Integrazione di dati esterni con hris della tua azienda

Integrazione di dati esterni in HRIS

Questo articolo fornisce una panoramica completa dell'integrazione dei dati esterni in un HRIS di base, le opportunità e le sfide di questa integrazione e fornisce le migliori pratiche da tenere a mente durante la pianificazione dell'integrazione. Sebbene questo argomento sia applicabile a tutte le aree dei dati HR e HR, l'obiettivo principale di questo articolo esamina l'integrazione di indagini salariali e dati di mercato.

Un sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) è definito come un sistema di registrazione per tutti i dati delle risorse umane. Un HRIS efficace fornisce alle organizzazioni la capacità di gestire i flussi di lavoro delle attività HR comuni come reclutamento, onboarding, monitoraggio dei vantaggi e reportistica (Celergo.com, 2017). Non è raro che le varie funzioni delle risorse umane utilizzino un sistema specializzato per gestire il lavoro quotidiano della funzione. Tradizionalmente, l'organizzazione acquista un HRIS di base che funge da sistema operativo di base e ospita i dati delle risorse umane come i dipendenti:

nome
indirizzo
numero di Social Security
titolo della posizione
Stato FLSA, ecc.

Una volta stabilito il sistema centrale, le organizzazioni in genere trovano la necessità di installare sistemi aggiuntivi per soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda. In un mondo perfetto, le esigenze aggiuntive della funzione HR possono essere soddisfatte acquistando e implementando moduli del sistema centrale. In alcune situazioni, i componenti aggiuntivi del sistema principale non supportano adeguatamente i processi aziendali. In questi casi, è necessario decidere se modificare i processi organizzativi, acquistare un software diverso che supporterà l'attuale processo aziendale o sviluppare sistemi interni totalmente personalizzati. Sempre più spesso, gli esperti HRIS sono chiamati a integrare vari sistemi HR (Kavanagh e Johnson, 2018). Oltre all'integrazione del sistema, agli esperti HRIS può anche essere chiesto di integrare elementi di dati nel sistema che assistono i leader dell'organizzazione nel prendere decisioni.

Sistemi informativi integrati

Kavanagh e Johnson (2015) definiscono i sistemi informativi integrati come "sistemi costruiti su piattaforme comuni che consentono di utilizzare una singola istanza di dati in diverse applicazioni e il trasferimento senza interruzioni dei dati tra i sistemi" (p. 165). Come minimo, l'integrazione dei dati implica il collegamento delle informazioni in due sistemi, ma le esigenze aziendali possono richiedere più di due collegamenti. Le integrazioni spesso implicano il collegamento di operazioni transazionali in un sistema che avviano alcune azioni nel sistema successivo. Un esempio di ciò è un sistema di tracciabilità dei candidati (ATS) collegato a più sistemi. Per il bene dell'esempio, una volta selezionato e confermato un candidato,l'ATS attiva l'ingresso nel sistema del libro paga che attiva l'ingresso nel sistema del tempo e delle presenze e avvisa il dipartimento di badge che sta iniziando un nuovo dipendente e che deve essere creato un badge in modo che il dipendente possa scorrere dentro e fuori l'orologio. In questo esempio, i dati vengono trasferiti senza problemi senza la necessità di un intervento umano aggiuntivo oltre l'attivazione iniziale nell'ATS. Questo tipo di supporto al flusso di lavoro solleva i professionisti delle risorse umane da gran parte dei doveri transazionali e amministrativi che erano stati tradizionalmente parte della funzione delle risorse umane e fornisce alle risorse umane la capacità di diventare partner commerciali strategici e supportare il processo decisionale organizzativo.i dati vengono trasferiti senza interruzioni senza la necessità di un intervento umano aggiuntivo oltre l'attivazione iniziale nell'ATS. Questo tipo di supporto al flusso di lavoro solleva i professionisti delle risorse umane da gran parte dei doveri transazionali e amministrativi che erano stati tradizionalmente parte della funzione delle risorse umane e fornisce alle risorse umane la capacità di diventare partner commerciali strategici e supportare il processo decisionale organizzativo.i dati vengono trasferiti senza problemi senza la necessità di un intervento umano aggiuntivo oltre il trigger iniziale nell'ATS. Questo tipo di supporto al flusso di lavoro solleva i professionisti delle risorse umane da gran parte dei doveri transazionali e amministrativi che erano stati tradizionalmente parte della funzione delle risorse umane e fornisce alle risorse umane la capacità di diventare partner commerciali strategici e supportare il processo decisionale organizzativo.

Integrando sistemi e altri dati, gli esperti HRIS hanno il potenziale per creare e produrre metriche significative e fornire supporto decisionale completo. Integrando la retribuzione, il mercato del lavoro e il tempo per compilare i dati per l'attività di reclutamento, le risorse umane possono essere in grado di identificare elementi utilizzabili per migliorare il reclutamento e / o l'amministrazione delle retribuzioni. Per aiutare a illustrare questo punto, viene fornito il seguente esempio di reclutamento di infermiere:

Esempio di reclutamento di infermiere

Il tempo medio complessivo per coprire i posti vacanti presso l'ABC Medical Center è di 40 giorni. Il tempo medio per coprire le posizioni infermieristiche, tuttavia, è di 70 giorni. Alcuni potrebbero obiettare che c'è una carenza infermieristica che porta a un tempo più lungo per riempire la figura. Combinando i dati, un esperto professionista HRIS scopre, tuttavia, che quando i reclutatori pubblicizzano offerte di lavoro utilizzando il 75 ° percentile dello stipendio di riferimento del mercato, il tempo per riempire è sceso a 50 giorni…

… rispetto ai tempi in cui è stata utilizzata la filosofia standard di compensazione dell'azienda e il tempo per riempire era in media di 80 giorni. Con queste informazioni, la direzione può prendere la decisione di cambiare la filosofia di compensazione dell'ABC Medical Center per quanto riguarda gli infermieri. In questo esempio semplicistico, i dati sono stati estratti dal core HRIS, dall'ATS e dal mercato del lavoro e utilizzati per prendere una decisione che influisce sul budget dell'organizzazione. L'integrazione dei dati offre all'organizzazione la capacità di comprendere le mutevoli condizioni e realizzare il loro impatto nel tempo, o immediatamente, per influenzare il cambiamento.

Vantaggi dell'integrazione dei dati

Ci sono diversi motivi per cui un'organizzazione sceglierebbe di integrare i dati esterni con il core HRIS. Come spiegato nell'esempio precedente, i dati integrati consentono ai leader di ottenere analisi just in time e report ad hoc. Integrando i set di dati, HRIS crea valore rendendo disponibili funzionalità di reporting one-stop shop. Nel caso della pianificazione della retribuzione, i sistemi integrati possono includere linee guida di merito basate sulla posizione e all'interno della fascia di retribuzione appropriata in base alle valutazioni delle prestazioni. In questo modo, l'integrazione dei dati elimina la necessità per i manager di interpretare una matrice complessa e riduce la probabilità di errori basati su calcoli manuali e interpretazione delle politiche. Inoltre, la pianificazione della retribuzione che non viene eseguita utilizzando un sistema integrato e in tempo reale richiede tempo e denaro.In un sondaggio self-service del 2002 sulle risorse umane, il Cedar Group ha stimato che in Nord America le aziende hanno registrato un risparmio di $ 5,29 per transazione media con un sistema automatizzato di pianificazione della retribuzione (Wright, 2004). Se questa cifra è vera, anche le piccole e medie imprese possono trarre vantaggio dall'integrazione dei dati e dall'automazione della pianificazione delle retribuzioni per creare questo tipo di applicazione self-service per i manager.

L'HRIS integrato fornisce anche una conformità ai rapporti federali senza problemi. Per le organizzazioni che devono segnalare i dati ogni anno, gli sforzi di raccolta dei dati possono essere noiosi e richiedere molto tempo. Un sistema integrato che tiene traccia della formazione richiesta, ad esempio, potrebbe essere facilmente manipolato per creare rapporti standard della Commissione congiunta. Lo stesso vale per le segnalazioni EEO-1 e Vets-100. Oltre alla conformità pianificata, i sistemi integrati consentono alle organizzazioni di fornire risposte tempestive ai revisori e di produrre dati per condurre auto-audit. L'integrazione dei dati dalle piattaforme basate sul Web self-service dei dipendenti aumenta anche l'efficienza e riduce gli errori facendo in modo che i dipendenti inviino i propri dati all'HRIS.

Sfide da considerare

L'integrazione dei dati esterni non è del tutto positiva e certamente comporta una serie di sfide da considerare per un'organizzazione. L'integrazione di dati e sistemi è costosa e spesso richiede soluzioni alternative o patch per fornire dati utili per il supporto decisionale. Se un'organizzazione desidera integrare un sistema interno con un sistema del fornitore o integrare due o più sistemi del fornitore, sarà richiesto un esperto HRIS con conoscenza tecnica dei protocolli e dei linguaggi di programmazione per la condivisione dei dati tra i sistemi (Kavanagh e Johnson, 2018). Se questo programmatore non fa attualmente parte dello staff dell'organizzazione, il leader HRIS dovrà preventivare la posizione aggiuntiva. Sebbene HRIS altamente integrativo possa fornire una maggiore efficienza attraverso l'uso del Self Service di Candidati, Dipendenti e Manager,alcuni sostengono che questi sistemi possano trasferire il lavoro dalle risorse umane ai manager e ai dipendenti, sovraccaricando così i manager di linea e i dipendenti di linea. Si dice che questo abbia l'effetto a lungo termine di diminuire la produttività complessiva delle organizzazioni. I sistemi di benefit potrebbero non essere ben accolti dai dipendenti che ritengono di aver bisogno di ulteriore supporto nel prendere decisioni (Stone, et al. 2015). Inoltre, alcuni dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio con l'utilizzo della tecnologia e potrebbero preferire i moduli cartacei all'accesso al computer.alcuni dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio con l'utilizzo della tecnologia e potrebbero preferire i moduli cartacei all'accesso al computer.alcuni dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio con l'utilizzo della tecnologia e potrebbero preferire i moduli cartacei all'accesso al computer.

Un'altra grande sfida che dovrebbe essere considerata è la flessibilità del sistema, che è fondamentale per il successo dell'integrazione dei dati. Nell'esempio dell'automazione della retribuzione, i piani retributivi cambiano nel tempo e l'HRIS deve essere in grado di tenere il passo con tali cambiamenti. Le modifiche potrebbero includere idoneità, regole aziendali (es: importi minimi e massimi di aumento), budget, linee guida, date di accesso, calcoli e persino presentazioni su schermo. L'aggiunta o la rimozione di componenti retributive di base, piani bonus o piani azionari è necessaria per fornire flessibilità ai cambiamenti tipici del programma (Wright, 2004). I sistemi devono inoltre fornire la flessibilità necessaria per soddisfare anche le mutevoli esigenze relative alla conformità. La pianificazione della retribuzione per i dipendenti esenti e per i dipendenti non esenti, ad esempio, può seguire linee guida diverse.L'integrazione dei dati sulla retribuzione può anche fornire ai manager contrassegni per indicare potenziali problemi di conformità, ad esempio indicatori per donne e dipendenti di minoranza quando i loro stipendi scendono al di sotto di uomini con qualifiche simili e dipendenti maggioritari. Questo tipo di flag può essere complicato da implementare perché richiede al sistema di estrarre dati da diversi sistemi (core HRIS, ATS, dati di mercato salariale), applicare calcoli (rapporto di confronto basato su tariffa oraria o stipendio annuale a seconda dello stato FLSA), e fornire un indicatore o flag al manager in base alla definizione aziendale di ciò che costituisce un elemento che richiede una revisione (Wright 2004).Questo tipo di flag può essere complicato da implementare perché richiede al sistema di estrarre dati da diversi sistemi (core HRIS, ATS, dati di mercato salariale), applicare calcoli (rapporto di confronto basato su tariffa oraria o stipendio annuale a seconda dello stato FLSA), e fornire un indicatore o flag al manager in base alla definizione aziendale di ciò che costituisce un elemento che richiede una revisione (Wright 2004).Questo tipo di flag può essere complicato da implementare perché richiede al sistema di estrarre dati da diversi sistemi (core HRIS, ATS, dati di mercato salariale), applicare calcoli (rapporto di confronto basato su tariffa oraria o stipendio annuale a seconda dello stato FLSA), e fornire un indicatore o flag al manager in base alla definizione aziendale di ciò che costituisce un elemento che richiede una revisione (Wright 2004).

Best practice per integrare i dati

Wright (2004) offre otto suggerimenti da osservare quando si integrano i dati e li si utilizza per automatizzare la pianificazione delle retribuzioni. I suggerimenti sono applicabili a tutte le funzioni HR e gli esperti HRIS dovrebbero essere consapevoli delle raccomandazioni.

Pianifica accuratamente. L'integrazione dei dati non dovrebbe essere una decisione dell'ultimo minuto o un ripensamento. I dati di tutti i sistemi coinvolti nel collegamento devono essere mappati per garantire che i set di dati siano compatibili per il trasferimento.
La funzionalità dovrebbe essere introdotta gradualmente nel tempo. Si consiglia alle organizzazioni di non cercare di fare troppo e troppo velocemente. Implementando in fasi, le organizzazioni si danno l'opportunità di rispondere alle sfide e reindirizzare le risorse se necessario.
È importante ricercare e aderire alle migliori pratiche specifiche del settore. Le esigenze di una struttura medica sarebbero probabilmente molto diverse da quelle di un produttore. Non esiste una soluzione unica per le esigenze di integrazione dei dati e gli esperti HRIS dovrebbero esserne consapevoli quando si avvia un progetto.
Le risorse umane dovrebbero controllare la frequenza delle eccezioni alle regole aziendali per determinare se il nuovo sistema integrato debba essere configurato per accogliere le eccezioni.
Le organizzazioni dovrebbero considerare le implicazioni dei calcoli basati sull'arrotondamento. Questo suggerimento è specifico per i dati di compensazione ma è importante da considerare. Se le cifre sono arrotondate, potrebbe influire sul budget in modo inaspettato e interrompere le proiezioni di budget. Sembra una questione da poco, tuttavia, nel tempo, potrebbe rivelarsi costosa.
Convalida i dati richiesti nel core HRIS e pianifica il tempo per implementare la pulizia dei dati pianificata, se necessario.
Wright sottolinea la necessità di testare qualsiasi modifica del sistema prima che venga pubblicata. È importante che tutti gli scenari possibili siano testati nel sistema per garantire che la sicurezza sia intatta e che il sistema integrato funzioni come previsto.
Infine, l'ottava raccomandazione è pianificare la comunicazione sulla gestione del cambiamento. Si dice che le implementazioni di HRIS falliscano non a causa di problemi hardware o software, ma a causa del leader del cambiamento e delle persone e dei problemi organizzativi legati al cambiamento (Kavanagh e Johnson, 2015).

In conclusione, l'integrazione di dati esterni ha diversi vantaggi. L'integrazione dei dati consente un migliore supporto decisionale e metrix. Sebbene le efficienze vengano alla fine realizzate, ci sono costi iniziali associati all'integrazione dei dati di cui gli esperti HRIS devono tenere conto. Inoltre, alcuni dipendenti e dirigenti potrebbero essere riluttanti a utilizzare le funzioni self-service da cui dipendono i dati integrati. Se i leader applicano metodi di gestione del cambiamento efficaci e pianificano le risorse di conseguenza, l'integrazione dei dati avrà probabilmente un impatto positivo sulla funzione delle risorse umane e sul business in generale.

Fonti:

Integrazione HRIS con Global Payroll - Quattro chiavi per il successo. (2017, 6 ottobre). Estratto il 24 febbraio 2018 da

Kavanagh, MJ e Johnson, RD (2018). Sistemi di informazione delle risorse umane (4a ed.). Los Angeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM e Johnson, R. (2015). L'influenza della tecnologia sul futuro della gestione delle risorse umane. Riesame della gestione delle risorse umane, 25 (Gestione delle risorse umane: passato, presente e futuro - Volume 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Non accontentarti di meno: i programmi di compensazione globali richiedono strumenti di compensazione globali. Revisione del piano di benefici per i dipendenti, 58 (9), 14.