Incontrare e accogliere i visitatori: procedure, scopo e responsabilità

Quando i visitatori entrano nell'ambiente aziendale, dovrebbero essere accolti e accolti educatamente.

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Quando incontri e saluti visitatori / clienti in un ambiente lavorativo, hai quei primi secondi per creare una buona impressione che avrà un impatto duraturo.

I visitatori entrano in un ambiente lavorativo per vari motivi; potrebbero essere clienti (esistenti o nuovi), rappresentanti, fornitori, partner commerciali, persone di diversi dipartimenti / aree / organizzazioni e così via.

Il primo punto di contatto con un visitatore dipende dalla struttura dell'organizzazione. È probabile che un ambiente d'ufficio o un ambiente industriale disponga di un'area di accoglienza, dove l'ufficiale amministrativo della reception sarà il primo punto di contatto, mentre in un ambiente di vendita al dettaglio, qualsiasi personale potrebbe essere il primo punto di contatto.

Ci sono varie cose che bisogna tenere a mente quando si incontrano e si salutano i clienti. Se sei consapevole e hai una buona conoscenza delle pratiche aziendali, delle politiche, dei regolamenti, delle legislazioni e, soprattutto, delle capacità interpersonali e di comunicazione, sarai in grado di creare la prima migliore impressione.

I contenuti qui sono basati sull'unità NVQ Livello 2 in Business and Administration e questa unità ha un valore di credito di 3. Discuteremo le varie procedure che devono essere seguite e l'ospitalità che ci si aspetta da offrire durante l'incontro, il saluto e accogliere i visitatori in un ambiente lavorativo.

Ci sono due parti di questa unità. La prima parte sarà valutata sulla base delle conoscenze e della comprensione che un candidato possiede sulle procedure per incontrare e accogliere i visitatori e la seconda parte sarà valutata sulla base delle prestazioni del candidato; cioè attraverso l'osservazione, dichiarazioni personali, testimonianze, ecc. Entrambe le parti possono essere valutate anche attraverso domande e discussioni professionali.

1. Comprendere le procedure per incontrare e accogliere i visitatori

1.1. Descrivi i diversi motivi per cui le persone visitano un'azienda, le loro esigenze e come possono essere soddisfatte le loro esigenze

Considerando un ambiente lavorativo e il tipo di attività, ci si può aspettare visitatori per vari motivi che visitano i locali commerciali. È responsabilità dell'organizzazione far sentire i visitatori i benvenuti, soddisfare le loro richieste e necessità e fornire loro informazioni e servizi relativi alla visita.

I diversi motivi per cui le persone possono visitare un locale commerciale sono:

• Domande su prodotti e servizi
• Parla con un membro del personale dei servizi esistenti
• Denunce, contestazioni
• Marketing
• Vari incontri, questo include riunioni del consiglio / comitato, riunioni di gravi preoccupazioni, discussioni di gruppo, ecc
• Ritiri e consegne
• Riparazioni e manutenzione
• Audit

I diversi requisiti per i visitatori che visitano un'attività possono essere:

• Fornisci l'indirizzo corretto, compresi i codici postali e anche i punti di riferimento, se presenti.
• Possibilità di parcheggio: assicurati che ci siano abbastanza posti auto entro una distanza ragionevole e che ci siano posti auto assegnati ai disabili
• Alcuni clienti possono avere esigenze speciali e quindi strutture relative al tipo di clienti o visitatori che l'organizzazione si aspetta siano presenti.
• Segni visibili per condurre i visitatori nella zona giusta senza alcuna confusione. Anche i segnali devono essere professionali. Verificare che gli ingressi siano chiari, puliti e accoglienti e riflettano la natura dell'attività.
• Assicurati che ci sia qualcuno che saluti e accolga il visitatore nell'area della reception, che ci siano sufficienti posti a sedere, servizi igienici, opuscoli, giornali, riviste, ecc.

I diversi modi in cui possono essere soddisfatte le esigenze dei visitatori che visitano un'azienda sono:

• Mantenere sempre le aree di accoglienza facilmente accessibili con cartelli e altre informazioni ove necessario.
• L'ingresso deve essere ordinato e pulito perché rispecchia l'organizzazione.
• Dovrebbero essere messi a disposizione tutti i servizi e le necessità di base: parcheggio, posti a sedere, servizi igienici, giornali / riviste nell'area di attesa, acqua potabile.
• Siate pronti a rispondere a qualsiasi domanda relativa all'attività, ove possibile, fornite volantini / opuscoli o altre risorse informative.
• Le aree accessibili ai visitatori devono seguire gli standard di salute e sicurezza.

1.2 Spiegare lo scopo di trattare con i visitatori in modo tempestivo e cortese

Quando i visitatori entrano nell'ambiente aziendale, dovrebbero essere accolti e accolti educatamente. Se l'organizzazione serve qualcosa da mangiare o da bere, chiedi loro se vorrebbero avere qualcosa, in caso contrario, puoi chiedere se vorrebbero avere dell'acqua. Affronta tutti i visitatori il prima possibile e rispondi alle loro domande con prontezza e cortesia.

Ci possono essere momenti in cui l'area della reception è piena di visitatori che devono aspettare un po 'di tempo. Assicurati di scusarti per il ritardo e ringraziali per l'attesa.

Lo scopo di trattare con i visitatori in modo tempestivo e cortese sono:

• I visitatori sapranno di essere rispettati, data importanza e anche l'azienda li considera importanti.
• I visitatori manterranno in cambio un atteggiamento e un comportamento professionale.
• I visitatori si fideranno dell'azienda e avranno anche una buona osservazione e impressione sull'organizzazione.
• Ogni dipendente e il suo comportamento sarà un riflesso dell'organizzazione e quindi una risposta pronta e cortese lascerà una buona immagine dell'organizzazione.
• I visitatori consiglieranno l'organizzazione ad altri e diffonderanno la buona parola e utilizzeranno questa organizzazione anche in futuro.

1.3 Spiegare lo scopo di presentare un'immagine positiva di sé e dell'organizzazione

Quando i visitatori visitano un ambiente lavorativo, il loro primo punto di contatto sarà la persona alla reception (la maggior parte delle organizzazioni ne ha una), o almeno la persona che incontra e saluta. Come tutti sappiamo, la prima impressione fa sempre la differenza e quindi presentare un'immagine positiva di te e dell'organizzazione è molto importante. Vestiti e presentati in modo ordinato. Attenersi al codice di abbigliamento dell'organizzazione. Sorridi, mantieni il contatto visivo, ascolta, sii positivo e fai del tuo meglio per aiutarli con le loro domande.

Lo scopo di farlo sono:

• In quel particolare momento, rappresenti l'organizzazione per il visitatore. Quindi il tuo comportamento e il tuo approccio si rifletteranno sull'organizzazione nel suo complesso. Tu e l'organizzazione sarete giudicati o valutati in base al vostro approccio e servizio.
• Crea una sensazione di fiducia nel visitatore.
• I visitatori hanno un'impressione positiva dell'organizzazione.
• Aiuta a creare fiducia tra l'organizzazione, i suoi clienti e dipendenti.
• Attrae clienti di qualità che miglioreranno il business per l'organizzazione aumentando così il profitto dell'organizzazione.

1.4 Spiegare lo scopo di seguire le procedure di salute, sicurezza e protezione quando si tratta con i visitatori, comprese le proprie responsabilità

In ogni organizzazione sono in atto varie procedure per la salute e la sicurezza. Queste procedure devono essere seguite in modo responsabile dai dipendenti in ogni momento, incluso il trattamento dei visitatori.

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Lo scopo di seguire queste procedure è:

• Per mantenere l'organizzazione e il suo ambiente un luogo più sicuro da visitare e lavorare
• Avere tutte le strutture di pronto soccorso richieste in requisiti adeguati.
• Prevenire rischi per la salute di dipendenti e visitatori.
• Per assicurarsi che le macchine e tutti i dispositivi o apparecchiature che operano nei locali dell'organizzazione siano sicuri da usare.
• Per aiutare a prendere misure preventive o impostare piani di emergenza come e quando necessario.
• Per registrare e segnalare incidenti, infortuni e qualsiasi altro problema di salute e sicurezza.
• Per assicurarsi che le pratiche di lavoro siano sicure e che le misure di salute e sicurezza siano state implementate e siano seguite.
• Pavimenti, scale e altre aree devono essere sicuri da usare

• Per confermare che se i materiali pericolosi, se utilizzati, vengono conservati in un metodo sicuro, in un luogo sicuro e che vengono manipolati e utilizzati in modo sicuro poiché possono causare danni in molti modi
• Per essere sicuri che ci sia una ventilazione adeguata nelle aree in cui i visitatori hanno accesso e dove lavorano i dipendenti
• Mantenere la temperatura delle aree di lavoro e di visita a livelli adeguati e anche che i servizi igienici, il lavaggio e i servizi igienici siano in buone condizioni in modo che i visitatori possano utilizzarli senza problemi o difficoltà
• Le aree di visita e di lavoro devono essere libere da materiali infiammabili, materiali esplosivi e altri materiali radioattivi nocivi.

• Macchinari e attrezzature di grandi dimensioni devono essere tenuti lontani dalle aree di visita per evitare incidenti
• I segnali di avvertimento devono essere posizionati nelle aree richieste.
• Assicurarsi che non ci siano cavi trascinati e fare attenzione a evitare rischi per la salute e la sicurezza
• Ottenere una formazione adeguata se si utilizza qualsiasi attrezzatura sul posto di lavoro e rispettare le politiche di salute e sicurezza delle organizzazioni e le procedure in caso di incidenti.
• Assicurati di aver registrato i visitatori secondo le procedure organizzative per garantire la sicurezza.

Spero che tu abbia trovato le informazioni utili e interessanti. Non esitare a inviare commenti e condividere i tuoi pensieri ed esperienze.

Grazie per essere passato.

Livingsta.

Una nota gentile ai candidati NVQ: questo è solo per riferimento e si prega di non riprodurre. Inoltre, ti preghiamo di metterti in relazione con il tuo ambiente aziendale e la descrizione del lavoro mentre scrivi le tue unità. Ti auguro il meglio!