Consigli per i dipendenti: come rispettare le apparecchiature per ufficio

Si prega di non rompere l'attrezzatura dell'ufficio: quando i dipendenti non investiti diventano furbi

Hai mai notato che alcuni dipendenti sembrano non preoccuparsi di risparmiare denaro o di prendersi cura della proprietà aziendale come se fosse la loro?

Quando ero piccola, vicino a dove abitavo c'erano diverse case in affitto. Sembravano sempre fatiscenti con vecchie macchine spazzatura nel cortile anteriore, gatti che avevano più set di gattini mezzo selvatici e giocattoli rotti e malconci sparsi per il cortile.

Mia madre ci ha detto che le persone che hanno affittato le case spesso non erano investite o non si preoccupavano di mantenerle tanto quanto le persone che le possedevano perché non avevano lavorato duramente per ottenere la proprietà e avevano pianificato di trasferirsi altrove, quindi non lo fecero ''. Non mi interessa davvero se hanno distrutto il posto e lasciato che qualcun altro lo pulisse e riparasse dopo che se ne erano andati. Anche se penso che mia madre avrebbe potuto essere un po 'prevenuta, aveva ragione.

A volte sembra che i nuovi dipendenti e dipendenti fuori dall'ufficio non rispettino le forniture e le attrezzature. Non sembrano coinvolti nell'azienda e non si preoccupano quando qualcosa va storto perché possono andarsene e lasciare che qualcun altro si occupi del problema. Rifiutano di assumersi la responsabilità per la loro mancanza di preoccupazione, e questo può causare molta tensione in un ufficio oltre a costare denaro e ostacolare la produttività del lavoro.

La formazione in ufficio dovrebbe coprire l'uso dell'attrezzatura di base

Avere una preparazione di base su come utilizzare correttamente le apparecchiature per ufficio dovrebbe far parte della formazione di tutti e, sebbene sembrerebbe ovvio che tutti sappiano come usare una fotocopiatrice, un fax, una cucitrice e un telefono, accendere un computer, inviare documenti al stampante e mettere i file in ordine alfabetico, purtroppo spesso non è così.

Come essere un dipendente rispettoso in un ufficio

1. Sii attento e cortese con la stampante / fotocopiatrice

• Non lasciare carta sulla fotocopiatrice con la parte superiore chiusa, in modo che le persone debbano rimuovere la carta prima di poter copiare la propria.
• Non lasciare la parte superiore aperta (polvere e detriti possono entrare e danneggiare gli specchietti).
• Non sbiancare qualcosa e quindi provare a copiare la carta senza lasciare asciugare la parte bianca.
• Non eseguire copie arricciate o pinzate nella macchina. I risultati dovrebbero essere evidenti prima ancora di provarlo.
• Non creare un inceppamento della carta e lasciare che qualcun altro lo elimini.
• Non utilizzare tutta la carta e non inserirne altra.
• Infine, visualizza l'anteprima di ciò che intendi stampare in modo da non sprecare centinaia di fogli di carta che possono costare solo sette centesimi a pezzo ma aggiungono fino a centinaia di dollari sprecati nel tempo.

2. Tenere separate le graffette dai perni a pressione e sostituire i cappucci sui marcatori

C'è un motivo per cui teniamo le graffette separate dagli spilli e sostituiamo i pennarelli. Lo sapresti se lavorassi tu stesso in un ufficio. Mettere la mano nella scatola delle graffette e rimanere bloccati da una mezza dozzina di puntine non è così elettrizzante come potrebbe sembrare.

Inoltre, quando evidenziatori e pennarelli neri nuovi di zecca che usiamo quasi quotidianamente si guastano o sanguinano dappertutto perché ti sei dimenticato di rimettere il cappuccio o hai tentato a malincuore di sostituirlo ma non hai aspettato di sentirlo fare clic in posizione, ci costa un minimo di $ 1 ciascuno e rende il nostro lavoro molto più difficile di quanto dovrebbe essere. A proposito, usare un pennarello nero per evidenziare il testo ha l'effetto opposto di quello che volevi e non può essere annullato… sigh!

3. Rimetti le cose nel modo in cui le hai trovate

Quando lavoriamo con i clienti in un ambiente frenetico, non abbiamo bisogno di pensare a dove potrebbero nascondersi la cucitrice o il rotolo di nastro adesivo o raggiungere la nostra penna e trovare un batuffolo di involucri per tootsie al suo posto. Il telefono dovrebbe essere rivolto verso l'utente, non girarlo al contrario. È difficile comporre un numero quando la tastiera è capovolta. Per favore, sostituisci tutto come l'hai trovato o, meglio ancora, non toccarlo affatto! Non è che lo usi per qualcosa di produttivo.

4. Utilizzare le note adesive come previsto

Le note adesive servono per i messaggi temporanei, non per creare un collage attorno al computer. Le note adesive, che sono anche un po 'costose, non dovrebbero essere utilizzate come sostituto di una buona contabilità. Anche se è bello annotare un numero di telefono o lasciare un messaggio per qualcuno che arriva al turno successivo, le note devono essere rimosse dopo essere state lette, non lasciate per settimane alla fine in modo che nessuno abbia idea se sono importanti o meno e quindi smetti di prestare loro attenzione mentre raccolgono come foglie secche intorno al desktop senza che nessuno sia disposto a prendere l'iniziativa di rimuoverle nel caso in cui potrebbero essere importanti.

5. Rispetta l'attrezzatura e le persone che la utilizzano

Non picchiare sulle fotocopiatrici, non tirare i cavi del telefono intorno ai computer e non intrappolare i tuoi colleghi o occupare lo spazio comune sulla scrivania in modo che nessuno possa accedervi o utilizzare altro che te. Sostituire delicatamente i coperchi della fotocopiatrice. Non appoggiare una tazza di caffè aperta vicino alla tastiera del computer e non lasciare macchie di gocce o, peggio ancora, alito cattivo, acqua di colonia o residui di pelle grassa su qualsiasi superficie, in particolare sui ricevitori del telefono per favore!

6. Non scaricare elementi sul computer aziendale a meno che non sia compito tuo

Nel caso non l'avessi notato, ci sono queste cose chiamate virus che si nascondono nei download e disabilitano i computer. L'azienda potrebbe avere installato un software antivirus, ma non tentare il destino. Va bene navigare occasionalmente sui siti Web quando gli affari sono lenti e tutto il tuo lavoro è finito, ma fai attenzione a scaricare virus che possono cancellare i dati memorizzati e rendere i tuoi colleghi e capi i tuoi peggiori nemici.

7. Non "prendere in prestito" forniture da altri reparti

Se condividi dipartimenti vicino ad altri uffici, non "prendere in prestito" le loro provviste e non restituirle o, meglio ancora, non prenderle affatto in prestito. Prendi il tuo! Va bene, sappiamo tutti che alcuni uffici non sono bravi come altri nel mantenere le scorte, ma proprio come a casa, se usi l'ultima goccia di latte, non rimettere il cartone vuoto nel frigorifero. Se hai bisogno di usare qualcosa che non è tuo, chiedi prima, assicurati che sia ok e poi sostituiscilo con il fondo per le forniture del tuo ufficio.

8. Quando pianifichi grandi lavori, fallo sapere a qualcuno in anticipo

Se si prevede di copiare 200 opuscoli che necessitano di fascicolazione e pinzatura, è necessario pianificare in anticipo. Assicurati che ci sia carta a sufficienza in modo da non usarne l'ultima. Assicurati che nessun altro abbia bisogno di usare la stampante o la fotocopiatrice durante il tempo in cui la stai usando e fai uso delle caratteristiche della fotocopiatrice (cioè raggruppamento, pinzatura, perforazione) in modo da non costringere i subalterni a mettere in ordine 800 fogli di carta e pinzarli a mano. Il che ci porta al numero nove!

9. Chiedere come utilizzare l'attrezzatura per ufficio

Se non sai come usare un'apparecchiatura per ufficio, impara come o chiedi a qualcuno di mostrartela. Inoltre, sarebbe bello se te lo ricordassi, così la prossima volta non darai fastidio agli altri che stanno facendo il proprio lavoro. Rimango sempre sbalordito da qualcuno che chiede come va la carta in questa "cosa". C'è un diagramma di tutte le moderne apparecchiature per ufficio che mostra dove mettere la carta e in quale direzione. Potrei mostrarti "dove metterlo", ma la mia risposta potrebbe non piacerti.

10. Utilizzare l'attrezzatura adeguata per il lavoro corretto

• Non utilizzare il nastro adesivo per mettere un volantino sul muro dipinto. Strapperà la vernice dal muro.
• Non inceppare la cucitrice e poi batterla e rompere la molla.
• Non tentare di pinzare 200 copie con una pinzatrice progettata per lavori piccoli e non grandi, poiché la cucitrice non funzionerà correttamente e molto probabilmente lascerà punte di metallo affilate spiegate da affettare nella mano della persona successiva che maneggia i documenti pinzati.

11. Usa il buon senso

Non c'è niente di sbagliato nel chiedere a qualcuno come fare qualcosa, ma se ti aspetti che lo faccia per te quando è impegnato a fare il proprio lavoro invece di farlo correttamente da solo, allora sei una responsabilità per l'ufficio, non una risorsa. Tutti, indipendentemente dal loro status, dovrebbero conoscere le competenze di base dell'ufficio e la cortesia quando condividono e utilizzano i materiali di consumo. Può sembrare sciocco persino menzionare queste cose quando ci sono cose molto più importanti da considerare, ma mantenere l'ufficio senza intoppi, rispettare le attrezzature e non abusare delle forniture può portare a più soldi e più tempo speso per altre cose come la fine dell'anno bonus e pizza party

Quindi non gettare la cucitrice con i punti bloccati nella spazzatura o sostituirla con la cucitrice del tuo collega come se non l'avessi mai rotta. Non copiare il tuo sedere o la tua faccia sulla fotocopiatrice e rispetta dove vanno le cose e quando chiedi di prendere in prestito le cose, sostituisci le cose il prima possibile poiché è probabile che la cucitrice, il nastro e le forbici siano necessari un minuto per minuto base e non qualcosa di cui puoi fare a meno per dieci giorni senza dover prendere in prestito qualcun altro mentre ne ordini un altro fino a quando il tuo vecchio non si presenta dieci minuti prima che arrivi quello nuovo. Rimettere a posto le cose e fare la tua parte per mantenerle pulite e ben tenute farà molto per assicurare a tutti un posto di lavoro felice e produttivo!

Hai mai raggiunto il porta graffette e hai tirato fuori una collana a catena lunga sei metri? Sì, qualcuno ha fatto buon uso di quei $ 10 l'ora per imparare un nuovo mestiere.

Chi sapeva che serviva talento per usare cose come tagliacarte, cucitrici e perforatori?

Ho passato la maggior parte della mia vita adulta a lavorare in un ufficio di qualche tipo e ho passato la metà a lavorare come responsabile dell'ufficio, così ho potuto raccontare alcune storie. Ho visto carta sprecata dal carico della foresta, armi letali fatte di elastici e matite lanciate contro scatole vuote accatastate lungo un muro e sedie da ufficio nuove di zecca rovinate in meno di una settimana con i braccioli e gli schienali completamente strappati spento. Pensavi fosse una poltrona reclinabile o una scala a pioli persone?

Recentemente il tagliacarte che usavamo in ufficio da quasi vent'anni è stato trovato schiacciato tra la fotocopiatrice e il distruggidocumenti con il manico strappato. Un modello sostitutivo dello stesso calibro costerebbe $ 150, ma con alcuni frugali confronti in linea, siamo stati in grado di convincere il nostro fornitore a un sostituto decente per $ 35.

Meno di un mese dopo aver acquistato la nuova taglierina, una mattina sono venuto a sentire un suono orribile e ho trovato un nuovo impiegato che cercava di tagliare 20 fogli di carta con una lama progettata per non più di cinque alla volta !!!

Ho resistito all'impulso di gridare: "Cosa pensi di fare?" e invece ha chiesto: "Sai che non dovresti tagliare più di cinque fogli contemporaneamente, giusto?"

L'impiegato mi ha guardato con sguardo assente e ha continuato a tentare di tagliare i 20 fogli, mettendo un po 'più di potenza nel taglio pensando che questo avrebbe risolto il problema piuttosto che crearne uno più grande e distruggere il nostro secondo tagliacarte in meno di due mesi.

"Ca-Runch, Quoosh," fu il suono quando la lama tagliò di sei pollici le carte e si piegò e tagliuzzò il resto. in meno di due secondi venti fogli di carta sminuzzata, piegata e prestampata vengono gettati nella spazzatura, non nella pattumiera ed è tutto quello che posso fare per non stringermi il cuore e svenire sul tappeto logoro.

Nessun responsabile di ufficio desidera microgestire piccoli lavori, ma piccoli errori possono costare molti soldi nel tempo

Se devi ordinare le forniture, sai quanto costano e quando sai che il tuo dipartimento ha un budget limitato e che le ore di lavoro dei dipendenti saranno ridotte e gli aumenti di stipendio sono subordinati al rispetto del budget, tendi a essere più cauto su piccole cose che si sommano a un sacco di soldi nel tempo come usare più della metà dei fazzoletti in una nuova scatola di fazzoletti di carta per pulire una fuoriuscita di caffè, quando c'è una scopa e un vecchio asciugamano dietro l'armadio, o piegare graffette in forme animali o rompendole in piccoli pezzi e lasciandole distese sulla scrivania come crocchette sbriciolate di un cane anziano.

Certo, a volte tutti usano apparecchiature da ufficio per uso personale, come quando si copia una ricetta, ma quando si stampano 200 pagine di commenti sulla fotocopiatrice a colori quando tutto ciò che si desiderava era la ricetta di una pagina ma non l'aveva visualizzata in anteprima prima di stampare un elenco di oltre 600 persone che commentano come hanno amato o potrebbero migliorare la ricetta, quindi l'uso improprio delle attrezzature diventa costoso per tutti.

Ho visto dipendenti usare le forbici da ufficio per raschiare via la cacca di cane dalle scarpe e rimettere le forbici nel cassetto senza nemmeno pulirle, o masticare le parti superiori di tutte le penne, o spruzzare mezza lattina di Lysol in bagno dopo aver passato il vento o usare cinque tovaglioli di carta a grandezza naturale per asciugarsi le mani e mezzo rotolo di fazzoletto per pulire il fondo e intasare il water in modo che trabocchi sul pavimento e lascia che qualcun altro lo pulisca.

Anche se non vuoi contare i minuti che le persone trascorrono in bagno o limitarli a cinque fogli di carta igienica per il numero uno e dieci per i lavori più grandi, arriva un punto in cui devi ricordare alle persone che sprecare provviste è altrettanto brutto come perdere tempo a scherzare quando c'è del lavoro da fare.

Tutto è bene quello che viene curato bene

Ci sono alcune cose che è pericoloso trascurare, come lasciare una stufetta accesa durante la notte senza scollegarla o lasciare il taglierino aperto e rivolto verso l'esterno e premuto contro una superficie dura. Ci sono altre cose fastidiose come lasciare penne nere nelle fessure della tastiera nera in modo che quando inizi a digitare, la penna salta su di te e rotola sotto le dita impedendoti di inserire il tuo codice di accesso e costringendoti a ricominciare da capo.

Essere un buon collega di lavoro è come essere un buon compagno di stanza. Se rispetti gli altri e l'ambiente in cui lavori, tutto andrà bene, ma se rendi la vita più difficile con la tua presenza, è improbabile che durerai a lungo in quella posizione o avrai molti amici.

Ammettiamolo, tutti noi scherziamo e commettiamo errori ed è il raro dipendente che non sfrutta le moderne apparecchiature per ufficio per svolgere un lavoro personale che non potrebbero fare a casa, ma i costanti abusi delle apparecchiature e dei colleghi sul posto di lavoro fino a diventare un luogo infelice con molte discussioni e lamentele. Se stai contribuendo a un posto di lavoro infelice, allora sei parte del problema, non parte del team e prendersi cura delle provviste e rispettare lo spazio personale degli altri fa molto per creare un ambiente di lavoro confortevole e produttivo.