Gestire i budget: capire come riportare le prestazioni rispetto ai budget

La gestione del denaro è una parte molto importante di ogni azienda e vita personale e aiuta ad avere il controllo sul denaro in modo più efficace ed efficiente. I budget sono strumenti finanziari per un'azienda e i report sulle prestazioni sono valutazioni per attività o progetti in ambienti aziendali. I rapporti sulle prestazioni aiutano a identificare o tenere traccia degli scostamenti nei budget; per esempio dove è stato speso il denaro e da dove è stato generato il reddito. I rapporti sulle prestazioni possono includere anche informazioni diverse dalle finanze; ad esempio la richiesta di nuove attrezzature, inventari, personale, ecc.

3: Comprendere come segnalare le prestazioni rispetto ai budget

Questo articolo risponde all'unità NVQ Livello 4, "Gestisci budget" e ha un valore di credito di "5".

Per avere una chiara comprensione dello scopo del budget, che è la prima parte di questa unità, segui il link sottostante

Gestisci budget - Comprendi lo scopo dei budget

Per una comprensione dettagliata di come gestire i budget, che è la seconda parte di questa unità, segui il link sottostante

Gestisci i budget - Comprendi come gestire i budget

3.1 Spiegare lo scopo e i vantaggi del reporting delle informazioni sulla performance rispetto al budget

Per riportare le informazioni sulla performance rispetto al budget, è necessario monitorare se i budget stimati vanno bene con i risultati effettivi raggiunti. Il detentore del budget o il responsabile del budget è responsabile del monitoraggio attento di tutti questi fatti e dati. È anche dovere dell'altro personale coinvolto fornire al manager informazioni accurate a seconda del proprio livello di responsabilità. In cambio, i manager devono fornire feedback sulle prestazioni e anche fornire suggerimenti e consigli su eventuali azioni o variazioni pianificate.

Il reporting delle informazioni sulle prestazioni è un processo in cui vengono raccolti tutti i dati fin dalle basi e vengono sviluppate informazioni sulle prestazioni che chiariscono i dettagli di come vengono utilizzate le risorse e vengono raggiunti gli obiettivi.

Lo scopo e i vantaggi del reporting delle informazioni sulla performance rispetto al budget sono:

• Si migliora l'efficacia di informativa finanziaria
• Essa aiuta a esaminare eventuali rischi o futura stimare i rischi e le prospettive
• Aiuta a identificare e confrontare le prestazioni tra l'anno finanziario corrente e quello passato e ad elaborare una stima per le procedure di bilancio future.
• Aiuta a identificare gli scostamenti nel budget e i risultati raggiunti. Aiuta ulteriormente con la pianificazione e la definizione degli obiettivi per le prestazioni future. Gli scostamenti se favorevoli indicano una buona prestazione, mentre gli scostamenti non favorevoli indicano una scarsa prestazione.

• Aiuta a ridurre i costi e ad aumentare i profitti, fondamentalmente il controllo delle spese.
• Il denaro in eccesso sul budget può essere utilizzato per espandere o sviluppare l'attività. I rapporti sul rendimento giocano un buon ruolo qui.
• Aiuta a pianificare i passaggi successivi che devono essere intrapresi per completare un'attività.
• Aiuta a completare le previsioni per eventuali futuri progetti potenziali, necessità di azioni di gestione o modifiche alle politiche e alle procedure

• Aiuta a identificare gli errori in qualsiasi momento dell'attività o del progetto effettivo o di qualsiasi cosa correlata all'attività
• Aiuta a decidere se il budget e le spese sono ragionevoli.
• Aiuta a identificare chi deve rendere conto a chi e per cosa e riflette anche i piani finanziari
• Aiuta a correggere i problemi che richiedono azioni da intraprendere e questo può essere fatto prima che il problema vada fuori controllo.

3.2 Spiegare come controllare l'accuratezza dei calcoli del budget.

La precisione nella definizione del budget è un'abilità molto importante quando si tratta di gestire un'azienda o un'organizzazione. Gli scostamenti di budget da quello previsto possono portare a carenze e mettere a rischio l'azienda. Se si è accurati durante tutto il processo di definizione del budget, è probabile che sviluppino un budget più accurato.

Come si può verificare l'accuratezza dei calcoli del budget? Diamo un'occhiata ad alcuni metodi per farlo!

• Assicurati sempre che ogni singola voce di spesa e di entrata relativa all'attività sia inclusa nel budget; ad esempio anche articoli minori come piccole bollette, piccole spese quotidiane, ecc.
• Verificare di aver aggiunto tutte le informazioni relative alla gestione quotidiana dell'attività nel processo di budgeting; anche i compiti minori e le loro spese
• Quando si stimano i costi, fare sempre ipotesi realistiche; ciò può essere ottenuto effettuando una ricerca approfondita su quella particolare voce del bilancio. Dovresti essere in grado di spiegare la tua ipotesi insieme al ragionamento logico.

• Non decidere da solo sulle stime; piuttosto prendere informazioni e idee da tutti i membri coinvolti dell'organizzazione. In questo modo è altamente improbabile che la precisione si discosti.
• Avere sempre dei fondi extra per coprire gli scostamenti, questo aiuterà l'azienda a funzionare entro il budget assegnato, evitando così deviazioni dalla precisione
• Guarda ogni riga della voce di bilancio come costi di formazione, donazioni, eventi di raccolta fondi, cancelleria ecc. E stima con la massima cura. In breve, elenca TUTTE le entrate e le uscite.
• Classifica gli elementi, in modo che sia più facile controllare ogni attività o obiettivo per i dettagli del budget. Ad esempio, le spese per la formazione, le spese per lo stipendio del personale, le spese per la ristrutturazione, i trasporti, le spese legali, le assicurazioni, ecc. Fallo sia per le entrate che per le spese.

• Aggiungi quanti più dettagli possibili in modo da avere una figura precisa.
• Fare una stima del totale, una stima dei singoli elementi e sommarli per ottenere il totale; entrambi dovrebbero coincidere; ad esempio, trova i totali parziali delle categorie e somma i totali parziali; trova il totale complessivo di tutti gli articoli. Il totale complessivo dovrebbe essere uguale alla somma dei totali parziali.
• Avere un formato standard in cui elencare le voci di budget ed eseguire i calcoli. Calcola i totali usando le formule e anche manualmente. Fare sempre doppio / triplo controllo dei calcoli.

• Crea elenchi di controllo e chiedi l'aiuto di altri per verificare l'accuratezza di elementi, stime e calcoli.
• Annotare gli importi / costi per ogni singolo articolo
• Sii pronto a rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che possa sorgere dalle scartoffie del budget. Aggiungi note e commenti laddove necessario, in modo da risparmiare tempo nel rispondere alle domande, rendere il budget più chiaro e trasparente. Fare riferimento a budget e rendiconti finanziari passati e fare confronti.
• Prendi il feedback prima della finalizzazione, non da una sola persona ma coinvolgi un numero sufficiente di persone qualificate ed esperte. Ad esempio, persone del dipartimento finanziario, contabili, team di progetto, direttore, consiglio ecc.

3.3 Spiegare lo scopo ei vantaggi della registrazione delle informazioni che aiuteranno nella futura preparazione dei budget

Quando prepari un budget per un determinato anno, tieni un registro di tutte le informazioni che hai utilizzato per sviluppare il budget, comprese note, commenti, dichiarazioni e documentazione che aiuteranno con il budget futuro per l'organizzazione o l'azienda.

Lo scopo e i vantaggi di farlo sono:

• Aiuta a coordinare il processo di definizione del budget tra le varie aree funzionali e ad integrarle ai fini dell'organizzazione. Sai che hai i piani e i materiali pronti per il prossimo anno finanziario in mano, piuttosto che iniziare le cose da zero.
• Ti aiuta a imparare ed evitare errori da ciò che hai imparato e sperimentato nell'ultimo anno.
• Sei motivato e il processo diventa molto più semplice. Non consideri il budget come un compito frenetico, ma piuttosto lo fai con motivazione. Migliora la soddisfazione sul lavoro.

• Aiuta con il miglioramento continuo, aiutandoti a evitare gli errori del passato e ad adottare misure alternative per ottenere risultati migliori.
• Aiuta a migliorare le prestazioni dei reparti e dell'organizzazione nel suo complesso. Hai le basi in mano e sai dove cercare risorse e come spenderle con saggezza.
• Hai una migliore comprensione del monitoraggio, controllo e revisione dei budget. Puoi anche migliorare i rapporti sulle prestazioni e puoi sicuramente vedere un'enorme differenza nel budget e nei rapporti sul rendimento.
• Riduce le incertezze nella maggior parte delle aree, riduce i conflitti che possono sorgere e migliora il processo decisionale.

• Ti aiuta a rimanere concentrato ea tenere traccia della direzione verso cui sta andando l'attività. Puoi rilassarti e rivedere le prestazioni e i fattori che contribuiscono o influenzano la crescita del business
• Ti aiuta a concentrarti sul futuro dell'azienda piuttosto che solo sulle situazioni e prestazioni presenti.

Spero che tu abbia trovato le informazioni utili e interessanti. Non esitare a inviare commenti e condividere i tuoi pensieri ed esperienze.

Grazie per essere passato. Ti auguro il meglio.

Livingsta.