Come scrivere una lettera di richiesta per risolvere una controversia e restare stragiudiziale

Una lettera di richiesta è il primo passo per risolvere una controversia.

Immagine per gentile concessione di Stuart Miles su FreeDigitalPhotos.net

Se qualcuno ti deve dei soldi, personalmente o professionalmente. Invece di denunciarli, puoi provare a risolvere il problema, con una lettera di richiesta. Non devi essere un avvocato per scrivere una lettera di richiesta. Chiunque può scriverne uno e inviarlo al debitore per cercare di risolvere la questione senza dover andare in tribunale.

Tuttavia, detto questo, se la controversia è complessa o l'importo del denaro in questione è elevato, è una buona idea chiedere a un avvocato di scriverlo per te.

Tribunale per le controversie di modesta entità: in giudizio o non in giudizio

Sono stato per 12 anni paralegal e assistente legale in contenzioso. Ora ho la mia attività che fornisce una varietà di servizi di scrittura. Scrivere lettere di richiesta è uno di questi. Da quando ho menzionato la causa sopra, voglio dire un paio di cose al riguardo.

Prima di tutto, non sono un avvocato e non ho una formazione legale, quindi non posso mai dare a nessuno consulenza legale. Solo perché ho lavorato con avvocati per 12 anni non significa che io abbia mai studiato legge o abbia la capacità di esercitare la professione legale. Il mio lavoro consisteva nel preparare documenti, vari tipi di lettere, raccogliere e organizzare dati e fornire supporto a clienti / avvocati, sotto la direzione di un avvocato.

Tuttavia, questo lo so sulla causa. Se l'importo dovuto ricade sotto la giurisdizione di tribunali per controversie di modesta entità, le agenzie governative e i siti web del governo dispongono di tonnellate di informazioni su come citare in giudizio qualcuno in tribunali per controversie di modesta entità. Se l'importo che ti è dovuto è troppo elevato per rientrare nella giurisdizione di un tribunale per le controversie di modesta entità, devi citare in giudizio in un tribunale superiore, quindi dovresti chiedere consiglio a un avvocato.

Che cos'è una lettera di richiesta?

Una lettera di richiesta è un avviso formale che richiede a un debitore di adempiere a un determinato obbligo legale. Ciò include la correzione di un problema, il pagamento di una certa somma o il rispetto di un accordo. La lettera di richiesta offre anche alla persona che riceve la lettera la possibilità di adempiere all'obbligo.

Scrivere e inviare una lettera di richiesta non significa denunciarli. Puoi decidere che come passaggio successivo se il tuo debitore non soddisfa i termini che hai stabilito nella tua lettera di richiesta.

Una lettera di richiesta non è una garanzia

Scrivere e inviare una lettera di richiesta non garantisce che otterrai ciò che desideri, né che la situazione verrà risolta. Il destinatario potrebbe ignorare la tua lettera o dirti che eseguirà un'azione specifica come richiesto, per placarti e poi non farlo mai.

Quello che fa una lettera di richiesta è spiegare la tua posizione e cosa vuoi che facciano per correggerla. Ho visto molti episodi di Judge Judy e The People's Court. Quindi posso dire che molte controversie potrebbero essere risolte se entrambe le parti fossero chiare su quale fosse la controversia e su cosa esattamente il querelante voleva che l'imputato facesse.

Ora possiamo entrare nello specifico di come scrivere una lettera di richiesta.

Il tono, lo stile e l'obiettivo di una lettera di richiesta

• Tono: scrivi la tua lettera in modo professionale, diretto e deciso. Non essere troppo gentile, ma anche non essere ostile.
• Stile: come con qualsiasi scrittura, ricorda a chi stai scrivendo la lettera di richiesta. Usa questo come guida per la formulazione che utilizzerai. Vuoi assicurarti che capiscano la tua lettera.
• Obiettivo: l'obiettivo della tua lettera di richiesta è convincere la persona a cui stai scrivendo che è nel loro interesse stabilirsi con te, utilizzando i fatti.

Conferma la consegna

Dopo aver scritto la lettera, firmala e fai una copia. Invia la lettera originale al destinatario e conserva la copia. Invia la lettera in modo da poter confermare che l'hai inviata e che l'hanno ricevuta, come posta certificata o raccomandata.

Cosa includere in una lettera di richiesta

Dopo aver letto la tua lettera di richiesta, il destinatario dovrebbe:

• Comprendi chiaramente i tuoi problemi
• Sappi esattamente cosa vuoi che facciano.

La tua lettera di richiesta deve essere:

• Ragionevole e le tue condizioni devono essere corrette.
• Chiaro, conciso, al punto e scritto in un inglese semplice. Idealmente, una lettera di richiesta dovrebbe essere lunga solo da una a una pagina e mezza.
• Gentile e non attaccarli personalmente.
• La tua lettera non dovrebbe mai usare un linguaggio provocatorio o fatti errati.

Includere quanto segue nella tua lettera

C'è un esempio di lettera di richiesta alla fine di questo articolo. Ma prima, ecco uno schema di ciò che dovresti includere.

1. La data e le informazioni di contatto per te e a chi stai scrivendo la lettera di richiesta.
2. Come viene inviata la lettera, ad esempio: inviata tramite posta certificata o raccomandata
3. Scrivi "LETTERA DI RICHIESTA" nel corpo della tua lettera (non usare virgolette), per dire a chi stai scrivendo a ciò che stai chiedendo, in modo che possano agire di conseguenza.
4. Scrivi "Senza pregiudizi" (usa le virgolette) nell'angolo in alto a destra.
5. Riassumi il problema o il problema: non essere troppo prolisso.
6. Specifica cosa stai chiedendo.
7. Dai al destinatario una scadenza per fare ciò che chiedi.
8. Di 'al destinatario cosa intendi fare se non risponde alla tua lettera di richiesta entro il periodo di tempo che gli hai dato.

Una lettera di richiesta riguarda l'affermazione di fatti, non l'emozione

Cosa non includere in una lettera di richiesta

Una lettera di richiesta deve essere il più onesta e specifica possibile. Una lettera di richiesta non dovrebbe mai contenere minacce o supposizioni.

Probabilmente le tue emozioni sono piuttosto alte, soprattutto se la persona che ti deve dei soldi è un amico o un parente. Tuttavia, quando un'azienda non adempie ai propri obblighi, può essere altrettanto frustrante.

Una lettera di richiesta non è il posto giusto per scrivere sui sentimenti. Perché?

Perché lo scopo di una lettera di richiesta è riepilogare la cronologia, stabilire i problemi che sono seguiti dopo l'accordo o l'incidente originale e una proposta (Domanda) che descriva in dettaglio come si desidera risolvere il problema. Lo scopo di una lettera di richiesta non è assicurarsi che la persona che riceve la tua lettera capisca che sei arrabbiato o frustrato.

Quando inviare una lettera di richiesta

Puoi inviare una lettera di richiesta per dare all'altra persona la possibilità di correggere una situazione, se non ha adempiuto ai propri obblighi. Tuttavia, non è un prerequisito per intraprendere un'azione legale a meno che un contratto non lo richieda o se si tratta di un'azione legale su cambiali.

Dopo aver deciso di inviare una lettera di richiesta, non rimandare: ci sono scadenze per intraprendere un'azione legale, come citarli in giudizio.

Lettera di richiesta di esempio

"Senza pregiudizio"

30 settembre 2013

Inviato da: posta certificata

Indirizzo di John Doe

Caro signor Doe:

RE: Our Agreement - Delivery of 10 Cows on August 30, 2013 for $ 10,000.00

LETTERA DI RICHIESTA

Il 30 agosto 2013 ti ho dato, come da nostro accordo, $ 10.000,00 per 10 mucche.

Il nostro accordo

All'asta a cui abbiamo partecipato entrambi il 30 agosto 2013, abbiamo concordato che ti avrei pagato $ 10.000,00 e che avresti consegnato 10 mucche alla mia residenza al 101 di Tranquility Lane il 7 settembre 2013. Ad oggi, non ho ricevuto il mucche.

Intorno al 6 settembre 2013, hai informato che il tuo autista ha avuto un incidente e non sarebbe stato in grado di consegnare le mucche il 7 settembre 2013. Quindi abbiamo cambiato la data al 10 settembre 2013.

Il 10 settembre 2013 le mucche non sono state partorite e non ho ricevuto una telefonata che spiegasse il motivo.

Ad oggi non ho ricevuto una tua telefonata, né alcun contatto. Ti ho chiamato molte volte, ma ogni volta che chiamo la persona che risponde non sa parlare inglese.

Di conseguenza, poiché non ho il possesso delle mucche e non ho avuto tue notizie, ti chiedo:

• Corriere il mio rimborso di $ 10.000,00 tramite assegno certificato, entro e non oltre il 14 ottobre 2013, al mio indirizzo di casa.

Se non ricevo un assegno certificato per un importo di $ 10.000,00 entro la fine dell'attività il 14 ottobre 2013, avvierò un'azione legale in (il tribunale in cui ti trovi) senza ulteriore avviso.

Cordialmente, Big Mike

Allega (2)

Se devi includere allegati, assicurati di farvi riferimento nella lettera e quanti ne stai allegando.

Cosa metti in ogni parte della lettera

"Senza pregiudizio"

L'appuntamento

Inviato da: posta certificata

Nome e indirizzo del destinatario

Caro chiunque:

RE: Qual è l'obiettivo principale della lettera. Quale transazione ti ha portato a scrivere la lettera di richiesta oi numeri di riferimento.

Introduzione:

Qui è dove riassumi quello che è successo, lo scopo della tua lettera e identifichi il problema. Usa solo i fatti. Usa le date se puoi, se non puoi usare (su o circa). Per aggiungere ulteriori dettagli, utilizza due o più paragrafi nel corpo della lettera.

Corpo:

Continua dall'introduzione e utilizza i fatti per sostenere la tua posizione.

Puoi usare questa parte della lettera per stabilire:

• Date di riunioni, telefonate, e-mail o qualsiasi altro tipo di contatto. Ma se dura da anni, mantienilo breve o cerca di riassumere le date. Ricorda che non vuoi che sia più lungo di 11/2 pagine.

Usa tutte le informazioni e i fatti che puoi per dimostrare la tua posizione e che sei ragionevole.

Specifica cosa stai chiedendo: usa i punti elenco in modo che sia facile da leggere, se hai più di una richiesta. Chiedo a te (l'azione che vuoi che intraprendano).

Date loro una scadenza: date loro una data specifica, o diciamo tra due settimane dalla data di questa lettera, o dieci giorni dal ricevimento di questa lettera, o la fine degli affari il (date una data). Assicurati che la data che dai non sia un fine settimana.

Cosa farai se non si conformano: dì al destinatario cosa intendi fare se non risponderà alla tua lettera di richiesta entro il periodo di tempo che gli hai dato.

Nel piè di pagina, digita il tuo nome, indirizzo, numero di telefono, numero di cellulare e indirizzo email.

Vale la pena provare una lettera di richiesta

Il contenzioso è stressante e richiede tempo. Se c'è un modo per risolvere una controversia prima di citare in giudizio qualcuno, è sempre meglio seguire quella strada. Alcuni casi richiedono anni per risolversi.

domande e risposte

Domanda: se sono stato ferito in scivolata e sono caduto, devo inviare una lettera di richiesta al perito?

Risposta: non sono un avvocato e non posso darti consulenza legale, ma ti spiego come. Questo è un tipo di lettera di richiesta diverso da quello di cui parlo in questo articolo.

A seconda di dove vivi, una lettera di richiesta in un caso di lesioni personali con una compagnia di assicurazioni è solitamente uno strumento di negoziazione. Descriverebbe in dettaglio le tue lesioni (cosa erano e cosa sono ora), le cure mediche che hai ricevuto e quanto ti sono costate di tasca tua, la tua perdita di reddito e altri danni.

Questo tipo di lettera includerebbe la documentazione per eseguire il backup del reclamo e si concluderebbe con un importo forfettario per saldare il reclamo.