Come utilizzare efficacemente un sistema di diario al lavoro

Mike Tinnion (CC0) tramite Unsplash (modificato utilizzando Canva)

Viene mantenuto un sistema di diario per utilizzare il tempo e completare attività e appuntamenti in modo molto efficace ed efficiente. Aiuta l'organizzazione nel suo insieme e aiuta anche a gestire il mio tempo e quello degli altri. I diari possono essere mantenuti manualmente o elettronicamente.

Personalmente ho entrambi i tipi di diari. Ho il mio calendario elettronico su Outlook condiviso con il mio manager e altri amministratori. Ho anche un diario manuale che può essere utilizzato in caso di emergenza.

Perché è importante avere un diario manuale?

Il diario manuale che uso è un libro rilegato con tre giorni per pagina poiché non ho molte voci per ogni giorno.

Come ho già detto, utilizzo questo diario solo durante le emergenze. Ciò include le volte in cui sono malato o lontano dal lavoro e non sono in grado di accedere al mio diario elettronico o quando i sistemi informatici non sono attivi e Outlook non è accessibile.

Quali sono i vantaggi di un'agenda elettronica?

Come ho già detto, il diario elettronico che mantengo è nel calendario di Outlook sul mio computer di lavoro.

Ecco i vantaggi di avere un calendario elettronico:

• Sono in grado di evidenziare un potenziale conflitto tra gli appuntamenti.
• Ho solo bisogno di inserire eventi che si verificano regolarmente una volta.
• Non viene utilizzata carta.
• C'è la protezione tramite password.
• Posso accedervi praticamente ovunque.
• Ci sono promemoria sullo schermo degli appuntamenti.
• Comunica automaticamente le modifiche alle persone coinvolte i cui sistemi sono collegati al mio.

Come si usa il mio diario?

Uso il mio diario per cose come avvisi e appuntamenti.

Le voci più comuni nel mio diario saranno:

• riunioni del pannello
• riunioni di squadra
• ordini stazionari
• sessione di allenamento
• visite
• preparazione degli ordini del giorno
• ferie annuali
• altri compiti d'ufficio
• supervisione
• altre attività settimanali e quindicinali che si ripetono con una certa frequenza (questo assicura che non mi mancheranno)

A volte devo prenotare riunioni e inviare inviti alle riunioni a colleghi o altri delegati, e ciò avviene elettronicamente.

Ecco come gestisco questi tipi di riunioni.

• Cerco di inserire quanti più dettagli possibile, come data, luogo, durata, visitatori, ecc.
• Raramente incontro una situazione in cui una riunione viene annullata o posticipata, ma se ciò accade, mi assicuro di controllare gli effetti che una modifica richiesta avrà prima di accettarla.
• Raccolgo anche tutte le informazioni pertinenti per assicurarmi che tutti i partecipanti alla riunione o all'appuntamento abbiano accesso a tutti i dettagli pertinenti in modo che non vi sia spazio per problemi di comunicazione.
• Di solito gestisco le richieste e le modifiche di altri partecipanti in ordine cronologico, ma darò la priorità alle richieste più urgenti se ho a che fare con un grande volume di esse.
  • Quando vengono concordate richieste o vengono apportate modifiche, mi assicuro che tutte le persone coinvolte vengano contattate e che sia conveniente per loro prima che le modifiche vengano confermate.
• Mi assicuro inoltre che ogni persona coinvolta nell'appuntamento o nella riunione abbia tempo sufficiente per pianificare, viaggiare e qualsiasi altra necessità in modo che la riunione proceda senza intoppi.

Sono consapevole che i diari devono essere tenuti aggiornati quando vengono concordati i cambiamenti. Mi assicuro di aver cancellato gli appuntamenti cancellati. Un diario non completamente aggiornato può rischiare ogni tipo di confusione. Inoltre minerà la fiducia e incoraggerà le persone a sentire la necessità di controllare gli accordi, che è una perdita di tempo o, peggio ancora, a tenere un proprio diario separato.

Una nota finale

In una nota gentile, ti preghiamo di non copiare nulla di inviato qui e di visualizzarlo nel tuo file. Questo è stato pubblicato qui esclusivamente per aiutarti a ottenere un'idea / comprensione di ciò che si aspettano che tu tenga traccia. Dovrai metterti in relazione con la tua area di lavoro e organizzazione e mantenerla mentre prepari i file. Grazie per la collaborazione.

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