Sommario:
- 1. Separare i fondi personali e aziendali
- 2. Tenere traccia di entrate e uscite
- 3. Emettere una fattura correttamente numerata
- 4. Registrare entrate e uscite in contanti
- 5. Organizza le tue ricevute
- 6. Includere tutte le spese
- 7. Non lasciarlo all'ultimo minuto, soprattutto non a gennaio
- 8. Rivolgersi a un professionista se non si è sicuri
Ecco alcuni semplici passaggi che dovresti eseguire come proprietario di una piccola impresa nel Regno Unito per assicurarti che i tuoi account siano corretti.
Quando ho lavorato in una piccola società di contabilità, ho lavorato a conti per una serie di piccole imprese autonome, tra cui artisti, tassisti, elettricisti, artisti e scrittori. È stato sorprendente pensare che se questi clienti avessero fatto da soli pochi semplici passaggi, avrebbero risparmiato denaro. Le loro spese di contabilità sarebbero state inferiori perché ci sarebbe voluto meno tempo per fare i loro conti e, in molti casi, anche loro avrebbero pagato meno tasse!
Non presentarti con un insieme casuale di fatture e spese, con importi che non hanno alcuna relazione con ciò che sta entrando e uscendo secondo il tuo estratto conto. Segui invece questi 8 semplici consigli:
- Separare i fondi personali e aziendali
- Tieni traccia di entrate e uscite
- Emettere fatture correttamente numerate
- Registrare entrate e uscite in contanti
- Organizza le tue ricevute
- Includi tutte le tue spese
- Non lasciare che la classificazione delle tasse sia all'ultimo minuto
- Rivolgiti a un professionista per questioni complesse
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1. Separare i fondi personali e aziendali
Apri un account separato per la tua attività. Se sei un commerciante individuale, non vi è alcun requisito legale per farlo, ma rende molto più facile tenere traccia delle tue spese e entrate aziendali.
Prima di registrarti per un nuovo account:
- Guardarsi intorno per le migliori offerte.
- Se la tua attività è di piccole dimensioni e sei un commerciante individuale, invece di aprire un conto commerciale specifico, puoi aprire un secondo conto corrente personale standard. La maggior parte dei conti bancari aziendali prevede tariffe e addebiti mensili per ogni transazione, ma i conti correnti personali sono gratuiti.
2. Tenere traccia di entrate e uscite
Devi tenere traccia di quanti soldi hai in arrivo e in cosa li stai spendendo.
Esistono diversi modi per farlo. Se hai solo una o due transazioni al mese, probabilmente è abbastanza buono solo per fare un semplice elenco di esse nel formato che preferisci.
Tuttavia, se hai più di questo set, un foglio di calcolo come quello nel video qui sotto è una buona opzione. Se i fogli di calcolo ti spaventano, puoi anche acquistare un libro contabile e registrare i tuoi conti su carta, alla vecchia maniera.
Puoi anche acquistare software di contabilità specializzato, ma se sei una piccola impresa con solo una manciata di transazioni, probabilmente non ne varrà la pena.
Nota: se stai usando un contabile, è meglio chiedere loro cosa consigliano in anticipo, poiché diverse aziende avranno preferenze diverse.
3. Emettere una fattura correttamente numerata
Se vendi un servizio o un prodotto a un problema del cliente, una fattura appropriata e conservane una copia.
Ogni fattura dovrebbe avere un riferimento univoco. Ad esempio, puoi numerare le tue fatture 100, 101, 102 o puoi utilizzare una combinazione di lettere e numeri. Ad esempio, se avessi due clienti principali, Mr Jones e Mrs Smith, potresti usare JO1, JO2 per Mr Jones e poi per Mrs Smith, potresti usare SM1, SM2 e SM3. Sta a te decidere cosa funziona per te.
Puoi effettuare la fattura utilizzando un elaboratore di testi o scriverla a mano se preferisci, purché ne faccia una copia.
Per i dettagli sui requisiti esatti per le fatture, consultare i consigli del governo sull'emissione delle fatture.
Oltre ad aiutarti con la dichiarazione dei redditi, questo ti aiuterà anche se hai problemi con i clienti lenti a pagare, poiché avrai una prova adeguata di ciò che hai venduto loro.
4. Registrare entrate e uscite in contanti
È particolarmente facile perdere traccia delle entrate e delle uscite in contanti perché non hai il backup dei record sul tuo estratto conto. Assicurati di registrare i contanti ricevuti o spesi nel libro dei conti o nel foglio di calcolo e anche a quale fattura si riferisce il denaro.
Un modo semplice per tenere traccia è pagare i contanti che ricevi direttamente sul tuo conto bancario.
5. Organizza le tue ricevute
Conserva una copia di tutte le tue ricevute per le tue spese in modo organizzato.
Non archiviare le ricevute nella tasca posteriore dei jeans!
Tieni insieme le ricevute in ordine. Alcuni buoni modi per farlo sono:
- Se hai uno scanner, scansiona le copie di ogni ricevuta e organizzale per mese.
- Se hai ricevute di piccole dimensioni, pinzale su pezzi di carta A4 e archiviale o scansionali per evitare che i pezzetti di carta vadano persi o cadano.
- Se non è chiaro cosa hai acquistato dalla ricevuta o quale scopo commerciale ha, scrivi una nota sulla ricevuta.
6. Includere tutte le spese
Cerca di includere tutte le tue spese aziendali. I consigli su ciò che puoi richiedere come spese sono disponibili sul sito web del governo del Regno Unito.
Se lavori da casa, puoi includere una parte dei costi di gestione della casa. In questo caso, il tuo commercialista potrebbe aver bisogno di sapere quanto sono le tue bollette di tassa comunale, gas ed elettricità, i dettagli degli interessi o dell'affitto del mutuo e le bollette di Internet e del telefono.
Se utilizzi il tuo telefono per effettuare chiamate di lavoro e personali, puoi anche includere la quota di lavoro. Devi trovare un modo per tenere traccia della proporzione di chiamate di lavoro rispetto alle chiamate personali che fai.
7. Non lasciarlo all'ultimo minuto, soprattutto non a gennaio
Non c'è niente di peggio di una folle corsa per completare i tuoi account. Se il tuo commercialista ti dà una scadenza per fornire loro informazioni, rispettala.
Il termine principale per la presentazione della dichiarazione dei redditi di ogni anno è il 31 gennaio. Tutti i contabili delle piccole imprese saranno molto impegnati in questo momento. Se consegni i tuoi libri al tuo commercialista a gennaio, questi possono:
- rifiutare di fare i tuoi account in tempo, il che significa che paghi una penalità in ritardo a HMRC, o
- addebitarti di più per dover elaborare gli account in fretta.
Si è tentati di procrastinare e rimandare i conti, ma prima vengono ordinati, prima ci si può concentrare sulle altre parti più piacevoli della propria attività e guadagnare denaro.
8. Rivolgersi a un professionista se non si è sicuri
Le tasse sono complicate ed è difficile rimediare. Se non sei sicuro di qualcosa, vale la pena chiedere il parere di un commercialista professionalmente qualificato.
Nel Regno Unito, chiunque può definirsi un contabile, ma puoi verificare se qualcuno ha le qualifiche verificando se è un commercialista, il che significa che sono membri degli organismi professionali britannici pertinenti.
Un buon ragioniere ti farà risparmiare denaro, preoccupazioni e stress. Tuttavia sarà più popolare con un contabile se segui i consigli sopra e rimani organizzato, o almeno fai del tuo meglio per.