Cosa includere in un rapporto settimanale sullo stato del progetto

introduzione

Scrivere aggiornamenti settimanali sullo stato del progetto può sembrare un lavoro ingrato, ma sono uno strumento fondamentale che aiuta i project manager a mantenere un progetto in carreggiata. I rapporti settimanali sullo stato del progetto mantengono la leadership senior e il team di progetto aggiornati sullo stato del progetto, ti offrono un forum per mettere i rischi e i problemi di fronte a tutti e ti offrono un'altra strada per continuare a spingere le date delle pietre miliari di fronte a tutti assicurati che le persone rimangano concentrate su di loro. Questo articolo illustra gli elementi critici da includere in ogni rapporto settimanale sullo stato del progetto.

Un semplice semaforo verde, giallo o rosso può comunicare molto rapidamente sullo stato di un progetto.

U.S Dipartimento di Stato

Stato semaforo

Lo stato di un semaforo è un indicatore verde, giallo o rosso. Il verde indica che il progetto è in programma e non ci sono problemi. Il giallo indica che si profilano rischi che, se non affrontati, avranno un impatto preciso sulla pianificazione del progetto o sul budget del progetto. Il rosso indica che il progetto sta riscontrando problemi significativi e che un impatto sull'ambito, sulla tempistica o sul budget è inevitabile. Dopo aver affrontato un progetto che si trova in uno stato rosso, dovrai ridefinire la linea di base del progetto, momento in cui puoi spostarlo fuori dallo stato di semaforo rosso.

Aggiornamento di stato

La sezione di aggiornamento dello stato è un breve sommario scritto che indica dove si trova attualmente il progetto. Idealmente, questo dovrebbe essere limitato a poche frasi che colpiscono le note alte. In generale, questo indicherà dove si trova il team per quanto riguarda il raggiungimento della tappa successiva del progetto. In alternativa, se il progetto sta attualmente subendo una battuta d'arresto importante, questo è un buon punto per chiamarlo in modo che possa entrare nel radar della leadership senior. Inoltre, se il tuo progetto ha più fasi, includi un breve aggiornamento dello stato associato allo stato di ciascuna fase o una parte fondamentale del progetto.

Includere le pietre miliari del progetto e le date associate offre a tutti caselle di alto livello da controllare per assicurarsi che un progetto sia sulla buona strada.

Notizie sull'acceleratore di progetto

Programma milestone

Le pietre miliari sono le date importanti che è fondamentale per il team di progetto raggiungere durante lo sviluppo del progetto. Ad esempio, una pietra miliare può essere una dimostrazione di ciò su cui stai lavorando per investitori o stakeholder chiave o la data prevista per il completamento. È necessario definire le date delle pietre miliari nel report settimanale sullo stato del progetto per garantire che sia gli stakeholder chiave del progetto che il team di progetto non li perdano di vista.

Lavoro in volo e imminente

Includere una sezione nell'aggiornamento settimanale dello stato del progetto che riepiloghi a cosa stanno attualmente lavorando i membri del team di progetto e a quale lavoro passeranno dopo. Dovresti essere in grado di raccogliere queste informazioni da una combinazione della pianificazione del progetto e della struttura di suddivisione del lavoro. Ciò aiuta anche a tenere sotto controllo il project manager, poiché li costringe a entrare in contatto con tutti per convalidare ciò su cui stanno lavorando e quali attività passeranno in seguito. Offre inoltre ai membri del team di progetto un'altra strada per proporre eventuali problemi che stanno incontrando o rischi all'orizzonte.

Rischi e problemi

Le ultime, ma ancora critiche, sezioni che è necessario includere in un rapporto settimanale sullo stato del progetto riguardano rischi e problemi. La sezione che definisce i rischi deve richiamare chiaramente tutti i potenziali rischi per il progetto che vedi all'orizzonte e il piano che devi mitigare tali rischi nel caso in cui diventino problemi. Questa non è una scienza esatta e non c'è modo di essere preparati a tutto, ma vuoi assicurarti di aver identificato tutto ciò che puoi e di avere un'idea approssimativa di come lo controlleresti nel caso in cui diventi un problema. La sezione dei problemi dovrebbe elencare tutti i problemi attualmente riscontrati nel progetto e le azioni intraprese per affrontarli.