Struttura di suddivisione del lavoro (wbs) e elenco delle attività per il successo del progetto

WBS e elenco delle attività: c'è una differenza?

Molti project manager non conoscono la differenza tra una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e un elenco di attività. Su piccoli progetti, la differenza non ha molta importanza. Ma, man mano che le cose si complicano, è fondamentale capire la differenza e fare un buon lavoro creando ciascuna di esse.

WBS e elenco delle attività: qual è la differenza?

Molti project manager usano i termini Work Breakdown Structure (WBS) e Activity List in modo intercambiabile. Questo va bene su progetti piccoli e semplici. Ma può metterci molti guai poiché diventiamo responsabili di progetti più grandi e più complicati, specialmente quelli che coinvolgono team con competenze speciali o che utilizzano subappaltatori.

Ecco il modo confuso per dirlo:

• Una WBS è un elenco di ciò che stiamo facendo.
• Un elenco di attività è un elenco di ciò che stiamo facendo.

Pensa in questo modo e suonano più o meno lo stesso… e sei diretto nei guai.

Quindi pensiamoci in modo diverso.

• Una WBS è un elenco dei componenti del deliverable.
• Un elenco delle attività è un elenco delle attività in cui ci impegneremo durante il progetto.

Ora suonano abbastanza diversi. Abbiamo bisogno di entrambi e l'ordine corretto è: crea prima la struttura di scomposizione del lavoro e poi la lista delle attività.

Quanto è importante separare la WBS dall'elenco delle attività?

Una volta ho sistemato un progetto da $ 10 milioni che aveva già sprecato $ 600.000 e non stava andando da nessuna parte per sei mesi. Non avevano creato un elenco di attività separato dalla loro WBS e tutti stavano facendo il lavoro sbagliato. Ho lavorato con il team solo per due settimane e abbiamo sistemato tutto. Una volta che i membri del team hanno riflettuto sul proprio lavoro e hanno creato i propri elenchi di attività, tutto è diventato chiaro e diretto e il progetto è tornato sulla buona strada.

Pensa a un menu per la cena…

Immagina di essere un ristoratore e di fare un elenco di articoli che verranno serviti a una cena prestabilita senza ordini speciali. Potresti avere una lista come questa:

• Bisque di pesce
• Insalata Caesar
• Pollo al Marsala
• Verdure miste saltate
• Pasta
• Tiramisù

Bello! E quello che vedi sopra è la Work Breakdown Structure (WBS) di questa cena. L'elenco delle attività sarebbe simile a questo:

• il piano di acquisto: in quali negozi andare e cosa acquistare in ogni negozio
• le ricette per ogni articolo, con le istruzioni di cottura
• il lavoro di impiattare, servire e pulire in seguito

Una WBS elenca gli elementi; un elenco di attività descrive i processi.

Quando creiamo la WBS e l'elenco delle attività?

La creazione della Work Breakdown Structure e della Activity List sono un punto di svolta nella pianificazione del progetto. La WBS viene creata come il livello di dettaglio più fine dell'ambito del progetto definito, dopo una progressiva elaborazione. Completa il nostro lavoro sulla pianificazione dell'ambito e ci prepara a pianificare tutte le altre otto aree della gestione del progetto, compreso il tempo. E il primo passo per una stima dettagliata di tempi e costi è la creazione dell'Elenco attività. L'elenco delle attività deve essere preparato in modo che possiamo creare il nostro grafico PERT.

Una buona WBS semplifica la transizione dalla pianificazione dell'ambito alla pianificazione del tempo. Una volta che sappiamo chiaramente cosa stiamo facendo, è facile pianificare come lo realizzeremo.

Chi produce la WBS e l'Elenco attività?

Tra la WBS e l'Elenco attività, c'è un grande cambiamento in chi sta lavorando al progetto. La creazione di una WBS richiede molto input da parte dei clienti. La comunicazione con il cliente viene eseguita o coordinata dal project manager. E il lavoro di costruzione della WBS viene svolto principalmente dal project manager o da designer che sanno come soddisfare le esigenze del cliente.

Al contrario, l'elenco delle attività è preparato al meglio dai lavoratori effettivi che svolgeranno il lavoro. Se descrivono come faranno il proprio lavoro, l'Elenco attività è più accurato. Ancora più importante, guidato dal project manager, il team può trovare modi molto efficienti per lavorare rapidamente e prevenire i problemi. I team che pianificano il proprio lavoro e sono autogestiti creano grandi cose a basso costo. Quando i membri del team preparano l'elenco delle attività, diventano altamente motivati ​​e concentrati, quindi il progetto è sulla buona strada per il successo.

Nella costruzione, la WBS è realizzata dall'architetto o da un progettista architettonico del suo team. Quindi l'appaltatore generale controllerà e modificherà la WBS e, lavorando con i capisquadra effettivi, svilupperà l'elenco delle attività.

Nella programmazione di computer oggigiorno, spesso abbiamo programmatori-analisti che si occupano sia della progettazione che dello sviluppo di applicazioni. In tal caso, la persona che svolge il lavoro non cambia. Ma il ruolo cambia. Se fai questo tipo di lavoro - e io lo faccio - è una buona idea immaginarti mentre cambi cappello. Indossa un cappello per ascoltare i clienti e progettare e un altro cappello per stare da solo e pianificare le attività del tuo lavoro.

Il mio ripiano di utilità

Il set di scaffali di utilità che ho costruito utilizzando la WBS e uno degli elenchi di attività in questo articolo.

Sid Kemp

Un caso di studio: costruzione di uno scaffale di servizio

Questo caso di studio dovrebbe fare la differenza tra una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e un elenco di attività completamente chiaro.

Ho costruito una serie di ripiani di servizio nella mia lavanderia. Ci sono tre mensole su una parete, ciascuna lunga 3 piedi. Ecco la WBS:

Ripiani di utilità Struttura di scomposizione del lavoro

3 mensole in legno, 3 'x 8 "x 3/4"

6 staffe, 9 "di lunghezza, due per tenere ogni ripiano

2 supporti a parete regolabili per tenere le staffe

6 viti per fissare i ripiani al muro

6 tasselli per fissare le viti nel muro

La foto a sinistra mostra come sono gli scaffali, tra l'altro.

Tre possibili elenchi di attività per un progetto

Per mostrarti quanto è diverso un elenco di attività da una WBS, creerò tre diversi elenchi di attività, ognuno dei quali utilizza la stessa WBS per creare lo stesso set di scaffali:

• L'elenco fai da te (fai da te) può essere fatto da qualcuno con abilità di falegname.
• L'hobbista di riparazioni domestiche lo fa da solo, ma non fa falegnameria.
• Il noleggio di una soluzione professionale sembra molto diverso!

Elenco delle attività n. 1: l'approccio fai-da-te (fai da te)

1. Acquista tasselli, viti, supporti a parete e bretelle.
2. Acquista due scaffali in pino da 20 x 20 cm x 3/4 pollici e tinta noce
3. Taglia tre ripiani da 3 'dalle assi.
4. Macchia le assi e lasciale asciugare.
5. Misurare le posizioni nel muro per i supporti a parete.
6. Contrassegnare le posizioni dei fori delle viti.
7. Controllare le posizioni dei fori delle viti con una livella.
8. Praticare 6 fori e posizionare 6 tasselli nei muri.
9. Montare 2 supporti da parete regolabili con 6 viti, le viti sono allentate.
10. Stringere tutte le viti.
11. Attaccare le parentesi graffe ai supporti a parete.
12. Controlla le parentesi graffe con un livello.
13. Posiziona gli scaffali sulle parentesi graffe.
14. Pulire.

Elenco attività n. 2: l'approccio hobbista alle riparazioni a domicilio

1. Acquista tutti gli articoli della lista delle cose da fare, compresi gli scaffali pretagliati e pre-macchiati.
2. Misurare le posizioni nel muro per i supporti a parete.
3. Contrassegnare le posizioni dei fori delle viti.
4. Controllare le posizioni dei fori delle viti con una livella.
5. Praticare 6 fori e posizionare 6 tasselli nei muri.
6. Montare 2 supporti da parete regolabili con 6 viti, le viti sono allentate.
7. Stringere tutte le viti.
8. Attaccare le parentesi graffe ai supporti a parete.
9. Controlla le parentesi graffe con un livello.
10. Posiziona gli scaffali sulle parentesi graffe.
11. Pulire.

Elenco attività n. 3: assumere una soluzione professionale

1. Acquista tutti gli articoli della lista delle cose da fare, compresi gli scaffali pretagliati e pre-macchiati.
2. Assumi un tuttofare per installare gli scaffali e pulire dopo se stesso.
3. Paga il tuttofare.

Tre diversi elenchi di attività per una WBS

Come dice un vecchio proverbio, c'è più di un modo per scuoiare un gatto. Vedi sopra tre diversi modi di fare lo stesso progetto; tre diversi elenchi di attività. E puoi vedere che ognuno avrebbe un programma diverso e anche un budget diverso.

WBS e elenco delle attività

Mantieni la tua WBS e il tuo elenco di attività in ordine

Quindi, la lezione è: mantieni la tua WBS e la tua lista di attività separate e mantienile dritte.

In un piccolo progetto, soprattutto se stai facendo tutto il lavoro, puoi eseguirli insieme.

Ma in un progetto con un team, o in un progetto in cui potrebbero esserci approcci diversi da prendere in considerazione, eseguire prima la WBS e poi elaborare l'elenco delle attività. E se puoi, chiedi al team di creare il proprio elenco di attività.