"Lavorare in un ambiente aziendale": una dichiarazione personale (esame nvq aziendale e amministrativo)

Scopo e vantaggi del rispetto e del sostegno alle altre persone al lavoro

L'appartenenza a una squadra mi fa sentire parte di qualcosa di più grande di me. In un ambiente orientato al team, comprendo la missione e l'obiettivo della mia organizzazione, contribuisco al successo generale dell'organizzazione lavorando con i miei colleghi. Potrei avere una funzione lavorativa specifica e appartenere a un dipartimento specifico, ma anche oltre, lavorerò con altri per contribuire agli obiettivi generali e al successo dell'organizzazione.

Per lavorare come parte del team o all'interno di un'organizzazione, ho bisogno di imparare a rispettare le altre persone al lavoro e sostenere anche le altre persone al lavoro. Ho bisogno di sapere cosa fa l'organizzazione, qual è la struttura dell'organizzazione e perché ogni team e dipartimento è stato costruito, cosa fa e come contribuisce. Ogni squadra e ogni individuo ha bisogno di capire dove si inserisce il proprio lavoro nel contesto totale di un'organizzazione.

Quando il lavoro viene svolto con uno sforzo di squadra, piuttosto che da persone sedute da sole a completare le attività, un'organizzazione può prosperare, perché il lavoro sarà completato nei tempi e nel budget. Per costruire un buon lavoro di squadra, i membri del team devono comunicare tra loro e sostenersi a vicenda. Questa connessione ci insegna a condividere gli obiettivi di lavoro e gli obiettivi di pianificazione e aiuta anche tutti a svilupparsi come individui. Quando si lavora in team, possiamo identificare i punti di forza e di debolezza degli altri. Questo porta a dare e ricevere feedback per migliorare il proprio lavoro.

Lavoro in un ambiente di lavoro diversificato e mi imbatto in individui diversi con personalità e culture diverse. Come organizzazione e come squadra devo rispettare e valorizzare ogni individuo, indipendentemente da razza, abitudini, convinzioni personali, aspetto, ecc. Quando persone diverse lavorano insieme, mettono insieme abilità, talenti ed esperienze diverse. Questo aiuta il team e l'organizzazione a lavorare al meglio delle loro capacità.

Prima di giudicare qualcuno, devo mettermi nei suoi panni, in modo da capire chiaramente come si sente quella persona. In questo modo guarderò le cose dal punto di vista di quella persona. Penso sempre a come mi sentirei se fossi nella situazione di quella persona. Devo rispettare le loro esigenze, i loro valori culturali e le differenze razziali quando risolvo eventuali disaccordi. In questo modo faccio sentire importante la persona e le mostro che ci tengo e che sono lì per sostenerla in ogni modo possibile. Li faccio sentire apprezzati ascoltandoli e supportando i loro gusti e interessi, valorizzando i loro bisogni e rispettando la riservatezza delle informazioni laddove la situazione lo richiede.

Imparo anche molto dalle persone quando lavoro in un ambiente diverso. Chiedo osservazione e guida quando ho bisogno di supporto. Capisco anche l'importanza di costruire relazioni sul lavoro con colleghi e superiori e utilizzare altre persone come fonte di ispirazione.

Mantenere la sicurezza e la riservatezza sul lavoro

Sicurezza delle informazioni significa proteggere le informazioni ei sistemi informativi da accesso, utilizzo, divulgazione, interruzione, modifica o distruzione non autorizzati. La sicurezza delle informazioni riguarda la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati indipendentemente dal fatto che i dati siano in formato elettronico, cartaceo o di altro tipo.

La riservatezza è importante per vari motivi. I dati relativi al reclutamento e alla gestione dei dipendenti sono automaticamente sensibili. Oltre a questo, nella mia organizzazione trattiamo un'enorme quantità di dati riservati per i nostri clienti. Sono tutti archiviati negli armadi e nei server dell'organizzazione. Se i dati finiscono nelle mani sbagliate, queste informazioni potrebbero essere utilizzate in modo improprio per commettere frodi, discriminazioni e altre violazioni.

Ogni organizzazione dovrebbe stare attenta a come gestiscono e rispettano i dati che passano attraverso le loro mani.

Di seguito sono riportati i requisiti legali e le migliori pratiche:

• Data Protection Act 1998 (progettato per salvaguardare la raccolta, la conservazione e l'uso dei dati personali.)

• Legge sui diritti umani del 1998

• Legge comune di riservatezza

La riservatezza è un dovere di tutti. Il personale dovrebbe sempre sentirsi libero di discutere con i propri anziani o dirigenti cosa ciò significhi quotidianamente nella gestione di qualsiasi materiale. Inoltre, tutti i dipendenti devono sapere quali sono le regole per il settore in cui operano e conoscere il processo sul posto di lavoro per affrontare i rischi sospetti e le violazioni.

Mantenere l'ambiente aziendale sicuro

Quando si lavora per un'organizzazione o un'azienda o qualsiasi ambiente di lavoro, è molto importante seguire le procedure legali e di sicurezza. Ogni organizzazione ha le proprie informazioni riservate e occorre prestare attenzione per proteggere questi documenti dal pubblico, altrimenti porterà a effetti disastrosi. La proprietà deve essere protetta con serrature che possono essere aperte solo da personale autorizzato. Nella nostra organizzazione, disponiamo di lucchetti di sicurezza che possono essere aperti solo dai dipendenti dell'organizzazione utilizzando la loro carta magnetica. Le stanze dei gestori sono protette da serrature numeriche. Tutte le informazioni ei file riservati sono protetti in armadi accessibili solo dai dipendenti.

La porta principale di accesso agli uffici è protetta da serrature che possono essere aperte facendo scorrere la carta. Inoltre, quando gestiscono l'organizzazione, tutti i dipendenti seguono tutti i requisiti legali relativi alle modalità di utilizzo delle informazioni riservate e alla protezione dei dati dei clienti. Inoltre vengono firmati contratti per tutti i servizi forniti e ricercati, indicando tutte le necessità legali e il risultato se il prodotto o servizio è insoddisfacente.

I dipendenti che lavorano nell'organizzazione sono tenuti a portare con sé la propria carta d'identità personale, che riporta il nome, la posizione e il nome dell'organizzazione insieme alla fotografia. Inoltre, tutti i dipendenti devono assicurarsi che non identificati, non autorizzati o non dipendenti non entrino nell'edificio senza un motivo. Tutti i visitatori che entrano nell'edificio devono registrarsi nel registro alla reception e disconnettersi quando lasciano i locali. In ogni ufficio viene conservato un registro di tutte le risorse: attrezzature per ufficio, mobili e qualsiasi oggetto appartenente all'organizzazione, insieme a marche e modelli. Ogni apparecchiatura è dotata di codici univoci che vengono apposti sulle apparecchiature insieme al nome e al numero di telefono dell'organizzazione. Tutti gli elementi che (come i laptop) non in uso o riservati vengono bloccati in modo sicuro.

Tutti gli articoli presi in prestito dai dipendenti, come laptop o proiettori, ecc. Vengono firmati per il prestito e la restituzione. Gli oggetti di valore dei dipendenti devono essere sempre chiusi a chiave. È necessario prestare attenzione per evitare furti fuori orario in ufficio, quindi assicurati sempre che tutti gli oggetti di valore e le informazioni riservate siano bloccati in modo sicuro. Eventuali elementi mancanti o che si ritiene siano scomparsi devono essere segnalati al responsabile dell'ufficio. Inoltre devi denunciare il furto e qualsiasi attività sospetta alla polizia e intraprendere le azioni legali necessarie.

I documenti riservati non dovrebbero essere semplicemente smaltiti. Devono essere triturati prima dello smaltimento.

Incidenti che coinvolgono la riservatezza

Quando si tratta di riservatezza e sicurezza riguardo al mio lavoro e ai file con cui mi occupo, prendo la massima cura nella gestione di situazioni e documenti. Chiudo tutte le informazioni riservate e i documenti relativi a dipendenti e clienti in un armadietto chiuso a chiave. Anche i file riservati che vengono salvati nel disco rigido sono protetti da password, in modo che chiunque abbia accesso al disco condiviso non apra i documenti. Questo è stato il risultato di un problema che ho riscontrato l'anno scorso. Il _________________ (rimosso per motivi di riservatezza) vengono salvati nel Drive condiviso, a cui hanno accesso altri colleghi. Non li stavo salvando nella cartella "Documenti" che è personale, poiché anche il mio manager aveva bisogno di accedere a quei file. Ho scoperto che un collega aveva cercato di aprire i documenti dalla cartella in cui tutti i _____________ (rimossi per motivi di riservatezza) sono stati salvati. Ho discusso con il mio manager in seguito a questo incidente su cosa è successo, come ha influito sull'organizzazione, sulla riservatezza dei dettagli degli altri dipendenti e le ho spiegato come ciò avrebbe influenzato anche tutti gli altri membri del team. Il mio manager ha quindi chiesto cosa si poteva fare, ho suggerito di proteggere con password tutti i file che erano riservati. Da allora tutti i file riservati, indipendentemente da dove sono stati salvati, sono stati protetti da password e la password fornita solo alla persona interessata che ha il permesso di aprire i file.

Manutenzione dell'attrezzatura

In ufficio ci occupiamo sempre di stampanti e fax e file che necessitano di riciclaggio. Le cartucce di toner e i nastri fax vuoti possono causare effetti pericolosi a causa delle sostanze chimiche presenti in esse. Riguarda questioni di salute e sicurezza. Quindi vengono immessi nell'area in cui i rifiuti pericolosi vengono lasciati per lo smaltimento e l'azienda di raccolta li raccoglie ogni mese. Inoltre tutte le scatole e le coperture in cui arrivano i toner, le cartucce e le cartolerie vengono smaltite nei rispettivi cassonetti, così da evitare problemi di salute e sicurezza.

Mi assicuro inoltre che tutte le apparecchiature, come stampante, fax e computer, siano in buone condizioni. In caso di problemi IT, registro una chiamata con il servizio di assistenza IT e cerco eventuali ritardi citando il numero di riferimento del caso.

Appendice: "Reporting Data"

Questa particolare risposta di seguito è stata aggiunta qui, poiché c'erano richieste da due candidati. Questo non è in alcun modo correlato alla dichiarazione personale di cui sopra.

Livingsta

Descrivi i modi per riportare i dati in modo che

a) soddisfa gli scopi e gli obiettivi concordati

b) È preciso e privo di pregiudizi

I dati sono un gruppo di informazioni che vengono utilizzate per vari scopi come analisi, valutazioni e per arrivare a determinati risultati o conclusioni. Il reporting dei dati è un processo in cui i dati vengono estratti da una o più fonti e quindi convertiti in un formato che può essere utilizzato per uno scopo. Di solito è presentato sotto forma di report in tabelle o grafici o statistiche o grafici o su fogli di calcolo ecc. Questi dati possono essere utilizzati per arrivare a decisioni importanti all'interno dell'organizzazione o con organizzazioni esterne. Quindi il rapporto sui dati deve essere prodotto in modo tale da soddisfare gli scopi e gli obiettivi del requisito e deve anche essere accurato e privo di pregiudizi poiché la qualità dei dati è molto importante.

Le modalità di reporting dei dati in modo che soddisfino gli scopi e gli obiettivi concordati sono:

• Assicurati sempre che i dati raccolti servano allo scopo del rapporto che intendi preparare.
• Verificare che il report sia nello stile e nel formato concordati e che possa essere facilmente compreso dalle persone coinvolte.
• Verificare se il requisito è per un rapporto dettagliato o riepilogativo e preparare il rapporto di conseguenza.
• Mantenere il linguaggio il più semplice possibile se il rapporto deve essere distribuito a un'ampia gamma di destinatari; ancora una volta questo dipende dallo scopo della relazione e da ciò che si sta cercando di ottenere o di segnalare.
• Verificare che il report abbia una struttura concordata / accettabile e che i contenuti siano conformi agli scopi e agli obiettivi dell'organizzazione. In breve, deve avere una struttura logica, con idee chiare ed essere ben organizzato.
• Disporre i dati in modo chiaro e ordinato in diverse sezioni con note o spiegazioni ove necessario.
• È meglio non nominare o etichettare le persone nel rapporto.
• La parte conclusiva deve essere chiara con i risultati della tua ricerca o analisi.
• Includere eventuali consigli.
• È sempre bene riassumere all'inizio l'argomento della relazione, il suo scopo e ciò che viene discusso. Puoi anche includere il motivo per cui è stato creato questo rapporto. Puoi menzionarne i limiti, se ce ne sono, e suggerire aree di miglioramento.

I modi per riportare i dati in modo che siano accurati e privi di pregiudizi sono:

• Non fare mai ipotesi sui dati o conclusioni in quanto ciò può rappresentare una minaccia per il funzionamento dell'organizzazione.
• Verificare la grammatica, l'ortografia e l'accuratezza delle figure coinvolte poiché questi rapporti rappresentano la qualità dell'organizzazione. Se ci sono calcoli coinvolti, ricontrollali per vedere se ci sono errori. È sempre meglio farlo passare attraverso un'altra persona o due per una revisione, per evitare errori grammaticali o numerici.
• Non avere informazioni ripetitive o irrilevanti.
• Devi essere molto specifico nel tuo rapporto, utilizzando parole e cifre precise e chiare, in modo che il tuo rapporto sia privo di pregiudizi.