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Julie DeNeen 2012
Nell'era di Internet, sembrerebbe che scrivere appunti sia passato di moda. Chi deve inviare un promemoria quando puoi inviare un messaggio di testo o inviare un'e-mail? Ma il fatto è che ci sono ancora molti motivi per inviarne uno, e se vuoi apparire professionale, ci sono delle regole da seguire. Ecco come farlo correttamente.
Situazioni che richiedono un memo cartaceo
- Invio di documenti via fax a organizzazioni che richiedono copie cartacee anziché e-mail (studi medici, uffici governativi, ecc.)
- Invio di un pacco, un libro o un documento che richiede una nota che spieghi le attività per il destinatario
- Un messaggio privato che non è appropriato inviare tramite posta elettronica
- Una consegna di massa di informazioni ai lavoratori distribuite nelle loro caselle di posta (se non è ancora presente un sistema di posta elettronica a livello di lavoro)
Tieni presente che anche se puoi inviare informazioni tramite e-mail, l'utilizzo di un formato memo informale nell'e-mail è un modo professionale per comunicare.
Il titolo
Tutti i promemoria iniziano con la parola "promemoria" o "promemoria". Se utilizzi Microsoft Word, trova un modello che si adatti allo stile della tua azienda o organizzazione. Molti uffici utilizzano un file di intestazione personalizzato per la loro attività. Quindi si desidera includere le informazioni più importanti in alto in modo che sia facile per il lettore.
- A chi è rivolto
- Da chi viene
- L'appuntamento
- Chi altro potrebbe aver ricevuto il promemoria
- La riga dell'oggetto
Julie DeNeen 2012
Il corpo
Scrivere il corpo di un memo è abbastanza semplice. Di 'quello che devi dire con il minor numero di parole possibile. Se puoi usare sottotitoli ed elenchi in grassetto, fallo, poiché ciò renderà più facile per il tuo lettore raccogliere rapidamente le informazioni importanti. Usa le stesse regole e grammatica che faresti se stessi scrivendo un articolo online. Non usare parole gergali come "gonna" o "voglio". Evita acronimi come "LOL" o "TTL". Questi sono troppo informali anche per un promemoria informale.
Usa il controllo ortografico nel tuo programma Word e assicurati di essere libero da errori di battitura e frasi scomode. Metti in maiuscolo tutti i nomi e i luoghi, ma non mettere in maiuscolo le parole nell'intestazione (ad eccezione della prima parola).
Alla fine del documento, firma come faresti con una lettera. Anche se inserisci le informazioni "da" nell'intestazione, è bello firmarlo. Poiché la maggior parte dei promemoria sono copiati su disco, lascia uno spazio per firmarli. Se lo invii tramite e-mail, non è necessario.
Julie DeNeen 2012
Diversi tipi di promemoria
- Direttive: questo tipo istruisce i tuoi colleghi su una nuova azione che desideri che seguano.
- Risposte: questo tipo viene solitamente scritto come risultato di una modifica dell'elemento di azione. Se il tuo promemoria direttivo annunciava una modifica dell'orario di riunione settimanale, il promemoria di risposta potrebbe provenire da un collega che ha un conflitto.
- Rapporti di viaggio: questo tipo fornisce informazioni di riepilogo su una riunione, un viaggio di lavoro o altra impresa che richiede che un membro del personale faccia rapporto a un supervisore o a un gruppo più ampio.
- Rapporti sul campo: questo tipo di solito è in risposta a un'ispezione.
- Note di credito: questo tipo è un formato molto diverso in quanto solitamente descrive le informazioni finanziarie relative a servizi o beni. Controlla i modelli di Microsoft Word per le note di credito per vedere il formato.
Un memo andato storto!
Come sempre…
Tieni presente che qualsiasi informazione scritta non può essere ritirata. Assicurati di essere attento nella tua formulazione a sembrare professionale e reale, anche se si tratta di un promemoria informale. Con la pratica diventerai anche tu un esperto di scrittura di promemoria!