Dietro il segno di spunta: cosa possono davvero fare per te gli audit interni?

Scopri come rendere gli audit interni davvero utili per la tua azienda, non solo una casella da spuntare.

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Audit interno per motivi errati

Con l'audit interno che ora sta diventando un requisito, le aziende a volte assumono personale di audit esclusivamente per poter spuntare quella casella, senza ulteriori idee su cosa farne.

Molti revisori ritengono che stiano solo riproducendo revisioni esterne e, sebbene ciò possa aiutare quando i revisori esterni vengono a trovarli, non fornisce molte informazioni preziose per l'azienda.

Un audit interno dovrebbe essere un esercizio costruttivo volto a determinare la misura in cui un sistema di gestione è conforme alle proprie procedure e pratiche. Un audit interno può anche identificare miglioramenti ai processi aziendali e aiutare con le comunicazioni interne.

Cosa sono gli audit interni?

Sebbene gli audit interni siano generalmente condotti da dipendenti dell'azienda, c'è stato un aumento delle assunzioni di specialisti esterni al solo scopo di audit. Così come esternalizzi i tuoi ruoli legali o finanziari, puoi anche esternalizzare i ruoli di audit.

Il tuo audit interno è il più importante di tutti gli audit. Consente a un'azienda di esaminare i propri sistemi, procedure e attività per decidere se sono adatti all'attività e se il personale li sta effettivamente seguendo.

Fornisce alla direzione informazioni sul rispetto dei loro standard di qualità, se il sistema è efficiente ed efficace come dovrebbe essere e se sono necessari miglioramenti.

Inoltre possono fornire una linea di comunicazione in tutta l'azienda ed essere un grande motivatore.

A cosa servono gli audit interni?

I criteri per gli audit interni sono solitamente le politiche, le procedure e le istruzioni di lavoro dell'azienda.

Non stai cercando di effettuare audit direttamente rispetto a un particolare standard esterno durante un audit interno, fondamentalmente duplicando ciò che farebbe un auditor di terze parti; stai invece assicurando che le tue politiche e procedure siano utilizzate correttamente nelle attività quotidiane.

A condizione che i documenti interni dell'azienda siano stati sviluppati in linea con tutti i requisiti di conformità esterni e facciano riferimento agli standard appropriati, i requisiti esterni dovrebbero essere coperti. Tuttavia, la comprensione degli standard e dei requisiti aiuta a fornire una base su ciò che la documentazione dovrebbe includere.

Gli audit non hanno bisogno di essere temuti

La maggior parte degli standard e dei codici richiedono audit. Gli audit dovrebbero essere visti come un vantaggio per l'azienda, piuttosto che come un lavoro di routine o un'imposizione.

Un audit viene utilizzato per raccogliere informazioni che vengono poi riviste e riportate. Questo rapporto discuterà spesso la necessità di miglioramenti o azioni correttive.

Ma un audit non è una caccia alle streghe per incolpare un singolo membro del personale o una particolare area dell'azienda. Gli audit dovrebbero essere condotti in modo positivo e trasparente. Il tuo auditor dovrebbe far sentire te e il tuo staff a vostro agio e fiduciosi riguardo all'audit, piuttosto che spaventati.

Il tuo revisore deve lavorare con te per assicurarti che il tuo audit funzioni per te, pur rimanendo indipendente e obiettivo riguardo a qualsiasi informazione che ha trovato.

Cosa può fare un buon audit

Verificare se vengono seguite procedure documentate
Fornire informazioni accurate sull'efficacia delle procedure attuali
Assistere con lo sviluppo di piani di miglioramento continuo
Identificare dove sono necessarie modifiche alle procedure
Migliora la consapevolezza e la comprensione dei requisiti di processo
Aiuta a ridurre al minimo il rischio
Migliora la sicurezza sul lavoro
Migliora la comunicazione interna
Conferma pratiche di lavoro positive
Fornisci informazioni per aumentare le vendite dei tuoi prodotti o servizi
Consenti di prendere decisioni più informate per aiutare la tua azienda a crescere

Pianificazioni e obiettivi dell'audit interno

Poiché abbiamo stabilito che non desideri semplicemente spuntare una casella e desideri effettivamente fare buon uso dei tuoi audit interni, il tuo programma di audit dovrebbe essere basato sulle valutazioni del rischio che completi.

Quali aree della tua attività stanno dimostrando di aver bisogno di maggiore attenzione in questo momento?
Quali aree vorresti maggiori informazioni su come stanno realmente andando?

Revisione delle tue risorse

È inoltre necessario esaminare le risorse disponibili quando si imposta la pianificazione dell'audit.

Quanti audit puoi realisticamente completare in un anno?
Quanti dovresti farne?
Sei in grado di completare abbastanza audit da farti sentire a tuo agio nel soddisfare i tuoi requisiti esterni e nel trovare le informazioni di cui hai effettivamente bisogno?

L'ambito dell'audit

Proprio come è necessario stabilire le priorità quando si crea il programma di audit annuale, anche questo è un elemento importante nello sviluppo dell'ambito degli audit. Lo scopo stabilisce ciò che verrà effettivamente esaminato nell'audit individuale. Data la potenziale dimensione delle aree e dei processi da controllare, è fondamentale sapere dove è maggiormente necessaria la tua attenzione.

Quando crei le tue pianificazioni di audit e gli ambiti di audit, devi considerare quanto segue:

Valutazioni del rischio completate di recente
Informazioni relative a possibili impatti finanziari, sui prodotti e sull'offerta
Qualità dei controlli interni: sono forti come credi che dovrebbero essere? Vengono utilizzati?
Eventuali reclami dei clienti ricevuti
Grado di cambiamento o stabilità: c'è stato un grande cambio di personale? Lo stesso personale è stato nel dipartimento da quando è iniziato?
Risultati dell'ultimo incarico di audit ed eventuali azioni correttive elencate: sono stati presi tutti provvedimenti?
Discussioni con il personale a tutti i livelli su tutte le aree che ritengono necessitino di attenzione
Sono necessarie abilità o conoscenze speciali per completare l'audit?

È il tuo audit

In definitiva, indipendentemente da chi conduce l'audit interno, dal personale interno o da appaltatori esterni, è il tuo audit e devi sapere quali informazioni desideri esaminare.

Gli audit possono essere semplici o complicati a piacere. E ricorda, sei l'unico che sa veramente quali informazioni sono preziose per te.

Se vuoi scoprire perché un'area della tua attività sembra sempre andare meglio di altre, o qual è il giorno più popolare per il tuo personale per avere un giorno libero, un audit interno può aiutarti a scoprirlo.