3 trucchi per frenare la procrastinazione della presentazione

Soffri di procrastinazione della presentazione? Trova alcuni suggerimenti per portare a termine le tue presentazioni in tempo senza fretta dell'ultimo minuto.

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La tua presentazione è prevista per la prossima settimana. Le diapositive non sono finite. Il tuo contenuto è un disastro, prolisso e privo di valore. E stai pensando: "Ah, lo farò in un attimo; può aspettare qualche giorno…"

Due giorni all'ora dello spettacolo: "Ci vuole più tempo del previsto, mi limiterò a farlo".

"Let's Wing It" non è la soluzione

Questo è uno scenario familiare a molti relatori. A volte, sei semplicemente sopraffatto da troppe cose e non puoi permetterti il tempo di preoccuparti della presentazione imminente nel prossimo futuro. Chiamo questo fenomeno "Procrastinazione della presentazione".

Conosciamo gli effetti negativi della procrastinazione sulla nostra produttività. In che modo la procrastinazione della presentazione è diversa? Per prima cosa, gli effetti disastrosi del lavoro dell'ultimo minuto qui sono aggravati sul palco, evidenti per il pubblico da esaminare. Quando presenti, rappresenti te stesso. Una presentazione semicotta riflette orribilmente sulla tua credibilità e professionalità. Ti fa sembrare impreparato, disorganizzato e forse anche pigro.

"Winging it" non funziona la metà del tempo. Puoi trasudare così tanto carisma che trabocca dalle tue orecchie, ma se non sai veramente di cosa stai parlando o offri alcun valore, il pubblico vedrà proprio attraverso questi imbrogli.

Come motivarti a lavorare sulla tua presentazione

Idealmente, dovresti essere preparato. Investi il tempo per conoscere le tue cose e portare a termine il lavoro correttamente. La verità è che, tuttavia, non puoi semplicemente mettere da parte i tuoi impegni a recitare sia Picasso nelle diapositive che Ralph Waldo Emerson nella sceneggiatura. Qualcosa deve dare. In qualità di sostenitore di presentazioni produttive, offro alcune possibili scorciatoie che puoi creare per te stesso.

Hack # 1: capire che è un processo

Riconosci che la creazione di una buona presentazione è una somma di parti, un processo graduale, se vuoi. Utilizzare le tue tasche di tempo libero per colmare queste lacune ti garantirà di farlo velocemente ed eviterà di compromettere troppo la qualità.

Potresti avere il tuo "sistema", ma seguire un processo strutturato ti consente di "fare" molto più velocemente e ti dà il tempo di sforzarti di avvicinarlo al "perfetto".

Hack # 2: riutilizzare il lavoro passato

Contrariamente a quanto suggeriscono alcuni professionisti della comunicazione, semplicemente non hai tempo in tutti i casi per creare una presentazione personalizzata per il tuo pubblico da zero.

Se sei un formatore o lavori in un dipartimento mirato, è probabile che alla fine parlerai di nuovo dello stesso concetto o idea. Niente ti impedisce di utilizzare la grafica o la trascrizione specifica che hai accuratamente creato prima di creare la tua prossima presentazione.

Hack # 3: affidare all'esterno parti della presentazione

Questa è più l'ultima risorsa se semplicemente non puoi risparmiare tempo. Lascia che un professionista ti tolga il carico dalle spalle affidando loro parti della presentazione. Ad esempio, assumi un designer se hai problemi con il design. Chiedi l'aiuto di un copywriter se sei perplesso sui contenuti.

Notare che non ho suggerito di districarti completamente dal processo; dovresti conoscere meglio la tua presentazione. Iniettaci il tuo tocco di originalità. Il tuo contributo può consistere nell'arredamento della struttura del messaggio o nello schizzo dei disegni.

Il paradosso della perfezione

Sono piuttosto il perfezionista, come sono sicuro che molti di noi lo siano. Da giovane mi piaceva disegnare gli animali. Disegnavo gli arti, le orecchie e la testa e lasciavo gli occhi per ultimi; Lo incasino sempre. Avrei schiacciato la carta e smaltito prontamente quella miserabile creatura.

Quando si trattava di progettare presentazioni, le cose non erano molto diverse. Ho perseguito incessantemente l'idea di perfezione. Ho apportato 50-60 piccoli ritocchi su una diapositiva prima di essere soddisfatto. Poi di nuovo, non sono mai stato veramente soddisfatto.

Renditi conto che niente può essere perfetto

Senza dubbio questi atti mi hanno fatto notare per un buon lavoro, ma hanno anche influenzato negativamente il mio programma di consegna. In tre ore, tutto quello che avevo fatto erano tre miserabili diapositive su 60? Ho dovuto posticipare caricamenti, invii di lavori e slot di presentazione.

Niente di sbagliato nel voler essere "perfetto", giusto? Sbagliato. La perfezione è un mito. Le cose non saranno mai perfette, almeno per te. Ma possono essere "abbastanza buoni" o migliori.

Ho passato ore a concentrarmi su piccoli dettagli in alcune aree minuscole, compromettendo così la qualità nel complesso. Quando sono arrivate le scadenze, semplicemente non ho potuto consegnare quello che avevo in quel momento. Avevo solo la metà di un ombrello funzionante.

Fallo

In situazioni in cui sei a corto di tempo (o meno), il costo opportunità è tutto. Preferiresti avere qualche super diapositiva ma non essere in grado di dare la presentazione o avere un mazzo completo di uno standard accettabile per fare una presentazione.

Sono entusiasta di come le cose dovrebbero essere fantastiche, ma c'è una linea sottile tra "abbastanza buono" e oltre il farlo. Non ti sto incoraggiando a spedire un prodotto a metà, ma ritardare un prodotto "abbastanza buono da spedire" è altrettanto negativo. La vecchia massima è vera: "Fatto è meglio che perfetto".

Fatto e 'meglio che perfetto.

Cosa conta davvero?

Prepara la tua presentazione (scusate il gioco di parole) strato per strato. Costruiscili da zero. Se accade che il tempo a disposizione sia scaduto, sarai comunque in una buona posizione per tenere la presentazione a prescindere. Un mio amico di speech coach, Benjamin Loh, ha questo da dire:

Si tratta solo di dare la priorità alle parti importanti per farlo diventare "Fatto" o "Abbastanza buono" prima di aspirare ad andare oltre.