9 aree di gestione del progetto (e perché sono importanti)

Il successo del progetto è importante

Il fatto è che, nella vita e negli affari, la maggior parte dei progetti fallisce. Ma il successo conta. Ogni volta che un progetto fallisce, tempo e denaro vengono sprecati. A volte si perdono delle vite, come in una missione di salvataggio dopo un uragano o un altro disastro naturale.

Esistono due tipi di progetti. Uno è, secondo il guru degli affari Joseph M. Juran, "Un problema programmato per la soluzione". Se un progetto come questo fallisce, tutto il tempo, lo sforzo e il denaro vengono sprecati e il problema è ancora con noi. L'altro tipo di progetto è uno sforzo per trasformare un sogno in realtà. Quando questo tipo di progetto fallisce, il sogno non si realizza mai. Ad esempio, all'inizio di questo mese, un'azienda con una grande visione ha chiuso i battenti. Conosco venti persone che hanno perso gran parte del loro reddito e ce n'erano altre centinaia. E l'azienda ha aiutato migliaia di persone, ma non c'è più.

Il fatto è che oltre la metà di tutti i progetti fallisce e ciò si riferisce a progetti ben progettati e ben gestiti e include, nel successo, progetti consegnati in ritardo e oltre il budget. Il vero tasso di successo: i progetti che forniscono risultati accettabili o meravigliosi in tempo e al di sotto del budget è incredibilmente piccolo.

Possiamo fare molto meglio. Lo facciamo prestando attenzione a tutte le parti di un progetto, ovvero gestendo le nove aree di gestione del progetto così come si applicano al nostro progetto.

In questo articolo

Vedremo:

• La definizione del successo del progetto
• Come definire l'obiettivo di un progetto
• Le nove aree di gestione del progetto
• Come ho applicato queste aree nello scenario di esempio della vita reale
• Le tre fasi di un progetto, inclusa la preparazione, l'esecuzione e il completamento

L'obiettivo: il successo del progetto

"Il successo del progetto" suona come un obiettivo terribilmente vago. In realtà, non è vago, ma è troppo generico.

Possiamo facilmente renderlo specifico per ogni progetto. E, infatti, quella specifica definizione dell'obiettivo del progetto è il primo passo per il successo del progetto. Il Project Management Institute (PMI) definisce formalmente un progetto come "uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, servizio o risultato unico". Gli elementi chiave sono:

• Ogni progetto è temporaneo. Non andrà avanti per sempre. Inizierà in una certa data e terminerà in una data successiva.
• Ogni progetto è unico. Ogni progetto offre risultati nuovi, nuovi e diversi.
• Ogni prodotto fornisce un risultato specifico quando è fatto.

Definizione dell'obiettivo del progetto

Ecco alcuni esempi di obiettivi del progetto:

• Il 20 giugno faremo un meraviglioso matrimonio con 300 invitati.
• Un nuovo ponte a quattro corsie tra l'isola di Marcos e la terraferma sarà aperto al traffico veicolare il 30 novembre per un costo inferiore ai 4 milioni di dollari.
• La nostra ultima versione del software Amazing Planning, la versione 10.0, verrà rilasciata il 20 agosto al prezzo di $ 29,99 con tutti i bug noti del beta test risolti con un costo di sviluppo inferiore a $ 50.000.

Come puoi vedere, i progetti sono sia personali che per affari. Vedrai anche che una buona definizione di progetto include cosa verrà consegnato, quando e quanto costerà. (C'è un costo per il matrimonio, ma è personale. Non l'ho incluso perché non sono affari tuoi.)

Questi esempi illustrano le prime tre aree di un progetto che dobbiamo gestire.

• Scope è una parola di fantasia per ciò che stiamo facendo.
• Indirizzi temporali: quando inizierà il progetto; quando finirà, fornendo risultati; la durata dall'inizio alla fine; e la quantità di impegno (ore persona) di lavoro.
• Il costo è una definizione di quanto costerà il progetto.

Queste sono le prime tre aree di un progetto che definiamo e le chiamiamo fattori Risultati (r) perché possono essere misurate in termini di risultati chiari e definibili. Per l'ambito, l'obiettivo è raggiunto o non lo è. Riguardo al tempo: o è una volta, o è tardi. Per quanto riguarda i costi: o siamo rimasti nel budget o siamo andati oltre il budget. Per saperne di più su questi fattori di risultato e perché sono chiamati The Iron Triangle, puoi leggere How to Lay Out a Project Management Plan.

Ma i risultati (r) fattori non sono sufficienti. Se lavoriamo solo con questi tre elementi, il nostro progetto fallirà.

Quali sono le nove aree del Project Management?

Ambito, tempo, costo, rischio, qualità, comunicazioni, risorse umane, approvvigionamento, integrazione

Un esempio di vita reale: la gita di un giorno

Circa per anni fa, io e mia moglie abbiamo trascorso una giornata davvero divertente. Essendo un project manager, voglio dire che è stato perché l'ho gestito come un progetto. Ad ogni modo, è un buon esempio di come il successo del progetto si basi su qualcosa di più dei tre fattori di risultati (r): ambito, tempo e costo.

Il nostro piano era di prenderci un sabato di giugno e raccogliere i litchi (amiamo il frutto del litchi) in una fattoria di litchi a circa un'ora a nord di dove vivevamo. Volevamo portare a casa cinque libbre di litchi, sufficienti per tutta l'estate. I litchi costavano $ 4 / libbra e il gas per il viaggio era di circa $ 10, quindi il costo totale del progetto era di $ 30.

I risultati si affidano ai processi

Sembra semplice. La maggior parte dei progetti sembra semplice. Ma quando ci si ferma e si pensa a quante cose vanno storte, si racconta una storia diversa. Di seguito sono elencate alcune cose che potrebbero andare storte, organizzate per illustrare le nove aree della gestione del progetto.

• Scopo. Se ci perdessimo e non trovassimo mai le fattorie di litchi, niente litchi!
• Tempo. Se partivamo tardi, arrivavamo a metà giornata. La raccolta dei litchi sotto il sole caldo non è affatto divertente. E, per una gita di un giorno, nessun divertimento è il fallimento del progetto!
• Costo. Ops! I litchi sono un frutto molto sensibile. Hanno bisogno di una borsa frigo e del ghiaccio, altrimenti andranno a male prima che arriviamo a casa. Aggiungi $ 5 per un dispositivo di raffreddamento in polistirolo e $ 1 per il ghiaccio.
• Rischio. E se la macchina si guasta: una giornata infelice! Ottimizzalo e controllalo prima di andare.
• Qualità. Scegli con cura! Vogliamo portare a casa solo i migliori litchi.
• Comunicazioni. In macchina, a mezz'ora da casa. "Tesoro, hai la mappa?" "Cosa? Pensavo ti avessi la mappa?"
• Risorse umane. "Tesoro, è ora di alzarsi e raccogliere i litchi?" "Vai, non ne ho voglia. E poi la mia amica Barbara mi porta fuori al brunch." Una gita di un giorno si è appena trasformata in un divorzio!
• Approvvigionamento. Telefonata sabato mattina presto. "Sig. Kemp, grazie mille per aver portato la sua macchina per una messa a punto ieri. Sfortunatamente, abbiamo effettuato il backup e non abbiamo ancora iniziato a lavorarci." "Ma doveva essere fatto ieri sera!" "Capisco, signore, ma, davvero, stiamo facendo del nostro meglio. La sua macchina dovrebbe essere disponibile verso le cinque di questo pomeriggio. Grazie per aver scelto il centro di assistenza per auto Speedy & Reliable!" Niente macchina, niente viaggio, niente litchi!
• Integrazione. Stiamo arrancando verso la macchina con i nostri litchi. "Tesoro, dov'è il frigorifero?" "L'ho pagato, pensavo l'avessi portato fuori dal negozio." "L'ho portato fuori dal negozio e tu l'hai messo nel bagagliaio." "No, ho aperto il bagagliaio. Pensavo avessi messo dentro il frigorifero." "Ma hai chiuso il bagagliaio." "Ho chiuso il bagagliaio perché pensavo avessi messo il frigorifero." "No, ho appoggiato il frigorifero a terra, perché non hai aperto il bagagliaio abbastanza velocemente." "Quindi stai dicendo che è colpa mia se hai lasciato il frigorifero nel parcheggio della drogheria!" Nessun dispositivo di raffreddamento; litchi caldi; moglie arrabbiata.

Come si può vedere, molte cose possono andare male nel processo di anche una semplice gita in giornata. Quanto di più può andare storto in un progetto imprenditoriale da $ 10.000, o dieci milioni di dollari!

Se guardiamo onestamente, questo tipo di problemi si verificano continuamente in ogni progetto. Ed è per questo che la maggior parte dei progetti fallisce. Ma il successo è più facile di quanto pensi, se presti attenzione a tutte e nove le aree.

Project Lychee: divertimento e successo!

Ecco come appare il frutto del litchi. Ognuno è un po 'più grande di un'uva.

Wow! Un faro! Andiamo!

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Litchi e fari