Galateo della posta elettronica in ufficio per i manager

L'invio di un'e-mail a un dipendente da casa, a tarda notte, dovrebbe essere fatto solo in caso di estrema emergenza. La maggior parte delle volte è meglio dormirci sopra e scrivere la tua email al lavoro il giorno successivo, quando la mente è lucida.

Cosa c'è di meglio: e-mail o comunicazione faccia a faccia?

I manager spesso si affidano alla posta elettronica per comunicare rapidamente informazioni importanti al proprio personale. Ma se non utilizzati con prudenza, i manager che fanno troppo affidamento sulla posta elettronica quando dovrebbero avere conversazioni faccia a faccia con i propri dipendenti possono fare più male che bene. Segui questi semplici suggerimenti per evitare le comuni insidie della posta elettronica che minano la tua autorità e alienano il tuo personale.

7 errori di posta elettronica comuni commessi dai gestori

Nella maggior parte degli uffici, la posta elettronica è il metodo dominante per le comunicazioni tra uffici quando non sono possibili riunioni faccia a faccia. Detto questo, ci sono alcune situazioni in cui l'uso delle comunicazioni e-mail tra un manager e un subordinato è inappropriato.

Di seguito sono riportati alcuni errori di posta elettronica comuni da evitare se si desidera mantenere buoni rapporti con i dipendenti.

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1. Non utilizzare la posta elettronica come un modo per evitare qualcuno.

Non utilizzare mai la posta elettronica per azioni disciplinari, revisioni delle prestazioni o altri problemi sensibili. Comunicare cattive notizie tramite e-mail mina la tua credibilità come leader. Vuoi che il personale sappia che puoi contare su di te per affrontare di persona problemi difficili. Dai ai tuoi dipendenti il rispetto che meritano, anche quando li stai disciplinando, e organizza un incontro faccia a faccia.

In qualità di manager, se ricevi un messaggio di posta elettronica confuso dal tuo subordinato, invece di reagire inviando un'altra email, prendi il telefono o l'interfono e chiedi al tuo subordinato di chiarire la sua email di persona. Se la messaggistica di posta elettronica non soddisfa i tuoi obiettivi di comunicazione, in qualità di manager è tua responsabilità interrompere il ciclo di e-mail circolari e iniziare a comunicare in modo chiaro.

Prima di inviare un'e-mail al tuo collega a due scrivanie di distanza, chiediti se una conversazione faccia a faccia sarebbe più appropriata.

2. Non sottovalutare la permanenza dell'email.

Non dimenticare che qualunque cosa scrivi in un'email diventa una registrazione permanente della tua comunicazione, completa di data e ora. Tutto ciò che scrivi in un'e-mail può essere utilizzato in tribunale per cause di licenziamento illecite. Le e-mail sono molto più facili da trovare, stampare e / o inoltrare fuori dall'ufficio rispetto ai tradizionali promemoria cartacei.

Se sei arrabbiato, fai una pausa e calmati prima di inviare un'e-mail a un membro dello staff. Una volta che un'e-mail arrabbiata è stata inviata, non può essere ritirata, quindi scegli attentamente le tue parole.

3. Non utilizzare un linguaggio aggressivo passivo in un'e-mail.

Se ti senti reagire con forza a un'e-mail, una telefonata o una discussione in una riunione recente, siediti per qualche minuto con i tuoi sentimenti. Quindi decidi se scrivere e inviare un'e-mail è la risposta più appropriata. (Quando le emozioni sono cariche, di solito non lo è.)

Quando devi rispondere a una situazione difficile tramite e-mail, fai attenzione al tono che usi. Tratta le tue comunicazioni e-mail come faresti con un promemoria. Evita a tutti i costi il linguaggio fiammeggiante, passivo-aggressivo e il sarcasmo, a meno che tu non voglia demoralizzare gravemente il tuo personale e creare barriere di comunicazione insormontabili più avanti lungo la strada.

Per evitare di usare un linguaggio passivo aggressivo nella tua e-mail e migliorare la ricettività dopo che il tuo messaggio è stato inviato, indica chiaramente i tuoi sentimenti, nel modo più positivo possibile, proprio all'inizio del messaggio. I manager efficaci sanno che il rinforzo positivo è importante tanto quanto le critiche costruttive. Ma se quel rinforzo positivo è troppo vago o nascosto in fondo al messaggio di posta elettronica, il tuo dipendente potrebbe non "sentirlo".

4. Non includere (CC) troppe persone.

Non coinvolgere altre persone in una conversazione e-mail senza prima chiedere il permesso ai partecipanti originali. Se stai intrattenendo una conversazione e-mail con un altro membro dello staff ma da qualche parte nel thread in corso, pensi che potrebbe essere necessario coinvolgere un'altra persona, prima di metterla in CC, fallo sapere alla persona con cui hai comunicato prima si invia il messaggio. Assicurati di spiegare perché vuoi invitare quella persona coinvolta nella discussione e di essere chiaro su ciò che intendi dire. Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del tipo: "Penso davvero che Jane potrebbe essere in grado di aiutarci a trovare alcune soluzioni al problema X. Lavora nel dipartimento XYZ da 10 anni e mi piacerebbe avere le sue intuizioni.Posso inoltrarle una copia di questo thread di posta elettronica e chiederle ABC ? "

5. Usa BCC con attenzione.

La funzione BCC (copia per conoscenza nascosta) dovrebbe essere utilizzata per mantenere riservati gli indirizzi e-mail di altre persone in un'e-mail di gruppo. Non dovrebbe essere utilizzato per inviare segretamente una conversazione e-mail privata a qualcun altro senza che l'altra parte lo sappia. A meno che tu non abbia una ragione giustificabile (cioè la sicurezza di qualcuno è a rischio se non invii un messaggio BCC) per non essere trasparente su dove stai inviando un messaggio, usare la funzione BCC è un po 'come sussurrare dietro la schiena di qualcuno al lavoro. È scortese e poco professionale. E in alcuni casi, l'inoltro o la copia di un messaggio a destinatari involontari potrebbe farti finire in un pasticcio legale.

6. Non dimenticare di essere onesto.

I manager efficaci cercano sempre di essere giusti: se sei un manager che si preoccupa di trattare con i tuoi dipendenti in modo equo, empatico e al tempo stesso fermo, vedrai che la messaggistica e-mail non è sempre il modo migliore per raggiungere i tuoi dipendenti.

Lee Iacocca ha questo consiglio per dare un feedback agli altri:

Si tratta di un consiglio appropriato e tempestivo se applicato alla comunicazione con i dipendenti tramite e-mail.

7. Guarda la tua lingua.

Se vuoi essere un leader e un comunicatore efficace, presta molta attenzione al linguaggio che usi quando invii un'email al tuo staff. Ci sono alcune frasi che possono minare il tuo messaggio e far perdere tempo al tuo lettore. Le frasi erano presenti in una pratica infografica pubblicata su Inc.com: 21 frasi che non dovresti mai includere in un'e-mail.

"Posso fare una domanda?" Vai avanti e fai la domanda. Non prefiggerlo chiedendo il permesso di fare la tua richiesta. Se stai usando la frase "Posso farti una domanda?" come un modo per sollevare un argomento delicato, allora questo è un segno che la tua domanda è troppo personale per un'e-mail. Se devi porre la domanda personale, fallo faccia a faccia; non via e-mail quando il tuo destinatario potrebbe avere legittime preoccupazioni in merito cosa potrebbe accadere alla loro risposta viene condiviso tramite e-mail.
"Questo potrebbe non applicarti a te?" Il lettore potrebbe chiedersi perché lo mandi a me.
"Ha senso?" Se non sei sicuro che quello che hai scritto in un'e-mail allo staff verrà compreso, questo è un segno che devi riscrivere la tua e-mail finché non sei certo che quello che stai dicendo sia chiaro e diretto.