Come organizzare i tuoi documenti finanziari

Anno dopo anno ho vissuto con lo stress di pile di carta disorganizzate sparse per casa. C'erano delle cataste qua e là, vicino all'ingresso, in cucina e sulla mia scrivania. Avevo un sistema di posta in arrivo / uscita, ma non funzionava in modo efficace. Le banconote andavano perse, le dichiarazioni raramente venivano inserite nei loro file e non riuscivo mai a trovare ciò di cui avevo bisogno quando ne avevo bisogno. Nel modo più semplice, le mie finanze non erano organizzate correttamente.

Gestire le tue finanze in modo efficace richiede un sistema per tenere traccia di tutte le tue fatture, rendiconti finanziari, polizze assicurative e altri documenti importanti. Non richiede di salvare ogni pezzo di carta, ricevuta o fattura che passa tra le tue mani. Di seguito è riportata una guida per aiutarti a determinare a cosa devi aggrapparti e cosa puoi distruggere. Una volta che hai chiarito questi requisiti, puoi ripulire i tuoi vecchi file e pile di documenti e impostare un sistema che è veloce e semplice da tenere aggiornato quotidianamente.

Sistema di archiviazione domestica

Cosa dovrebbe essere archiviato? Cosa dovrebbe essere lanciato?

La maggior parte di noi risparmia troppe scartoffie, che diventano un peso da gestire. Non è necessario salvare ogni ricevuta bancomat o bolletta via cavo. Quante volte ne hai avuto bisogno come riferimento? Prendi l'abitudine di passare attraverso tutta la posta ogni giorno e di sbarazzarti di tutto ciò che non ti serve. Rimani costantemente aggiornato sul flusso di carta in casa, attraverso il tuo ufficio o impilata sulla scrivania.

Una volta stabilito un sistema funzionante, bastano pochi minuti al giorno per mantenerlo in ordine.

Ecco una rapida occhiata ad alcuni dei documenti finanziari a cui devi aggrapparti e archiviare, e quelli che puoi lanciare. Tieni presente che quando "gettare" quella triturazione e il riciclaggio è il modo più responsabile per procedere, per la protezione della tua identità e del pianeta.

• Matrici di busta paga: una volta verificata l'accuratezza delle buste paga, non sono necessarie. È possibile salvare quello più recente, nel caso in cui ne abbia bisogno per la prova del lavoro quando si richiede un prestito.
• Estratti conto bancari, assegni annullati: salva e archivia estratti conto bancari per tre anni fiscali completi. Saranno necessari se sei sottoposto a verifica e possono servire come ricevuta per dimostrare le fatture pagate. Gli assegni annullati dovrebbero essere salvati per almeno un anno. Quando dichiarazioni e controlli non sono più rilevanti, bruciarli o distruggerli.
• Bollette: non è necessario salvare le bollette per mesi o anni. Quando arriva una bolletta, assicurati di essere stata accreditata per l'ultimo pagamento, quindi getta o distruggi la vecchia fattura. Salva solo i più recenti.
• Estratti conto della carta di credito: come per le bollette, verifica che ti sia stato accreditato l'ultimo pagamento e conserva solo l'estratto conto più aggiornato. Non c'è bisogno di intasare i tuoi file con vecchi estratti conto della carta di credito a meno che tali carte non siano state utilizzate per spese deducibili dalle tasse.
• Polizze assicurative e bollette: conservale per il tempo in cui sono attuali e in vigore. Le polizze annullate e le relative dichiarazioni possono essere ignorate.
• Distinte di deposito, ricevute di carte di debito e ricevute di bancomat: salvale solo fino all'arrivo del tuo prossimo estratto conto in modo da poterle controllare e verificare gli importi. Finché non rappresentano una spesa deducibile dalle tasse e non saranno necessari come prova per un reclamo in garanzia, puoi gettarli.
• Documenti di proprietà: i registri immobiliari devono essere conservati per la durata della proprietà. Se esiste la possibilità che i registri siano necessari a fini fiscali, salvarli dopo un trasferimento di proprietà o una vendita.
• Record di investimento: tutti i record di investimento e gli estratti conto bancari relativi agli investimenti devono essere salvati. Se le tue dichiarazioni sono cumulative, puoi conservare solo le più recenti e distruggere i documenti obsoleti.

Prenditi il ​​tempo necessario per esaminare tutti i tuoi documenti, inclusi i vecchi file, per cancellare tutto ciò che non è più necessario. Ciò renderà il compito di organizzare i tuoi registri finanziari più facile e meno ingombrante. In definitiva, avrai un sistema di archiviazione organizzato che ti permetterà di trovare ciò di cui hai bisogno in un attimo.

The Bill Payer, set per l'organizzazione finanziaria domestica.

Imposta un sistema di archiviazione

Esistono diversi tipi di sistemi di archiviazione da considerare. A seconda delle esigenze, potrebbe essere necessario qualsiasi cosa, da un file portatile per fisarmonica a un piccolo classificatore. Dopo aver ripulito tutte le scartoffie finanziarie in eccesso, valuta quanto spazio avrai bisogno per archiviare il resto dei tuoi file. Vai solo un po 'più grande di quello che ti serve attualmente, così non devi preoccuparti di passare a un sistema più grande in un secondo momento e puoi archiviare documenti rapidamente e facilmente.

Uso un semplice sistema di archiviazione tradizionale con schede per ogni categoria (vedere la sezione sopra per le categorie generali). Inoltre, ho file separati per archiviare documenti importanti per ciascuno dei miei figli, le spese mediche e l'assicurazione. Ogni polizza assicurativa e la relativa dichiarazione hanno anche il proprio file.

Crea una stazione di pagamento delle bollette. Può trattarsi di una semplice piccola scatola di immagazzinaggio contenente tutto il necessario per pagare le bollette, un organizzatore di file desktop o un prodotto di organizzazione basato su calendario progettato specificamente per questa attività. Anche se paghi la maggior parte delle tue bollette online, dovrai comunque inevitabilmente pagare le bollette dispari alla "vecchia maniera" e richiedere il libretto degli assegni, i francobolli ecc. In una posizione comoda. Invece di un singolo file "da pagare", utilizzo un sistema basato su calendario. Pagare il maggior numero di fatture online possibile aiuta a mantenere la carta al minimo e posso contrassegnare il mio calendario anche per quei pagamenti dovuti.

Documenti che dovrebbero essere conservati in una cassaforte

Per sicurezza, considera di conservare i seguenti documenti importanti, spesso insostituibili, in una cassetta di sicurezza in affitto o in una cassaforte ignifuga a casa tua.

• Certificati di nascita, morte e matrimonio
• Documenti di liquidazione, custodia e divorzio
• Documenti di adozione o cittadinanza
• Atti di proprietà, titoli di autoveicoli
• Azioni, obbligazioni di risparmio statunitensi
• Contratti ipotecari e fondiari o accordi legalmente vincolanti
• Documenti militari
• Brevetti, copyright
• Un elenco dell'inventario della tua casa comprese foto e ricevute.

In caso di emergenza

Sei l'unico nella tua famiglia che si occupa del pagamento delle bollette e della documentazione finanziaria? Il tuo coniuge o un'altra persona cara sarebbe in grado di trovare i documenti necessari in tua assenza?

Prenditi il ​​tempo necessario per impostare un file "In Case of Emergency" che spieghi il tuo sistema, chiarisca dove sono archiviate importanti informazioni legali e assicurative e le istruzioni su come trovare ciò che potrebbe essere necessario in caso di emergenza. Includi numeri di telefono importanti, come quelli del tuo commercialista, avvocato e broker di investimenti. Segna chiaramente il file in modo che possa essere facilmente trovato in tua assenza. Tienilo aggiornato regolarmente.

Impegnati

La chiave per far funzionare qualsiasi sistema di archiviazione e mantenere i tuoi registri finanziari ben organizzati è impegnarsi a tenerne il passo ogni giorno. Una volta che il tuo sistema è a posto, dedica qualche minuto ogni giorno a smistare la posta, archiviare estratti conto e rimanere aggiornato con le tue bollette.

Presto avrai stabilito un'abitudine essenziale per la tua salute finanziaria a lungo termine e avrai ridotto parte dello stress generato dalla gestione delle tue finanze.

Video utile su come organizzare i documenti