Come rimanere organizzati con una lista di controllo

Questo articolo spiegherà come utilizzare le liste di controllo per rimanere organizzati.

mohamed_hassan, CC0, tramite PIxabay

Ti senti come se avessi perso il controllo?

Hai mai avuto uno di quei giorni in cui lasci il lavoro con la sensazione di non aver ottenuto nulla?

La tua scrivania sembra più ingombra di quando sei arrivato.
La tua casella di posta è esaurita la scorsa settimana.
I post-it coprono lo schermo del computer.
Non c'è più spazio per i tuoi piedi sotto la scrivania.
E quella riunione mattutina è finalmente finita un'ora fa.

Rimanere organizzati è una sfida. L'informazione ci bombarda da tutte le direzioni. Messaggi di testo, social media, e-mail, risposte a moduli web, richieste di riunioni, conversazioni in transito, telefonate e posta ordinaria competono per la nostra attenzione.

Non c'è da meravigliarsi se i livelli di stress sono alti. L'American Psychological Association (APA) riferisce che il 39% degli americani nel 2017 ha sofferto di stress da "piuttosto significativo" a "significativo" causato da "un carico di lavoro troppo pesante" sul posto di lavoro.

Disorganizzazione del posto di lavoro

Ruoli irrealistici o incerti sono stati anche tra i primi cinque stress sul posto di lavoro nel sondaggio dell'APA nel 2017. Questi aspetti negativi, insieme al troppo lavoro, rendono difficile rimanere in cima al tuo lavoro.

E non sono solo i dipendenti d'ufficio a dover lottare con un sovraccarico di compiti e vincoli di gestione del tempo. Anche i commercianti, i lavoratori al dettaglio e gli intrattenitori hanno difficoltà a portare a termine le cose.

La maggior parte dei luoghi di lavoro ti fornisce una descrizione del lavoro che evidenzia compiti e attività. A volte, sono obsoleti o non coprono tutto ciò che fai. E sebbene possano comunicare un elenco di responsabilità, mancano di dettagli.

Anche quando un posto di lavoro ha procedure documentate passo passo, puoi ancora avere troppo da fare. Sapere come stabilire le priorità e gestire un carico di lavoro pesante con una lista di controllo ha dei vantaggi. E le liste di controllo servono come strumento organizzativo essenziale.

Se ti senti sopraffatto al lavoro, organizzati con l'aiuto di una lista di cose da fare. All'inizio di ogni mattina, scrivi tutto ciò che devi fare. Sii specifico.

Tieni un elenco giornaliero che riporti

Un elenco giornaliero di compiti e attività:

Funge da promemoria
Ti aiuta a dare la priorità alla tua giornata
Mostra se ti impegni troppo
Ti fa risparmiare tempo

Gestisci il tuo tempo e le priorità verso l'alto

Una lista di controllo aiuta anche con il flusso di lavoro. Se sei una segretaria o un assistente personale che risponde a più di un manager di linea, una lista di controllo ti aiuta a gestire i rialzi. Includere una colonna nell'elenco per registrare una stima del tempo per il completamento di ciascuna attività.

Incoraggia i tuoi manager a registrare le attività che ti assegnano nella tua lista di cose da fare. La lista di controllo amplia la loro consapevolezza del carico di lavoro. Vedono cos'altro devi fare e quando è necessario. L'elenco gestisce le loro aspettative.

Anche se hai un solo manager di linea, una lista di controllo è una prova vitale del tuo carico di lavoro. Usa la tua lista di cose da fare per:

Scopri processi di lavoro più efficienti
Alleggerisci il tuo carico di lavoro
Richiedi aiuto
Discuti per un assistente o un nuovo membro del team

Tuttavia, ciò che sto per condividere con te non è solo una normale lista di cose da fare. È un organizzatore di liste di controllo.

Cosa ti serve per creare la tua lista di controllo

Notebook (ho consigliato di utilizzare un libro in formato A5.)
Almeno quattro penne colorate, come verde, giallo, viola e rosso
Righello (opzionale)
Adesivi stella (qualsiasi colore)

Quando hai completato tutte le attività sulla pagina, regalati una stella.

Organizzatore di elenchi di controllo in 7 fasi

Apri il tuo blocco note alla prima pagina disponibile.
Scrivi la data odierna in alto.
Annota tutte le cose che devi completare prima di tornare a casa.

* Includere nuove attività anche quelle che non è necessario completare quel giorno.

* Usa una riga per attività.

* Dai la priorità a ogni attività con penne colorate (fai riferimento alla guida ai colori di seguito).

Suggerimento: potresti voler suddividere alcuni compiti in più attività per gestirli più facilmente.
Regola una linea retta attraverso ogni attività mentre la completi. Oppure metti un segno di spunta alla fine della riga.
Inizia un nuovo elenco su una nuova pagina domani.
Ripassa ogni giorno il tuo libro e trova le pagine senza stelle. Valuta eventuali attività non completate. Se devi portare un'attività in una nuova pagina, completa l'attività nella vecchia pagina in modo da non continuare a rivisitarla.
Premiati con una stella quando l'elenco di un giorno è completo. Posiziona l'adesivo della stella sulla pagina dove puoi vederlo facilmente. Quando ricompensi visivamente i tuoi sforzi, indica anche che ogni elemento sulla pagina è stato completato. Una pagina senza stelle ha degli affari in sospeso.

Gli adesivi a stella indicano che gli elementi nell'elenco sono stati completati o riportati a un altro giorno.

Dai la priorità alla tua lista con i colori

I compiti rossi hanno un senso di urgenza. Devono essere completati quel giorno.
Le attività blu sono ripetitive.
I compiti verdi sono per progetti lunghi. Ti aspetti che impiegheranno più di una settimana per essere completati.
Le attività nere sono attività generali che potresti trovare nella descrizione del tuo lavoro.

Puoi usare altri colori per un'ulteriore categorizzazione. Ad esempio, potresti voler utilizzare colori diversi per distinguere tra attività ripetitive giornaliere e settimanali.

Resta organizzato a casa con la tua lista di controllo

Un organizzatore di liste di controllo funziona ovunque. Puoi tenere due quaderni: uno per il lavoro e uno per la tua vita personale.

Mantieni la tua casa pulita e il tuo prato falciato aggiungendo compiti alla tua lista di controllo dell'organizzatore di casa. Puoi anche usarlo per:

Organizza il tuo matrimonio
Caccia al lavoro
Organizza la festa di pensionamento dello zio Ben
Assegna priorità e paga le bollette
Organizza la tua prossima vacanza all'estero

Puoi usarlo per gestire la maggior parte dei tipi di eventi o circostanze della vita.

Organizzatori di liste di controllo digitali

Hai un processo lavorativo che richiede controlli frequenti? Considera la possibilità di automatizzare il tuo organizzatore della lista di controllo per l'uso su uno smartphone o un tablet. Crea un modulo PDF o prova una delle app elencate di seguito.

Modulo organizzatore lista di controllo PDF

I luoghi di lavoro in cui i clienti accedono alle strutture spesso iniziano la giornata con un audit in loco per ispezionare attrezzature e strutture. Crea un elenco di priorità, come quello di seguito, affinché un dipendente designato possa spuntare o commentare. Una volta completata, il dipendente salva e invia tramite posta elettronica la lista di controllo dell'audit a un manager oa un funzionario per la SSL.

Elenco di controllo delle app per PC, smartphone e tablet

Se non vuoi portare in giro un notebook, queste app possono anche aiutarti a organizzarti.

IOS di Apple viene fornito con un'app Promemoria standard. Usalo come processo alternativo per mantenerti organizzato.

Trova l'app Promemoria Apple che limita o non utilizza un dispositivo IOS? Prova Todoist: To-Do List e Task Manager. È disponibile gratuitamente su più dispositivi, ma include anche un'opzione premium. Accedi all'app con il tuo account Google o Facebook o creane uno nuovo. Lo uso sul mio PC Windows 10.

Altri elenchi di controllo e app organizzative (alcune hanno una piccola tariffa o contengono acquisti in-app) includono:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (una lista di cose da fare ludica)
OmniFocus 2
2Do (elenco delle cose da fare, attività e note)

App e liste di controllo cartacee

Le app automatizzano le liste di controllo. Semplificano la condivisione e l'integrazione del flusso di lavoro con altre persone, programmi e processi di lavoro. Tuttavia, quando un sistema informatico si blocca o l'alimentazione viene interrotta, un organizzatore di liste di controllo manuale ti tiene in controllo.

Una lista di controllo cartacea è uno strumento essenziale per le emergenze. Considera l'idea di tenere a portata di mano una copia stampata della tua lista di controllo digitale.

Se hai il controllo della sicurezza del tuo posto di lavoro, tieni un blocco per appunti e una copia cartacea degli elenchi di controllo per la salute e la sicurezza sul lavoro in un luogo facile da raggiungere. Potrebbe anche essere una buona idea avere una lista di controllo per le procedure di blackout.

Conserva liste di controllo cartacee per quando la corrente si spegne.

Perché dovresti rimanere organizzato con una lista di controllo

Utilizzando un organizzatore di elenchi di controllo come un elenco di cose da fare, riprendi il controllo del tuo lavoro. Invece di ricordare costantemente tutto ciò che devi fare, scrivere le tue attività libera i tuoi pensieri per concentrarti sul lavoro da svolgere.

Un organizzatore di elenchi di controllo si estende anche oltre l'elenco delle cose da fare di tutti i giorni. Usalo per completare un processo specifico, come un controllo della salute e sicurezza sul lavoro o un audit del sito. O per organizzare tutto ciò che devi fare per rilassarti e goderti un weekend fuori porta.

Rendendo le liste di controllo parte della tua giornata, allevi lo stress sul posto di lavoro. Puoi anche utilizzare un elenco di cose da fare per:

Proponi un business case per più risorse
Aggiorna una descrizione del lavoro e assegna le responsabilità

Soprattutto, le liste di controllo aiutano a gestire e organizzare visivamente un processo o le cose che devi fare. Di conseguenza, quel segno di spunta finale ti toglie un mucchio di pressione.

Come rimani organizzato? Usi elenchi?

Will English il 1 maggio 2013:

disorganizzato? Quello sono io tutti i giorni lol. C'è da meravigliarsi se sono ancora sano di mente. In realtà ho un iphone e uso sempre l'app "Promemoria", non so quanto sono organizzato grazie ad esso, ma aiuta molto. Buon hub.