Come scrivere relazioni e presentazioni aziendali migliori

Pensa a rapporti e presentazioni come a un viaggio, per te e il tuo pubblico.

Pixabay (modificato da Catherine Giordano)

Negli affari, siamo spesso chiamati a scrivere un rapporto o un promemoria o a fare una presentazione. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a essere un comunicatore più efficace.

Pensiamo a questo compito come a un viaggio. Ci sono cose da fare all'inizio di un viaggio, cose da fare per rendere il viaggio più facile e divertente e cose da fare alla fine di un viaggio.

Suggerimenti per le presentazioni dall'inizio alla fine

1. Inizia con una struttura
2. Metti le prime cose al primo posto
3. Passa dal quadro generale ai dettagli
4. Segui le conclusioni con i supporti
5. Va bene iniziare nel mezzo
6. Usa un inglese semplice
7. Sii conciso e diretto
8. Non abusare di Power Point
9. Assicurati che la formattazione funzioni bene
10. Rendi lo spazio bianco il tuo amico
11. Scrivi per il tuo pubblico
12. Lega tutto insieme con un riepilogo
13. Raggiungi il tuo obiettivo

Inizia bene con la pianificazione e l'organizzazione.

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Inizio del viaggio

Prima di intraprendere un viaggio, potresti voler raccogliere informazioni, ad esempio ricercando opzioni di trasporto e alloggio e ottenendo opuscoli per la destinazione. Allo stesso modo, la prima fase per preparare un rapporto o una presentazione aziendale è raccogliere e organizzare le informazioni sui fatti e sui dati che si desidera includere.

Qui ci sono alcuni consigli per aiutarti ad iniziare.

1. Inizia con una struttura

Elenca tutti i punti che desideri inserire nel tuo rapporto, memo o presentazione. Raggruppali in aree tematiche. Decidi quali punti sono le tue conclusioni e quali sono le tue prove a sostegno.

Questa è la tua mappa stradale. Traccia il tuo percorso: come arriverai dall'inizio alla conclusione. Potresti trovare un percorso migliore man mano che procedi, quindi sentiti libero di apportare modifiche man mano che avanzi.

2. Metti le prime cose al primo posto

Se pianifichi un viaggio, ci sono alcune cose che devi sapere prima di poter procedere. Ad esempio, non decideresti quale abbigliamento mettere in valigia prima di aver deciso la tua destinazione.

Allo stesso modo, in un rapporto, i tuoi punti devono essere presentati nell'ordine corretto. Non iniziare a discutere un punto prima di aver introdotto tutte le informazioni di cui il tuo pubblico avrà bisogno per capire quel punto.

Se utilizzerai un termine tecnico con cui il tuo pubblico potrebbe non avere familiarità, dovresti definire quel termine prima di introdurlo nel rapporto o nella presentazione.

3. Vai dal quadro generale ai dettagli

Se fossi in viaggio, inizieresti con l'autostrada, poi ti sposteresti sulle strade statali e infine arriverai nelle strade cittadine o sterrate.

Quando scrivi un rapporto, vuoi iniziare con il quadro generale: le questioni principali, i punti più importanti. Da lì, passerai ai dettagli e ai punti meno importanti.

4. Seguire le conclusioni con i supporti

Qui è dove il tuo schema tornerà utile.

Ogni paragrafo dovrebbe iniziare con una conclusione. Successivamente, fornirai le prove a sostegno di tale conclusione. Ogni conclusione dovrebbe contenere due o tre dichiarazioni di supporto.

Se hai una lunga lista di dichiarazioni a sostegno, devi ripensare al tuo schema. Forse stai cercando di confondere due o tre diverse conclusioni in un'unica conclusione. Prova a raggruppare i tuoi punti in due o anche tre titoli invece di metterli tutti sotto un titolo.

5. Va bene iniziare nel mezzo

Quando sei in viaggio, non puoi iniziare nel mezzo di un viaggio. Fortunatamente, quando scrivi, va bene iniziare a metà.

A volte abbiamo il blocco degli scrittori. Non riusciamo a trovare il modo giusto per iniziare. Quando ciò accade, guarda il tuo schema. Trova la parte con cui ti senti più a tuo agio. Scrivi quella parte. Una volta fatto ciò, il resto scorrerà spesso facilmente.

È possibile riorganizzare le parti del report o della presentazione in un secondo momento per ottenere il flusso corretto.

Vai in prima classe. Scrivi sempre con stile.

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Viaggiare con stile

Durante un viaggio, è sempre bello viaggiare con stile, se te lo puoi permettere.

Fortunatamente, scrivere con stile non costa nulla. Dovresti sempre scrivere con stile perché il modo in cui scrivi o parli può essere importante quanto quello che dici.

Ecco alcuni suggerimenti per scrivere e presentare con stile.

6. Usa l'inglese normale

Dimentica le parole in voga e il gergo. Potresti cercare di sembrare un insider o cercare di impressionare il tuo pubblico, ma potresti finire per sembrare pomposo.

Usa un linguaggio normale che tutti possano capire. Assumi il più possibile un tono colloquiale. Questo consiglio non è solo per le presentazioni, ma anche per rapporti scritti e promemoria.

7. Sii conciso e diretto

Sii semplice. Dare la conclusione e le dichiarazioni di supporto e poi andare avanti. Non essere ripetitivo. Non riempire la presentazione. Non sovraccaricarlo con espedienti.

Se stai utilizzando grafici o tabelle, limita la quantità di informazioni su ciascuno di essi all'essenziale.

• Cerca di avere solo da una a tre colonne in un grafico: cinque dovrebbe essere il massimo. Puoi sempre fornire i dati rimanenti in un altro grafico o tabella.
• Il lettore o lo spettatore dovrebbe essere in grado di visualizzare il grafico o la tabella a colpo d'occhio. Puoi fornire tabelle dettagliate nell'appendice del tuo rapporto o in un volantino separato.

8. Non abusare di Power Point

Solo perché il software Power Point viene fornito con un sacco di campane e fischietti, non significa che devi usarli tutti in una presentazione. Non vuoi stupire il tuo pubblico; vuoi informarli.

Mantieni le diapositive al minimo. A volte è sufficiente una parola o una breve frase. Lo scopo della diapositiva è quello di fungere da spunto per il punto che vuoi fare e per focalizzare l'attenzione del pubblico sull'argomento.

• Non vuoi che le persone leggano le tue diapositive mentre parli.
• Inoltre, quando c'è molto testo su una diapositiva, il testo diventa troppo piccolo per essere visto da chi è in fondo alla stanza.

Se sono necessarie due o tre diapositive per completare il punto che desideri creare, ripeti l'intestazione su ciascuna diapositiva. La ripetizione dell'intestazione fa sapere al pubblico che stai ancora affermando lo stesso punto. Ad esempio, supponiamo di voler riportare un elenco di dati di vendita per dodici mercati principali. La mia intestazione è "Dati di vendita" e vorrei ripetere quell'intestazione per ogni diapositiva con solo tre o quattro mercati elencati su ciascuna diapositiva.

9. Assicurati che la formattazione funzioni correttamente

Non lasciare che le diapositive sembrino "troppo occupate". Se desideri utilizzare immagini o effetti speciali, tienili al minimo.

Decidi uno schema di formattazione e sii coerente in tutto il rapporto o la presentazione. La tua revisione finale dovrebbe includere un controllo del formato.

• Usa un solo carattere. Se si varia la dimensione del carattere, sii coerente. Ad esempio, un'intestazione potrebbe essere in un carattere più grande. In tal caso, verifica di aver utilizzato il carattere della stessa dimensione per ogni intestazione.
• Stai usando rientri o punti elenco? In tal caso, controlla che questo formato sia utilizzato in modo uniforme e che il numero di spazi rientrati sia lo stesso.
• Stai usando effetti speciali in PowerPoint? In tal caso, scegli un solo effetto speciale e usalo in modo coerente. Ad esempio, le dichiarazioni di supporto potrebbero arrivare, ma non le intestazioni o le conclusioni.

Se utilizzi un formato struttura, non superare i due livelli. Se lo fai, il tuo testo sarà così lontano a destra che sembrerà che stia per cadere dalla pagina.

10. Rendi lo spazio bianco il tuo amico

Le pagine di testo dense non sono facili da leggere. Gli spazi bianchi sono come le piccole aree di sosta a lato dell'autostrada.

Mantieni i tuoi paragrafi brevi. Mantieni i tuoi grafici brevi. Utilizzare i trattini per compensare le dichiarazioni di supporto dalle conclusioni.

Devi guidare il tuo pubblico verso la destinazione.

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Arrivare alla destinazione

Sei quasi arrivato - Ancora poche fermate e il tuo viaggio è completo.

Ecco alcuni suggerimenti per un "atterraggio felice".

11. Scrivi per il tuo pubblico

Hai scritto per il tuo pubblico? Hai considerato quello che già sanno e quello che vogliono sapere? Hai affrontato le percezioni errate che potrebbero avere? Stai dicendo loro informazioni che saranno felici di ascoltare o vorranno confutarti?

Rivedi il tuo testo tenendo presenti queste domande e apporta le modifiche necessarie. Si desidera anticipare domande e obiezioni e rispondere nel corso della relazione o durante la presentazione.

12. Collega tutto insieme a un riepilogo

L'executive summary non è un luogo in cui ripetere i dati mostrati nella parte principale del report o della presentazione. È un posto per raccontare la storia. È un posto dove legare tutto insieme.

In una presentazione scritta, il riassunto di solito precede il testo. In una presentazione, arriverà alla fine. È un riassunto.

Evita di usare numeri nel riepilogo. Riporta invece il significato dietro i numeri. Colpisci i punti salienti e discuti le implicazioni delle informazioni che hai fornito.

Non è necessario presentare i fatti nello stesso ordine utilizzato per il rapporto. Questo è un rimaneggiamento, non una sintesi. Menziona i fatti nell'ordine che meglio racconta la storia. Elimina le informazioni tangenziali o non importanti.

Utilizza il riepilogo per spiegare eventuali contraddizioni nei dati. Se non riesci a spiegare le contraddizioni nei dati, non sei pronto per inviare la tua segnalazione o fare la presentazione. Lavora con i dati finché non trovi le risposte.

13. Raggiungi il tuo obiettivo

Dove vuoi che vadano i tuoi lettori e ascoltatori? Il tuo obiettivo è sostenere una linea d'azione? Vuoi che il tuo pubblico raggiunga una certa conclusione?

Potresti aver impostato il tuo obiettivo prima di iniziare a scrivere, ma a volte l'obiettivo non è chiaro finché non hai lavorato con i dati. Quando hai completato la tua prima bozza, rivedi il tuo lavoro e modificalo per assicurarti di raggiungere il tuo obiettivo.

Pensa a te stesso come a prendere per mano il tuo pubblico e guidarlo passo dopo passo dove vuoi poi andare. Quando arrivi alle tue conclusioni o raccomandazioni finali, vuoi che il tuo pubblico annuisca sì, sì, sì. Li hai portati esattamente dove volevi che fossero.

Stai raccontando una storia, non vomitando un mucchio di dati. Il pubblico dovrebbe essere in grado di vedere come tutti i pezzi della storia si incastrano. Come la trama di una storia, ogni informazione porta alla fine.

Mentre presenti ogni nuovo fatto, mostra come si adatta agli altri fatti forniti in precedenza.

È ora di festeggiare un ottimo lavoro.

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Goditi il ​​viaggio

Se hai seguito il consiglio di cui sopra, ti sentirai sicuro quando invierai il tuo rapporto o promemoria o quando consegnerai la tua presentazione. Altrettanto importante, il tuo pubblico sarà felice.

Quindi ora puoi avere quel mai-tai sulla spiaggia. Te lo sei guadagnato.

© 2016 Catherine Giordano

Accolgo con favore le vostre domande e commenti.

Catherine Giordano (autrice) da Orlando Florida il 12 settembre 2016:

Grazie Larry Rankin. Sono felice ti sia piaciuto.

Larry Rankin dall'Oklahoma il 12 settembre 2016:

Meravigliosa analisi del processo.

Catherine Giordano (autrice) da Orlando in Florida il 25 agosto 2016:

teahes12345 È così bello avere un insegnante che mi dice che il mio saggio sulla scrittura di relazioni e presentazioni migliori (specialmente Power Point) è utile. La parte che mi piace di più è quella di guardare un report o una presentazione come un viaggio e lo scrittore / presentatore come una guida che conduce il pubblico alla conclusione.

Dianna Mendez il 25 agosto 2016:

Ho trovato i tuoi suggerimenti su Powerpoint eccellenti. Queste sono le informazioni che ho fornito agli studenti per le presentazioni e aiutano a sottolineare i punti salienti. Il tuo articolo fornisce ai lettori informazioni preziose che porteranno al successo.

Catherine Giordano (autrice) da Orlando in Florida il 21 agosto 2016:

AudreyHowitt: Thamks per avermi fatto sapere che ti piacciono le abilità che ho insegnato in questo articolo.

Catherine Giordano (autrice) da Orlando in Florida il 21 agosto 2016:

heidithorne: Grazie mille per aver mostrato il tuo apprezzamento. Sono contento che tu abbia trovato utile uno dei miei consigli.

Audrey Howitt dalla California il 21 agosto 2016:

Che articolo informativo - c'è una grande abilità in presentazioni aziendali efficaci -

Heidi Thorne dalla zona di Chicago il 21 agosto 2016:

Alcuni ottimi suggerimenti su diapositive PowerPoint e spazi bianchi. Condivisione qui su HP!

Catherine Giordano (autrice) da Orlando in Florida il 21 agosto 2016:

ChitrangadaSharan: Grazie per il tuo commento. Sembra che tu ne sapessi già la maggior parte, ma spero che tu abbia raccolto un suggerimento o due. Come dici tu, scrivere buoni rapporti e presentazioni è un'importante capacità aziendale.

Chitrangada Sharan da Nuova Delhi, India, il 21 agosto 2016:

La presentazione aziendale è un'abilità che molti professionisti hanno mentre altri la imparano attraverso l'esperienza.

Hai spiegato molto bene punto per punto come scrivere rapporti e presentazioni migliori. Davvero impressionante.

Sono sicuro che aiuterà molti professionisti interessati.

Grazie per la condivisione!

Catherine Giordano (autrice) da Orlando in Florida il 21 agosto 2016:

FlourishAnyway: sono d'accordo. Presentazioni PowerPoint troppo impegnate sono più fastidiose che informative. È compito dell'oratore inserire i dettagli. Il testo in PowerPoint serve solo a focalizzare l'attenzione dello spettatore sull'argomento. Le immagini dovrebbero essere utilizzate solo se aggiungono qualcosa alla presentazione, non solo per il gusto di avere immagini. Grazie per il tuo commento.

FlourishAnyway dagli Stati Uniti il ​​21 agosto 2016:

Ottimi suggerimenti qui per rapporti e presentazioni aziendali. Uno dei miei animali più fastidiosi è una diapositiva di PowerPoint piena zeppa che è così impegnata che l'attenzione del pubblico è deviata sulla lettura piuttosto che sull'ascolto. Nessun motivo per l'oratore davvero.