5 Fastidiosi errori nella scrittura aziendale e come evitarli

Le comunicazioni scritte dicono molto su di te

Ti sembra che la tua carriera non stia andando da nessuna parte? Ti sembra di essere bloccato sul gradino più basso della scala aziendale? In tal caso, potresti esaminare attentamente le tue comunicazioni scritte. Fastidiosi errori di punteggiatura ed errori grammaticali potrebbero trattenerti.

Una buona scrittura aziendale è vitale nel posto di lavoro di oggi. Nei sondaggi che chiedono ai datori di lavoro e ai reclutatori professionisti di elencare le qualità che cercano nei dipendenti, le capacità di scrittura aziendale efficaci sono in cima alla lista. I datori di lavoro vogliono dipendenti in grado di comunicare le informazioni in modo organizzato e coerente, liberi da errori di scrittura negligenti che ostacolano una buona comunicazione. Una parola usata in modo errato o una virgola nel posto sbagliato possono comunicare qualcosa di diverso dal messaggio previsto. Una mancanza di chiarezza nei documenti aziendali può portare a clienti insoddisfatti e persino a contenziosi.

Anche senza conseguenze legali disastrose, un documento pieno di errori grammaticali e di punteggiatura si riflette male sull'autore. La cattiva scrittura manca di credibilità e persuasività. Non ispira fiducia. È fastidioso.

In oltre 20 anni come avvocato aziendale, ho esaminato molte comunicazioni aziendali. Ho visto in prima persona come errori comuni di grammatica e punteggiatura abbiano portato a comunicazioni incomprensibili, clienti infastiditi e carriere bloccate. Ecco la mia lista dei cinque errori più fastidiosi nella scrittura aziendale e come evitarli.

1. L'apostrofo fuori luogo

Potrebbe non esserci nessun altro errore di scrittura in grado di suscitare nei lettori la stessa risposta con le unghie sulla lavagna dell'apostrofo mal riposto, l'uso della forma possessiva per significare più di uno di qualcosa. Questo errore è fastidioso perché è molto diffuso e non si limita alla scrittura aziendale. L'avete visto tutti:

• Ho mangiato dei pancake per colazione.
• Gli Smith hanno comprato una macchina nuova.
• Gli anni '60 furono un decennio pazzo.

Nonostante un'epidemia di apostrofi che pretendono di mostrare plurali, solo i plurali che possiedono qualcosa necessitano di un apostrofo, e tale apostrofo generalmente segue la lettera "s":

• La consistenza soffice delle frittelle
• La nuova macchina degli Smiths
• I disordini sociali degli anni '60

Ci sono solo pochi casi in cui è accettabile usare un apostrofo per indicare un plurale. In quei casi, l'apostrofo è necessario per evitare confusione:

• Ha ottenuto tre A sulla sua pagella. (Usa un apostrofo per evitare confusione con la parola "come".)
• Ordina cinque # 371KV. (Usa un apostrofo per mostrare che la "s" non fa parte del numero di serie.)

2. Confusione su di me, me stesso e me

Quante volte avete letto una comunicazione aziendale che concludeva: "Se avete domande, contattate me o Jane"? L'autore sta cercando di sembrare sofisticato usando "me stesso" dal suono più elegante al posto di "me" oppure, con Jane nel mix, è confuso se usare "me" o "io" e decide su "me stesso". " Il risultato è un fastidioso e fin troppo comune uso improprio del pronome personale riflessivo.

Puoi evitare di commettere lo stesso errore applicando un semplice test. Lascia Jane fuori dal quadro e guarda come suona la frase. Diresti: "In caso di domande, per favore contattami"? No, diresti "per favore contattami". Destra? Se vuoi usare "me stesso" in questo caso, devi leggere per ulteriore aiuto con la grammatica.

"Io, me stesso e io" sono tre casi diversi del pronome personale. Il caso cambia a seconda che il pronome funzioni come soggetto o oggetto di una frase.

Per l' oggetto di una frase (il nome che dice di cosa tratta la frase), usa "I":

• Ho scritto la lettera.

Per l' oggetto di una frase (il sostantivo che dà significato a un verbo o completa una frase preposizionale), usa "me":

• Se hai domande, puoi chiedere a me.
• Le domande possono essere rivolte a me.

Se il soggetto dell'azione e l'oggetto dell'azione coincidono, usa il pronome riflessivo "me stesso":

• L'ho fatto da solo.
• Mi sono guardato allo specchio.

Come se avessi bisogno di uno specchio per vedere te stesso, un pronome riflessivo come "me stesso" (o te stesso, se stesso, ecc.) Ha bisogno di un altro nome o pronome nella frase per rifletterlo. Se non ce n'è, usa il caso soggettivo (I) o il caso oggettivo (io) come appropriato.

3. Virgole casuali

Sono riluttante a scrivere sulle virgole perché possono essere cose complicate. In effetti, potrei andare avanti per un paio di paragrafi sul fatto che una virgola debba apparire tra le parole "virgole" e "perché" nella frase precedente. Ma non lo farò, perché il mio problema con le virgole è ancora più fondamentale dell'opportunità di usare una virgola prima di una congiunzione che collega due clausole indipendenti. (Nel caso ve lo stiate chiedendo, la mia risposta qui è no; le clausole sono brevi e strettamente correlate nel pensiero.)

Il problema più fastidioso con le virgole è quando compaiono in modo casuale, nelle frasi, dove non sono necessarie e non appartengono. (Sì, sto cercando di fare un punto qui.)

Non mi interessa se usi la virgola seriale in frasi semplici oppure no. Non mi preoccuperò troppo della mancanza di una virgola tra gli aggettivi coordinati. I miei amici britannici mi dicono che usiamo comunque troppe virgole nell'inglese americano. Le rigide regole di utilizzo americane possono essere la ragione per cui così tanti scrittori economici ne fanno un uso eccessivo.

Il problema con una virgola è che dice all'occhio di smettere di leggere per un momento. Va bene quando hai bisogno di una pausa, come prendere fiato quando parli. Ma le virgole inaspettate sono come un singhiozzo. Sono fastidiosi.

Ci sono dozzine di regole su quando usarle, ma se ne ricordi qualcuna, ricorda questo: se non riesci a pensare a un motivo specifico per usare una virgola, non usarla.

Non utilizzare mai una virgola in queste situazioni:

• Tra una parola descrittiva e il sostantivo descrive: "Ho letto la lettera scritta male". Sbagliato
• Tra il soggetto e il verbo: "La lettera scritta male, mi ha infastidito". Sbagliato
• Tra due clausole con un unico soggetto che sono unite da una congiunzione: "Ho letto la lettera e ho corretto tutti gli errori di punteggiatura". Sbagliato
• Per innescare una clausola restrittiva (essenziale al significato della frase): "La lettera, che ha ispirato questo articolo, era piena di fastidiosi errori di punteggiatura". Sbagliato

4. L'abuso di "come tale"

Troppo spesso negli affari di scrittura la frase "come tale" è usata come un modo più elaborato per dire "quindi", come se fosse necessaria una parola più formale. Ad esempio, una lettera può affermare: "Questa corrispondenza serve come avviso che sei inadempiente rispetto al nostro contratto. In quanto tale, hai 10 giorni per rimediare all'inadempienza o il contratto verrà risolto". In questo esempio "come tale" viene utilizzato al posto di "quindi" per significare "per quel motivo" o "di conseguenza". Questo è sbagliato.

Se usata correttamente, la frase "come tale" si riferisce al lettore all'identità, alla natura o alla capacità del nome o della frase nominale che lo precede:

• "Sono un pignolo per la grammatica. Come tale, mi infastidisco quando uno scrittore fa dondolare i participi." Corretta

Per evitare di utilizzare "come tale" in modo errato, chiediti "come cosa?" Se il nome antecedente si adatta, l'uso è corretto:

• "Essendo un fanatico della grammatica, mi irrito quando uno scrittore fa dondolare i participi." Corretta

Se "come tale" non rimanda il lettore a un nome precedente, l'uso non è corretto:

• "Poiché non prestava attenzione alle regole grammaticali, lo scrittore penzolava i participi. Come tale, infastidiva i suoi lettori." Sbagliato

Chiedi se puoi sostituire "tale" con un nome o una frase nominale antecedente nelle vicinanze:

• Come regole grammaticali, ha infastidito i suoi lettori.
• Come scrittore, ha infastidito i suoi lettori.
• Come participio, ha infastidito i suoi lettori.

Se la sostituzione non ha senso o, nel caso del secondo esempio, non trasmette pienamente il significato inteso, l'uso di "come tale" è improprio. Per evitare di infastidire i tuoi lettori, usa "quindi" o sostituisci la frase di transizione con una parola o una frase più significativa.

5. L'uso scorretto di "verbosità"

Questa non è una questione di grammatica o punteggiatura, ma dell'uso improprio comune ma misterioso di una parola poco lusinghiera. In qualità di avvocato aziendale, ricevevo un'e-mail quasi ogni giorno che diceva qualcosa del genere: "Potresti rivedere la verbosità nel secondo paragrafo del documento allegato e fammi sapere se va bene?" Ogni volta dovevo trattenermi dallo sparare una risposta secca, "Se è verbosità, perché stai sprecando il mio tempo?"

Verbiage non significa "testo", "parole", "formulazione", "contenuto" o qualsiasi altra parola che l'autore dell'email avrebbe potuto utilizzare per richiedere la mia revisione legale. "Verbiage" significa discorso o scrittura che utilizza troppe parole o espressioni eccessivamente tecniche. Non è una buona cosa. Uno scrittore dovrebbe evitare la verbosità, non usare il termine per descrivere il proprio lavoro scritto.

Suggerimento bonus: semplifica la tua lingua

Questo fa apparire un'ultima lezione sulla scrittura in stile business. Non cercare di impressionare le persone usando parole fantasiose quando la scelta migliore è semplice e descrittiva. Il linguaggio degli affari è pieno di parole inventate e dal suono stravagante. Non cadere nella trappola di usarli. Non dire "utilizza" quando "usa" funziona bene. Ti sembrerà pretenzioso e peggio, soprattutto se non capisci cosa significa la tua parola di fantasia.

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