Nvq livello 3: lavorare in un ambiente aziendale

Lavorare in un ambiente aziendale è un'unità obbligatoria di tre crediti del Gruppo A per il diploma di qualifica professionale nazionale di livello 3 in economia e amministrazione, offerto in Inghilterra, Galles e Irlanda del Nord. Questo modulo aiuta il candidato a raggiungere una comprensione approfondita delle dinamiche interpersonali, sicurezza sul lavoro, efficienza, sostenibilità e sicurezza.

Questo articolo affronterà ciascuno dei risultati del modulo, spiegherà cosa significano e come ottenerli. Ti aiuterà a capire cosa ci si aspetta generalmente che i candidati scrivano. A seconda del tuo lavoro specifico, dovrai modificare ciò che è scritto qui per il tuo lavoro e la tua organizzazione quando prepari il tuo portfolio.

Come usare questa pagina

Questo articolo tratta l'Unità 303 per il diploma NVQ Livello 3 in Economia e Commercio, che copre elementi di comunicazione in un ambiente di lavoro.

Questa guida è informativa e ha lo scopo di guidarti attraverso il processo di compilazione del tuo portfolio. Non copiare direttamente nulla qui per il tuo file, poiché il tuo file deve essere adattato alle specifiche del tuo lavoro e della tua organizzazione. Copiare direttamente la lingua da questo articolo non è solo disonesto, ma indebolirà il tuo file.

Risultato 1: comprendere lo scopo e i vantaggi del rispetto e del sostegno alle altre persone al lavoro

1.1 Spiegare lo scopo del supporto ad altre persone al lavoro

Il lavoro di squadra contribuisce al successo complessivo dell'organizzazione. Come individuo, dovresti considerare come le tue azioni aiutano o ostacolano gli obiettivi del tuo team. Allo stesso modo, il tuo team ha un ruolo come parte di un dipartimento o degli obiettivi generali di un'azienda. Gli individui di un team devono sostenersi a vicenda e vedere il lavoro degli altri come se fossero propri.

Il lavoro di squadra ha molti vantaggi:

• Può essere più gratificante del lavoro individuale, perché il successo è condiviso e amplificato tra un gruppo.
• Quando i membri di un team si supportano a vicenda, le cose si fanno più velocemente.
• Se stai lottando con un'attività individuale, puoi chiedere aiuto a un collega e viceversa.
• Un senso di responsabilità condivisa incoraggerà le persone a prendere sul serio i propri compiti, in modo da non deludere i colleghi.

1.2 Spiegare lo scopo di aiutare altre persone a lavorare in modo efficace ed efficiente

Aiutare altre persone al lavoro migliora la produttività, le relazioni interne all'ufficio e il morale. Inoltre, i luoghi di lavoro solidali e collaborativi sono più efficienti, poiché lavorare insieme accelera la risoluzione dei problemi e garantisce il rispetto delle scadenze.

Lavorare con altre persone ti aiuta a:

• Comunica in modo più efficace e impara a rispettare gli altri.
• Condividete obiettivi, obiettivi, priorità e responsabilità del lavoro.
• Lavora in un modo che utilizzi al meglio le tue abilità particolari, consentendo ai membri del team di specializzarsi nei loro punti di forza personali.
• Risolvi i problemi in modo più rapido ed efficace.
• Consegnare il lavoro in tempo e nel budget.
• Ricevi e fornisci feedback, aiutando tutti i membri del team a migliorare.

Questo elemento richiede inoltre di comprendere lo scopo di lavorare con altre organizzazioni, ad esempio un'azienda diversa o un reparto diverso all'interno dell'azienda. Lavorare con altre organizzazioni ti aiuta a:

• Comprendere etiche e valori del lavoro diversi e come adattarsi alle diverse aspettative.
• Impara nuove strategie per problemi simili ai tuoi.
• Esponiti a nuovi servizi o tecnologie.
• Condividi le informazioni e chiedi consiglio.

1.3 Spiegare cosa si intende per diversità e perché dovrebbe essere valorizzata

Valorizzare la diversità in un ambiente lavorativo significa rispettare i colleghi indipendentemente dalla loro razza, sesso, eredità, costumi, convinzioni, sessualità, aspetto fisico, capacità mentali o fisiche e così via.

Nel mondo del lavoro di oggi, dobbiamo tutti lavorare con persone che sono diverse da noi per background o convinzioni personali. Non solo dovresti tollerare tali differenze, ma dovresti capire i modi in cui arricchiscono un'organizzazione.

Luoghi di lavoro diversi:

• Esponi le persone a diversi sistemi di valori, etica del lavoro e tipi di personalità e apprendi nuovi modi per affrontare i problemi.
• Contenere una varietà di punti di vista e opinioni, costringendo tutti a perfezionare e modificare le proprie posizioni tenendo conto dei punti di vista degli altri.
• Trova soluzioni creative ai problemi, prendendo input da una varietà di angolazioni.

1.4 Descrivere i vantaggi della diversità per un'organizzazione

Il successo di un'organizzazione dipende dalla sua capacità di abbracciare la diversità e realizzarne i vantaggi.

Vantaggi della diversità sul posto di lavoro:

• Ottieni una varietà di soluzioni ai problemi di servizio, approvvigionamento e allocazione delle risorse.
• Dipendenti con background diversi portano una varietà di talenti, esperienze e prospettive.

La ricerca mostra che la diversità non è solo positiva dal punto di vista delle relazioni umane, ma può aggiungere valore reale alle imprese e contribuire al risultato finale.

1.5 Spiegare come trattare gli altri in modo sensibile ai loro bisogni

Questo è piuttosto semplice: tratta gli altri come vorresti essere trattato se fossi nella loro situazione. Trattare i colleghi con gentilezza significa:

• Essere empatici e relazionarsi con il modo in cui qualcuno si sente.
• Ascoltando attentamente e con attenzione.
• Chiedere ciò di cui le persone hanno bisogno e cercare di soddisfare tali esigenze.

Prova a immaginarti nei panni di un'altra persona e immagina come ti sentiresti se fossi in loro. In questo modo, di solito puoi capire come quella persona vorrebbe essere trattata. In caso di dubbio, sii il più gentile e cortese possibile.

Qualunque cosa tu faccia, però, alcune persone saranno irritanti, frustranti o meschine, e dovrai imparare come affrontarle. Considera quanto segue:

• Prima di giudicare qualcuno, prova a dargli il beneficio del dubbio. Potresti essere tu il colpevole, o potrebbero avere qualcosa nella loro vita personale che li induce a recitare al lavoro.
• Prova a parlare con loro più spesso e vedi come rispondono. Potresti solo dover conoscerti meglio.
• Se tutto il resto fallisce, adotta un atteggiamento di distaccata tolleranza e continua a mostrare alla persona il tipo di rispetto che vorresti ricevere.

1.6 Spiegare come trattare le altre persone in un modo che rispetti le loro capacità, background, valori, costumi e convinzioni

Per funzionare al lavoro e nella tua vita personale, devi considerare costantemente le opinioni ei sentimenti delle persone.

Per ottenere ciò è necessario:

• Comprendi il punto di vista degli altri e da dove vengono. Poni loro delle domande sul perché vedono le cose nel modo in cui le vedono.
• Sii sensibile e diplomatico. Pensa prima di parlare e chiediti se quello che stai per dire offenderebbe qualcuno.
• Tratta tutti con dignità e rispetto.
• Prendi in considerazione il background sociale e culturale degli altri, sia come un modo per comprenderli meglio sia per essere più discreto.
• Ascolta gli altri durante i disaccordi.

Persone diverse avranno valori e priorità diversi e devi essere attento a come il tuo linguaggio e il tuo comportamento sul posto di lavoro rispettino tale diversità.

1.7 Descrivere i modi in cui è possibile imparare dagli altri sul lavoro

Imparare dagli altri è molto importante negli affari. Ognuno ha i propri punti di forza e di debolezza, abilità e talenti. Persone diverse seguono strategie diverse per risolvere problemi difficili. Dovresti cogliere ogni opportunità per imparare dai colleghi per affinare le tue capacità e apprenderne di nuove.

Ecco alcuni modi in cui puoi imparare dagli altri al lavoro:

• Presta attenzione a come agiscono e reagiscono i tuoi colleghi in situazioni difficili.
• Chiedi una dimostrazione quando vuoi imparare a fare qualcosa.
• Richiedi assistenza quando stai lottando o non sei sicuro di come andare avanti.
• Cerca di incontrare nuove persone al lavoro che puoi insegnarti nuove abilità.
• Chiedi le opinioni dei tuoi colleghi sul tuo lavoro e chiedi loro consigli sulla carriera.
• Rete sia dentro che fuori dall'ufficio.
• Costruisci relazioni positive con colleghi e superiori.
• Usa le persone che ottengono risultati migliori come fonte di ispirazione.

Risultato 2: capire come mantenere la sicurezza e la riservatezza sul lavoro e affrontare le preoccupazioni

2.1 Descrivere lo scopo e i vantaggi del mantenimento della sicurezza e della riservatezza sul lavoro

• Sicurezza delle informazioni e dei dati significa proteggere il materiale digitale e le pratiche burocratiche sensibili da accessi non autorizzati. I sistemi informatici in cui vengono archiviati i dati dovrebbero essere protetti. La sicurezza delle informazioni include sia requisiti legali in materia di privacy che standard aziendali specifici.
• Le reti sono protette sia dalla tecnologia che dalle persone che le utilizzano. Scopri quali informazioni sul tuo posto di lavoro sono riservate e chi può accedervi. Non fornire mai informazioni a qualcuno che non dovrebbe avere accesso.

• I dati relativi al reclutamento, alla retribuzione e alla gestione dei dipendenti sono altamente sensibili e riservati. Nelle mani sbagliate, tali informazioni potrebbero essere utilizzate per commettere frodi o furti di identità.
• La riservatezza è un segno distintivo della professionalità. I dipendenti non devono divulgare informazioni sull'organizzazione o colleghi di lavoro senza autorizzazione.

2.2 Requisiti generali per la sicurezza e la riservatezza in un'organizzazione

La riservatezza e la sicurezza delle informazioni sono funzioni importanti di qualsiasi organizzazione. Le fughe di informazioni possono portare a problemi legali o una perdita di entrate.

I requisiti di sicurezza e riservatezza sono:

• Tutte le informazioni dovrebbero essere nella loro forma vera e originale e non alterate o modificate in modo disonesto in alcun modo.
• Un'organizzazione dovrebbe essere preparata a dare accesso a sistemi che archiviano, elaborano e forniscono informazioni alle persone giuste al momento giusto.

Tutte le aziende dovrebbero avere le proprie politiche e procedure in materia di sicurezza e riservatezza e tutti i dipendenti devono attenersi a queste politiche e procedure. La legge sulla protezione dei dati, la legge sui diritti umani e le leggi sui diritti dei consumatori trattano questioni di riservatezza e informazioni sul luogo di lavoro.

2.3 Definire i requisiti legali per la sicurezza e la riservatezza come richiesto

Ogni organizzazione dovrebbe fare attenzione a come gestiscono i propri dati.

Le informazioni sui dati che fluiscono in entrata e in uscita dall'azienda possono avere una delle seguenti forme:

• E-mail
• Lettere e posta
• File cartacei
• Documentazione del corso
• Conversazioni verbali
• Memory stick e dischi
• File di computer
• Rifiuta e spazzatura

Quanto segue può essere considerato materiale sensibile in quanto contiene i dati personali di una persona:

• Curriculum vitae e curriculum
• Informazioni finanziarie di clienti e personale
• Informazioni sulla salute
• Informazioni personali ottenute tramite conversazione verbale
• Denominazione degli utenti del servizio durante la formazione

Dovresti conoscere il protocollo della tua organizzazione per la gestione di materiale sensibile. Alcune linee guida generali:

• Con il personale di ufficio temporaneo, i clienti e i visitatori, tutto ciò che è essenziale per la loro attività e assicurati che il personale temporaneo conosca la politica aziendale in materia di riservatezza.
• Pensa prima di portare informazioni fuori dall'ufficio, inclusi computer, memory stick e documenti cartacei.
• Se le informazioni devono essere rilasciate, rivelare solo ciò che è assolutamente necessario e nient'altro.
• Garantire lo smaltimento sicuro di dati e documenti.
• Informare il personale senior in caso di dubbi in merito alla sicurezza o alla riservatezza

La legislazione seguente riguarda la protezione dei dati e la riservatezza:

• Legge sulla protezione dei dati del 1998
• Legge sui diritti umani del 1998
• Legge comune di riservatezza

2.4 Descrivere le procedure per affrontare i problemi di sicurezza e riservatezza in un'organizzazione

Ogni dipendente dovrebbe essere informato delle regole e dei regolamenti della propria organizzazione. Se scopri che sta succedendo qualcosa nel tuo ufficio che potrebbe rappresentare un rischio o una violazione, devi fare rapporto al dipartimento o al superiore corretto.

Le procedure per affrontare i problemi di sicurezza e riservatezza in un'organizzazione sono:

• Identifica i potenziali problemi.
• Identifica la potenziale perdita dovuta a un problema.
• Determina le possibili misure preventive.

Risultato 3: capire come valutare, gestire e monitorare i rischi sul posto di lavoro

3.1 Descrivere le fonti di rischio in un'organizzazione, comprese la salute e la sicurezza

Le fonti di rischio includono:

• Incidenti
• Scivola e cade
• Incendio, inclusi problemi elettrici
• Sollevamento pesante
• Furto con scasso e furto
• Divulgazione di dati informatici privati ​​e limitati
• Uso non autorizzato di Internet

Sii consapevole di questi rischi e sappi a chi nella tua organizzazione dovrebbe essere segnalato.

3.2 Spiegare come valutare e monitorare i rischi in un'organizzazione

• Identificare e valutare i potenziali rischi assicurandosi che siano in atto politiche e procedure testate per gestirli in modo efficace.
• Dato che gli incidenti possono verificarsi e si verificheranno, avere un piano pronto per affrontarli, evitando così che diventino problemi più grandi.

3.3 Descrivere i modi per ridurre al minimo il rischio in un'organizzazione

Incidenti e altri problemi possono e accadranno. Con strutture e controlli flessibili in atto, è possibile ridurre al minimo il rischio di una catastrofe maggiore. Inoltre, tieniti aggiornato sulle procedure di sicurezza e sulla manutenzione degli uffici, che possono ridurre al minimo il rischio di incidenti sul lavoro.

Risultato 4: comprendere lo scopo di ridurre al minimo i rifiuti in un ambiente lavorativo e le procedure da seguire

4.1 Descrivere lo scopo ei vantaggi di ridurre al minimo gli sprechi sul posto di lavoro

Ridurre al minimo gli sprechi sul posto di lavoro.

• Usa il tempo in modo efficiente.
• Distribuisci saggiamente le forniture per ufficio e scoraggia i furti.
• Risparmia energia accendendo luci, computer e altri elettrodomestici quando non sono in uso.
• Ricicla carta e altri rifiuti riciclabili.

L'adozione di questi passaggi manterrà in ordine i luoghi di lavoro e farà risparmiare denaro alle organizzazioni.

4.2 Descrivere le principali cause di rifiuti che possono verificarsi in un ambiente aziendale

• Quando esci dalla stanza o dall'ufficio, assicurati che le luci siano spente.
• Ridurre al minimo lo spreco di carta e l'uso eccessivo di forniture per ufficio usa e getta. Stampa i documenti solo quando necessario e prova a passare al lavoro digitale senza carta.

4.3 Descrivere i modi per ridurre al minimo i rifiuti, compreso l'utilizzo della tecnologia e di altre procedure

• Mantieni i fax, le stampanti e le fotocopiatrici in buono stato di funzionamento, in modo da non sprecare carta e tempo se si rompono. Ordinare carta di buona qualità con il peso consigliato per le macchine da ufficio.
• Modificare le impostazioni del fax e della fotocopiatrice in modo che non stampino la pagina di conferma o altra carta estranea.
• Chiedere ai dipendenti di pulire periodicamente la scrivania in cerca di penne in eccesso, etichette adesive e altri materiali di consumo.
• Ordina solo una quantità limitata di forniture per un breve periodo.
• Consiglia ai dipendenti di non portare a casa le provviste.
• Non fare copie eccessive.
• Organizza le scorte e rimuovi quelle scadute.

4.4 Spiegare lo scopo e i vantaggi del riciclaggio

Il riciclaggio è il processo mediante il quale il materiale di scarto viene riutilizzato in beni utilizzabili.

• Gli uffici dovrebbero avere un programma di riciclaggio in atto, in base al quale carta, plastica, vetro e metallo possono essere riciclati invece di essere gettati via, e i dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a riciclare quanti più rifiuti possibile.
• Quando possibile, gli uffici dovrebbero acquistare forniture per ufficio, come articoli di carta, realizzate con materiali riciclati post-consumo.
• Riutilizzare o riutilizzare le forniture per ufficio quando possibile, ad esempio riutilizzando i documenti stampati come carta da grattare.

Raccolta differenziata:

• Riduce i rifiuti solidi, preservando così le risorse naturali come gli alberi.
• Aiuta a ridurre il riscaldamento globale e l'inquinamento.
• Riduce le dimensioni delle discariche.
• Aiuta a risparmiare denaro.

4.5 Descrivere le procedure organizzative per il riciclaggio dei materiali e il loro scopo

È importante per la tua organizzazione riciclare sia per ridurre il suo impatto ambientale sia per dare il buon esempio ai dipendenti. Ogni ufficio avrà le proprie procedure e politiche per il riciclaggio, che dovrebbero essere disponibili tramite il proprio responsabile dell'ufficio, il manuale dei dipendenti o i cartelli in tutto l'ufficio.

4.6 Descrivere i modi in cui è possibile ridurre al minimo i rifiuti effettuando una regolare manutenzione delle apparecchiature

• Tutte le macchine hanno un periodo entro il quale devono essere revisionate e certificate per l'uso. Quando questi controlli vengono eseguiti regolarmente, le macchine durano più a lungo, risparmiando denaro per l'organizzazione.
• Anche le macchine ben tenute consumano meno energia.

Risultato 5: comprendere le procedure per lo smaltimento di materiali pericolosi

5.1 Spiegare lo scopo delle procedure per il riciclaggio e lo smaltimento di materiali pericolosi

• Se lavori in una struttura medica o scientifica o in un ambiente industriale, potresti venire spesso a contatto con rifiuti pericolosi.
• Se non lavori in un posto simile, potresti comunque dover gestire materiali che possono ferire o infettare te oi tuoi colleghi. Ad esempio, le procedure di pronto soccorso di emergenza dovrebbero includere un protocollo per la manipolazione del sangue o del vomito in modo sicuro.

La procedura esatta varia da ufficio a ufficio e dipenderà dai tipi di rischi che è più probabile che tu debba affrontare.

5.2 Descrivere le procedure per il riciclaggio e lo smaltimento di materiali pericolosi per un'organizzazione

• Conoscere i contenitori adeguati per qualsiasi tipo di rifiuto pericoloso, come aghi, bende o rifiuti chimici.
• In alcune situazioni, potrebbe essere necessario segnalare le emergenze a una persona designata o contattare i servizi di emergenza.

Risultato 6: comprendere i modi per sostenere la sostenibilità in un'organizzazione

6.1 Spiegare i vantaggi per un'organizzazione di migliorare l'efficienza e ridurre al minimo gli sprechi nel tempo

Buone pratiche ambientali possono ridurre i costi aziendali riducendo l'uso di nuovi materiali, energia, acqua e imballaggi.

• Per risparmiare energia, spegnere le macchine e le luci di notte.
• Passa a lampadine e apparecchi a risparmio energetico quando possibile. Cerca macchine con un'etichetta Energy Star.
• Risparmia acqua investendo in impianti idraulici efficienti dal punto di vista idrico, riparando le perdite e incoraggiando i dipendenti a risparmiare acqua.
• Se impacchettate prodotti, riducete al minimo la quantità di carta e polistirolo utilizzati.

6.2 Descrivere i modi per migliorare continuamente i metodi di lavoro e l'uso della tecnologia per ottenere la massima efficienza e il minimo spreco

• Quando possibile, passa dalla comunicazione cartacea a quella digitale, come e-mail o SMS.
• Per i documenti, prendi in considerazione l'utilizzo dell'archiviazione cloud invece di stampare le cose per i file. Ciò dipenderà dalle politiche del tuo ufficio in materia di archiviazione cloud e sicurezza digitale (non tutti i documenti riservati possono essere archiviati su qualsiasi piattaforma di archiviazione cloud).
• Stampa solo la versione finale di un documento e modifica la scrittura su un elaboratore di testi.

6.3 Descrivere i modi per selezionare le fonti di materiali e apparecchiature che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo

Efficienza e durata aiutano a ridurre il consumo di energia, la spesa per pezzi di ricambio e riparazioni, facendo risparmiare denaro all'organizzazione.