Sommario:
- Obiettivi su cui dovresti concentrarti quando scrivi la lettera
- Esempio di lettera commerciale di cattive notizie # 1
- Esempio di lettera commerciale di cattive notizie # 2
Kaitlyn Baker tramite Unsplash.com
A volte, negli affari, semplicemente non puoi evitare di scrivere una lettera che contiene cattive notizie. Tuttavia, puoi provare a scrivere la lettera in modo tale da mantenere un buon rapporto con il destinatario, oltre a dare la cattiva notizia nel modo più semplice. Non vuoi bruciare ponti negli affari, quindi è davvero un tuo vantaggio scrivere una lettera efficace di cattive notizie.
Obiettivi su cui dovresti concentrarti quando scrivi la lettera
- Ridurre al minimo i danni alla relazione: le cattive notizie non dovrebbero definire la relazione.
- Dimostrare che la decisione è giusta e ragionevole: immagina di essere nei panni del lettore e cerca di offrire la migliore spiegazione possibile.
- Affermare le cattive notizie in modo chiaro e deciso:
- L'apertura dovrebbe avere un buffer per ridurre al minimo eventuali danni alla relazione. Usa un'apertura positiva o neutra per mantenere la buona volontà.
- Il corpo dovrebbe includere ragioni per aiutare il lettore a vederlo dal tuo punto di vista. Vuoi dimostrare di essere equo e ragionevole. Sii chiaro e risoluto riguardo alle cattive notizie, ma sii anche breve, positivo e di basso profilo.
- La chiusura dovrebbe contenere un gesto appropriato di buona volontà e forse una potenziale soluzione per il problema del lettore.
Esempio di lettera commerciale di cattive notizie # 1
La lettera era semplice ed educata. Lo scrittore ha fornito un'ottima ragione per il rifiuto dell'incarico ma ha anche lasciato la porta aperta per una futura relazione. Lo scrittore ha anche fornito una possibile soluzione alla fine.
Esempio di lettera commerciale di cattive notizie # 2
Questa brutta newsletter copre il fatto che il wok ordinato da Ms. Hodges non è disponibile aggiornandolo a un wok migliore e più grande. Inoltre, il tono è così positivo che il lettore potrebbe non rendersi conto che l'intero set che ha ordinato non è arrivato in tempo, poiché due pezzi arriveranno più tardi. Questa brutta newsletter non si concentrava affatto sugli aspetti negativi, ma trasmetteva il suo messaggio in modo positivo. Harry Figby ha anche esteso l'opportunità di una relazione futura informando la signora Hodges delle vendite e degli eventi imminenti.