L'ufficio snello: l'ufficio 5s

5S Office, The Lean Office

L'implementazione di 5S Office o Lean Office può creare enormi vantaggi per la tua azienda. 5S è applicabile tanto in ufficio quanto in fabbrica.

L'organizzazione del posto di lavoro è importante indipendentemente dal luogo di lavoro.

Troppe persone là fuori pensano che gli strumenti di produzione snella come 5S siano solo per il tuo processo di produzione, ma sono applicabili a qualsiasi processo e il tuo ufficio è solo un altro processo. L'ufficio prende le informazioni, ci lavora e le converte in un'altra forma di informazione, questa non è diversa da qualsiasi altra forma di produzione. Questo processo snello per il tuo ufficio può migliorare i tempi di consegna e molte altre aree.

Vi accorgerete spesso che la maggior parte dei vostri ritardi e problemi derivano dai processi del vostro ufficio che dai processi della vostra officina. Con che frequenza i tuoi addetti alla produzione si lamentano di aver ricevuto solo pochi giorni di preavviso dalle sei settimane di tempo di consegna fornite dal cliente?

5S per l'ufficio

I passaggi di Office 5S sono:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set in order
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardize
• Shitsuke / Sustain

5S mira a rendere più efficiente un luogo di lavoro rimuovendo tutto il disordine non necessario, disponendo gli elementi rimanenti in modo ergonomico e sicuro e mantenendo e migliorando continuamente questi cambiamenti.

5S rimuove i rifiuti dell'ufficio

5S Efficient Lean Office

LeanMan

5S per rimuovere i rifiuti dell'ufficio

LeanMan

5S nel Lean Office

Le sezioni seguenti descriveranno ciascuna delle fasi di Office 5S e come possono essere applicate nell'ambiente dell'ufficio. È meglio farlo con l'aiuto di un esperto per fornire formazione 5S al tuo personale e motivarlo e istruirlo nel processo.

I vantaggi della produzione snella, in particolare la 5S, possono essere sorprendenti, non è insolito ottenere miglioramenti dell'efficienza fino al 30% implementando la 5S come parte della produzione snella. L'obiettivo principale di qualsiasi implementazione 5S è rimuovere i rifiuti dai processi, essendo questi i sette rifiuti della produzione snella.

5S Office Sort

5S Seiri in ufficio

LeanMan

5S Seiri / Sort in the Lean Office

Il primo passaggio di 5S è altrettanto applicabile se non di più da quello che ho visto in ufficio. Ci sono spesso vecchi documenti, fascicoli, cataloghi, pezzi di equipaggiamento, campioni antichi e una miriade di altri disordine seduti sulle scrivanie, nascosti dentro e dietro gli armadi e che generalmente occupano spazio e si intromettono.

Sii fermo con ciò che rimuovi; se non serve spazzalo via. Troppe persone tengono le cose, accumulando vecchi cataloghi solo perché potrebbero tornare utili un giorno, ma quanto spesso lo fanno? Non molto spesso!

Segui lo stesso processo di qualsiasi altra implementazione 5S sui tuoi processi di produzione. Getta via la spazzatura evidente, metti gli oggetti sconosciuti in un'area di quarantena, contrassegna in rosso tutti gli oggetti che non possono essere facilmente rimossi se non sono necessari o non funzionano. (Sì, puoi tenere la pianta in vaso ma tenerla fuori dal flusso del lavoro!)

Dopo aver rimosso l'evidente disordine, rivedere gli elementi in quarantena e concordare la loro disposizione come squadra, se è qualcosa che è necessario metterlo dove è necessario, se può essere archiviato, farlo e così via per ogni elemento.

Office 5S è andato storto

5S Seiton / Set in Order for the Lean Office

Questo è il punto in cui molte persone si sbloccano e in alcuni casi si spingono troppo oltre. Non stiamo cercando di etichettare ogni perforatrice e cucitrice e abbiamo piccoli quadrati attaccati sulle scrivanie che identificano dove appartengono per ogni membro del personale dell'ufficio, sebbene questa possa essere una mossa ragionevole per la scrivania accanto alla fotocopiatrice se le persone sono sempre a caccia di la cucitrice qui!

Il punto all'interno dell'ufficio è considerare il processo e il flusso attraverso l'ufficio, non i tipici pezzi di cancelleria che ogni persona ha. Considera quali informazioni entrano in ufficio e dove. Hai vassoi organizzati su ogni scrivania? Il lavoro è distribuito in un sistema di casellario? Comunque le cose siano organizzate, considera come fluiranno verso la persona che ne ha bisogno. Ricorda che vogliamo portare le cose vicino a dove sono necessarie.

Considera l'ubicazione delle apparecchiature per ufficio. la fotocopiatrice è bloccata nell'angolo più lontano dove tutti devono raggiungerla a piedi? La carta per la macchina è nell'angolo opposto a causa della mancanza di spazio. Il toner è conservato in un ripostiglio perché è troppo costoso lasciarlo in giro? Chi lo porterà a casa? Portalo nella posizione migliore per coloro che ne hanno bisogno.

Guarda le stampanti per ufficio: tutti ne hanno una o sei come la maggior parte degli uffici moderni con poche stampanti in rete? Sono nel posto giusto e i materiali di consumo per loro sono a portata di mano per tagliare fuori le cose?

Assicurarsi che gli schedari siano organizzati correttamente e posizionati dove necessario, non tutti conservati in fila sul lato opposto dell'ufficio. Individua opuscoli e cataloghi dove si trovano le persone che li usano, non in una biblioteca dove devono recarsi.

File con codice colore e simili per aree specifiche di lavoro, come rendere rossi tutti i file degli ordini dei clienti, blu i file dei fornitori, ecc. Ciò renderà immediatamente chiaro cosa è cosa e dove appartiene.

Considera l'ufficio virtuale e gli "schedari" lì. Quante persone sanno davvero come organizzare i propri documenti sui propri computer? Quante volte hai chiesto qualcosa e poi hai aspettato che qualcuno cercasse nelle loro directory cercando il documento incerto su dove l'hanno messo? Quante volte l'hai fatto da solo?

5S Office Video

5S Seiso / Shine e Check in the Lean Office

Proprio come nell'area di produzione, pulire a fondo il luogo e mantenerlo così, assegnare le responsabilità e definire esattamente ciò che deve essere fatto.

Il video Lean Office

5S Seiketsu / Standardize in the Lean Office

Poca differenza qui dall'officina: progetta e conduci i tuoi audit, a livello di ufficio o individuale. Gestisci anche le competizioni, come fai per le aree di produzione. Usa fotografie e così via. Mi è sempre stata data una fotografia della mia scrivania dopo questi audit perché la mia era sempre la più disordinata! Forse dovrei provare a mettere in pratica ciò che predico.

Ufficio 5S

5S Shitsuke / Sustain nel Lean Office

Spesso la parte più difficile in ufficio, così come all'interno della fabbrica, è sostenere i miglioramenti 5S che abbiamo fatto e renderli parte della nostra routine quotidiana. Troppo spesso falliamo in questo passaggio e le modifiche che abbiamo apportato ei miglioramenti creati iniziano lentamente a scomparire fino a perdere i benefici che abbiamo acquisito.

È molto importante che tutti i passaggi precedenti vengano ripetuti e mantenuti per garantire di non perdere i benefici del lavoro svolto. Garantire che i nuovi dipendenti siano formati sui principi della produzione snella e delle 5S e comprendere appieno come possono contribuire al funzionamento dell'azienda nel suo complesso.

Formazione per 5S Office

Nello stesso modo in cui implementeresti 5S in fabbrica, dovrai coinvolgere un consulente o un trainer per aiutarti a implementare questo strumento di produzione snella. Portare un aiuto esterno assicurerà che il progetto venga preso sul serio e i formatori esterni avranno una preziosa esperienza su ciò che può essere fatto per rendere la disposizione del tuo ufficio più efficiente e piacevole per il tuo personale in cui lavorare.

Selezionare e assumere un formatore per implementare l'ufficio 5S è più o meno lo stesso processo che seguireste per assumere un formatore per le vostre aree di produzione.

Hai bisogno di 5S nel tuo ufficio?

© 2010 Tony