Come creare una cronologia accurata del progetto e una stima dei costi

Scopri come migliorare le stime dei progetti e renderle più veloci.

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Perché la precisione è importante

In qualità di project manager, siamo spesso costretti a creare stime molto rapidamente e con poche informazioni. Peggio ancora, siamo spinti a dire ciò che gli sponsor esecutivi vogliono sentire: "Ho solo $ 15.000 per questo aggiornamento del database. Puoi farlo, giusto? E deve essere fatto anche in due mesi!"

Tuttavia, se diciamo di sì, e semplicemente non è possibile, peggiora le cose. Non stiamo molto bene due mesi e quindicimila dollari dopo quando torniamo e chiediamo altri diecimila dollari e un altro mese. Eppure, 3 mesi e $ 25.000 erano il meglio che chiunque potesse fare, e avremmo potuto saperlo in anticipo.

Il mondo professionale si aspetta cattive stime

Sfortunatamente, molte organizzazioni si sono abituate ad accettare stime basse e a pensare che la maggior parte dei progetti supererà il budget e verrà consegnata in ritardo. Secondo il Project Management Institute, il 55% di tutti i progetti non fornisce risultati soddisfacenti. La percentuale di progetti che forniscono risultati soddisfacenti nei tempi e sotto il budget è molto inferiore.

Anche i project manager sono giunti a credere che non possiamo fare stime realistiche o, anche se potessimo, non possiamo farlo nel tempo a nostra disposizione. E, se potessimo, il capo non vorrebbe sentirlo.

Per dirla semplicemente, il mondo professionale si aspetta stime sbagliate.

Perché abbiamo bisogno di buone stime

Ciò significa che avremo un ottimo aspetto se riusciamo a fare buone stime. Ora, sarò onesto, presentarli non sarà facile. Convincere i nostri capi che abbiamo bisogno di buone informazioni e di tempo sufficiente per stimare bene sarà una sfida. Fornire stime realistiche significa, in un primo momento, presentare budget di progetto più elevati e programmi più lunghi, più argomenti. Ma guarda cosa succede dall'altra parte: iniziamo a consegnare i nostri progetti in tempo e nel rispetto del budget, o maledettamente vicini. E siamo gli unici a farlo.

Vale il suo peso in oro.

La benda sulla signora giustizia è un segno della sua cecità nei confronti dei programmi personali, dello status, della corruzione e di altri elementi che ci allontanano dalla verità.

Con il proprio lavoro (ritoccato), tramite Wikimedia Commons

Eliminare i pregiudizi

Nella stima, il bias è una pressione che ci porta a elaborare una stima che è troppo bassa o troppo alta. Quindi la prima cosa che dobbiamo fare è voler fare una stima accurata. Ricorda solo che, alla fine del progetto, vuoi guardare indietro e dire: la mia stima era corretta; la mia gestione era buona e ho raggiunto l'obiettivo.

In effetti, un modo per comprendere il bias è pensare che sia qualcosa che ti rende costantemente fuori bersaglio. Nel tiro con l'arco, un vento al traverso sposterà le frecce fuori bersaglio nella direzione del vento. Questo è un pregiudizio. Compensiamo i pregiudizi essendo consapevoli della pressione e rifiutandoci di lasciarci buttare fuori.

Ecco alcune cose che potrebbero scoraggiarci e cosa fare su ciascuna di esse:

Budget richiesti o imposti e dichiarazioni dei fondi disponibili. Un budget richiesto o imposto è una dichiarazione di ciò che il progetto sponsorizza, o il cliente, è disposto a spendere. Una dichiarazione dei fondi disponibili indica quanti soldi sono nel budget. Sii chiaro che nessuno di questi ha nulla a che fare con una stima. O non conosci tale importo prima di stimare (come la giustizia cieca nella Figura 2) o, se lo sai, mettilo da parte. Dopo aver effettuato la stima realistica, è possibile presentare un confronto tra il budget stimato e il budget richiesto.
Pensiero pieno di desiderio o risentimento. Se ci piace il nostro capo, vorremo adattare il lavoro a ciò che dice di potersi permettere. Se pensiamo che il nostro capo non sia realistico, vorremo chiedere il doppio. Queste sono reazioni umane naturali di cordialità o risentimento. Per favore, mettili da parte. Concentrati sull'orgoglio professionale che deriva dalla creazione di una stima realistica e accurata del lavoro da svolgere e dei relativi costi e tempi.
Volendo usare solo una copia di un vecchio preventivo di progetto. Non copiare semplicemente un preventivo da un altro progetto. Ci saranno due errori se lo fai. In primo luogo, quella stima potrebbe non essere stata accurata. Utilizzare sempre rendiconti e pianificazioni dei costi effettivi accurati, non stime precedenti. In secondo luogo, non esistono due progetti uguali. Anche se il tuo progetto è molto simile a un progetto passato, concentrati sulle differenze, non sulle somiglianze.
Stimare l'intero progetto come una cosa sola. Questo non funziona. Le stime accurate si basano sui dettagli. Pensa a quanto costerà ogni pezzo del progetto e quanto tempo ci vorrà. Otterrai un'immagine più accurata. Inoltre, se un elemento è alto e un altro è basso, tutto verrà bilanciato.

Ora sai come evitare le pressioni che creano pregiudizi. Diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti per fare un'ottima stima.

Troppo spesso le persone al lavoro discutono senza ascoltare. Portare stime realistiche ai nostri capi può essere una sfida nella tua cultura aziendale.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), tramite flickr

Suggerimenti per fare un'ottima stima

Ecco alcune cose che puoi fare per fare un'ottima stima:

Assicurati di sapere cosa dovrebbe fornire il progetto. Senza un ambito chiaramente definito, una stima accurata è impossibile.
Concediti tutto il tempo che puoi. Le prime stime con un nuovo metodo andranno lentamente. Dopodiché, saprai quanto tempo ti serve.
Ottieni buone informazioni. Non limitarti a ronzare qualche email. Trova il tempo per parlare con le persone, per spiegare cosa stai facendo, per assicurarti che capiscano e per assicurarti che pensino a ciò che stai chiedendo e ti forniscano buone informazioni.
Concentrati prima sui pezzi unici. Ogni progetto ha alcuni elementi unici. Stimali attentamente prima. Quindi è possibile copiare dal budget effettivo del progetto passato e dalle pianificazioni per le parti che sono più di routine.
Non tralasciare nulla. Una volta eliminati i pregiudizi, i maggiori errori di stima derivano dal semplice dimenticare una parte del piano del progetto.

Processo e tecniche di stima

In un progetto di medie o grandi dimensioni, possiamo creare due stime. La prima, o prima stima, viene eseguita dopo che abbiamo una chiara dichiarazione dell'ambito, ma prima che venga elaborata esattamente nella Work Breakdown Structure. La stima iniziale può essere creata confrontando i primi progetti, con il metodo Bucket o con una tecnica sofisticata (e costosa) chiamata Delphi a banda larga modificata.

Dopo che la WBS e l'elenco delle attività sono stati completati, vengono create stime molto accurate utilizzando PERT, la valutazione del progetto e la tecnica di revisione. Panoramica.

Ovunque ci si trovi nel processo di pianificazione del progetto e qualunque tecnica di stima si utilizzi, tutti i metodi in questo articolo per prevenire pregiudizi e semplificare la stima si applicano.

Fare una buona stima, velocemente

Mentre esegui le prime stime, ti consigliamo di impostare le cose per farlo più velocemente la prossima volta. Ecco come:

Organizza e archivia i tuoi dati. Utilizzerai spesso i dati effettivi di progetti passati (pianificazioni e budget). Assicurati che sia prontamente disponibile, ben organizzato e, se possibile, in formati standard e ricercabile. Idealmente, dovrebbe essere in un formato da cui è facile copiare, come un database, un foglio di calcolo o un documento modificabile, piuttosto che un documento pronto per la stampa come un file PDF.
Crea un elenco di contatti. Scoprirai che alcune persone sono davvero utili. Capiscono il tipo di dati che desideri. Alcuni saranno altri project manager. Alcuni saranno contabili. Alcuni saranno fornitori che saranno felici di fare una stima rapida, nella speranza che acquisterete da loro. Crea un elenco di contatti di persone particolarmente brave nel fornirti informazioni sui preventivi e prendi nota delle loro aree di competenza.
Crea modelli. Crea i tuoi modelli di stima, moduli e fogli di calcolo. Questo renderà le cose davvero veloci la prossima volta. Assicurati di cancellare tutti i dati dalla stima corrente dal tuo modello - non vuoi che gli errori si insinuino. Avere questi modelli rende anche molto facile addestrare altri per aiutarti a fare le tue stime più velocemente.
Crea una squadra. Il modo più veloce per controllare i numeri è far leggere a una persona la fonte, mentre l'altra controlla il documento finale. Puoi anche suddividere parti del progetto e chiedere ai lavoratori di stimare i propri tempi e costi. Questo è molto più accurato e incoraggia anche a possedere la stima, in modo che provino a essere all'altezza di ciò che hanno detto di poter fare.

Infine, quando il progetto è finito, confronta ciò che è realmente accaduto sul progetto con la tua stima. Se la tua stima era corretta, hai ottenuto un ottimo processo. Se la tua stima era sbagliata - e va bene, a volte lo sarà - allora approfondisci e scopri perché e aggiorna i tuoi modelli per migliorare il tuo processo.

Sarai uno stimatore veloce e preciso in pochissimo tempo. Beh, no, non è accurato. È una campagna pubblicitaria di parte. Sarai un estimatore veloce e accurato molto presto, e prima se farai del tuo meglio!