Come utilizzare il software di elaborazione testi (diploma nvq in economia e commercio e it)

In questa parte, ovvero la Sezione 1, vedremo come inserire e combinare testo e altre informazioni in modo accurato all'interno di documenti di elaborazione testi.

Immettere e combinare testo e altre informazioni in modo accurato nei documenti di elaborazione testi

Nota: durante tutto il corso dell'unità, in tutte e tre le sezioni, ho aggiunto il maggior numero di screenshot possibile. Non presenterai schermate se stai scrivendo le risposte per questa unità, ma ti verrà chiesto di eseguire alcune attività per testare la tua conoscenza e comprensione dell'uso di un elaboratore di testi, e le schermate potrebbero tornare utili!

1.1 Identificare quali tipi di informazioni sono necessarie nei documenti

Un documento è un record in cui gli eventi o qualsiasi informazione vengono acquisiti e registrati come prove in modo che le informazioni non vadano perse.

Un documento di esempio

syncfusion.com

Potrebbe essere un documento scritto o elettronico e serve come un record ufficiale. Il formato, la struttura e il contenuto dei documenti variano a seconda delle informazioni registrate e dello scopo per cui sono state registrate. Alcuni esempi di documenti sono fatture, giornali, ordini di acquisto, specifiche di prodotto, lettere, diari, fogli di calcolo, licenze, ecc.

Ogni documento avrà un formato diverso e standard accettabili a cui deve aderire e questi documenti standard possono essere creati sulla base di un modello, oppure se creerai un documento particolare più e più volte, puoi salvare quel formato come modello per usi futuri.

I documenti archiviati in formato elettronico vengono archiviati in un computer e ci sono molte applicazioni per creare un documento. L'applicazione più comune utilizzata nella maggior parte delle organizzazioni è il software di elaborazione testi denominato Microsoft Word che fa parte del pacchetto Microsoft Office. Per creare un documento, è necessario identificare i tipi di informazioni necessarie per creare il documento. Anche in questo caso, i diversi tipi di informazioni variano a seconda del tipo di documento. Occorre prima avere un'idea chiara di quale documento creeranno e per quale scopo lo creeranno. Devono quindi identificare i tipi di informazioni necessarie per quel particolare documento.

Tutti i documenti hanno una certa quantità di testo e principalmente alcuni numeri. Per rendere chiara la comprensione, si possono aggiungere clip art, immagini, grafici, tabelle, ecc. Al documento. I documenti elettronici possono anche avere animazioni e piccoli clip video e audio. Infine, per migliorare l'aspetto del documento, è possibile aggiungere linee, bordi, sfondi ecc. A un documento.

Una fattura di esempio

Di JRW78130 (Opera propria), tramite Wikimedia

Ad esempio, consideriamo che stai creando una fattura. Una fattura avrà testo, numeri, logo dell'azienda ( questa sarà un'immagine), indirizzo dell'azienda, indirizzo del destinatario, numero di fax e telefono, numero di partita IVA, numero di fattura, data della fattura, riferimento del cliente, descrizione di beni e servizi, tariffa del servizio, metodi di pagamento, avviso di rimessa, dettagli su come pagare, ecc. Quindi tutte queste informazioni devono essere raccolte e messe insieme in un formato standard che aderisca agli standard e alle linee guida dell'organizzazione. Le informazioni raccolte, la struttura e il formato in cui vengono presentate le informazioni dipendono dal tipo di documento che si sta creando. Le informazioni possono essere raccolte dai dati disponibili nell'organizzazione o, se i dati non sono disponibili, devono essere raccolte da Internet o contattando le persone o organizzazioni / dipartimenti pertinenti.

Quando si utilizzano immagini e altri dati da Internet e da altre fonti, è necessario assicurarsi che siano liberi di utilizzarli controllando la licenza e le informazioni sul copyright. È necessario avere la capacità e le competenze per identificare informazioni diverse da un gruppo di informazioni fornito o da un elenco di informazioni in modo che siano in grado di scegliere le informazioni giuste richieste per la creazione del documento.

1.2 Utilizzare tecniche appropriate per inserire testo e altre informazioni in modo accurato ed efficace

Una volta che tutte le informazioni necessarie per la creazione di un documento sono disponibili o sono state raccolte, è necessario utilizzare i metodi e le tecniche migliori per inserire queste informazioni nel documento, assicurandosi che siano inserite in modo accurato ed efficace.

Immettere / eliminare testo, salvare file - Word 2003

Per inserire del testo in un documento, è necessario avere una buona conoscenza della tastiera. Abilità con la tastiera non significa solo digitare alfabeti e numeri, ma anche un uso efficiente di tutti i tasti e le funzioni della tastiera. È utile imparare le scorciatoie più comuni e più utilizzate sulla tastiera per inserire e formattare le informazioni in un documento con facilità e velocità. Se si inserisce una grande quantità di testo e numeri, la velocità di digitazione sarà importante insieme alla precisione e all'efficienza.

Oltre alle capacità di tastiera, potrebbero essere richieste altre abilità a seconda del dispositivo utilizzato per creare e formattare i documenti. L'uso recente di dispositivi touch screen e sistemi di riconoscimento vocale richiederà la conoscenza di tutte le tecniche necessarie per operare, inserire dati e formattare i dati sui dispositivi che utilizzano.

Durante la digitazione di documenti, al fine di digitare o creare un documento in modo accurato ed efficiente, è necessario utilizzare entrambe le mani durante la digitazione, utilizzando i tasti appropriati sulla tastiera. La tua postura dovrebbe essere buona con la schiena dritta ed entrambe le mani sulla tastiera.

Molte volte, ho visto persone che usano il blocco delle maiuscole per digitare le lettere maiuscole, che è una cosa piuttosto noiosa da fare perché è necessario passare dal blocco delle maiuscole " on e off ", prima e dopo aver digitato la lettera maiuscola. Il modo migliore e più semplice per digitare una lettera maiuscola è utilizzare il tasto Maiusc. Il tasto Maiusc + qualsiasi alfabeto ti consente di digitare la lettera maiuscola di quel particolare alfabeto.

Nota: esercitati, Maiusc + alfabeto, credimi è facile e sentirai la differenza!

Alcune delle scorciatoie usate di frequente sono Ctrl + S per salvare, Ctrl + C per copiare, Ctrl + V per incollare, Ctrl + X per tagliare, Ctrl + Z per annullare, Ctrl + A per selezionare tutto, ecc. Backspace e i tasti di cancellazione sono comunemente usati durante la formattazione e la digitazione del testo. La barra spaziatrice viene utilizzata per creare spazio tra le parole.

Oltre alle capacità di tastiera, è necessario utilizzare anche le varie opzioni di formattazione disponibili sul software di elaborazione testi stesso. Sono disponibili varie opzioni come l'orientamento della pagina, le tabelle, i punti elenco e la numerazione, le colonne multiple, l'inserimento di simboli, la grafica, la casella di testo, ecc. E si deve utilizzare al meglio i menu disponibili per creare un'immagine accattivante e facile da seguire / capire documento. Puoi anche utilizzare vari caratteri e spaziatura per rendere le informazioni chiare e chiare.

Dopo aver creato con successo, la parte più importante di un documento è la grammatica e il controllo ortografico. Gli elaboratori di testi non sempre trovano e correggono tutti gli errori in un documento. Ad esempio, se digiti "cappello" invece di "quello" un word processor non segnerà sempre questo errore per te. Quindi è sempre meglio rileggere manualmente il documento due o tre volte e, se possibile, puoi chiedere a una terza persona di correggerlo per te in quanto ciò garantirà precisione ed efficienza.

1.3 Selezionare e utilizzare modelli appropriati per scopi diversi

I modelli sono documenti predefiniti in cui è memorizzato un modello e sono prontamente disponibili per l'uso. Hanno già alcuni dettagli che possono essere adattati o modificati in base alle proprie esigenze. Puoi anche progettare e salvare il tuo modello in base alle tue esigenze e alle esigenze dei documenti che creerai. Questo ti aiuterà a concentrarti sul contenuto del documento in futuro, piuttosto che perdere tempo nella progettazione del documento.

Crea un nuovo documento basato su un modello Microsoft Word 2003

Per mettere insieme tutte le informazioni utilizzando le competenze che si possiede, è necessario scegliere il modello appropriato per il documento che si intende creare.

Ad esempio, l'elaboratore di testi può avere modelli esistenti per documenti come fax, lettere o una pagina web. Quindi, se creerai un documento che corrisponde ai modelli disponibili, puoi procedere e utilizzare il modello preimpostato disponibile. In altri casi, dovrai creare il tuo modello per il tipo di documento che creerai.

Inoltre, la maggior parte dei modelli viene fornita con caratteri predefiniti, combinazione di colori, formattazione, ecc.

Se stai creando diversi documenti dello stesso tipo e formato, o se creerai un particolare documento più e più volte in futuro, dovresti salvare i formati come modello, in modo da poter mantenere questo standard durante la creazione dei documenti in futuro e anche risparmiare tempo.

Alcuni esempi per applicare efficacemente la formattazione e la scelta dei modelli a un documento sono: utilizzo di più colonne per articoli di notizie, utilizzo verticale A4 per carta intestata e per lettere, modalità orizzontale per tabelle, ecc. È necessario creare documenti chiari e creare un impatto sul lettore. Quindi utilizza sempre le migliori funzionalità disponibili sul Word Processor per creare documenti di grande effetto.

Lo scopo dell'utilizzo dei modelli è creare un design efficace del documento. I design dei documenti non riguardano solo l'aspetto ma anche il modo in cui le informazioni vengono presentate. Le informazioni importanti nel documento devono risaltare. Quindi un'attenta selezione di contenuti, layout, colori, temi, caratteri, stili, tabelle, note a piè di pagina, immagini, grafici ecc. È importante.

Qualsiasi informazione come la data, l'indirizzo e le informazioni di contatto, i numeri di pagina possono essere salvati nel modello per un utilizzo futuro e per evitare di digitarli di nuovo.

1.4 Identificare quando e come combinare e unire informazioni da altri software o altri documenti

Creare un documento non significa sempre crearne uno nuovo e inserire nuove informazioni che hai in mano. A volte dovrai combinare e unire informazioni da altri documenti e software. Ad esempio, potresti dover estrarre informazioni da un foglio di calcolo Excel o collegare un documento a un documento PDF e talvolta avresti creato diversi documenti singoli nell'elaboratore di testi e potresti doverli collegare o combinare tutti insieme in uno documento unico.

Ad esempio, per combinare più documenti di Word in un unico documento, è necessario prima creare un documento vuoto e impostare il layout della pagina simile ai documenti che verranno uniti. È inoltre possibile aprire uno dei documenti da combinare, fare clic su Salva con nome e salvarlo come nuovo documento con un nome diverso e quindi cancellarne il contenuto preservando il layout.

Fare clic su Inserisci - File

Per inserire una tabella, fare clic su Tabella - Inserisci - Tabella

Durante la raccolta delle informazioni, il candidato deve analizzare e decidere quali informazioni sono necessarie e se le informazioni raccolte sono affidabili e accurate.

Le tabelle sono una buona opzione per suddividere le informazioni in spazi prescritti. Fornisce un aspetto visivo pulito e semplifica la scansione e il confronto dei dati in tutto il documento. Per inserire una tabella in un documento Word, è necessario accedere al menu della tabella, fare clic su Inserisci e fare clic sulla tabella. È possibile modificare la tabella con il numero di righe e colonne, il colore di riempimento, i bordi e l'ombreggiatura e altre caratteristiche secondo le proprie esigenze.

1.7 Archiviare e recuperare documenti e file modello in modo efficace, in linea con le linee guida e le convenzioni locali, ove disponibili

Una volta che il documento è stato creato, il candidato dovrebbe essere in grado di salvarlo in una posizione da cui possa essere facilmente recuperato per uso e riferimento futuro. Ora un documento creato utilizzando un qualsiasi elaboratore di testi può essere salvato in uno dei tanti formati disponibili, ma non tutti gli elaboratori di testi supporteranno tutti i tipi di file. Ad esempio, quando fai clic su File -> Salva con nome -> Verrà visualizzata una finestra di dialogo che richiede una posizione in cui salvare il documento e anche un formato in cui salvare il documento.

Per salvare il file nel formato richiesto, File - Salva con nome

Se il documento verrà distribuito a persone o organizzazioni che non utilizzeranno Microsoft Word, è meglio salvare il documento in formato.rtf (Rich Text Format). È meglio salvare il documento nel formato più semplice possibile per evitare errori durante il tentativo di aprire il documento con altri programmi di videoscrittura. Una buona idea e la comprensione dei problemi di compatibilità dei file saranno di grande aiuto. Esistono vari formati come documento Word, modello di documento Word, formato di testo normale, formato di testo RTF, formato di pagina Web, ecc. formato.doc.

Assegnare un nome al documento è un altro aspetto molto importante. Utilizzare sempre nomi significativi in ​​modo che sia più facile identificare questo documento per il recupero in futuro. I candidati dovrebbero anche avere una buona idea di salvare i documenti in vari altri formati, ovvero cambiare il formato dei documenti in HTML o RTF ecc. Se necessario, utilizzando l'opzione Salva con nome nel menu File. È inoltre necessario sapere dove salvare il documento per recuperarlo più facilmente. Assicurati che i nomi dei documenti non contengano spazi per caratteri speciali. È meglio avere un backup di tutti i documenti nel caso in cui si verifichi un problema del server, un problema di archiviazione o un guasto hardware.

Bisogna tenere a mente se hanno seguito tutte le regole e le linee guida dell'organizzazione durante la creazione del documento. Assicurati di controllare se ci sono stili o formati o modelli interni e, in caso affermativo, seguili. Ogni organizzazione ha regole e linee guida per la preparazione, strutturazione, denominazione e archiviazione dei documenti. Ci sono regole che devono essere seguite anche durante il recupero o la condivisione dei documenti. Sii sempre consapevole di cosa stai risparmiando e dove stai salvando. È meglio archiviare i documenti correlati insieme e seguire un metodo coerente per denominare file e cartelle.

C'è anche un'opzione "Cerca" per cercare un documento nel caso in cui hai dimenticato dove hai memorizzato o salvato il documento. Inoltre, word visualizza un elenco di documenti recenti da cui puoi prendere il documento se lo avevi salvato di recente.

Per favore dai un riscontro:

Spero che tu abbia una conoscenza e una comprensione di

• I diversi tipi di informazioni di cui abbiamo bisogno per creare un documento
• Le tecniche che è necessario utilizzare per inserire le informazioni
• L'uso di stili e modelli
• Come combinare o unire documenti
• I diversi strumenti di editing
• Come archiviare e recuperare i documenti in modo efficace.

Spero che questa sezione ti sia stata di aiuto. Segui i link sottostanti per le sezioni 2 e 3.

Sezione 2 - Creare e modificare layout e strutture per documenti di elaborazione testi (software di elaborazione testi, domande da 2.1 a 2.4)

Sezione 3 - Utilizzare strumenti software di elaborazione testi per formattare e presentare documenti in modo efficace per soddisfare i requisiti (software di elaborazione testi, domande da 3.1 a 3.6)