5 modi in cui un imprenditore può ridurre i costi

Cinque suggerimenti e trucchi per ridurre i costi (per imprenditori)

Marten Bjork tramite Unsplash.com

In questa economia, gli amministratori delegati stanno cercando di realizzare due cose: aumentare i ricavi e ridurre i costi. Gestire con successo queste due aree, ricavi e costi, produce maggiori profitti. Gestire solo uno e ignorare l'altro spesso significa mal di testa e stress, e in alcuni casi chiudere le porte.

È facile per CEO e imprenditori concentrarsi sull'aumento delle entrate. Aumentare le entrate significa lavorare sulle attività che sono mission-critical, o in altre parole, lavorare sulle attività che "sono il business": cioè, costruire il widget migliore, vendere i grandi account e trovare o aumentare quel vantaggio competitivo.

Per molti, controllare e ridurre i costi è un pensiero secondario, a volte una distrazione. I costi direttamente associati alle entrate sono in genere monitorati molto attentamente. Questi includono il costo dei materiali, delle vendite e della manodopera. Tuttavia, alcuni costi associati alla "gestione dell'azienda" come le funzioni contabili (ad esempio, buste paga, A / P, A / R), la gestione delle risorse umane e la gestione dei record possono essere facilmente ignorati.

Il mancato controllo o monitoraggio di questi costi indiretti porta in genere a una valanga di problemi, come l'aumento degli sprechi, il rischio di frode, l'aumento dei costi del lavoro e maggiori costi di opportunità. Ecco cinque modi in cui un CEO o un imprenditore può gestire e ridurre meglio i propri costi indiretti.

1. Applicare un "metodo" alla follia

Una delle prime cose da fare per ottenere il controllo di un'attività svolta da te o dalla tua azienda è applicare una metodologia o un sistema a tale attività. Ad esempio, invece di scorrere una pila di fogli casuale e non organizzata ogni volta che cerchi qualcosa di specifico, potresti ordinare i fogli in ordine alfabetico per argomento. In questo modo puoi individuare più rapidamente ciò che stai cercando ogni volta che accedi a quella pila di fogli.

Applicare un sistema di alfabetizzazione dei fogli significa che puoi trovare le cose in pochi secondi anziché in minuti. Moltiplica questo risparmio ogni volta che cerchi qualcosa, quindi calcola il costo del tuo tempo e inizi a vedere che qualcosa di semplice come le carte in ordine alfabetico può farti risparmiare denaro.

L'alfabetizzazione dei documenti è solo un esempio a cui tutti possono riferirsi che illustra le inefficienze di attaccare un lavoro senza un processo in atto che aiuti a facilitare la funzione lavorativa.

L'applicazione di un metodo standard a un'attività aziendale è chiamata "gestione dei processi aziendali" o BPM. Usando l'esempio sopra, i fogli non si alfabetizzano magicamente da soli, quindi è necessario mettere in atto un processo per assicurarsi che i fogli siano memorizzati nel loro stato alfabetico.

2. Automazione

L'automazione di un processo può essere uno dei modi più rapidi per ridurre i costi. Esatto, costi. Se eseguita correttamente, l'automazione può ridurre più del semplice costo del lavoro. L'automazione può anche ridurre i costi di riparazione dei difetti rimuovendo l'errore umano (e altre variabili) da un processo. L'automazione aiuterà anche a esporre i rifiuti e a utilizzare le risorse in modo più efficiente.

Per chiarire il punto sulla riduzione dei costi del lavoro, l'automazione non significa necessariamente che sarete in grado di impegnarvi in ​​una riduzione della forza su larga scala. Significa che i tuoi dipendenti saranno in grado di concentrare i loro sforzi in modo più preciso e di svolgere più lavoro in meno tempo.

Automazione non significa implementare robot o spendere enormi quantità di capitale su sistemi informatici grandi e complessi. L'implementazione di un processo automatizzato può essere semplice come creare una macro in un foglio di calcolo Excel, oppure può essere complessa quanto l'implementazione di una piattaforma di imaging di documenti completamente nuova. In entrambi i casi, in modo simile all'applicazione di un "metodo alla follia", dovresti essere in grado di identificare dove si risparmiano tempo e / o materiali e tradurli in dollari.

3. Tecnologia

La tecnologia è il mezzo per l'automazione ma non deve essere confusa con l'automazione. Come affermato in precedenza, l'automazione potrebbe essere semplice come utilizzare Excel per calcolare l'utilizzo dei materiali o un database di Access per implementare un semplice sistema di monitoraggio del flusso di lavoro. La tecnologia consente di acquisire informazioni su una scala che non è possibile ottenere in un processo manuale.

Usare la tecnologia giusta per il lavoro giusto dovrebbe migliorare la qualità, aumentare la velocità e ridurre gli sprechi. La tecnologia non dovrebbe essere limitata in quanto solo il motore che guida il lavoro attraverso le fasi di miglioramento del processo, può anche essere utilizzato per introdurre lavoro nel sistema (ad esempio, scansionare un documento cartaceo o ricevere un'e-mail) e uscire dal lavoro dal sistema (ad esempio, stampa adempimento o interfaccia dati di output).

La giusta tecnologia dovrebbe rendere la vita più facile ai tuoi dipendenti e iniziare a raccogliere informazioni preziose sul modo in cui la tua azienda sta eseguendo i suoi processi di base e amministrativi.

4. Monitoraggio

Le informazioni sono fondamentali per il miglioramento dei processi. Non importa se tali informazioni vengono raccolte tramite un processo automatizzato o se tali informazioni vengono compilate utilizzando la tecnologia. Ciò che è importante è avere le informazioni a portata di mano, in modo da poter identificare i modelli e le tendenze chiave per determinare la traiettoria dei costi per i processi. In qualità di CEO, hai già familiarità con questo tipo di monitoraggio con dati finanziari, dati di mercato e durante la lettura degli indicatori chiave di prestazione della tua attività principale.

Le informazioni su tutti i processi della tua azienda dovrebbero essere disponibili a tutti gli stakeholder della tua organizzazione. Ciò consente a tali parti interessate (ovvero, responsabili di ufficio, responsabili degli acquisti, responsabili del magazzino, ecc.) Di eseguire la stessa analisi che fareste per la vostra azienda nel suo insieme, ma a un livello corrispondente alla loro area di responsabilità. Ora i tuoi stakeholder hanno il potere di prendere decisioni informate su cambiamenti significativi di processo. Possono vedere i benefici (o la loro mancanza) di quei cambiamenti, iniziando il processo di eliminazione dei difetti e dei costi del processo.

5. Proprietà

Ora che i tuoi stakeholder hanno le informazioni per monitorare i loro processi, inizieranno a sentire più responsabilità e titolarità, piuttosto che limitarsi a gestire lo status quo. Gli stakeholder del processo che si sentono come se stessero contribuendo al benessere dell'azienda dedicano più tempo a pensare strategicamente a come possono risparmiare tempo, denaro e altre risorse dell'organizzazione; piuttosto che gestire in modo reattivo crisi e sforamenti dei costi.

A volte può essere difficile per un CEO rinunciare a un certo controllo su determinati processi. Quante volte hai detto: "Tutte le spese superiori a $ 1000 devono avere la mia approvazione" o "Devo approvare tutte le nuove richieste di assunzione"? In questo modo si rallenta l'agilità della tua azienda; lasciare che i tuoi manager facciano il loro lavoro, ti permette di fare il tuo. Cedere la proprietà ai tuoi manager è molto più facile quando il metodo, la tecnologia e il monitoraggio sono a posto.

Conclusione

C'è sempre un costo per cambiare il modo in cui la tua azienda viene eseguita (ad esempio, implementare una modifica del processo). Qualsiasi cambiamento nel processo dovrebbe almeno meritare una rapida analisi costi / benefici. Più grande è il cambiamento, più profonda è l'analisi. L'analisi del cambiamento di processo può essere un'impresa complicata. Quantificare i risparmi sui costi in aree come i rifiuti e la qualità può essere più difficile di quelli che si trovano in tempo e risorse.

L'implementazione del metodo, dell'automazione, della tecnologia, del monitoraggio e della proprietà ti avvicina alla possibilità di identificare il vero costo del miglioramento fornendoti le informazioni necessarie per prendere tali decisioni. Il miglioramento del processo in genere richiede tempo e, in alcuni casi, il costo del miglioramento del processo viene caricato all'inizio del progetto. Non perdere di vista gli obiettivi a lungo termine e abbandona troppo presto un progetto di miglioramento del processo.

Questi modi di gestire i costi sono testati nel tempo. Ci sono molte metodologie sul mercato che puoi implementare così come soluzioni software / hardware che ti forniranno le informazioni necessarie per gestire più efficacemente la tua attività. In qualità di CEO, spetta a te avviare il processo di cambiamento.