Pianifica un'esperienza fieristica di successo

Motivi per cui la tua azienda dovrebbe esporre a una fiera

Le fiere sono un ottimo modo per generare nuovi contatti e incontrare potenziali fornitori e partner. Esporre alle fiere richiede una notevole quantità di tempo di pianificazione, una forte gestione del progetto, la capacità di pianificare e gestire un budget e di lavorare con una varietà di persone. Poiché le fiere sono un investimento, è necessario prestare attenzione alla posizione, al pubblico e agli altri espositori.

Se sai che i tuoi clienti e potenziali clienti partecipano a una particolare fiera ogni anno e hai un prodotto, un servizio o una soluzione che è un chiaro elemento di differenziazione rispetto ai tuoi concorrenti, allora dovresti registrarti per esporre. A seconda del settore e dell'offerta di servizi, non aspettarti di concludere affari presso il tuo stand. Piuttosto, consideralo come l'inizio di una costruzione di nuove relazioni con potenziali partner, fornitori e agenzie.

Motivi per cui la tua azienda non dovrebbe esporre a una fiera

Se la tua azienda espone allo stesso evento anno dopo anno e non ottiene nuovi affari, dovrebbe esserci una discussione sull'opportunità o meno di continuare a esporre all'evento.

Se il pubblico non cambia, gli espositori non cambiano e se non hai nulla di nuovo da offrire, probabilmente puoi trovare un modo più efficace per spendere quei soldi. Ad esempio, puoi investire quei dollari nelle tue campagne Pay-per-Click o per gli annunci di remarketing. Gli annunci di remarketing hanno lo scopo di mantenere il tuo marchio e la tua proposta di valore davanti ai visitatori del sito web.

Se prevedi di partecipare perché vuoi accedere ai listini e al sugo segreto dei tuoi concorrenti, non lo troverai in una fiera. Se non sei interessato a costruire relazioni, probabilmente una fiera non è un buon investimento.

Domanda del sondaggio

Pianificazione di esporre a fiere e conferenze annuali

La pianificazione di una grande fiera può richiedere diversi mesi ed è importante avere un project manager a capo di questo tipo di pianificazione dell'evento. Ciò garantirà che le scadenze siano rispettate, i budget rimangano in linea e tutte le opportunità siano accuratamente controllate.

La maggior parte delle fiere del settore seguono un anno solare ma variano in base alla località. Ad esempio, una fiera si tiene di solito in autunno ogni anno, ma le date possono variare di una o due settimane. Ciò può verificarsi a causa della pianificazione del luogo o semplicemente perché lo spettacolo inizia sempre di domenica e termina sempre di mercoledì.

La gestione del budget di una fiera richiede che il manager selezioni le fiere in cui possono avere il maggior impatto. Rivedi il materiale online per scoprire le aziende che sponsorizzano l'evento. Scopri chi saranno i relatori e stabilisci se il tema si adatta alla tua strategia per l'anno.

Se non c'è compatibilità, controlla altre conferenze che saranno compatibili per il tuo marchio, il tuo pubblico e avranno il giusto tipo di potenziali clienti.

Le opportunità di parlare in genere fanno parte di un ampio pacchetto di sponsorizzazione. Tuttavia, se un dirigente del tuo team può avere un impatto, considera in che modo una sponsorizzazione andrà a vantaggio della tua azienda.

Il layout dello stand dovrebbe avere posti a sedere

I partecipanti apprezzeranno la possibilità di sedersi per qualche minuto.

Come selezionare il miglior spazio espositivo per la tua azienda

La selezione dello spazio espositivo richiede un'attenta pianificazione. Se un concorrente con una lunga storia in una fiera annuale ha la prima scelta del suo spazio, allora potresti non voler essere dall'altra parte del corridoio o accanto a loro. La società che gestisce lo spazio espositivo pubblicherà in genere un layout del piano sul proprio sito Web, con lo spazio dello stand selezionato e i nomi delle società di altri espositori. È impossibile competere con un'azienda che ha grandi display a LED e due dozzine di venditori. Quindi, è molto importante selezionare attentamente il tuo spazio. Altrimenti, la tua cabina si perderà nel rumore.

Lo stoccaggio delle mostre è un costo per fare affari

È più facile pagare per lo stoccaggio e lasciare che i professionisti gestiscano le tue cabine imballate.

I vantaggi di pagare per lo stoccaggio in cabina

Lo stand 20 x 30 era imballato in diverse casse di grandi dimensioni e per spostarsi richiedeva un carrello elevatore. Era troppo grande per ospitare o gestire nell'ufficio aziendale. Avremmo potuto portare internamente lo stand da 6 'e gestire le spedizioni da e per diversi eventi. Il vantaggio di ospitarlo presso un'azienda espositiva significava che i pannelli e le strutture dello stand venivano ispezionati per usura e danni ogni volta che venivano restituiti al magazzino. Se un pannello era danneggiato, potevano stamparlo e sostituirlo prima di rimettere la cabina in deposito.

Dopo che le informazioni sono state inserite nel portale online e le voci di menu "à la carte" sono state selezionate come parte della spedizione, l'azienda espositrice mi ha inviato una proposta tramite e-mail. La proposta era una stima per la spedizione di andata e ritorno. La proposta comprendeva l'imballaggio, la spedizione e la restituzione dello stand.

Prospetto della fiera e Kit di servizi per gli espositori

La società che ospita la fiera avrà un Prospetto e un Kit di servizi per gli espositori. Il Prospetto contiene informazioni sulle date, l'ubicazione, l'assegnazione dello spazio dello stand e le informazioni sulla prenotazione dell'hotel. Conterrà anche informazioni sui programmi dei partner, statistiche sull'anno precedente, dati demografici dei partecipanti e opportunità di pubblicità e sponsor durante l'evento.

Il kit di servizi per espositori ha più dettagli ed è più rilevante per i costi e le opportunità specifici della fiera. Il kit conterrà anche informazioni sui fornitori dello spettacolo. Se il tuo stand ha delle luci, dovrai ordinare l'elettricità. Se prevedi di utilizzare degli scanner presso il tuo stand per acquisire le informazioni dei visitatori sul loro badge, avrai bisogno di Internet wireless o Wi-Fi. Se prevedi di utilizzare la vegetazione sotto forma di piante finte, il decoratore dello spettacolo avrà a disposizione numerose opzioni.

Se la fiera è ospitata in un centro congressi, sarà necessario comprendere le aspettative sulla manodopera in loco. Molti dei grandi spettacoli usano il lavoro sindacale per assemblare e abbattere le cabine. In tal caso, è molto importante sapere cosa puoi e cosa non puoi fare sotto forma di configurazione e rottura.

La pubblicità in una fiera è costosa

Spendi i tuoi dollari in pubblicità dove sarà visto dal tuo pubblico.

Opportunità di sponsorizzazione e pubblicità

Durante la pianificazione delle centinaia di dettagli che circondano il tuo stand alla fiera, riceverai molte e-mail e telefonate sulle opportunità di essere sponsor e fare pubblicità.

La differenza tra sponsorizzazione e pubblicità può essere di $ 10.000- $ 25.000. I vantaggi della sponsorizzazione dello spettacolo saranno offerti sotto forma di spesa a più livelli. Una sponsorizzazione di $ 25.000 può darti il vantaggio delle e-mail pre-spettacolo e del posizionamento del logo della tua azienda in vari punti della sala congressi o della sala da ballo dell'hotel.

Potresti avere la possibilità di fare pubblicità sulla rivista dell'organizzazione e potresti ricevere uno spazio digitale sul sito web della fiera (con il tuo livello di sponsorizzazione) e sul sito web dell'organizzazione. La pubblicità non sponsorizzata è autoesplicativa. Stai semplicemente pagando per la stampa o lo spazio digitale senza i vantaggi della sponsorizzazione.

Elenchi e-mail di fiere e un invito all'azione

Devi capire il tuo pubblico e i partecipanti all'evento. La società ospitante di solito invia tramite e-mail l'elenco degli espositori 30 giorni prima dell'evento. Tuttavia, l'elenco sarà generalmente limitato a quanto segue: nome, cognome, nome dell'azienda, titolo di lavoro, città e stato. I Termini che accetti di rispettare con l'azienda ospitante di solito includono la clausola che tu (l'azienda) non invierai email agli altri espositori. Ma potrebbe esserci un avvertimento per l'accordo se sei una società sponsor.

Uno dei vantaggi di essere una società sponsorizzante può darti accesso a una distribuzione di posta elettronica pre-show di terze parti. Nella mia esperienza come azienda sponsor, ci è stata data l'opportunità di fornire testo e-mail e collegamenti a un'azienda di terze parti approvata. L'azienda aveva accesso agli indirizzi e-mail e distribuiva due e-mail per nostro conto. Ho lavorato a stretto contatto con l'azienda per programmare le date e gli orari e per testare le e-mail su più canali per garantire che il messaggio funzionasse come un design reattivo per diversi dispositivi e per diversi browser. Includerei una riga dell'oggetto, il corpo dell'email, un invito all'azione e un collegamento alla nostra pagina di destinazione per entrambe le email.

L'obiettivo di entrambe le email era reindirizzare il destinatario a una pagina di destinazione specifica sul nostro sito web. La riga dell'oggetto è stata progettata per suscitare l'interesse del destinatario, in modo che aprisse l'email. L'invito all'azione era un invito a registrarsi per vincere un premio high-tech a un'estrazione che si sarebbe tenuta dopo lo spettacolo. Tre diversi link all'interno dell'email guiderebbero il destinatario alla pagina di destinazione del concorso. L'invio delle loro informazioni, compreso il loro indirizzo e-mail e numero di telefono, li inserisce automaticamente nel nostro concorso e possono ritirare una carta Starbucks da $ 5 durante le ore del padiglione espositivo.

L'altro invito all'azione è stato un invito a richiedere un appuntamento presso lo stand durante l'orario di sala espositiva. Il primo anno in cui ho usato questa tattica, abbiamo ricevuto 24 richieste di appuntamento. Nel secondo anno abbiamo ricevuto 48 richieste di appuntamento. Ogni mattina dell'evento, inviavo e-mail personalizzate alle persone che avevano richiesto appuntamenti, come promemoria dell'orario richiesto. Abbiamo avuto ottimi risultati in entrambi gli anni, ma non tutti si sono presentati come previsto. Tuttavia, quegli appuntamenti persi sono stati dati al nostro team di vendita per il follow-up, dopo lo spettacolo.

Molte conferenze non condividono l'elenco e-mail dei partecipanti

Molte conferenze utilizzano una terza parte per distribuire i messaggi di posta elettronica all'elenco dei partecipanti. Per inviare un'e-mail ai partecipanti, in genere è necessario acquistare un pacchetto fieristico che includa i vantaggi dell'email marketing.

Nella mia esperienza, tu (il marchio) scriverai l'email e lavorerai con il provider di servizi di posta elettronica partner. Il partner offrirà una serie di date e orari per distribuire la tua e-mail all'elenco di partecipanti, fornitori e altri partner della fiera.

Testare l'e-mail prima della data di distribuzione

Testare la tua posta elettronica è assolutamente fondamentale. Alcune delle peggiori email che ho ricevuto sono state inviate tramite un partner, ma il marchio non ha testato l'email. Ho ricevuto messaggi di posta elettronica che iniziano con;

- Caro, - Ciao {First_Name}

insieme a una serie di altri disastri prevenibili di email marketing.

Il mio miglior consiglio è di collaborare con il partner di posta elettronica e di testare a fondo le tue e-mail per assicurarti che il marchio sia adeguatamente rappresentato e preso sul serio dal destinatario.

Utilizzare una riga dell'oggetto dell'email premurosa e coinvolgente

Lo scopo della tua e-mail è portare altri partecipanti al tuo stand. Esistono diversi modi per ottenerli, ma prima devi convincerli ad aprire la tua email.

Includere un invito all'azione nell'e-mail

I concorsi sono un ottimo modo per portare le persone al tuo stand. Tuttavia, i concorsi attirano persone che vogliono solo vincere un concorso, quindi devi essere preparato per questo.

Il primo obiettivo della tua email è portare il giusto tipo di persone al tuo stand. Il secondo obiettivo dell'email è attirare persone che possono essere qualificate in tempo reale dai responsabili delle decisioni o dal team di vendita. I partecipanti qualificati sono quelli a cui vuoi ricontattare subito dopo lo spettacolo, quindi si ricorderanno di te e così potrai promuovere la relazione.

Collaterale della fiera e omaggi di prodotti

Il materiale stampato è costoso ed è immediatamente datato. Le uniche persone a cui è stato dato materiale cartaceo sono quelle che si sono presentate per un appuntamento o hanno richiesto un appuntamento quando si sono fermate allo stand. Abbiamo incluso una cartella che conteneva la brochure aziendale, i white paper, i case study e un foglio con l'Executive Team. Abbiamo anche regalato loro una bella penna con marchio Balmain che includeva il logo dell'azienda, il numero di telefono e il sito web. Abbiamo anche fornito loro un'unità USB corrispondente. Avevamo altri articoli da distribuire a persone che volevano solo far firmare la loro mappa dei sentieri. Ogni anno abbiamo distribuito dozzine di penne di marca meno costose, centinaia di carte Starbucks da $ 5 e secchi di caramelle.

Il punto è fornire materiale stampato solo a persone veramente interessate alla soluzione dell'azienda. Altrimenti, tutto il materiale stampato viene gettato nella spazzatura e occupa spazio nelle nostre discariche. L'obiettivo delle penne meno costose era quello di offrire ai visitatori dello stand qualcosa di abbastanza piccolo da portare a casa, che fosse marchiato e avesse l'URL del sito web e il numero di telefono. L'oggetto era qualcosa che potevano usare tutti i giorni ed era abbastanza carino per la casa o l'ufficio.

Funzioni del personale e dimensioni dello stand



Dimensioni dello stand	# Lavoratori in cabina	Funzione
10x10	1-2	I saldi
10x30	2	I saldi
20x30	6-8	Vendite e marketing

Lezioni apprese dall'esibizione

Una delle tante lezioni apprese è smettere di fare quello che hai sempre fatto se non funziona. Valuta il successo e gli insuccessi di ogni fiera e utilizza queste lezioni per determinare se vale la pena investire nell'anno successivo.

Prova nuove tattiche come essere uno sponsor aziendale. La sponsorizzazione è molto costosa, ma può fornire visibilità e vantaggi che prima non avevi.

Non dare materiale stampato a tutti, perché non tutti sono potenziali clienti.

Il follow-up post-spettacolo è importante. Incontrerai dozzine di persone durante lo spettacolo, quindi assicurati di ricontattarlo entro una o due settimane prima che ti dimentichino. Pianifica il tempo per inviare e-mail a potenziali clienti e partner o segui una telefonata.

E soprattutto, prenditi qualche minuto per riflettere sulla perfetta esecuzione dell'evento prima di tuffarti nella pianificazione per l'anno successivo.