Le regole d'oro dell'organizzazione dell'ufficio

Un ufficio organizzato significa una mente organizzata. Continua a leggere per apprendere ottimi suggerimenti organizzativi.

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Potremmo aver ridotto la quantità di carta che gestiamo, ma ciò non ha reso più facile destreggiarsi tra tutte le esigenze concorrenti del nostro tempo. In effetti è più difficile, perché il "lavoro di ufficio" arriva in tanti formati diversi. Tuttavia, se vuoi organizzare il tuo lavoro, le regole d'oro rimangono valide.

Regole d'oro per organizzare il tuo lavoro

1. Gestisci ogni pezzo di carta, e-mail o messaggio telefonico solo una volta
2. Dopo averlo fatto, archiviarlo in un posto appropriato.
3. Quando è completamente finito, spostalo o archiviali.

Ovviamente, nella vita reale, è spesso difficile raggiungere questi obiettivi. Ma solo cercando di attenersi alle regole, ti semplificherai la vita.

Regola d'oro: maneggia ogni oggetto solo una volta

Quando sei impegnato, si è tentati di mettere da parte un conto o qualsiasi altra cosa e dire che "ci arriverai più tardi". La realtà è che lo stai già guardando, quindi sei già interrotto. Sarà più efficiente in termini di tempo fare qualcosa con esso, che chiuderlo o metterlo giù.

Lo so, dirai: "ma devo andare in banca / andare su Internet / andare all'ufficio postale per pagare questa bolletta, e non posso farlo adesso". Lo capisco, ma l'idea è di andare il più lontano possibile verso quell'obiettivo, anche se è solo un piccolo passo.

Opzione 1: fai un piccolo passo avanti

Diciamo che devi andare all'ufficio postale per pagare questa bolletta. In tal caso, metti il ​​conto in borsa, così la prossima volta che esci a fare la spesa, non puoi dimenticarlo. Oppure, se devi andare su Internet, metti il ​​conto vicino al computer. Potresti avere un vassoio di archiviazione per le "cose ​​da fare", o forse metti il ​​conto in cima alla tastiera, in modo da non perderlo la prossima volta che accedi. Se è un'e-mail o un messaggio, spostalo in una cartella "da fare" o aggiungi un promemoria.

Opzione 2: delegato

Se qualcun altro ha a che fare con il documento, vale sicuramente la pena dedicare pochi minuti a chiamare o inviare un'e-mail immediatamente a quella persona, indipendentemente da quanto sei occupato. Ciò significa che mentre sei impegnato, l'altra persona sta già lavorando al problema: si stanno facendo progressi.

Mancia!

Una volta che hai finito con un documento, non lasciarlo dove l'hai preso: prendi l'abitudine di riporlo subito e al suo posto.

E se non hai un "posto appropriato"

Se non hai un "posto adatto", organizza subito qualcosa! Hai bisogno di un "posto adeguato" per gli oggetti con cui hai finito e un posto appropriato per gli oggetti che devi ancora agire.

Può essere semplice come una lima a fisarmonica (una grande lima di cartone con diversi slot, uno per ogni lettera dell'alfabeto, o con etichette che puoi decidere tu stesso). Anche se tutto ciò che puoi gestire è una scatola di cartone etichettata "bollette", un'altra etichettata "tasse", assicurati di avere qualcosa.

Mancia!

Ricorda, a volte il "posto giusto" è il cestino della carta straccia. Non hai bisogno di tenere tutto!

Non è necessario mantenere le bollette domestiche

A meno che tu non gestisca un'attività da casa e debba richiedere il pagamento delle tasse, non devi tenere per sempre le bollette domestiche. Le bollette dell'elettricità, del gas e del telefono possono essere gettate via non appena ricevi la bolletta del mese successivo e puoi vedere che hanno ricevuto il tuo pagamento. L'unico motivo per mantenere le bollette è se si desidera monitorare l'utilizzo e molti fornitori possono ora fornire queste informazioni online o comunque su richiesta.

Se pensi di poter richiedere un prestito nel prossimo futuro, conserva gli estratti conto di sei mesi, perché la banca potrebbe addebitare per ristamparli per te. Altrimenti, una volta che hai controllato una dichiarazione e sai che è corretta, non ha alcun valore a mantenerla, a meno che non sia necessaria per il fisco. Lo stesso può valere per le buste paga: controlla le normative fiscali locali.

Archiviazione

Quando hai finito con i documenti ma devi conservarli, il metodo più economico sono le buste.

Le buste grandi occupano molto meno spazio rispetto alle cartelle di cartone o ai raccoglitori ad anelli, quindi sono il modo più efficiente in termini di spazio per archiviare i documenti che devi conservare, ma che raramente devi guardare. Sono anche economici! Puoi conservare le tue buste in una vecchia valigia o in una scatola di immagazzinaggio decorativa dalla tua cartoleria.

Quando hai finito con un progetto di qualsiasi tipo, metti tutto in una busta. Etichettare la busta con l'oggetto e la data in bella scrittura grande, a penna spessa. Un esempio potrebbe essere la richiesta di un mutuo: una volta che hai fatto tutte le pratiche burocratiche, probabilmente non guarderai mai più i documenti, pagherai solo le rate. Quindi metti tutte le lettere ei documenti bancari degli avvocati in una busta e riponili in un luogo sicuro.

Le cartelle voluminose occupano troppo spazio

E le tasse?

Lo stesso vale per le tasse. Devi conservare le informazioni sulla tua tassa annuale per diversi anni (controlla i requisiti locali), ma probabilmente non le guarderai mai più a meno che tu non sia sottoposto a revisione. Metti le tasse di ogni anno in una busta separata, etichettala e mettila via.

Se segui questa routine, non avrai bisogno di una grande quantità di spazio per archiviare i tuoi documenti attivi, il che renderà più facile tenere in ordine e archiviare cose nuove.

Mancia!

Prendi l'abitudine di rivedere i tuoi file alla fine di ogni anno finanziario.

Alla fine dell'anno, pulisci tutti i documenti che non ti serviranno nel nuovo anno: avvolgili in buste e riponili in un deposito o buttali nel cestino. Fai lo stesso per il tuo computer.

I documenti saranno più facili da archiviare e da trovare e l'archiviazione "attiva" non occuperà molto spazio.

Smistato!