Come scrivere politiche e procedure per la tua azienda

Questa è una guida su come scrivere politiche e procedure per il tuo posto di lavoro.

David Livermore

Che cos'è una politica e una procedura?

Allora, qual è una politica e una procedura? In poche parole, sono istruzioni dettagliate su come fare qualcosa nella tua organizzazione. Potrebbe essere qualcosa di generale come quello che ci si aspetta da tutti i dipendenti o potrebbe essere il modo in cui completare un'attività lavorativa specifica. In ogni caso, una politica e una procedura possono mettere questi pensieri sulla carta affinché tutti possano vederli e seguirli.

Questo articolo tratterà quanto segue:

• Cosa includere in una politica e una procedura
• Come formattare una politica e una procedura.
• Un esempio di uno
• Suggerimenti
• I pro ei contro dell'utilizzo di una politica e di una procedura.

Cosa includere in una politica e una procedura

Di seguito è riportato ciò che è necessario in ogni politica e procedura.

• Intestazione: dovrebbe includere il nome della tua organizzazione, del dipartimento, ecc. Questo identificherà a chi è destinata la procedura.
• Titolo: il titolo della procedura. Cerca di non renderlo troppo lungo. Rendilo facile da ricordare e a cui fare riferimento.
• Numero procedura - Anche questo è per una facile consultazione. Ciò consente alle procedure di essere in un certo ordine in un libro, raccoglitore, database in linea, ecc. Non solo dovrebbero essere in ordine numerico, dovrebbe esserci una spaziatura uguale tra il numero di procedura (ad esempio 100, 105, 110, ecc.).
• Data di validità: la data in cui la procedura è stata resa effettiva per la prima volta. Può essere importante nel tentativo di stabilire una linea temporale per una determinata attività lavorativa.
• Data di revisione: se a un certo punto sono state apportate modifiche alla procedura, questa data deve essere modificata con la data in cui è stata rivista la procedura. Ciò mantiene tutti aggiornati sulle modifiche attuali.
• Data di revisione: se la procedura è stata rivista per vedere se è necessario apportare modifiche, è necessario modificare questa data. Non importa se non sono state apportate modifiche, questa data dovrebbe essere modificata per indicare l'ultima volta che è stata rivista.
• Autorizzato da - Nome della persona che ha autorizzato il rilascio della politica e della procedura. Questo sarebbe un capo dipartimento o un supervisore.
• Politica - Questo dovrebbe entrare nel chi, cosa, quando, dove, perché e come. Tuttavia, questa parte dovrebbe essere breve. Al massimo dovrebbe essere una panoramica del motivo per cui la politica è in vigore.
• Direttiva - Se deve essere fatto qualcosa o se c'è un'istruzione generale che la persona deve seguire, questo dovrebbe essere nella direttiva. Non includerlo a meno che non ci sia qualcosa di critico che deve essere notato immediatamente.
• Procedura - Questa sarà la maggior parte della tua politica e procedura. Fornisce i passaggi dettagliati su come eseguire ciò che la politica impone.
• Numero di pagina - Dovrebbe esserci un numero di pagina su ogni pagina.
• Intestazioni di pagina: le intestazioni di pagina devono includere il titolo e il numero di procedura del criterio e della procedura.
• Iniziali: dovrebbero essere le iniziali dell'ultima persona che ha rivisto la politica e la procedura. Dovrebbe anche includere la data dell'ultima revisione.
• Esempi: si troveranno su pagine separate che non avranno un'intestazione, numeri di pagina, ecc. Questi sono esempi di ciò che viene descritto in passaggi importanti della procedura.

Come formattare una politica e una procedura

Ci sono alcune regole di base quando si tratta di scrivere una politica e una procedura:

• Carattere: il carattere dovrebbe essere uno comunemente usato e riconosciuto, ma non è considerato non professionale. Comic Sans, ad esempio, è un font non professionale.
• Dimensione carattere - Al massimo non dovresti avere una dimensione del carattere grande utilizzata durante la procedura. Dovrebbe essere sempre coerente da procedura a procedura.
• Colori: i colori non sono realmente necessari. La procedura dovrebbe essere su uno sfondo bianco con un carattere nero. Tuttavia, i colori possono essere utilizzati negli esempi.
• Spaziatura: la parte della procedura deve essere adeguatamente spaziata per una facile lettura. Se non ci sono spazi tra i passaggi, il testo verrà eseguito insieme quando qualcuno legge la politica.
• Margini - Questi dovrebbero essere effettuati a qualunque standard nella vostra organizzazione sia per altri documenti. Ciò rende gli utenti più propensi a leggere e utilizzare la procedura.

Di seguito sono riportati i requisiti di stile consigliati per ciascuna delle categorie elencate sopra.

• Intestazione: l'intestazione deve essere sempre al centro, in grassetto, con tutte le lettere maiuscole e all'inizio del criterio. Dovrebbe anche avere il carattere di dimensione più grande rispetto al resto della politica e della procedura.
• Titolo e numero di procedura - Entrambi dovrebbero essere sulla stessa riga poiché sono entrambi utilizzati come riferimento nella politica e nella procedura. Possono essere della stessa dimensione o leggermente più piccole dell'intestazione, ma dovrebbero essere in grassetto e anche tutte in maiuscolo. Il titolo dovrebbe essere all'estrema sinistra, con il numero di procedura all'estrema destra.
• Data di validità, revisione e revisione: li ho visti eseguiti in vari modi. A volte sono nella loro colonna, mentre altre volte li ho visti nella loro fila. È una preferenza personale, ma dovrebbero essere sempre sotto il titolo e avere un carattere di piccole dimensioni. Proprio come le categorie precedenti, queste dovrebbero essere in grassetto e in maiuscolo.
• Autorizzato da: questa può essere l'ultima riga nella parte superiore della politica e della procedura. Dovrebbe essere in grassetto, in maiuscolo e all'estrema sinistra del documento.
• Politica: dovrebbe esserci qualcosa per indicare che la politica inizia a questo punto. In genere, è possibile rendere la parola "politica" in tutte le lettere maiuscole e in grassetto, mentre la politica stessa è spiegata non in grassetto o in maiuscolo. Dovrai anche giustificare il testo sul documento.
• Direttiva - Questo è qualcosa che di solito vuoi far risaltare, quindi sarà in grassetto e in lettere maiuscole. Giustifica il paragrafo in modo che stia bene sulla politica e sulla procedura.
• Procedura: questa è la parte più difficile da spiegare perché è orientata ai dettagli. Fondamentalmente, vorrai separare i tuoi passaggi il più possibile. Non vuoi paragrafi di informazioni, vuoi un testo semplice da seguire. Quindi suddividi il più possibile utilizzando diversi tipi di elenchi con rientranze diverse. Ad esempio, A.1.ia, ciascuno con un rientro diverso da quello precedente. Tuttavia, quando si passa alla "B", deve essere la stessa rientranza della "A" prima di essa. L'esempio seguente mostrerà un vero esempio di questo.
• Numero di pagina: dovrebbe essere centrato nel piè di pagina del documento. Crea il numero per ogni pagina o mostra la pagina corrente e il numero totale di pagine (ad es. Pagina 1 di 2). La prima pagina non deve contenere un numero di pagina.
• Intestazioni di pagina - L'intestazione di pagina su ogni pagina successiva dopo la prima dovrebbe avere lo stesso aspetto del titolo e il numero di procedura si trova sulla prima pagina.
• Iniziali - Alla fine di ogni procedura la persona che rivede / revisiona la procedura dovrebbe includere le proprie iniziali e la data in cui l'hanno rivista / revisionata l'ultima volta.
• Esempi - Questi sono separati dalla procedura scritta. Possono includere screenshot di un programma, tabelle su cui rivedere, ecc. Nel punto pertinente della procedura si dovrebbe fare riferimento all'esempio (es. Esempio A). Quindi nell'angolo in alto a destra di ogni esempio dovrebbe esserci un riferimento a quale esempio si tratta.

Miglior carattere da utilizzare per criteri e procedure

Ci sono quattro caratteri che consiglio:

1. Arial: questo tipo di carattere è considerato lo standard del settore per la maggior parte dei documenti. Molti computer utilizzano questo carattere per impostazione predefinita ed è facile da leggere. Non puoi mai sbagliare con questo carattere.
2. Times New Roman - Un altro standard del settore. Viene anche utilizzato come carattere predefinito per alcuni programmi per computer. Alcune persone lo considerano un vecchio stile riconosciuto dalla prima generazione di utenti di computer.
3. Calibri - Per un approccio più morbido puoi andare con questo carattere. È piacevole per gli occhi e leviga l'aspetto di un documento. Poiché la politica e la procedura possono essere noiose da leggere e scrivere, questo potrebbe essere uno dei caratteri migliori da usare.
4. Georgia - Questo è un font usato in modo insolito, ma che può saltarti addosso. Lo considero un incrocio tra Arial e Times New Roman.

Non userei alcun fronte troppo difficile da leggere o dall'aspetto poco professionale. Nessuno prenderà sul serio la politica e la procedura se viene utilizzato un carattere non professionale.

L'immagine sotto mostra tutti e quattro i caratteri in azione.

Esempi dei caratteri sopra menzionati.

David Livermore

Un esempio di politica e procedura.

David Livermore

Formattazione utilizzata nell'esempio precedente di criteri e procedure

Questa tabella copre la formattazione che ho usato nell'esempio precedente. Il carattere utilizzato è Arial e il testo è predefinito sul lato let se non diversamente specificato.

Categoria	Formato
Intestazione	14 pt., Grassetto, centro
Titolo	14 pt., Grassetto
Numero di procedura	14 pt., Grassetto
Date	12 pt., Grassetto, centro
Autorizzato da	12 pt., Grassetto, centro
Politica	12 pt., "Policy" è in grassetto, giustificato
Direttiva	12 pt., Grassetto, giustificato
Procedura	12 pt., Giustificato
Numero di pagina	10 pt., Centro
Intestazione di pagina	12 pt., Grassetto
Iniziali	12 pt.

Suggerimenti per quanto riguarda la politica e la procedura

Ecco alcuni suggerimenti generali da seguire per quanto riguarda la politica e la procedura.

• Rivedi spesso le procedure. Solo perché scrivi una procedura non significa che sia finita. Periodicamente è necessario tornare indietro e rivedere la procedura per eventuali modifiche. Alcuni consigliano di rivederli ogni pochi anni, ma mi piace rivederli ogni anno, se possibile. Inoltre, quando qualcosa cambia nell'organizzazione che influisce su una procedura, la politica e la procedura dovrebbero essere cambiate immediatamente.
• Rivedere la procedura prima che sia resa disponibile. Chiedi ad alcune persone di rivedere la procedura per verificare che abbia senso. Includere i nuovi dipendenti oltre a quelli esperti in questo processo. Possono fornire informazioni a cui potresti non aver pensato. Se hai un comitato regolare che rivede le procedure, è ancora meglio.
• Chiedi a tutti di confermare di aver esaminato la procedura una volta rilasciata. Una volta finito di scrivere o rivedere una procedura, la mando tutta a tutto il mio staff. Firmano e datano quando lo esaminano. Inoltre, mando un'e-mail al personale per avvisare delle modifiche apportate a una politica e una procedura. In questo modo ho la documentazione che ho notificato a tutti. Nelle grandi organizzazioni, questo dovrebbe essere gestito da supervisori a livello di team o di sezione.
• Sviluppa un sommario. Se si finisce per sviluppare molte politiche e procedure, sviluppare un sommario per facilitare l'individuazione di una politica specifica.
• Consenti un po 'di spazio di manovra in una procedura. Non ci si dovrebbe aspettare che il personale segua la politica e la procedura alla lettera. Dovrebbe servire da guida per portare a termine il lavoro. Finché non sono stati commessi errori e non sono state violate leggi, è possibile concedere un certo margine di manovra quando si segue una procedura.
• Mantenere la procedura il più breve possibile. Non includere ogni scenario o situazione che potrebbe emergere. Se succede qualcosa una volta all'anno, perché sviluppare una procedura su di essa? Potrebbe essere meglio servito in un memo o e-mail.
• Verificare di non infrangere alcuna regola o legge in una procedura. Nelle grandi organizzazioni potrebbe essere necessario verificare di non mettere in pericolo il datore di lavoro o il dipendente durante lo sviluppo di una procedura. Se necessario, includere la base giuridica per cui una politica e una procedura sono state sviluppate nella parte relativa alla politica della procedura.
• Google. Prima di iniziare a scrivere una politica, eseguire una ricerca online per vedere se altre organizzazioni hanno scritto una politica simile. Non plagiare la procedura. Invece, leggilo e crea il tuo in base alle idee di quello che trovi.

I vantaggi dell'utilizzo di policy e procedure

Di seguito sono riportati i professionisti nello sviluppo di una politica e una procedura:

• Consente un modo uniforme di fare le cose. Senza avere una politica e una procedura in atto, potrebbe consentire alle persone di fare le cose come vogliono. Potrebbero fare passi falsi o causare errori nel processo. La politica e la procedura risolvono questo problema.
• Elimina la costante richiesta di domande da parte del personale. In qualità di supervisore ricevo costantemente domande dal mio staff. Ora che la nostra politica e procedura sono completamente aggiornate, posso semplicemente indirizzarle alla procedura per rispondere alle loro domande. Tuttavia, a volte è necessario un chiarimento sulla procedura.
• La politica e la procedura rendono i dipendenti responsabili. Se fatto correttamente, l'uso di politiche e procedure può mantenere il tuo personale a uno standard specifico. Qualcuno non può dire di non essere a conoscenza di qualcosa o di non avere nulla a cui fare riferimento. Con la politica e la procedura, mantiene il personale consapevole di ciò che ci si aspetta da loro.
• Ottimo per la formazione di nuovi dipendenti. Quando ricevo un nuovo dipendente, trascorro i primi due giorni a lavorare a stretto contatto con lui. Mostro loro la maggior parte del lavoro, ma poi me ne vado. L'unica cosa che lascio loro è la politica e la procedura. Poiché hanno domande, li indirizzo a quella procedura. Imparano a conoscere il lavoro e dove andare se hanno domande. Inoltre questo mi libera per fare il mio lavoro.
• Può fissare obiettivi. Il bello di avere incarichi di lavoro per iscritto è che può fissare obiettivi per il tuo personale. La procedura può indicare cosa deve essere fatto e quando deve andare a letto. Il personale può considerarlo come un obiettivo per se stesso nel tentativo di promuovere, guadagnare aumenti, ecc.

I contro dell'utilizzo di policy e procedure

Di seguito sono riportati i contro nello sviluppo di una politica e di una procedura:

• Soffoca la creatività. Il personale si sente come se non avesse libertà nel processo decisionale. Non penseranno fuori dagli schemi né troveranno soluzioni nuove e creative a un problema se sentono di dover sempre seguire una procedura prestabilita. Dico sempre al mio staff che le procedure devono essere linee guida, non regole rigide e veloci. Finché raggiungi l'obiettivo con successo, il come non ha importanza.
• Richiede un aggiornamento costante che può richiedere molto tempo. Ogni volta che qualcosa cambia, qualcuno deve tornare a una politica per rivederla. Quando sorge un nuovo incarico lavorativo, qualcuno deve scrivere la procedura su come farlo. È un processo che richiede molto tempo. Ogni settimana mi occupo dell'aggiornamento, della revisione o della pianificazione di come aggiornare una politica e una procedura.
• Può arrestare la crescita di un'organizzazione. Molti dipendenti tornano alla frase che qualcosa è "sempre stato fatto in questo modo, quindi perché cambiarlo?". Non è la stessa cosa che impedire a qualcuno di essere creativo. Invece, la politica e la procedura possono frenare il cambiamento in un'organizzazione se qualcuno ha un documento che afferma che qualcosa è sempre stato fatto in un certo modo.
• I dipendenti possono interpretare un passaggio in una procedura in diversi modi. Qualcuno può leggere un passaggio in un modo, mentre un altro può leggere un passaggio in un modo diverso, quando lo scrittore della procedura avrebbe potuto intendere qualcosa di completamente diverso. Le parole su un pezzo di carta sono aperte all'interpretazione. Quindi, quando viene sviluppata una procedura, soprattutto lunga, dovrebbe esserci una comunicazione verbale a riguardo.
• Sono noiosi da scrivere. A volte ho passato più giorni di seguito a scrivere e rivedere la procedura. Può essere un processo molto lungo e lungo, quindi non è la cosa più eccitante del mio lavoro. Il problema di essere noioso è che sei più incline a commettere errori, motivo per cui è importante che più persone controllino la politica dopo ogni revisione.

© 2014 David Livermore