Concordare un budget: stime, priorità e risorse finanziarie e scopo e vantaggi del budget

Questo articolo è stato scritto in base all'unità NVQ " Concordare un budget ". Questa è un'unità di livello 3 con un valore di credito di 4.

Ci sono due parti in questa unità; la prima parte è valutata sulla base della conoscenza e della comprensione, dichiarazioni personali, domande, discussioni e altre prove. La seconda parte viene valutata sulla base delle evidenze attraverso varie procedure.

Cosa significa concordare un budget

Se hai degli obiettivi quantificati che devi raggiungere o sai di dover far fronte a situazioni critiche che possono sorgere in qualsiasi momento, avrai bisogno di un piano. Dovrai pianificare i tuoi risparmi, entrate e uscite e questo vale sia per gli obiettivi personali che per gli obiettivi aziendali. In breve, dovrai "concordare un budget".

Cos'è un budget?

Un budget è un documento finanziario che pianifica risparmi, spese, entrate e uscite future. Un budget può essere pianificato da individui o aziende o organizzazioni in modo che prevedano se possono operare con le entrate e le spese pianificate. Il budget darà anche un'idea di come si svolgerà l'attività nel prossimo esercizio finanziario.

Molti tipi di budget

Possono esserci molti diversi tipi di budget in base alla situazione o alla parte dell'attività in questione e anche ai dati finanziari disponibili.

Quando sono disponibili dati finanziari insufficienti, viene preparato un budget sulla base delle stime dell'anno precedente e viene chiamato Budget previsionale.
Un budget basato su quanto denaro verrà speso nel prossimo anno finanziario è chiamato budget di cassa.
Se vengono calcolati i costi per l'avvio di una nuova attività, inclusi i costi di tutte le risorse necessarie per avviare l'attività, si parla di Budget di avvio dell'attività.
E ci sono budget di prestazione basati su servizi o progetti in cui i budget vengono creati valutando ogni singolo elemento.
Una stima delle vendite future di un'azienda è chiamata budget di vendita.

Esistono molti altri tipi di budget, tutti dipendenti dallo scopo, dagli obiettivi e da altri fattori coinvolti.

Perché è importante creare un budget?

Pianificare con un budget ti darà una visione chiara di quanto denaro arriverà e quanto spenderai. Quindi, prima di spendere effettivamente per qualcosa, puoi decidere se avrà o meno un effetto sulle finanze per quell'anno. Puoi stabilire le priorità, raggiungere obiettivi, ridurre le spese indesiderate e gestire il denaro in modo efficiente. Creare un budget ti solleverà dallo stress e dai dubbi, perché sai già cosa hai e cosa aspettarti.

Competenze e processi necessari per sviluppare un budget

Esistono vari processi che è necessario conoscere e comprendere prima di sviluppare e concordare un budget. Alcuni di loro sono discussi di seguito:

Come utilizzare le stime durante l'elaborazione di un progetto di bilancio (sezione 1.1)
Come identificare le priorità e le risorse finanziarie necessarie durante la preparazione di un budget (sezione 1.2)
Lo scopo e i vantaggi dell'identificazione delle priorità durante la preparazione di un budget (sezione 1.3)
Lo scopo e i vantaggi della valutazione e della giustificazione dei costi e dei ricavi stimati (sezione 1.4)

Comprendere come sviluppare i budget

Lo sviluppo di un budget ha varie fasi e anche vari fattori devono essere considerati. Viene creato un progetto di bilancio che contiene proposte per le spese e gli investimenti per il periodo di bilancio indicato.

Spiegare come utilizzare le stime durante lo sviluppo di un progetto di bilancio (sezione 1.1)

Quando si elabora un progetto di budget, si prende in considerazione il budget degli esercizi finanziari precedenti, i conti economici e il flusso di cassa dell'azienda. Quando si proiettano entrate e uscite, sii molto cauto e prudente e utilizza sempre le cifre effettive corrette e definite se le hai in mano. Preparati anche a gestire variazioni nei valori stimati del budget.

Nota: se non si dispone di cifre effettive, quando si stimano le spese, stimare il massimo possibile, ad esempio la bolletta più alta; nella stima del reddito, indovina un valore basso, ad esempio prendi un valore che ha portato meno entrate per un servizio.

Quando si utilizzano le stime per lo sviluppo di una bozza di budget, preparare un elenco di tutte le risorse necessarie per sviluppare il budget. Raccogliere tutte le risorse e poi finalmente metterle insieme per sviluppare il budget. Dovrai prepararlo prima dell'inizio dell'anno finanziario (fiscale).

I fatti importanti a cui attenersi quando si segue il processo di cui sopra sono:

Devi creare un elenco di tutte le spese. Classifica le spese separatamente e traccia un elenco. Ad esempio, cancelleria per ufficio, attrezzature, stipendi e assicurazioni. Preparare un elenco delle spese stimate e utilizzare le spese dell'anno precedente come riferimento.
Cerca eventuali restrizioni, come l'importo di spesa massimo o minimo, o il periodo di tempo assegnato a determinate attività e progetti, e tienine conto.
Il passaggio successivo consiste nel creare un elenco di tutti i redditi. Classifica come sopra e prepara un elenco di tutte le fonti attraverso le quali avrai un reddito e l'importo stimato per ciascuna. Ad esempio, reddito da servizi forniti, prodotti forniti, finanziamenti esterni, tasse, vendite o eventi di raccolta fondi.
Crea un collegamento tra entrate e uscite. Hai un elenco di entrate e spese. Individua la fonte di reddito che ti aiuterà con una spesa e crea uno schema interattivo.

È meglio ricevere consigli da persone esperte e qualificate durante la preparazione del budget poiché non tutti sono abili nello sviluppo di un budget da soli, specialmente nelle grandi organizzazioni o aziende.
Mentre disponi di un elenco di spese, sviluppa un elenco di priorità tenendo conto di quali spese contribuiscono allo sviluppo dell'organizzazione o al raggiungimento di un obiettivo specifico. Annotare le spese stimate per ciascuna attività prioritaria (considerare tutte le spese come personale, stipendio, trasporto, risorse, bollette e qualsiasi altra spesa associata).
Non dare per scontato che ci sarà una stretta corrispondenza tra entrate e spese. In qualsiasi momento possono sorgere spese impreviste, quindi è saggio avere dei soldi da parte per spese varie.

Fai un elenco di cose che vorresti implementare per la prima volta nel nuovo anno fiscale; ad esempio, un aumento di stipendio, ampliamento o ristrutturazione di uno spazio ufficio. Crea un elenco delle spese stimate per queste cose.
Il modo migliore per elencare tutti i dati di cui sopra è utilizzare un foglio di calcolo con entrate e uscite elencate insieme alle fonti. Se i valori previsti di entrate e spese sono approssimativamente uguali, il budget viene chiamato budget in pareggio. Se le tue spese sono inferiori al reddito, hai un surplus e puoi vedere se è possibile fare qualcosa per migliorare l'azienda o l'organizzazione. Se le spese sono superiori al reddito, ci sarà un deficit e l'organizzazione dovrà cercare modi per ridurre le spese; ad esempio, ridurre le bollette e la cancelleria o cercare eventi di raccolta fondi o donazioni.

Nota: man mano che acquisisci esperienza nello sviluppo di budget, la redazione di budget per gli anni a venire diventerà più facile. Saprai dove cercare informazioni e risorse e come identificare le priorità.

Spiegare come identificare le priorità e le risorse finanziarie necessarie durante la preparazione di un budget (Sezione 1.2)

Per mantenere un'attività in linea, le priorità devono essere identificate correttamente (budget basato sulle priorità) e le finanze ben pianificate e gestite.

La logica alla base del budget basato sulle priorità è che le risorse finanziarie devono essere assegnate a voci di budget, ad esempio servizi o progetti, in base all'efficacia di questa voce di budget nel raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi di alto valore per l'organizzazione. Pertanto, le voci del budget sono classificate in base ai fatti di cui sopra e il finanziamento viene assegnato di conseguenza.

Dobbiamo ora esaminare i modi per identificare le priorità e le risorse finanziarie.

In che modo qualcuno può identificare le priorità?

Occorrono capacità, esperienza, pensiero logico e una buona conoscenza di come funziona o opera l'organizzazione. Se hai redatto il budget dell'anno precedente, avrai un'idea di come hai identificato questi fattori e questo ti renderà il compito più facile. Gli elementi prioritari sono servizi che offrono il massimo valore per l'organizzazione o l'azienda.

Alcuni modi per identificare le priorità durante lo sviluppo di un budget

Se hai redatto budget negli anni precedenti, utilizza gli elenchi di entrate e spese previste come base. Utilizza il rendiconto finanziario recente dell'azienda o dell'organizzazione per i dati sulle vendite e sui profitti. Potrebbero esserci piccoli cambiamenti o fluttuazioni in alcune cifre e anche le priorità sarebbero cambiate. Prendi nota di tutte queste modifiche e prendi in considerazione tutti i fattori di cui sopra durante la stesura del budget.

Quando si assegnano le priorità agli elementi del budget, esaminare attentamente ogni elemento e la sua importanza per l'organizzazione. Indagare sulle aree su cui questo elemento avrà un impatto ed elencare i dipartimenti che dipendono da questo; ad esempio, migliorare i servizi IT, migliorare le tecnologie, tagliare i costi, la produttività sul posto di lavoro, ecc. Chiedere alle persone giuste informazioni e idee, ad esempio personale senior o manager, a seconda dell'organizzazione, e arrivare alla decisione di rendere un elemento una priorità.
Cercare gli scopi fondamentali per i quali l'organizzazione gestisce, ad esempio, il benessere della comunità, il sostegno a una vita sana, la fornitura di servizi di qualità per le persone anziane o la fornitura di prodotti per la casa di qualità a prezzi ragionevoli. Crea un piano strategico per identificare le priorità.
È possibile condurre sondaggi, riunioni o focus group, anche con il pubblico, per arrivare a decisioni su come rendere prioritario un servizio.

Una volta presa una decisione logica sulla lista delle priorità, dobbiamo allocare le risorse per queste cose. Per fare ciò, dobbiamo identificare le risorse finanziarie.

Modi per identificare le risorse finanziarie necessarie durante la preparazione di un budget

Saranno necessarie risorse per le spese correnti, le spese a breve termine e le spese una tantum.

Scorri l'elenco delle priorità per le spese che hai. È possibile fare riferimento al modello di allocazione delle risorse dell'anno precedente e seguirlo oppure apportare modifiche se è disponibile un'alternativa più pratica e vantaggiosa. Un elemento potrebbe richiedere più finanziamenti rispetto a un altro, solo perché ha un livello di priorità più elevato. Alcuni servizi possono avere un finanziamento congiunto.
Guarda ogni spesa e disegna uno schema di tutto ciò che dipende da quella particolare spesa; ad esempio, i reparti, le aree di servizio e le aree operative. Indagare sugli effetti che il budget ha su queste aree operative e utilizzando queste informazioni, redigere un elenco di priorità. Fare riferimento ai rendiconti finanziari precedenti. Scopri i vantaggi della spesa in queste aree considerandole una priorità.
Controlla se ci sono risorse sufficienti per tutti gli elementi che sono una priorità definita e, in caso di carenza, puoi cercare sponsor, organizzare eventi per raccogliere fondi o lavorare con organizzazioni di partnership per ridurre o condividere le spese.

Nota: a seconda dell'organizzazione o dell'azienda per cui lavori, delle sue dimensioni e del modo in cui opera, potresti aver bisogno di un budget complessivo o di più budget individuali per operazioni diverse.

Spiegare lo scopo e i vantaggi dell'identificazione delle priorità durante la preparazione di un budget (Sezione 1.3)

Sapere come identificare le priorità per lo sviluppo di un budget ha anche molti vantaggi.

Lo scopo ei vantaggi dell'identificazione delle priorità nella preparazione di un budget sono:

Un budget ti aiuta a gestire il denaro disponibile in modo molto efficace.
Identificare le priorità e le risorse disponibili aiuterà ad allocare risorse appropriate per progetti rilevanti o prioritari.
Una volta che hai un budget ben pianificato, puoi monitorare efficacemente le prestazioni dell'organizzazione per vedere se gli obiettivi e gli obiettivi sono stati raggiunti. Qualsiasi errore che si è verificato nelle decisioni di budget o qualsiasi performance debole / bassa nel business a causa di un budget inefficace può essere utilizzato per migliorare il processo decisionale in futuro.

Sei in grado di pianificare gli obiettivi futuri, gli obiettivi e le prestazioni dell'organizzazione.
L'identificazione efficace delle priorità ti aiuterà a impostare i budget futuri in modo più accurato.
Avrai un'idea chiara di quando intraprendere le azioni necessarie se qualcosa va fuori piano.
Sarai in grado di identificare i problemi anche prima che si verifichino poiché monitorerai il budget: ad esempio, esigenze finanziarie di emergenza o problemi con il flusso di cassa.
Un budget adeguato in base alle priorità aiuterà il buon funzionamento dell'organizzazione e aumenterà la motivazione del personale.

Spiegare lo scopo e i vantaggi della valutazione e della giustificazione dei costi e dei ricavi stimati (Sezione 1.4)

Dopo aver identificato le priorità e le risorse per le voci di budget, è necessario accantonare i costi per ciascuna voce del budget. Per fare ciò in modo efficiente, è necessario indagare e valutare l'importo richiesto per ogni voce del budget. In questo processo viene eseguita un'analisi costi-benefici.

Sei in grado di valutare se qualsiasi voce di budget è coerente con i principi che governano il funzionamento dell'organizzazione.
Puoi capire se i benefici di un'azione supereranno i costi o se la produttività aumenterà come risultato del budget.
Sarai in grado di identificare se sono necessari fondi di bilancio extra, se il motivo è appropriato o se sono legittimi.
Puoi evitare modifiche dell'ultimo minuto o rivedere i piani di budget imminenti ed essere pronto ad affrontarli.
È possibile identificare le aree che potrebbero richiedere spese aggiuntive, ad esempio progetti che potrebbero comportare spese aggiuntive, ed essere preparati
Puoi essere certo che le stime siano realistiche e accurate e implementarle senza preoccuparti.
È possibile ridurre i costi o evitare i costi mentre si valuta se si scopre che la spesa non è un requisito o una necessità.
Sarai in grado di decidere facilmente se i contratti (consegnare un progetto ad agenzie appaltate) saranno più convenienti rispetto all'organizzazione che lavora direttamente su un progetto.

Ecco un articolo complementare sulla negoziazione dei budget sostituiti e sulle competenze necessarie per concordare un budget.

Spero che trovi utili le informazioni qui. Non esitate a lasciare i vostri suggerimenti, esperienze e idee nella sezione commenti qui sotto.

Grazie per essere passato.

Ti auguro il meglio!

Livingsta