5 modi per combattere il creep dell'ambito

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Lo scorrimento dell'ambito, noto anche come placcatura in oro, si verifica quando i requisiti che non erano stati precedentemente presi in considerazione durante la fase di pianificazione iniziano a essere integrati in un progetto dopo che lo sviluppo è già iniziato. Man mano che questi requisiti aggiuntivi si accumulano, progetti e team di progetto inizieranno a cadere a pezzi sotto il peso del lavoro aggiuntivo. Sebbene ci siano requisiti legittimi che possono apparire che dovranno essere inseriti nel piano del progetto durante lo sviluppo, la responsabilità ricade sulle spalle del project manager per guidare le conversazioni e implementare processi che impediranno che l'ambito del lavoro si espanda oltre quanto ritenuto critico dopo che lo scopo iniziale è già stato concordato. Il seguente articolo presenta cinque strumenti che i project manager possono utilizzare per tenere sotto controllo lo scorrimento dell'ambito.

5 modi per combattere lo Scope Creep

Raccogli requisiti chiari.
Chiedi a tutti gli stakeholder di firmare i requisiti.
Cambia il processo di controllo.
Negoziare
Pianifica le fasi future.

1. Raccogliere requisiti chiari

La prima parte della raccolta di buoni requisiti è assicurarsi di avere tutti gli attori chiave collegati al progetto sin dall'inizio. Una volta che sei sicuro di avere tutti i principali attori coinvolti, un buon modo per iniziare a raccogliere i requisiti è avere una conversazione iniziale con lo sponsor esecutivo del progetto per ottenere i suoi pensieri su quali sono i requisiti e lasciarti guidare da chi parla con il prossimo. Durante queste conversazioni, documenta i requisiti funzionali rispetto a quelli non funzionali e anche quali requisiti sono richiesti rispetto a quali requisiti sarebbe bello avere. Dopo aver raggiunto un punto in cui ti senti a tuo agio, hai un solido inizio nella creazione dei requisiti, programma le sessioni con il team più grande per rivedere i requisiti e assicurarti che tutto sia tenuto in considerazione. Inoltre,per garantire che tutto sia tenuto in considerazione all'inizio del progetto, provare a condurre una sessione di brainstorming o mappare il flusso del processo ad alto livello per assicurarsi che tutto sia tenuto in considerazione. Continua a socializzare i requisiti finché non sei sicuro che siano stati sviluppati correttamente, dando all'ambito del tuo progetto una solida base.

Il triangolo di ferro nella gestione dei progetti illustra come se uno qualsiasi degli elementi di portata, pianificazione o costo di un progetto cambia, cambiano anche gli altri due elementi.

2. Sign-off degli stakeholder

Dopo aver definito completamente i requisiti di un progetto, un altro buon modo per prevenire lo scivolamento dell'ambito è fare in modo che tutti gli stakeholder del progetto sottoscrivano tali requisiti. Se non hai mai avuto parti interessate a farlo prima, potresti rimanere sorpreso dal numero di requisiti che vengono aggiunti o modificati quando inizi a chiedere loro di mettere la loro firma su di loro e confermare che sentono che tutto è stato catturato. Ciò può aggiungere molto tempo al progetto all'inizio, ma ti farà risparmiare molto dolore più avanti, poiché requisiti più puliti ridurranno il rischio di scorrimento dell'ambito. Un ulteriore vantaggio del fatto che le parti interessate sottoscrivano i requisiti è che se vengono da te mentre il progetto è in fase di sviluppo e cercano di espandere l'ambito del progetto aggiungendo requisiti,puoi ricordare loro il documento che hanno firmato in precedenza e ricordare loro che non possono modificare l'ambito del progetto senza influire sulla tempistica e sul costo del progetto.

3. Processo di controllo delle modifiche

Un buon processo di controllo delle modifiche attribuisce al team che guida il progetto la responsabilità di approvare tutte le modifiche all'ambito iniziale del progetto come gruppo. Uno dei vantaggi di un processo di controllo delle modifiche è che serve come controllo e bilanciamento che il project manager non opera nel vuoto. Un altro vantaggio di un processo di controllo delle modifiche è che la responsabilità del processo decisionale è condivisa, poiché tutte le richieste di deviazione dall'ambito iniziale del progetto hanno una richiesta dettagliata presentata che viene esaminata dal senior leadership del progetto. Come parte del controllo, la leadership del progetto non dovrebbe solo rivedere la domanda principale, ma anche i rischi, i costi e le risorse associati allo svolgimento di quel lavoro.

Come eseguire il controllo integrato delle modifiche in un progetto

4. Negoziare

Non aver paura di negoziare con le parti interessate che desiderano apportare modifiche all'ambito concordato di un progetto. Ciò richiederà un po 'di creatività da parte tua. Una buona tattica da utilizzare può essere quella di dire che saresti felice di includere tale requisito nell'ambito del progetto, ma solo se altri elementi dell'ambito esistente vengono ridotti per liberare risorse, denaro e tempo per accogliere il cambiamento. In alternativa, se il richiedente è fortemente intenzionato a inserire un requisito specifico, può scrivere la richiesta di controllo delle modifiche e presentarla al comitato. In alternativa, un'altra opzione è esplorare modi alternativi per integrare ciò che il richiedente sta cercando in un modo che non avrebbe un impatto drammatico sull'ambito esistente.

5. Fasi future

Un'altra tattica è lavorare con l'individuo che cerca di espandere l'ambito di un progetto e vedere se c'è un'opportunità per farlo come parte di una fase futura. Questa è una vendita particolarmente facile se il richiedente ha molto lavoro che vorrebbe vedere svolto. Forse il più grande vantaggio di questo approccio è che ti dà più tempo per analizzare le richieste in modo appropriato e sviluppare il piano migliore da eseguire aggiungendo quella funzionalità.

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