Software di elaborazione testi: diploma nvq in economia e commercio e it: parte ii

Crea e modifica layout e strutture per documenti di elaborazione testi

Un documento, non può essere semplicemente scritto con del testo e delle immagini sparse qua e là. Tutti i documenti richiedono una presentazione pulita con una struttura e un layout standard. Per fare ciò, è necessario sapere come strutturare il documento, quali tecniche e strumenti sono necessari per questo e dove trovarli.

2.1 Identificare i requisiti del documento per struttura e stile

Qualsiasi documento che è stato creato deve aderire a determinati standard per facilità di leggibilità e per mantenere la professionalità. Se guardiamo in generale alla struttura standard di qualsiasi documento, questo avrà un frontespizio, un sommario, un'introduzione, un corpo per il documento e così via.

Frontespizio di esempio per un documento

nsf.gov

Ogni parte del documento ha il proprio stile e la propria struttura.

Ad esempio, il frontespizio del documento avrà il titolo del report, la data, lo stato del documento, ecc., Il sommario avrà tutte le sezioni e sotto-sezioni del documento, con i relativi numeri di pagina e così via.

A seconda del tipo di documento, è necessario impostare un layout di pagina standard per le pagine sull'elaboratore di testi. Alcune delle impostazioni di base includono il formato della carta, il tipo di carta, l'orientamento della carta, il carattere di base, la lingua, le impostazioni della data, la giustificazione del contenuto del documento, i margini, l'interlinea, le colonne, le intestazioni, i piè di pagina, i numeri di pagina, i titoli dei paragrafi, le tabelle e tanti altri a seconda dello scopo.

Oltre a questi, dobbiamo esaminare la parte grafica del documento. Anche la grafica che utilizzi in un documento dovrà essere conforme a determinati standard. Devono essere semplici e andare con il contenuto del documento (essere significativi) , essere didascalie appropriate, essere etichettati se necessario con le leggende, se presenti.

Il prossimo aspetto importante da considerare in un documento è la grammatica, la leggibilità e lo stile del documento. Controllo ortografico e verifica di eventuali errori grammaticali. Alcuni standard di base sono evitare di sottolineare il testo, usare virgolette singole invece di virgolette doppie, lasciare spazio tra frasi e paragrafi, controllare i segni di punteggiatura, ecc. Inoltre, è meglio usare la voce attiva durante la scrittura di un documento, piuttosto che la voce passiva.

Dopo che tutti gli stili e la struttura del documento sono stati presi in considerazione, l'impostazione della pagina deve essere regolata in modo che il documento appaia pulito e presentabile per la stampa e la lettura.

2.2 Identificare quali modelli e stili sono disponibili e quando utilizzarli

Una raccolta di specifiche come la dimensione di una pagina, l'orientamento della pagina, i margini, i caratteri, l'interlinea, ecc., È chiamata modello. Ogni singolo documento creato in Word si basa su un modello.

Ad esempio, quando apri un nuovo documento in Word, Word utilizza un modello predefinito con alcune impostazioni normali o predefinite e questo è chiamato modello Normale.

Viene fornito anche un modello con gli stili per il documento.

Ad esempio, per un modello normale, lo stile predefinito è lo stile normale. Avrà il carattere predefinito, la dimensione del carattere, l'interlinea, il margine e così via. Ci sono vari altri stili disponibili all'interno della parola stessa ( Formato -> Stili e formattazione ) da cui puoi sceglierne uno, oppure puoi modificare uno stile esistente o creare il tuo stile.

A seconda dell'organizzazione e del reparto in cui lavori, potresti già disporre di modelli diversi che sono stati precedentemente progettati per scopi specifici, tenendo conto delle esigenze e dei requisiti dell'organizzazione e dei suoi standard. I modelli possono avere diversi formati per la pagina, diversi stili e del testo standard, il tutto a seconda delle esigenze e degli standard dell'organizzazione.

Ad esempio, una carta intestata di cui ogni organizzazione dispone è un esempio di modello. Può contenere informazioni di base e informazioni di contatto sull'azienda. Questi modelli possono essere modificati oppure puoi creare i tuoi modelli e salvarli in una posizione facilmente accessibile nel tuo disco rigido. L'aspetto di un documento è determinato dagli stili e dalle specifiche del documento.

I modelli possono essere normali modelli predefiniti o modelli con macro. Se devi creare un modello per i documenti che creerai abbastanza spesso, quello che devi fare è: creare un modello con lo stile e le specifiche richieste e aggiungere il testo che apparirà ogni volta che viene creato un nuovo documento, quindi salva il modello con un nome significativo. Se si desidera modificare un modello già esistente in base alle proprie esigenze, aprire un modello già esistente, apportare le modifiche richieste e salvarlo con un nome diverso.

Esercitazione su Word 2003 utilizzando modelli

Esistono due tipi di modelli: modelli incorporati e modelli personalizzati.

I modelli incorporati sono dotati di una struttura preimpostata progettata per vari tipi di documenti.

Ad esempio, fax, promemoria, lettere, curriculum, rapporti, ecc.

I modelli personalizzati sono modelli creati dall'utente, quando un modello integrato per il loro scopo e requisito non è disponibile o quello disponibile non è soddisfacente. L'utente crea un modello utilizzando la propria formattazione e stili e lo salva insieme ad altri modelli in modo che siano disponibili per un utilizzo futuro.

File - Modelli - Seleziona "Aggiorna automaticamente gli stili del documento"

michaelgoerz.net

Nei casi in cui desideri riformattare gli stili di un documento esistente con gli stili che hai creato in un nuovo modello, puoi farlo allegando il modello appena creato al documento che richiede la riformattazione.

Per allegare un modello a un documento, File -> Modelli -> Seleziona l'opzione "Aggiorna automaticamente gli stili del documento" -> Fai clic su OK

Word sovrascriverà gli stili che hanno nomi corrispondenti nel vecchio documento e il nuovo modello e nuovi stili verranno aggiunti all'elenco degli stili. In questo processo, cambiano solo gli stili e altre specifiche come margini, intestazioni, piè di pagina, ecc. Non cambiano poiché sono impostazioni a livello di documento. Le impostazioni a livello di documento sostituiscono sempre le impostazioni a livello di modello.

Per esaminare la formattazione e gli stili disponibili, fare clic su Formato - Stili e formattazione

Tabella di inserimento

Le tabelle vengono utilizzate in vari tipi di documenti per vari scopi e ci sono diversi tipi di tabelle. Esamineremo le diverse impostazioni e funzionalità disponibili per modificare una tabella e organizzare le informazioni in essa.

Crea o inserisci una tabella - Tabella -> Inserisci -> Tabella -> Imposta il numero di righe e colonne -> Puoi utilizzare Adatta al contenuto che adatterà la tabella in base al contenuto o seleziona l'adattamento automatico alla finestra, che allungherà la tabella fino ai margini della pagina.

Aggiungi e modifica la struttura della tabella: puoi sempre fare clic con il pulsante destro del mouse su una tabella e accedere alle proprietà della tabella e apportare così tante modifiche alle proprietà della tabella. Puoi anche aggiungere ed eliminare righe e colonne, modificare la larghezza, i bordi, l'ombreggiatura e molte altre proprietà per una tabella.

Per convertire il testo in tabella, prima digita i dati separati da tabulazioni o virgole, qui ho separato i dati da tabulazioni

Per unire celle in una tabella, seleziona le celle che desideri unire - fai clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate - scegli "Unisci celle"

Unisci e dividi celle in una tabella: per unire celle, seleziona le celle che devi unire -> fai clic con il tasto destro su di esse -> fai clic su unisci celle.

Per dividere le celle -> fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella che devi dividere -> fai clic su celle divise -> imposta il numero di righe o colonne in cui desideri che la cella venga suddivisa

Allinea il testo orizzontalmente o verticalmente in una tabella: seleziona le celle in cui desideri allineare il testo. Fai clic destro su di essi -> fai clic su "Direzione testo" -> quindi scegli l'allineamento di cui hai bisogno

Margine della cella, bordi e ombreggiatura in una tabella - Fare clic con il tasto destro sulla tabella -> fare clic su Bordi e ombreggiatura -> modificare le impostazioni per margini, bordi e ombreggiatura

Come creare un modulo?

Vedremo anche come creare e modificare un modulo. I moduli sono documenti di testo che dispongono di campi modulo da compilare quando necessario. Questi moduli possono essere utilizzati sul computer o stampati e compilati. Analogamente ad altri documenti, i moduli possono anche essere salvati come modello. Per creare un modulo, MS Word -> Nuovo -> Documento vuoto -> È possibile digitare il titolo necessario e altri dettagli se necessario. Puoi anche usare una tabella per dare al modulo un layout professionale.

Visualizza - Barre degli strumenti - Moduli, mostrerà la barra degli strumenti dei moduli

Per aggiungere punti elenco e stili di elenco - Formato - Punti elenco e numerazione

Gli stili incorporati semplificano il lavoro durante lo stile di intestazioni, paragrafi e sommari. Ad esempio, quando selezioni manualmente un'intestazione, modifichi il carattere, la dimensione del carattere, il colore del carattere, esegui le azioni in tre passaggi per ottenere il risultato e dovrai ripetere l'operazione per ogni intestazione. Ma quando cambi gli stili con gli stili incorporati o già creati, finisci il lavoro con un solo clic.

Gli stili collegati cambiano gli stili sia del carattere che del paragrafo insieme e sono contrassegnati con " ¶a" alla fine. Questi stili si comportano come un paragrafo o come uno stile di carattere e possono essere applicati facendo clic in un punto qualsiasi all'interno del paragrafo per applicarli all'intero paragrafo, oppure puoi selezionare una sezione specifica del paragrafo e applicare lo stile se ti serve lo stile applicato solo alla parte del paragrafo.

Gli stili di elenco vengono utilizzati per modificare l'aspetto degli elenchi. Ha livelli di gerarchia con rientri e stili di numerazione.

Gli stili di tabella vengono utilizzati per modificare l'aspetto delle tabelle. Hanno un aspetto diverso per bordi, ombreggiatura, allineamento e caratteri nelle tabelle.

Per favore dai un riscontro:

Spero che abbiate una conoscenza di

• Studio della struttura e del layout richiesti per un documento
• Stili e modelli disponibili
• Utilizzo di tabelle e altre informazioni richieste per il documento
• Applicazione delle tecniche di cui sopra al documento

Ho fatto del mio meglio per allegare screenshot alla maggior parte delle azioni spiegate qui. Alcuni screenshot provengono da Microsoft Word 2010 e li sostituirò con Word 2003 il prima possibile.

Spero che tu abbia trovato utile questa informazione. Non esitare a inviare commenti e a porre eventuali domande. La prima sezione di questa unità può essere trovata sul link sottostante

Sezione 1 - Inserimento e combinazione di testo e altre informazioni in modo accurato all'interno di documenti di elaborazione testi (software di elaborazione testi, domande da 1.1 a 1.7)

La sezione successiva di questa unità si trova sul collegamento sottostante

Sezione 3 - Utilizzare strumenti software di elaborazione testi per formattare e presentare documenti in modo efficace per soddisfare i requisiti (software di elaborazione testi, domande da 3.1 a 3.6)