Sopravvivenza del cubicolo dell'ufficio: cortesia, produttività e stress

Cubicle Chaos

Molti lavoratori espongono collezioni e soprammobili nei loro cubicoli nel tentativo di far sembrare i loro uffici una "casa lontano da casa".

Benvenuto in Cubicle Habitat

Se sei mai stato stipato in un cubicolo 6'x6 'e ti aspettavi di essere produttivo e vivace, allora capisci rapidamente perché quelle pareti sono imbottite!

Potresti sentire un collega parlare con il suo avvocato divorzista, la madre, il regolatore dell'assicurazione auto o l'ufficio del medico. Potresti sentire l'odore dei piedi sporchi o il pranzo di qualcuno che si diffonde.

Potresti essere sbirciato da sopra il muro del cubicolo (chiamato " prairie dogging ") o potresti dover sforzarti per ascoltare la tua conversazione telefonica da un distruggi documenti o da chi parla ad alta voce.

Benvenuti nell'habitat del cubicolo, all'angolo tra la parsimonia aziendale e la condivisione eccessiva dei colleghi! Tutto questo e dovrai comunque rispettare scadenze brevi, mantenere l'armonia dell'ufficio e soddisfare i clienti. Ora, rimettiti le scarpe e continua a leggere!

Muri che separano

Sì, eccola, sbirciando oltre quel muro. Si sta solo comportando da vicino fermandosi a chattare per qualche minuto, ma potrebbe interrompere il lavoro vero.

Seer Snively tramite Flickr, CC-BY-SA 2.0

Spazio di lavoro che si restringe: sentirsi orlati dentro

A corto di spazio, le aziende attente ai costi stanno impacchettando i dipendenti in aree di lavoro d'ufficio sempre più piccole in modo che in diversi anni, l'allocazione media totale dello spazio di lavoro per i dipendenti nelle aziende nordamericane sarà inferiore a 100 piedi quadrati. ¹ Suona piccolo? Si è ridotto da 500-700 piedi quadrati di spazio di lavoro medio negli anni '70, quando il cubicolo divenne maggiorenne. ²

Lavori in fila di cubicoli?

Katy Warner tramite Flickr, CC-BY-SA 2.0

Una buona idea è andata storta

La società America si rese presto conto, tuttavia, che l'Action Office di Propst poteva essere utilizzato per massimizzare l'efficacia in termini di costi di spazi per uffici ad alto canone di locazione avvicinando i lavoratori ancora di più. Il progetto che aveva lo scopo di facilitare l'interazione fallì in quanto tendeva a isolare i dipendenti in "scatole" sempre più piccole di immobili aziendali.

Nuove regole fiscali per l'ammortamento dei beni hanno ulteriormente favorito il cubicolo. I mobili e gli arredi per ufficio si sono svalutati più rapidamente degli spazi edificabili, consentendo alle aziende di recuperare più rapidamente i propri investimenti. ⁶ Non c'era modo di tornare indietro.

Le fattorie di cubicoli possono sembrare labirinti di topi. Potresti aver bisogno di aiuto per trovare la tua strada.

Robert S. Donovan tramite Flickr, CC-BY-SA 2.0

Quando il designer Robert Propst ha aperto la strada al concetto di cubicolo nel 1964, il suo intento era abbastanza benevolo. Propst ha cercato di rompere la scomoda disposizione in stile bullpen che era comune negli uffici durante gli anni '60 e prima. A quel tempo, i lavoratori di livello inferiore sedevano in file monotone di scrivanie con privacy e spazio di movimento minimi, e alla fine della giornata svuotavano completamente le loro scrivanie, lasciandosi dietro un mare di vuota e sterile monotonia. ³

Lavorando per il produttore di mobili per ufficio Herman Miller, Propst ha immaginato un cubicolo (o "Action Office") che era ben lontano dalla sua realtà moderna. La sua idea originale includeva superfici di lavoro di altezze flessibili che permettevano anche di stare in piedi occasionalmente, così come superfici espositive che invitavano l'utente ad abbellire lo spazio di lavoro con la propria identità.

Inoltre, il concetto di Propst includeva anche partizioni, scrivanie e scaffali che potevano essere assemblati e rimontati in modo fluido. Tali spazi avevano lo scopo di eliminare lo status organizzativo e la gerarchia all'interno degli spazi di lavoro.

Avevano anche lo scopo di facilitare l'interazione tra i dipendenti tramite aree comuni condivise e spazi semichiusi che utilizzavano angoli di 120 gradi (anziché scatole, file e corridoi di oggi) ^4,5. Almeno questo era il piano.

Ehi, tu Prairie Dogger!

"Prairie dogging" è quando un impiegato del cubicolo si alza per guardarsi intorno nella stanza, spesso oltre le pareti dei vicini.

veverkolog tramite Pixabay, dominio gratuito

Ode al mio vicino cubicolo

Vicino del cubicolo attraverso il nostro muro condiviso, Ti conosco così bene, eppure a malapena.

Ahh… ti sei di nuovo tolto le scarpe, e ho questa sensazione

Ti stai godendo un'insalata di tonno con cipolle a pranzo.

Alzi la testa, muoviti adesso… vai e basta!

Noi curiosiamo dalla tua scrivania quando non ci sei, non lo sai?

E l'incontro in viva voce che avete programmato per le tre?

Ti ascolterò. Non preoccuparti per me.

Mentre sono al telefono, mi aspetti e ti nascondi

Con tutto quello che sta succedendo, come posso lavorare?

La nostra collega ha chiamato il dottore, dice che ha bisogno di essere vista

Per una situazione importante, se sai cosa intendo.

Mi siedo e ascolto i suoni di clic, morsi, picchiettio, chat, canto.

E con le visite a sorpresa e gli sguardi

La condivisione eccessiva involontaria

È tutto un po 'troppo.

Oh, il cubicolo con la sua parete imbottita

Poco più grande di un gabinetto.

Vicino del cubicolo, dall'altra parte della divisione morbida

Nessun segreto tra noi, nessun posto dove nascondersi.

Vicino del cubicolo attraverso il nostro muro condiviso, Ti conosco così bene, eppure a malapena.

Essere costantemente sorvegliati

Lavorare in un cubicolo può sembrare di essere sotto costante sorveglianza.

Bart via Flickr, CC-BY-2.0, modificato da FlourishAnyway

Conseguenze impreviste sulla produttività e lo stress dei dipendenti

La collocazione dei lavoratori in tali ambienti chiusi di cubicoli può favorire una serie di conseguenze indesiderate:

diminuzione delle prestazioni lavorative
interazioni di qualità inferiore con i colleghi
stress psicologico dalla sensazione di sorveglianza costante e ripetute interruzioni

Le persone tendono a percepire livelli di stress maggiori quando si trovano ad affrontare fattori di stress imprevedibili e incontrollabili. L'ambiente del cubicolo offre entrambi. Limita la privacy mentre introduce una varietà di distrazioni ambientali, tra cui immagini, odori, suoni e intrusioni fisiche da parte di colleghi, passanti e altri.

Mentre è più difficile per un dipendente concentrarsi nuovamente sulle attività lavorative a seguito di una distrazione visiva, le distrazioni uditive sono più comuni negli ambienti dei cubicoli. ^{7 Il} rumore è una delle fonti di stress più persistenti e irritanti nell'odierno posto di lavoro in ufficio. Gli studi hanno rilevato che il rumore influisce negativamente su diversi aspetti delle prestazioni dell'attività lavorativa, tra cui:

diminuzione della precisione
memoria a breve termine più povera
livelli di affaticamento riportati più elevati. ⁸

In condizioni rumorose, i dipendenti hanno più difficoltà a concentrarsi e devono dedicare maggiori sforzi per completare le loro attività lavorative.

È difficile sentire te stesso pensare in un cubicolo

Può essere conveniente imballare i lavoratori in cubicoli sempre più piccoli, ma è un modo di lavorare sano o produttivo?

David Castillo Dominici tramite foto digitali gratuite, CC-BY-SA 3.0

Zitto e fammi pensare

Brevi discorsi di sottofondo, come i brevi e intermittenti scoppi di conversazione in un ufficio, si sono rivelati i più dirompenti, al contrario di un discorso costante o di suoni non vocali (ad esempio, macchine da ufficio rumorose). Inoltre, la distrazione dal rumore ha effetti negativi maggiori quando si lavora su un'attività che è di natura comunicazione scritta / orale o che richiede alti gradi di concentrazione. ⁹

Studi hanno dimostrato che ascoltare solo un lato di una conversazione, come si fa spesso quando un vicino di casa è al telefono, distrae di più che ascoltare una conversazione a due lati. ^10,11 Pertanto, alcuni tipi di distrazioni dal lavoro sono più distruttivi di altri e alcuni tipi di lavoro possono essere particolarmente adatti all'ambiente del cubicolo.

I possibili effetti collaterali del lavoro in un ufficio soggetto a distrazioni includono:

un sistema immunitario più debole
più assenze per malattia
aumento della pressione sanguigna ^12,13

Un esperimento ha rilevato che i lavoratori erano meno motivati ad apportare modifiche ergonomiche alla propria postazione di lavoro in condizioni rumorose, il che a lungo termine avrebbe potuto metterli a maggior rischio di disturbi muscoloscheletrici. ¹⁴ Inoltre, è probabile che i dipendenti si sentano irritati all'origine di frequenti distrazioni, vale a dire i loro colleghi.

È abbastanza per farti venire voglia di lavorare per te stesso.

brownpau, CC-BY-SA 2.0, modificato da FlourishAnyway

Prevenire i momenti "Oh, no non l'hai fatto" con la cortesia del cubicolo

Allora come si fa a prosperare nel caos dei cubicoli? La risposta potrebbe risiedere nel rendere l'ambiente più controllabile e prevedibile attraverso la cortesia del cubicolo. I seguenti suggerimenti possono aiutare a ridurre lo stress del lavoro in un cubicolo e mantenere rapporti di lavoro e produttività positivi.

Odori, odori gloriosi…

Ripensa a mangiare cipolle e altri cibi puzzolenti nel tuo cubo e abbassa i suoni forti che fai mentre mangi.

Odori: il naso sa

Non mangiare cibi puzzolenti alla tua scrivania.

Ciò che è delizioso per te è semplicemente disgustoso per qualcun altro. ¹⁵ Ad esempio: cipolle, pesce, sottaceti e qualsiasi cosa servita calda.

Invece, cerca di limitarti a cibi dall'odore meno invadente. Meglio ancora: prenditi qualche minuto per pranzare lontano dalla tua scrivania. Usa il tempo per decomprimere il tuo lavoro. Mangiare alla scrivania può anche provocare fuoriuscite accidentali e gocciolamenti su documenti e attrezzature di lavoro. (Una volta ho versato un'aranciata sulla tastiera del mio laptop e non è mai stata la stessa!)

Indossare profumo / acqua di colonia con moderazione, o per niente.

Il profumo di una persona è la sensibilità alla fragranza che induce l'emicrania di un'altra. Ai colleghi potrebbe non piacere la tua fragranza, oppure potresti esserti abituato al profumo e aver perso ogni prospettiva sulla quantità necessaria per essere notato.

Sii consapevole dell'odore del tuo corpo.

Evita di toglierti le scarpe, non importa quanto siano doloranti i tuoi piedi. (Non fingere che quei cani non abbaino!) E se ti alleni a pranzo, fai la doccia prima di tornare al lavoro.

Ti tengo d'occhio

Chi ti sta guardando lavorare?

Sondaggio dei lettori: la tua peggiore tendenza

Diamo addio alla privacy

Non c'è modo che tu possa portare avanti una conversazione privata quando hai un collega seduto a pochi metri di distanza. Abituati. Collaboratori cortesi fingono di non ascoltare.

Moresheth tramite Flickr, CC-BY-SA 2.0

Intrusioni fisiche

Non "cane della prateria" oltre il muro del cubo.

Prairie dogging si riferisce a quando un dipendente in un cubicolo si apre per sbirciare oltre il muro del cubo. Lui o lei telescopica intorno e spesso verso il basso sulle scrivanie dei vicini. Questo atto di sorveglianza distrae i colleghi. Se hai bisogno di fare stretching o di fare una pausa, fai invece una breve passeggiata e lascia l'area di lavoro.

Sii consapevole dello spazio interpersonale.

Evita di passare il mouse sopra un collega mentre è al telefono; tornare più tardi o lasciare un breve messaggio. Prima di entrare nel cubicolo di un vicino, fingi che ci sia una porta e bussa per primo. Non avvicinarti mai di soppiatto agli altri.

Pianifica il tempo piuttosto che intervenire.

Invece di fare una richiesta di aiuto, prenota un po 'di tempo sul calendario del tuo vicino. Onora ogni volta che lui o lei ha bloccato per progetti o pranzo. Piuttosto che lanciarti direttamente nella conversazione, chiedi se ora è un buon momento. Se sarai impegnato in una lunga telefonata, evita interruzioni informando i colleghi in anticipo o pubblicando una nota ( ad esempio, " In un webinar fino alle 14:00, non disturbare ").

Ce n'è uno in ogni ufficio

Sei il ragazzo che non sta zitto, che getta roba sulle pareti del cubicolo, che mette i suoi piedi (puzzolenti) sulla scrivania, scoreggia nel cubo, ascolta musica ad alto volume, ecc.? Taglia la merda.

slworking2 tramite Flickr2, CC-BY-SA 2.0

Shhhh! Riduci il rumore.

Cose da vedere: io spio

Personalizza il tuo spazio di lavoro con gusto.

Oggetti religiosi, osé, politici e umoristici possono facilmente offendere.

Ripulisci il tuo disordine, soprattutto se mangi alla scrivania.

Oltre ad essere antiestetici, gli avanzi di cibo e la spazzatura disabitata possono attirare parassiti come topi e formiche.

Evita di guardare gli schermi dei computer degli altri.

Ottieni uno schermo per la privacy del computer per evitare che occhi vaganti guardino i tuoi contenuti sullo schermo del tuo computer.

Conserva gli oggetti personali fuori dalla vista.

È noto che i dipendenti conservano deodoranti, vitamine, filo interdentale, oggetti da collezione e persino farmaci da prescrizione sulle superfici delle scrivanie. Ricorda che sei in un ambiente lavorativo piuttosto che nella tua "casa lontano da casa".

Rispetta la proprietà e lo spazio dei colleghi assenti.

L'area di lavoro è abbastanza piccola che probabilmente se ne accorgeranno. Non razziare i cassetti della scrivania per cercare forniture per ufficio e non permettere agli "abusivi" di entrare nel loro cubicolo senza permesso.

Suoni: senti quello che sento io?

Usa la tua "voce interna".

Se parli ad alta voce, raddoppia gli sforzi per moderare il volume della voce, soprattutto se hai anche un debole per il drammatico. I tuoi vicini del cubo lo apprezzeranno davvero.

Fai finta di non origliare.

In un ambiente così vicino, sei obbligato a sentire telefonate riservate e personali, che tu lo voglia o meno. Cerca di non riconoscere il contenuto di ciò che stai ascoltando. Inoltre, evita di intervenire durante le telefonate dei vicini e non ripetere mai quello che hai sentito.

Usa auricolari o cuffie se ascolti webinar o musica.

I tuoi gusti musicali sono unici come te. Salva il tuo canticchiare o cantare per tornare a casa.

Mantieni brevi le chiamate personali.

Con chiamate personali frequenti o prolungate, allontanati dalla scrivania e vai in un luogo privato (o usa i messaggi di testo quando possibile). I colleghi potrebbero non apprezzare la tua richiesta di un mutuo o l'organizzazione di una vacanza imminente mentre hanno scadenze urgenti da rispettare.

Porta con te gadget tecnologici che inducono rumore quando esci o spegnili.

Se parteciperai a una lunga riunione oa pranzo, abbassa la suoneria del telefono dell'ufficio e porta con te i tuoi gadget rumorosi.

Fai attenzione al tuo linguaggio.

Limita i pettegolezzi sociali e usa un linguaggio appropriato per l'azienda.

Porta le riunioni da qualche altra parte. Partecipa a riunioni, sessioni di formazione individuali e qualsiasi esigenza che richieda l'uso di un altoparlante in una sala riunioni privata.

Alzati dal tuo posto piuttosto che chiamare un collega oltre il muro del cubo.

Non siete solo voi due nella stanza. Considera tutte le altre persone di cui stai interrompendo il lavoro.

Sii consapevole dei rumori ripetitivi che stai facendo.

Ciò include schiarirsi eccessivamente la gola, schioccare le unghie lunghe, masticare, sbadigli e sospiri rumorosi, schioccare le gengive e schioccare le nocche.

Seguendo questi suggerimenti, è possibile conferire maggiore controllo e prevedibilità all'ambiente di lavoro del cubicolo soggetto a distrazioni. Ciò ridurrà lo stress generale, migliorerà la produttività e ti aiuterà a mantenere rapporti di lavoro positivi. Chi lo sa? Forse avrai così tanto successo che un giorno ti farai strada in un ufficio!

Fai il meglio che puoi

Rendi il tuo cubicolo la tua casa lontano da casa. Personalizzalo il meglio che puoi. Devi vivere qui almeno 40 ore a settimana, quindi potresti anche amarlo.

Nicholas Wang tramite Flickr, CC-BY-SA 2.0