedere la comprensione
• Incoraggia l'oratore a parlare apertamente
• Ti aiuta a scrivere i minuti senza errori
• Evita incomprensioni e interpretazioni errate
• Migliora le capacità interpersonali

Leggere il ruolo delle riunioni, il motivo per cui si tengono le riunioni, i requisiti legali e organizzativi che possono essere applicati alla redazione dei verbali, perché vengono redatti i verbali e i loro vantaggi, il motivo per cui i verbali devono essere accurati e i diversi documenti utilizzati nelle riunioni come parte del processo di elaborazione dei verbali, prima e dopo la riunione, fare riferimento a questo articolo: Redazione dei verbali.