5 regole per email più professionali

Mantieni le tue comunicazioni scritte professionali

Probabilmente hai sentito questo: "Il modo in cui scrivi è importante tanto quanto ciò che scrivi". In questi giorni, il "marchio personale" di qualcuno è tutto, sia online che nel mondo professionale. " Mantenere le tue e-mail professionali contribuirà notevolmente a supportare il tuo marchio personale.

In molti modi, i programmi di posta elettronica e di messaggistica istantanea consentono l'equivalente visivo di intercettare una conversazione telefonica. Ci sono blog che danno consigli su come scrivere un'e-mail "come se un giorno verrà letta in una deposizione in tribunale". Questi blog hanno molti consigli su cosa non fare, ma pochissimi su cosa dovrebbe fare una persona o perché è importante.

Ecco le mie prime cinque regole "cosa non fare" e suggerimenti su cosa fare invece:

Regola 1: sii consapevole delle tue reazioni (ovvero "Nessuna ventilazione")

Questo potrebbe essere il più difficile da seguire. Ecco la situazione più comune che ho osservato:

Senti qualcosa in una riunione virtuale e la tua reazione è inviare immediatamente un messaggio istantaneo, emoji (se il tuo messaggio istantaneo ha questa capacità) o e-mail a qualcuno che è anche nella riunione.

Qual è il rischio?

Se la persona a cui stai inviando il commento condivide il proprio schermo con un pubblico più vasto, ma quella persona si è dimenticata di disattivare le notifiche e-mail e / o di tenere chiusa la schermata IM… i tuoi commenti sono ora pubblici.

Non pensare per un minuto che nessuno se ne sia accorto - credimi, TUTTI L'HANNO VISTO.

Cosa fare?

1. Se il tuo commento è pertinente all'argomento della riunione: parla durante la riunione.
2. Se il tuo commento è semplicemente una reazione istintiva: tienilo per te per un minuto e ascolta un po 'più da vicino la conversazione. È possibile che l'affermazione a cui hai reagito fosse solo una parte della storia.
3. Aspetta fino a dopo la riunione: se è stato davvero così buono o cattivo, conservalo per una discussione privata dopo che l'incontro è finito.

Regola 2: ricontrolla a chi sta andando la tua email

A causa del ritmo veloce degli affari, siamo tutti in allerta tutto il tempo e tutto è dovuto ieri.

Ecco uno scenario probabile:

Qualcuno invia un'e-mail. Quindi, in cinque minuti o meno, quella persona si presenta alla tua scrivania, chiama o ti chiede di messaggistica istantanea "Hai ricevuto la mia email?"

Alla fine, impari a interrompere qualsiasi cosa tu stia facendo per leggere ogni e-mail che arriva immediatamente. Di conseguenza, sei anche motivato a rispondere subito.

Quindi scopri che la tua risposta è andata alle persone sbagliate in azienda.

Come è successo?

Forse premi "rispondi a tutti" per abitudine invece di inoltrare l'email come inizio di una conversazione secondaria. Forse il mittente ha digitato il nome sbagliato o tu hai lo stesso nome di qualcun altro in azienda.

Cosa fare?

1. Prima di premere invio: prenditi un minuto in più per correggere tutto: la tua lista dei destinatari, la tua email in generale (forse il tuo messaggio non è chiaro, hai tralasciato le parole, ecc.);
2. Prova a cancellare il messaggio non appena ti accorgi dell'errore. Se la funzione "Richiama questo messaggio" non funziona:

Regola 3: mantenere il personale separato dal professionista

Se non l'hai fatto da solo, hai sentito storie come questa:

Un'e-mail molto personale è stata inviata non solo alla persona designata, ma anche all'INTERA AZIENDA.

YIKES !!! Il fattore imbarazzo è fuori scala… sia per il mittente che per i destinatari.

Cosa fare?

Tieni SEMPRE il tuo lavoro e le tue email personali separate ed evita di accedere alla versione online dei tuoi account Gmail, MSN, Yahoo o Hotmail dal tuo laptop (o computer desktop).

È più facile combinare e-mail personali e aziendali in un'unica posizione in modo da poterle tenere d'occhio entrambe. Tuttavia, ora che i nostri telefoni cellulari sono intelligenti e potenti come i nostri laptop (tablet, ecc.), Non è più necessario combinare le rubriche di indirizzi e-mail.

Regola 4: sii consapevole del tuo pubblico

Anche se la tua email è destinata a un pubblico specifico, ha il potenziale per essere inoltrata a chiunque, ovunque nell'azienda o oltre.

Nel mondo aziendale, non scrivi mai al tuo amico o collega. Dovresti sempre presumere che la posta elettronica verrà letta da qualcuno più in alto nell'azienda. La tua migliore opzione è avvicinarti a ogni email come se stessi scrivendo al tuo manager, al capo del tuo manager o a un cliente.

Allo stesso tempo , evita di usare il gergo del settore, gli acronimi o le parole che solo il tuo professore di letteratura universitaria potrebbe usare. Queste cose non ti fanno sembrare più intelligente… infastidiscono solo i lettori e rendono il tuo messaggio più difficile da capire.

REGOLA 5: guarda la tua lingua

Questo non significa solo "nessuna parolaccia" (o mantenerlo "PG" come la valutazione del film) - dovrebbe essere ovvio. In caso contrario, aspettati di avere una conversazione con le Risorse umane.

"Attento alla tua lingua" significa anche tenerlo "PC" (politicamente corretto).

RICORDA: la tua email potrebbe essere letta da chiunque all'interno o all'esterno dell'azienda. Poiché non c'è modo di sapere chi potrebbe essere il lettore finale, mantieni la tua lingua e il tuo tono neutri.

E se non sei sicuro?

1. Chiedi a un collega di fiducia di leggere l'e-mail e di fornire feedback o suggerimenti su come il messaggio potrebbe essere migliore.
2. Scrivi l'email (senza destinatari), quindi salvalo nella cartella "bozza" per un po '. Il giorno successivo (o più tardi quel giorno se hai una scadenza), esaminalo.

• Dice ancora quello che pensavi di scrivere?
• L'e-mail ti mostra come il professionista che sei? In caso contrario, aggiustalo o chiedi aiuto.

STA MOLTO ATTENZIONE quando pubblichi sui social media.

Se sei un piccolo imprenditore, un imprenditore indipendente, ecc., Dovresti avere pagine di social media separate per la tua attività. Assicurati che i tuoi commenti e post siano direttamente correlati al prodotto o servizio che offri.

Se hai avuto una brutta giornata, non trasmetterla su Facebook o Twitter e non cestinare l'azienda per cui lavori. Il tuo collega o supervisore, gli amici di Facebook (passati e presenti) potrebbero non capire. Inoltre, molte aziende ora dispongono di programmi che monitorano come e quando il loro nome aziendale viene utilizzato e da chi (consultare il manuale della società).

Non dimenticare: i potenziali datori di lavoro cercheranno di entrare nelle tue pagine per decidere se sei "adatto" per il lavoro. Non ci vuole molto per mettere in discussione la tua reputazione (marchio personale) e perdere un colloquio o un'offerta di lavoro.

Il tuo piano migliore: prendi il telefono (sì quella cosa con i numeri sopra) e chiama qualcuno di cui ti fidi per sfogare le tue frustrazioni.

Quando lavori in un ambiente aziendale, è importante ricordare che nessuna delle tue comunicazioni è privata. Ogni email che invii (sia interna che esterna) potrebbe essere letta da chiunque abbia un interesse per l'argomento. Dì la cosa sbagliata, rispondi a tutto o inviala alla persona sbagliata e potresti mettere a rischio la tua reputazione professionale (marchio personale), il tuo lavoro e l'azienda.

Alla fine, il miglior consiglio è quello di usare il buon senso e tenere il personale separato dagli affari il più possibile. Come ci ricorda il film del 1972 Il Padrino: "Non è personale, sono affari".