Bolle e silos nel processo aziendale

Scoppiare la bolla

La prossima volta che sei al lavoro, dai un'occhiata in giro. Quanto bene lavorano insieme i singoli reparti?

Diresti di avere una buona conoscenza di come funziona ogni dipartimento? O come i loro ruoli si adattano ai tuoi?

A tutti piace pensare che il proprio ruolo sia il più importante, che l'azienda non potrebbe funzionare senza il proprio dipartimento.

Sbagliato!

Una cosa che vediamo spesso nell'auditing interno è che ogni dipartimento lavora all'interno di un silo, rimanendo all'interno della propria piccola bolla di lavoro ignaro di cos'altro sta accadendo intorno a loro nel business.

Sebbene concentrarsi sui dettagli di qualunque cosa tu faccia è una buona cosa, non dovrebbe essere a scapito del quadro generale.

Indipendentemente dal settore, nessuna azienda può operare con un solo reparto. Anche le piccole imprese con singolo operatore richiedono di indossare più cappelli quando si assumono ruoli diversi all'interno della propria azienda.

Il processo multi-reparto dell'azienda

Diamo un'occhiata a un semplice esempio delle fasi di produzione di un prodotto esistente e di vendita ai nostri clienti. Prima ancora di considerare di fare di più, è necessario determinare:

• quanto prodotto hai attualmente in magazzino
• se ha una data di scadenza
• se si tratta di un prodotto stagionale richiesto solo in determinati periodi dell'anno
• se vi sia una necessità attuale di extra da fare
• se l'azienda ha le risorse per fare di più in questo momento

Le domande di cui sopra vengono generalmente riviste da qualcuno all'interno del dipartimento di pianificazione. Determineranno anche la quantità di prodotto da realizzare e la quantità di materie prime che sarà necessario acquistare.

Le informazioni vengono quindi solitamente passate alla direzione per approvare la produzione, l'acquisto delle materie prime e la quantità di tempo e di personale necessari per completare la fabbricazione del prodotto. Le discussioni con il dipartimento finanziario sono generalmente incluse in questo momento per assicurarsi che l'azienda abbia i fondi disponibili per completare tutte le attività.

Una volta che il processo di pianificazione è completo ed è stato approvato, i dettagli del fabbisogno di materie prime vengono passati all'ufficio acquisti. Qui avranno un elenco di fornitori approvati che utilizzano per redigere ordini di acquisto per acquistare le materie prime necessarie. Anche in questo caso, questi dovranno essere approvati, generalmente dalla direzione, prima di essere inviati ai fornitori.

Dopo che le materie prime sono state ordinate, il dipartimento finanziario deve sbloccare il pagamento per assicurarsi che le merci vengano consegnate in tempo. I registri finanziari devono essere aggiornati per riflettere quanto denaro ha speso l'azienda e per cosa. Successivamente dovranno anche abbinare questo pagamento alle fatture ricevute come parte del processo di riconciliazione.

Quindi abbiamo ordinato le nostre materie prime; il resto dovrebbe essere facile, giusto?

I fornitori hanno iniziato a consegnare le nostre materie prime, quindi ora qualcuno deve controllarle per assicurarsi che gli ordini siano corretti e che le merci siano in condizioni utilizzabili. Il modo migliore per farlo è confrontare gli ordini di acquisto e le fatture con la merce ricevuta.

A seconda delle dimensioni dell'azienda e del tipo di materiali ricevuti, potrebbe trattarsi di chiunque, dall'addetto alla reception al personale del magazzino o al caposquadra. Nelle aziende più grandi, e sempre a seconda del tipo di merce, è possibile che una persona firmi la firma per confermare che la merce è stata ricevuta in loco e un'altra che controlla la qualità delle materie prime.

Tutti i documenti relativi alla materia prima dovranno essere conservati e potrebbe essere necessario inviare copie a diversi reparti per garantire che i loro registri siano accurati. Quando sono coinvolti documenti cartacei, è qui che le cose possono diventare complicate se c'è una mancanza di comunicazione o se non si capisce perché gli altri dipartimenti ne hanno bisogno e in quali tempi ne hanno bisogno.

Non puoi pagare una fattura se non sai cosa stai pagando. Inoltre, non dovresti accettare la merce in loco se non conosci i prodotti e le quantità che dovrebbero esserci.

Ora che abbiamo i nostri materiali possiamo realizzare i nostri prodotti.

Ancora una volta, a seconda delle dimensioni e dell'assetto aziendale, il modo in cui le materie prime vengono immagazzinate, registrate e distribuite per l'uso possono essere molto diverse. Un punto che dovrebbe rimanere lo stesso è che dovrebbe essere registrato quando ogni materiale viene utilizzato, da chi e quanto. Senza queste informazioni non saprai di cosa hai bisogno quando inizierai il processo di pianificazione la prossima volta che vorrai realizzare il prodotto.

Iniziamo a realizzare il nostro prodotto utilizzando le istruzioni di lavoro sviluppate prima di iniziare originariamente a realizzare questo prodotto in primo luogo. Le istruzioni di lavoro vengono utilizzate per garantire che ogni prodotto sia realizzato esattamente nello stesso modo e abbia una qualità costante.

Ogni volta che qualcuno scopre un modo per migliorare il processo di produzione, le istruzioni di lavoro e altri documenti per il processo devono essere aggiornati in modo che rimangano aggiornati. Il dipartimento di audit interno può anche rivedere il processo per assicurarsi che le istruzioni di lavoro vengano effettivamente seguite.

Se stai utilizzando qualsiasi attrezzatura per realizzare i tuoi prodotti, devi assicurarti che l'attrezzatura sia in buone condizioni. Il reparto di manutenzione ha bisogno di un programma in atto per testare, riparare e sostituire l'apparecchiatura, se necessario. Le discussioni con il personale addetto alla gestione del rischio e / o all'audit interno possono essere utili durante la preparazione di questi programmi.

Inoltre, qualsiasi incidente verificatosi durante il processo di produzione, come il guasto dell'attrezzatura, il mancato completamento del processo di produzione o lesioni del personale, dovrebbe essere registrato, indagato e risolto.

Prima che il prodotto possa essere venduto, è necessario verificarne la qualità; non vuoi vendere un prodotto di qualità inferiore o difettoso.

Ora abbiamo un prodotto finito nel nostro magazzino in attesa di essere venduto, ma a chi lo vendiamo e per quanto?

E continua

Il "quanto" sarebbe stato precedentemente elaborato dalla direzione, anche in questo caso il dipartimento finanziario sarebbe stato coinvolto per confermare quanto ti è costato realizzare il prodotto e quanto profitto vuoi ottenere.

All'inizio sarebbe stata necessaria una ricerca di mercato condotta da qualcuno coinvolto nella ricerca e sviluppo per esaminare per cosa venivano venduti altri prodotti simili e quanto le persone sarebbero state disposte a pagare.

Per quanto riguarda a chi vendere, la tua ricerca di mercato avrebbe già esaminato questo aspetto all'inizio, quindi sai già chi sono i tuoi clienti. Il reparto marketing avrà messo insieme una campagna per indirizzare i clienti giusti lasciando al reparto vendite il compito di fornire il prodotto al cliente.

Questo è già un processo piuttosto complicato, ma non abbiamo ancora finito in silenzio.

Analogamente all'ordinazione e all'acquisto delle materie prime, ora dobbiamo invertire tale processo per portare i prodotti fuori dalla nostra area di stoccaggio e al cliente.

Il nostro reparto di confezionamento avrebbe bisogno di confezionare la giusta quantità di ogni prodotto per i clienti. Avremmo bisogno di creare fatture che il cliente dovrebbe pagare. Il magazzino dovrebbe confermare che i prodotti giusti sono andati al cliente giusto. E il nostro dipartimento finanziario dovrebbe assicurarsi che il cliente abbia pagato e che i pagamenti siano stati registrati e riconciliati correttamente.

Inoltre, dal momento che avevamo personale che realizzava i prodotti, il nostro reparto buste paga avrebbe dovuto sapere chi lavorava e a che ora lavorava in modo da poter essere pagato per il suo tempo.

Mentre tutto quanto sopra sta accadendo, ci sono ancora alcuni dipartimenti che lavorano in background. Due dei principali da considerare sono il reparto IT che si assicura che il personale abbia accesso ai sistemi e alle informazioni di cui ha bisogno.

L'altro sono i nostri addetti alle pulizie. Indipendentemente dal fatto che si scelga di utilizzare personale interno o un'impresa di pulizie esterna, qualcuno deve mantenere lo spazio di lavoro pulito, ordinato e libero da potenziali pericoli.

Quindi chi è stato coinvolto?

Guardando l'esempio sopra, il nostro semplice processo di produzione e vendita ha coinvolto i seguenti reparti:

• Gestione
• Pianificazione
• Acquisto
• Finanza
• Magazzino
• Controllo di qualità
• Gestione documenti
• Produzione
• Manutenzione
• Marketing
• IT
• Confezione
• I saldi
• Ricerca e sviluppo
• Gestione del rischio
• Audizione interna
• Indagini sugli incidenti
• Libro paga
• Pulizia

Come puoi vedere ogni reparto è coinvolto. Se dovessi eliminare solo uno di quei reparti dal mix, le cose si complicherebbero molto rapidamente! Potresti perdere i controlli di controllo, potresti non avere le risorse necessarie per terminare la produzione o pagare il personale, potresti perdere opportunità di vendita o, cosa più importante, potresti vendere un prodotto che non è adatto all'uso e potrebbe essere pericoloso.

Come rimuoviamo i silos?

Abbastanza spesso durante un audit interno, se vedo che c'è un'interruzione della comunicazione o se il personale non è sicuro dei ruoli delle diverse aree, consiglierò al personale di un dipartimento di andare e seguire il personale di altri dipartimenti per un breve periodo. Li faccio andare a sedersi per vedere cosa fanno effettivamente gli altri membri dello staff. Hanno l'opportunità di porre domande e comprendere meglio come lavorano insieme i reparti.

In sostanza iniziano a vedere l'attività come un puzzle con tutti i pezzi che si incastrano per formare un insieme piuttosto che una raccolta di singoli silos.

© 2017 Katrina McKenzie