Unità 2: organizzazione del viaggio e del soggiorno in azienda

Nota: queste informazioni sono utili per ottenere il diploma di livello 2 in economia e commercio. Si prega di non copiare.

Diversi tipi di riunioni

I tipi di riunioni dipendono dalle dimensioni di un'organizzazione, dalle questioni che devono essere discusse e dal numero di persone che probabilmente parteciperanno.

Una riunione in piedi è esattamente quello che sembra: una riunione in piedi. Queste riunioni vengono spesso tenute quotidianamente dal manager per brevi periodi di tempo. Vengono in genere utilizzati quando il manager deve informare i dipendenti di semplici modifiche o attività che devono essere iniziate e completate.
Una conferenza è una riunione altamente pianificata e organizzata e le conferenze sono ampiamente basate su discussioni e opinioni. Sono tenuti da un presidente per discutere uno o più argomenti e spesso hanno un'alta partecipazione di persone diverse all'interno dell'organizzazione. A volte si svolgono chiamate in conferenza. Questi possono coinvolgere una o più persone.
Una presentazione è una riunione che si tiene per informare i dipendenti sulle modifiche alla routine, alle regole e alle procedure. La pianificazione di una presentazione richiede spesso molto tempo poiché è fondamentale che tutte le informazioni siano precise e dettagliate. In una presentazione ci sono spesso uno o due relatori ei partecipanti di solito hanno la possibilità di discutere eventuali domande alla fine.
Un incontro di attualità è un incontro che si tiene per discutere un singolo argomento.
Le riunioni di emergenza si svolgono all'improvviso, spesso senza molta pianificazione e preavviso. Di solito comportano discussioni su una crisi interna o esterna all'organizzazione. Tutti i membri di un team dovranno partecipare a una riunione di emergenza che potrebbe interrompere la giornata di lavoro, ma è molto importante. Non è necessario un ordine del giorno per una riunione di emergenza a causa del breve preavviso; tuttavia, i verbali dovrebbero comunque essere annotati durante o dopo la riunione.

Supporto amministrativo per le riunioni

È fondamentale che venga fornito supporto amministrativo per le riunioni. Prima che si tenga una riunione, dovrebbe essere fatto un elenco di tutti i partecipanti e dovrebbero essere raccolte brevi informazioni sullo scopo della riunione. Quando le persone entrano per la riunione, è importante che qualcuno prenda nota di chi arriva.

Ci dovrebbe essere sempre un acquirente di minuti; si tratta di persone che registrano le discussioni e gli accordi che avvengono durante una riunione, consentendo alle persone di fare riferimento ad essi. Quando le persone entrano nell'area per la riunione, è importante che qualcuno annoti i nomi delle persone presenti nel caso in cui sia necessario tenere una seconda riunione con gli stessi partecipanti. Inoltre questo permette al manager, ecc. Di sapere a chi sono stati assegnati i nuovi obiettivi o chi è a conoscenza dei nuovi risultati.

Il supporto amministrativo è necessario anche durante la pianificazione e l'organizzazione di una riunione (fare riferimento alla domanda 3 per ciò che aiutano).

Organizzazione di riunioni

Quando si organizza una riunione, considerare lo scopo e chi sarà il "capo" della riunione. È opportuno prevedere un orario adeguato in modo che l'incontro non sia in conflitto con appuntamenti importanti delle persone coinvolte nell'incontro. La durata della riunione dovrebbe essere pianificata così come un elenco di chi parteciperà e dovrebbe essere scelto un luogo adatto (uno che anche tutti i partecipanti potranno avere). Dovrebbe essere creato un programma; questo è un elenco di elementi che delinea gli argomenti da discutere durante la riunione.

Se devono essere forniti rinfreschi, è necessario considerare l'importo e, a seconda di quanto lontano / vicino è l'incontro, i rinfreschi dovrebbero essere acquistati e conservati correttamente. Devono essere prese in considerazione diete speciali.

L'accesso ai disabili dovrebbe essere considerato per supportare i partecipanti. Se necessario, il luogo della riunione dovrebbe essere controllato per assicurarsi che sia adatto per l'accesso con sedia a rotelle, ecc. È possibile assumere o invitare interpreti di lingua dei segni per aiutare con la comunicazione.

Alloggio per affari

Quando si viaggia per affari, l'area potrebbe essere locale o internazionale. È importante che tutte le diverse opzioni di viaggio siano ricercate prima di prenotare per confrontare l'idoneità e l'affidabilità, nonché i diversi tipi di alloggio.

Diverse opzioni di viaggio: auto, taxi, autobus, pullman, treno, nave / traghetto, aereo
Diverse tipologie di sistemazione: Hotel, bed and breakfast.

È molto importante nel settore aziendale confermare le istruzioni e i requisiti per i viaggi d'affari e l'alloggio. Quando si organizzano viaggi d'affari con alloggio, il processo di pianificazione è molto importante. Sarà necessario scoprire la quantità di persone che viaggiano e il budget per andare avanti con il processo di pianificazione.

Innanzitutto occorre conoscere i diversi tipi di viaggi d'affari; il viaggio sarà locale o internazionale? Una volta che la posizione è confermata, un'attenta valutazione dovrebbe essere usata per scegliere l'alloggio.

Gli hotel spesso forniscono tre pasti quadrati al giorno (che possono includere un pranzo al sacco) ma possono essere piuttosto costosi. Tuttavia, forniscono ai visitatori molte strutture diverse, comprese le sale comuni dell'hotel e possono anche fornire il WiFi gratuito che consentirà ai lavoratori aziendali di tenersi aggiornati con i loro compiti mentre sono nella loro stanza e consentirà loro di comunicare con i colleghi di lavoro.
I bed and breakfast forniscono sempre la colazione al mattino che è inclusa nel costo del soggiorno di qualcuno. Le strutture in alcuni bed and breakfast sono limitate, il che non dovrebbe essere un problema eccessivo poiché quando si è in viaggio d'affari è probabile che il lavoratore non si trovi spesso nella stanza assegnata.

Prenotazione viaggi

Al momento della prenotazione del viaggio è importante che vengano effettuate ulteriori ricerche. Se l'hotel / bed and breakfast ha un orario di coprifuoco per la prenotazione è fondamentale che il lavoratore aziendale arrivi prima. In alcuni casi è più facile viaggiare il giorno prima per sistemarsi in una stanza e rilassarsi fino all'inizio del lavoro. Le spese dovranno essere controllate attentamente in modo che il costo rientri nel budget.

I biglietti per il viaggio e le camere dell'hotel / bed and breakfast devono essere prenotati in anticipo per evitare delusioni e stress. In alcuni casi, ai viaggiatori d'affari può essere fornita una certa somma di denaro per acquistare cibo, viaggiare in autobus o taxi e per provvedere ad altre necessità.

Quando la pianificazione è completa, tutti i membri del personale che partecipano al viaggio di lavoro dovrebbero ricevere i dettagli sul viaggio e sulla sistemazione in modo che siano in grado di prepararsi e conoscere i dettagli esatti di ciò che stanno facendo.

È importante tenere traccia dei viaggi d'affari e degli alloggi per tenere traccia dei flussi di cassa e dei profitti aziendali poiché il denaro utilizzato per un viaggio d'affari è spesso impostato su un budget. Se vengono conservati dettagli su viaggio e alloggio, ad esempio quanto costano e la loro idoneità, in futuro si potrà fare riferimento alla registrazione per risparmiare denaro e / o trovare una sistemazione migliore.

È anche utile conservare i registri in quanto consente la comunicazione ai dipendenti su possibili cambiamenti durante i loro viaggi.

Tipi di apparecchiature per ufficio

Cancelleria: la cancelleria è ampiamente utilizzata all'interno dell'ufficio. Esempi di cancelleria: penne, matite, cucitrici, fermagli per carta, post-it, righelli.

Sistema di sicurezza: nel mio posto di lavoro, tutte le porte degli uffici sono tenute chiuse e hanno serrature codificate. Questo per garantire che il pubblico e le persone non autorizzate non possano accedere ai file dei pazienti e ai piccoli contanti. Sono inoltre presenti telecamere a circuito chiuso all'interno della reception e all'esterno dell'edificio per garantire la sicurezza sia dei clienti interni che esterni. Tutti i computer del personale hanno uno speciale pulsante "panico" che, se premuto, compare come avviso sui computer degli altri membri del personale. Questo li avverte che sei in difficoltà ed è nostra politica che se ciò accade mentre non abbiamo a che fare con il paziente, dobbiamo andare dal membro dello staff che ha attivato il pulsante di panico per vedere cosa non va.

Computer: un computer è una delle principali apparecchiature utilizzate in ufficio. Contengono diversi software, ad esempio Microsoft Word, che consente ai membri del personale di creare lettere, ecc. I computer sono generalmente collegati a Internet, il che consente la comunicazione e la ricerca online. È necessario installare un software antivirus speciale su tutti i computer per un utilizzo sicuro durante l'utilizzo di Internet. È anche importante che venga eseguito il backup di tutto il lavoro per evitare di perdere il lavoro. La maggior parte del software sui computer può essere crittografata con password per consentire solo l'accesso autorizzato e per proteggere la riservatezza.

Stampante / fotocopiatrice: le fotocopiatrici vengono utilizzate per eseguire copie di documenti su carta. È sempre utile avere copie delle informazioni soprattutto se riguardano un cliente.

Scanner: gli scanner sono collegati ai computer e vengono utilizzati per trasferire qualcosa dalla carta al computer. Il mio lavoro sul posto di lavoro consiste nell'utilizzare lo scanner per inserire nel sistema note del paziente e lettere ospedaliere per l'assegnazione.

Scrivanie e sedie: la maggior parte dei dipendenti all'interno di un'organizzazione di ufficio è assegnata alle proprie scrivanie. In alcune organizzazioni i dipendenti "hot desk". Ciò significa che non hanno una propria area, si limitano a portare ovunque sia disponibile.

Macchina fax: le macchine fax vengono utilizzate per copiare documenti a un'azienda esterna. Ogni apparecchio fax ha un numero individuale, molto simile a un numero di telefono, che consente ad altre aziende di inoltrare immediatamente le informazioni.

Affrancatrice: Le affrancatrici vengono utilizzate per pesare e "stampare" su buste (lettere / pacchi) in modo che possano essere spedite. Il credito viene acquistato e immesso nella macchina per pagare i costi del bollo che possono essere modificati in 1a o 2a classe. (fare riferimento all'unità 12 per ulteriori informazioni sulle macchine affrancatrici)

Laminatore: carta o cartoncino vengono inseriti in un laminatore che viene poi "sigillato" in un rivestimento di plastica per proteggerli da danni causati dall'acqua e da strappi. I documenti sono spesso laminati se devono essere messi in mostra, ad esempio poster o istruzioni.

Telefono fisso: i telefoni sono quasi sempre utilizzati in ufficio. Possono essere utilizzati per dare / ricevere chiamate esterne e interne. All'interno del mio posto di lavoro i telefoni vengono utilizzati per comunicare con altri dipendenti e vengono utilizzati per chiamare altre aziende sanitarie e pazienti. Riceviamo anche chiamate in arrivo da pazienti che potrebbero avere una domanda o che desiderano prenotare un appuntamento. Ogni telefono ha anche una "casella di posta" dove le persone che chiamano possono lasciare un messaggio se non sei in grado di rispondere. Possono anche essere impostati su un'impostazione "non disturbare".

Armadietto: uno schedario viene utilizzato per organizzare e archiviare i documenti. Spesso hanno più cassetti e sezioni che possono essere etichettati per aiutare con l'organizzazione. All'interno del mio posto di lavoro abbiamo degli schedari specialmente per i dati anagrafici dei pazienti che sono disposti in ordine alfabetico per cognome e possono essere chiusi a chiave. Un vantaggio di molti di questi è che sono ignifughi, quindi le informazioni vitali non verranno distrutte in caso di incendio.

Trituratore: i trituratori possono essere utilizzati in ufficio per smaltire informazioni private e riservate su un altro membro del personale o su un cliente / paziente. Questo per garantire che nessuna persona non autorizzata possa ottenere le informazioni. Il Data Protection Act afferma che le informazioni personali dovrebbero essere "conservate per non più di quanto sia assolutamente necessario". All'interno del mio posto di lavoro distruggiamo tutte le informazioni riservate che non sono più necessarie.

Cassaforte: una cassetta di sicurezza è un pezzo di "attrezzatura" vitale per un ufficio se ha luogo il deposito di denaro. Una cassaforte conserverà il denaro in modo sicuro e solo le persone autorizzate dovrebbero sapere come accedervi tramite una chiave o un codice. Anche le chiavi di una cassaforte devono essere conservate in un luogo sicuro per evitare perdite o furti.

Utilizzo delle apparecchiature per ufficio

Quando si selezionano le apparecchiature per ufficio per completare un'attività, è necessario considerare ciò che l'attività richiede di fare. Se devi scrivere una lettera, puoi scegliere di utilizzare Microsoft Word su un computer e quindi utilizzare una stampante. (Considera le risorse disponibili: potrebbe non esserci carta sufficiente per la stampa.)

È anche importante considerare la quantità di tempo a disposizione per completare un'attività. Ad esempio, se ti viene richiesto di creare un grafico, sarà necessario più tempo per disegnarlo a mano libera rispetto a quando utilizzi un software su un computer.

Se il compito consiste nel fornire informazioni ad altre persone, è necessario farlo rapidamente o la velocità non è molto importante? L'invio di fax e l'uso della comunicazione telefonica sono quasi istantanei, mentre la posta elettronica dipende dal tempo impiegato da qualcuno per accedervi e leggerla.

Anche i costi e la qualità dovranno essere considerati quando si intraprende un compito. Alcune apparecchiature per ufficio possono produrre documenti di qualità superiore, ma a un costo elevato, ciò dovrà essere pianificato attentamente.

Ridurre gli sprechi

È importante ridurre al minimo gli sprechi nell'ambiente di lavoro poiché le prestazioni saranno più efficienti e i clienti / pazienti si sentiranno più a loro agio. Una corretta formazione dovrebbe essere fornita a tutti i dipendenti, incluso come identificare e ridurre al minimo gli sprechi.

L'uso della posta elettronica aiuta a ridurre lo spreco di carta poiché i verbali delle riunioni, le newsletter ecc. Possono essere inviati alle e-mail del personale invece di essere consegnati su carta.
Se un dipendente utilizza una stampante, deve stampare solo la quantità di pagine di cui ha bisogno e, se possibile, stamparle in duplex. Questo può essere applicato anche quando si utilizza una fotocopiatrice.
Anche i "rifiuti elettrici" sono molto importanti da ridurre: le bollette saranno inferiori e l'edificio e l'ambiente saranno più economici. Al termine della giornata lavorativa tutte le luci devono essere spente così come i computer e i loro componenti (scanner, stampanti, fotocopiatrici). Il riscaldamento centralizzato o l'aria condizionata devono essere utilizzati solo se necessario.

Sistemi di diario

Una copia cartacea, o un sistema di diario manuale, è spesso sotto forma di un libro rilegato o rilegato ad anelli. Sono disponibili in molti diversi formati giorno / mese, quindi sarà necessario considerare quante voci verranno inserite nel diario prima di selezionarle. Gli svantaggi di questo sistema sono la possibilità di perdita e l'uso della carta. Lo spazio può essere limitato in un diario rilegato che potrebbe portare a voci non chiare. Ciò potrebbe comportare la lettura errata delle voci. All'interno della mia organizzazione ci sono uno o più wall planner in ciascuna stanza mantenuta dal personale che vengono aggiornati regolarmente. Questi sono utili in quanto sono sempre in vista. È una decisione personale decidere se utilizzare o meno un diario "in stile libro".

I sistemi di diario elettronico possono essere creati su un computer, un telefono o un organizer elettrico. Su un computer ci sono molti programmi diversi che puoi usare per creare un sistema di diario, quindi dipende dalle preferenze personali. Se i sistemi di agenda sono elettronici, c'è sempre la possibilità di crittografarli con password per garantire che solo le persone con accesso autorizzato possano visualizzarli e modificarli.

Vantaggi di un sistema di diario

L'utilizzo di sistemi di diario ti consente di pianificare e organizzare in modo efficiente il tuo tempo e quello degli altri. Se i sistemi di agenda sono accessibili ad altri membri del personale, ciò consente loro di conoscere la tua disponibilità generale per riunioni, giornate di formazione e all'interno del mio posto di lavoro quando sono i loro giorni di amministrazione. I sistemi di diario aiutano nella pianificazione di riunioni ed eventi poiché sarai in grado di assicurarti che nulla si sovrapponga a essi.

Quando si ordinano risorse, è spesso una buona idea tenere un diario di ciò che è stato ordinato, quando e la quantità di ciò che è stato ordinato. Questo aiuta il manager e la piccola testa di cassa a tenere traccia della frequenza con cui le risorse vengono utilizzate e potrebbe eventualmente aiutare a risolvere i problemi per ridurre lo spreco di risorse.

È fondamentale includere date e orari all'interno di un sistema di diario. A questi dovrebbero essere seguiti i nomi, se necessario, e le informazioni sull'appuntamento o sull'evento annotato. I sistemi di diario dovrebbero essere sempre accurati e corretti e dovrebbero contenere tutti i dettagli necessari.

Esempio di un sistema in uso

Ottenere informazioni corrette quando si fanno le annotazioni del diario è fondamentale. All'interno del mio posto di lavoro, utilizziamo un software chiamato "SystmOne". Contiene un tipo di sistema di diario elettronico per la prenotazione di appuntamenti e consultazioni telefoniche. È importante che le informazioni su questo siano corrette per evitare appuntamenti contrastanti, per aiutare a salvaguardare i pazienti, per garantire che venga inserito il paziente corretto e in modo che il medico o l'addetto alla prescrizione conosca un piccolo riassunto sui sintomi / bisogni del paziente.

Abbiamo anche la possibilità di mantenere i nostri sistemi di diario per inserire le date delle riunioni del team e dei giorni di formazione. Tenere traccia di queste date ci aiuta a mantenere il tempo libero a disposizione. La partecipazione a riunioni e giornate di formazione ci consente di comunicare con altri colleghi, migliorare eventuali problemi che potremmo avere all'interno dello studio e ci aiuta ad ampliare le nostre conoscenze.