Gestisci e comprendi lo scopo dei budget

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Potresti essere preoccupato per molti problemi quando si tratta di budget. Il budget si occupa di denaro, denaro dell'organizzazione / azienda, denaro dello sponsor, denaro di altri finanziatori privati, a seconda di come funziona l'organizzazione / azienda, ma in ogni scenario hai a che fare con denaro.

Potresti avere così tante cose da fare, reclami da parte dei clienti, problemi con i fornitori, i fornitori di servizi potrebbero aver chiuso; potresti pensare di aggiungere quel po 'di soldi extra al budget dell'anno scorso, per ogni evenienza! Consegna il budget sviluppato a un contabile e poi rilassati! O pianificando di spendere tutto ciò che è stato assegnato con un budget! O avere pensieri che rimanere entro un budget dimostrerà di essere un dipendente / responsabile del budget efficiente! No, la risposta è NO. È necessario assumersi la responsabilità di ogni azione e parte del budget, comprendere lo scopo dei budget e sapere come gestirli.

Il budget non è un processo semplice che viene sviluppato e lasciato come tale, ma è un sistema continuo che necessita di monitoraggio, controllo, registrazione, reporting e molto altro ancora, nel rispetto dei requisiti legali e normativi dell'organizzazione. Questo di per sé si spiega da sé, dicendoci che la procedura di budgeting non si ferma allo sviluppo e alla definizione dei budget, ma comporta l'enorme responsabilità della gestione dei budget; questo è ciò di cui si occupano le imprese; non si può mai dire che non hai più niente da fare, c'è sempre un lavoro o l'altro.

Questo articolo si basa sull'unità NVQ Livello 4 "Gestisci budget" e ha un valore di credito di 5.

1: Comprendere lo scopo dei budget

1.1 Spiegare lo scopo e i vantaggi della gestione delle risorse finanziarie in modo efficace ed efficiente.

La gestione delle risorse finanziarie in modo efficace ed efficiente è uno standard per la gestione finanziaria e delle prestazioni e questo significa un ragionevole rapporto qualità-prezzo. Efficienza nella gestione delle risorse finanziarie significa che l'azienda ottiene le massime prestazioni con il minimo input e con pochissimi sprechi. L'efficacia nella gestione delle risorse finanziarie significa che l'azienda è in grado di fornire / fornire servizi e prodotti con successo raggiungendo tutti i suoi scopi e obiettivi.

Lo scopo e i vantaggi di una gestione efficace ed efficiente delle risorse finanziarie sono:

• Hai un piano a breve termine per le spese dell'azienda; di solito per un periodo di un anno.
• Avrai una buona idea dell'allocazione delle risorse finanziarie, degli scopi o degli obiettivi per i quali verrà assegnata ciascuna risorsa finanziaria e sarai pronto a cercare alternative in caso di problemi; in altre parole, il flusso di cassa sarà adeguato e perfetto
• Ottieni i massimi vantaggi per i soldi che spendi.
• Puoi esaminare i costi ei vantaggi di ogni obiettivo o obiettivo e stabilire le priorità di conseguenza
• Hai la possibilità di valutare diversi obiettivi e finanziare quello più conveniente
• È possibile specificare obiettivi e obiettivi per il periodo di budget.
• Quando un obiettivo / obiettivo / compito non segue il flusso normale ma presenta deviazioni dal piano effettivo, è possibile valutare le ragioni delle deviazioni e intraprendere le azioni necessarie per correggerle.

• Puoi evitare spese eccessive, sotto-spese e coprire anche spese impreviste
• Sei in grado di pianificare e controllare i soldi o le finanze e questo viene fatto da monitoraggio, valutazione e revisione costanti.
• È possibile apportare le modifiche necessarie solo se è in atto una corretta gestione delle risorse finanziarie
• Migliora il funzionamento generale dell'azienda / organizzazione

1.2 Identificare i requisiti legali, normativi e organizzativi per la gestione di un budget.

Per le organizzazioni che dipendono dalla modalità di funzionamento e dalla dipendenza dal governo e da altri sistemi, la gestione del budget deve rispettare i requisiti legali, normativi e organizzativi. Il budget è un processo complesso e deve essere integrato con le strategie, i servizi, i valori, gli obiettivi, ecc dell'organizzazione.

Alcuni dei requisiti legali, normativi e organizzativi per la gestione di un budget sono:

• Monitoraggio delle prestazioni rispetto al budget dell'organizzazione
• Coerenza nella definizione del budget
• Precisione e trasparenza nella definizione del budget
• Sii saggio ed evita errori nella gestione dei budget
• Stime forti e ferme per il budget
• Risorse adeguate (livello minimo di) per finanziare vari servizi necessari per il funzionamento dell'organizzazione
• Segnalare eventuali carenze con largo anticipo all'organizzazione
• Monitorare il budget e il controllo migliorando così le prestazioni

• Adotta le azioni necessarie in caso di carenze o spese eccessive
• Il sistema di pianificazione finanziaria deve essere accurato e puntuale.
• Eventuali cambiamenti nei servizi devono essere previsti, i cambiamenti nelle politiche devono essere sostituiti con altri alternativi e prevedere i costi per il futuro
• Soddisfa le richieste, le risorse dovrebbero corrispondere alle spese
• Esamina le prestazioni rispetto ai budget, assegna la priorità agli elementi nel budget in base all'importanza delle consegne del servizio
• Tieni sempre traccia delle stime per il futuro
• Avere in mano piani a lungo termine
• Avere linee guida dettagliate su varie spese con motivi
• Fare riferimento al budget dell'anno precedente e utilizzarlo come base, cercare modifiche al servizio, modifiche ai costi, ecc

• Le decisioni vengono prese da un consiglio o da un comitato che si occupa di finanze e budget
• Coinvolgi le persone che si occuperanno direttamente dei budget
• Guarda le implicazioni di ogni voce sul budget, gli obiettivi dell'organizzazione, gli obiettivi fissati, i fatti pratici sul budget, ecc.
• I piani e le riserve devono essere pronti in tempi di deficit
• Avere procedure adeguate di monitoraggio, controllo e reporting + revisione per il budget

1.3 Descrivere i diversi tipi di sistemi di bilancio e le loro caratteristiche.

I sistemi di bilancio fanno parte del processo di pianificazione e controllo di un'azienda. Quando si pianificano le imprese, potrebbe essere un piano a breve termine ( meno di un anno ), un piano a lungo termine o un piano a medio termine. A seconda del piano, del tipo di organizzazione e tenendo conto dei vari fatti coinvolti, dovresti essere in grado di scegliere il giusto tipo di sistema di bilancio. Esistono vari tipi di sistemi di bilancio. Ne esamineremo alcuni e le loro caratteristiche.

Budgeting tradizionale:

In questa tipologia di budget si tiene conto delle informazioni e dei dati dell'anno precedente e si crea il budget per l'anno successivo con piccole variazioni ove necessario. Questi sistemi di budgeting sono facili da sviluppare e implementare. Sono anche convenienti in termini di tempo e denaro. Tuttavia ci sono alcuni svantaggi nell'utilizzo di questo sistema in quanto segue il processo di budgeting top-down in cui il budget è imposto da una dirigenza superiore. Inoltre, non sono molto flessibili e non possono essere utilizzati per sistemi di bilancio a lungo termine.

Budget basato sulle attività (ABB):

Il budget qui si basa sulle attività che hanno causato una spesa. In base all'attività e ai vantaggi che ne derivano, vengono allocate le risorse. Questi sono altamente accurati nel senso che il monitoraggio dei costi per ogni servizio / obiettivo è più facile. Richiede molto tempo, è complesso e costa di più.

Budget variabile:

Si tratta di budget a breve termine in cui vengono aggiunti i budget per ogni periodo di rotazione. Ad esempio, un budget potrebbe essere stato sviluppato per soli 3 mesi e alla scadenza di questo periodo, verrà aggiunto un nuovo budget tenendo conto dei fatti e delle cifre del precedente periodo di rotazione. Poiché questo budget considera i piani a breve termine, i budget sono sempre aggiornati e realistici. Richiede più tempo in quanto il budget deve essere preparato abbastanza spesso ( ogni pochi mesi ) anziché una volta all'anno.

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Budgeting top-down:

Il budget è preparato dal top management e viene trasmesso con autorità ai dipendenti dell'organizzazione. Questi sono comuni nelle piccole organizzazioni o nelle nuove imprese. A volte i manager che non hanno capacità di budgeting, non consapevoli dei risultati positivi di altri sistemi di budgeting, impongono budget ai dipendenti che utilizzano questo processo. Tuttavia, questo potrebbe non essere sempre il caso e talvolta non tutti i dipendenti accetteranno il budget. Questa procedura di bilancio richiede meno tempo e potrebbe richiedere una motivazione per un accordo.

Budgeting bottom-up:

I manager si riuniscono per discutere e prendere decisioni sui budget. Questo è esattamente l'opposto del budget top-down. Le capacità e le idee di varie persone vengono messe insieme durante lo sviluppo del budget e quindi la qualità del processo di definizione del budget è buona. Questi sistemi sono utilizzati in grandi organizzazioni / aziende ben consolidate. I manager coinvolti avranno buone capacità di budgeting e le idee vengono raccolte da personale esperto in ogni dipartimento. Questo tipo di definizione del budget richiede tempo.

Budget a base zero (ZBB):

I budget in questo caso vengono preparati dal livello base, ovvero da base zero. Nel processo di definizione del budget a base zero, vengono preparati tutti i compiti / servizi che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. I manager decidono la priorità di ogni servizio in base a come l'organizzazione ne trarrà vantaggio. In base a questa priorità, le risorse vengono assegnate. Alcune aree in cui ZBB può essere utilizzato sono formazione, ricerca e sviluppo, servizi non a scopo di lucro, ecc. Questa è una forma molto efficace di sistema di budget, ma richiede molto tempo. I manager devono essere altamente qualificati per sviluppare un sistema ZBB.

Budget incrementale:

Questo è un tipo di sistema di budgeting in cui viene presa in considerazione qualsiasi anticipazione di aumento o diminuzione del reddito per l'azienda durante lo sviluppo del budget. Questo tipo di budget è semplice ed efficace dal punto di vista dei costi, ma non includerà altre spese come spese una tantum, spese di emergenza, ecc..

Budgeting basato sul profitto:

Questo tipo di budget si basa sui risultati di profitto; ovvero, in base all'importo del reddito o del profitto atteso per un particolare esercizio finanziario. La maggior parte delle aziende utilizza questo tipo di definizione del budget come metodo comune di definizione del budget, ma non può essere considerata un metodo formale di definizione del budget. Poiché questo budget si basa sulla motivazione del profitto, se le vendite sono influenzate, influirà anche sul budget.

Ulteriori letture

• Gestire i

  budget: comprendere come segnalare le prestazioni rispetto ai budget La gestione di un budget non si limita alla sola gestione, ma implica anche la creazione di report sulle prestazioni rispetto ai budget. Questo ha il suo scopo e i suoi vantaggi e aiuta anche con le previsioni di budget future

• Capire come gestire i

  budget La gestione di un budget è una competenza fondamentale per qualsiasi azienda. La supervisione del budget implica il monitoraggio, il controllo, la registrazione delle spese, la riduzione al minimo dei costi e l'identificazione delle situazioni che richiedono un'azione correttiva.