Sommario:
- Di quante linee hai bisogno?
- Perché l'avviso di chiamata non è necessario
- Come funziona un sistema telefonico PBX con il rollover?
- Come funziona il richiamo con più linee?
- Per riassumere, tutte le cose considerate
Foto di Gerd Altmann da Pixabay
Ti sei mai chiesto come le grandi aziende possono ricevere così tante telefonate simultanee senza ricevere un segnale di occupato?
I telefoni di casa ei telefoni cellulari forniscono l'avviso di chiamata. Hai familiarità con questo. Ma l'avviso di chiamata non funziona con i sistemi telefonici. Se si desidera che un sistema telefonico, ad esempio un centralino telefonico automatico, gestisca più chiamanti, sono necessarie più linee telefoniche con rollover.
Il rollover della linea telefonica è il metodo utilizzato per consentire a più chiamanti di accedere instradando ogni chiamante attraverso la successiva linea telefonica disponibile.
È importante capire che il rollover non è una funzione delle apparecchiature telefoniche interne. Il tuo fornitore di servizi telefonici deve farlo. È necessario chiedere alla compagnia telefonica di trasferire i chiamanti aggiuntivi sulla linea successiva superiore. Questo è anche noto come gruppo di caccia.
Tutti i tuoi chiamanti comporranno il tuo numero principale, ma se la prima linea è in uso, il chiamante successivo squilla sulla successiva linea inutilizzata. Se tutte le linee sono in uso, il chiamante successivo riceverà un segnale di occupato.
D'altra parte, l'avviso di chiamata consentirà di rispondere a un secondo chiamante su una singola linea. Ciò non va bene per un sistema telefonico, progettato per instradare ogni chiamante simultaneo a un particolare reparto o personale.
Un sistema telefonico risponderà a tutte le linee telefoniche che squillano. Se il fornitore di servizi telefonici non trasferisce le linee occupate alla linea successiva, non è possibile che il sistema telefonico possa rispondere a quei chiamanti aggiuntivi.
Di quante linee hai bisogno?
Risposta semplice: una riga per ogni chiamante. Quindi, se devi gestire, ad esempio, dieci chiamanti simultanei, hai bisogno di dieci linee dal tuo operatore telefonico.
Usi ancora un solo numero di telefono. Le linee aggiuntive hanno i propri numeri e possono essere chiamate direttamente. Ma l'idea principale è che il primo numero sia l'unico necessario. Se la linea è in uso, il chiamante passa alla linea successiva libera.
In altre parole, il primo chiamante squilla sulla prima linea fisica e il chiamante successivo "passa" alla successiva linea fisica disponibile. Questo rollover continua finché non vengono utilizzate tutte le linee.
Se tutte le linee sono in uso, il chiamante successivo riceverà un segnale di occupato. Pertanto, se si desidera supportare un volume di chiamate elevato per la propria azienda, è necessario ottenere linee aggiuntive dalla compagnia telefonica e richiedere che queste linee vengano configurate con il passaggio alla linea successiva del gruppo.
Il servizio di rollover viene solitamente fornito senza costi aggiuntivi. La compagnia telefonica beneficia comunque dei costi della linea aggiuntiva.
È possibile ricevere più chiamate in arrivo passando alla successiva linea disponibile.
Perché l'avviso di chiamata non è necessario
Tieni presente che il sistema telefonico è automatizzato per instradare le chiamate in arrivo.
Se è presente una chiamata in attesa su una delle linee, il chiamante successivo NON passerà alla linea successiva. Saranno bloccati lì in attesa che la persona su quella linea risponda al tono di chiamata in attesa.
Funziona perfettamente per una singola linea, come un telefono di casa o un cellulare. Ma quando si utilizza il rollover su linee aggiuntive, la chiamata in attesa interferirà con il suo funzionamento.
Come funziona un sistema telefonico PBX con il rollover?
Tutte le linee in entrata organizzate in un gruppo di ricerca rollover sono collegate al sistema telefonico (PBX) e tutti i telefoni interni sono collegati ai jack degli interni.
Il primo chiamante squillerà sulla prima linea. Il chiamante successivo arriverà sulla seconda linea e così via.
Non fa differenza su quale linea entra un chiamante. Il PBX gestirà tutti i chiamanti allo stesso modo. Se il sistema include un assistente automatico, aiuterà il chiamante alla destinazione desiderata fornendo un menu di opzioni.
Esistono due metodi per ottenere gli stessi risultati.
- A ogni telefono viene assegnato un numero di interno interno. Tutti i chiamanti compongono lo stesso numero principale, selezionano le opzioni dall'operatore automatico per chiamare l'interno desiderato o compongono un numero di interno noto se il sistema telefonico fornisce tale opzione.
- Ogni telefono può avere un numero di chiamata diretta. Di solito, le ultime quattro cifre del numero di telefono rappresentano l'interno. Il sistema telefonico rileverà le ultime quattro cifre e instraderà automaticamente il chiamante a quell'interno.
Nota che nel secondo caso non hai bisogno di una singola riga per ogni numero. Hai solo bisogno di linee sufficienti per supportare il numero massimo di chiamanti previsto nei peggiori tempi di caricamento.
Come funziona il richiamo con più linee?
La chiamata funziona in modo diverso con i vari modelli di PBX. Quando il personale interno risponde a un interno, la maggior parte dei sistemi telefonici richiede al chiamante di premere 9 per una linea esterna. Il sistema fornirà il segnale di linea da una delle linee esterne disponibili.
Alcuni PBX emetteranno automaticamente il segnale di linea da qualsiasi linea esterna disponibile senza comporre 9, quindi è possibile effettuare chiamate senza premere altri tasti.
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Per riassumere, tutte le cose considerate
Se sei il responsabile della configurazione del sistema telefonico, ci sono cose da considerare.
Sai come gestirai tutti i tuoi chiamanti contemporaneamente? Hai abbastanza personale per rispondere a tutte le chiamate? In caso contrario, perché non avere una sola linea e lasciare che l'overflow vada alla posta vocale fornita dalla compagnia telefonica.
Hai deciso come instradare tutte le chiamate? Ovviamente puoi semplicemente collegare un telefono a ciascuna linea. Ma poi non hai modo di trasferire le chiamate dall'una all'altra. Inoltre, non hai una transizione graduale per instradare i chiamanti al personale o ai reparti.
È qui che il sistema telefonico PBX diventa così importante. Un semplice sistema telefonico consente a un receptionist live di rispondere a tutte le chiamate in arrivo e trasferirle nelle posizioni appropriate.
Un sistema telefonico di operatore automatizzato è il passo successivo, soprattutto se non si dispone di una receptionist a tempo pieno per rispondere a tutte le chiamate. Ciò consente di fornire un saluto di benvenuto a tutti i chiamanti e un menu di opzioni che possono selezionare per indirizzarli al personale o ai reparti desiderati.
Un sistema telefonico completo dovrebbe includere anche un messaggio vocale per ogni interno che riprodurrà un saluto personale per ciascuno dei membri del personale e riceverà messaggi per le chiamate senza risposta.
Ora sai cosa c'è dietro un front-end ben attrezzato per le aziende con molti chiamanti.
© 2015 Glenn Stok