Come organizzare il tuo capo disorganizzato

Sono il capo per una ragione (ma le capacità organizzative non lo sono)

Aiutare il tuo capo a organizzarsi rafforzerà la sua immagine professionale. Aiutali a farlo senza essere uno spettacolo.

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Aiuta il tuo capo a mettere insieme le sue cose

È il capo per una buona ragione, ma quella ragione non sono certamente le sue capacità organizzative.

A volte trascura i dettagli chiave. Il suo ufficio è una montagna di file fuori posto. Quando il tuo capo non riesce a trovare quel documento importante, le scadenze imminenti possono far sentire l'ufficio come una pentola a pressione. Suona familiare? In tal caso, aiuta il tuo capo a gestire il suo tempo e a stabilire le priorità, facendogli pensare che sia stata una sua idea.

Man mano che il tuo capo diventa più organizzato, migliorerà la sua immagine professionale. Sarà anche più consapevole di ciò che è in programma e svilupperà una maggiore padronanza del suo tempo. A sua volta, si possono trarre vantaggi residue di meno stress e più efficienza.

Pensa al tempo e allo sforzo extra necessari per organizzarlo come un investimento. Gestendo up gestirai allo stesso tempo i tuoi progressi di carriera e l'immagine professionale.

Pronto per iniziare?

L'hai capito!

Dare l'esempio. Per prima cosa dimostra da solo solide capacità organizzative.

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Prima crea fiducia

Prima di provare a sistemare qualcosa, devi guadagnarti il diritto di farlo. Ciò significa costruire una base di fiducia.

Dare l'esempio

Assicurati di dimostrare tu stesso solide capacità organizzative perfezionando il tuo sistema per rimanere in pista. Mantieni in ordine il tuo spazio di lavoro. Presentati alle riunioni preparate. Rispetta tutte le scadenze. Inoltre, dimostra la tua intraprendenza facendo affidamento più spesso sulle informazioni a portata di mano (ad es. Contatti chiave, rapporti a cui si accede frequentemente).

Cerca di capire

Man mano che guadagni la fiducia del tuo capo, ascolta anche, prestando particolare attenzione ai sentimenti che vengono espressi. Ascolta i segnali che indicano che le scarse capacità organizzative del tuo capo gli stanno causando frustrazione, conflitti o persino conseguenze nell'organizzazione. Gli esempi includono scadenze o riunioni mancate, documenti smarriti e commenti di altri.

Valuta la situazione prima di intervenire per aiutare e soprattutto evita di fornirgli un feedback che potrebbe ritorcersi contro di te. (Ricorda che sei in una modalità di raccolta di informazioni.) Potrebbe esserci un metodo per la sua follia, per quanto inefficace, che devi capire.

Inoltre, non importa quanto ti renda irritato la sua sciatteria, non parlare mai con nessuno che lo metta in bocca. Il tuo sfogo potrebbe tornare a lui e tali commenti critici non sono coerenti con il tuo intento di aiutare.

Costruire una partnership basata sulla fiducia è la chiave del successo

Dimostra da solo solide capacità organizzative presentandoti alle riunioni preparate e mantenendo in ordine il tuo spazio di lavoro. Ascolta la sensazione di quali sentimenti o conseguenze siano collegate alle scarse capacità organizzative del capo.

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Fornire supporto strategico

Assicurati che sia il tuo ruolo che il tuo comportamento supportino le migliori prestazioni del tuo capo riducendo al minimo le distrazioni e migliorando la sua efficienza.

Allinea gli obiettivi

Scopri quali sono gli obiettivi del tuo capo e come viene misurato in azienda. Assicurati che i tuoi obiettivi di rendimento siano collegati ai suoi. Se percepisci una disconnessione, digli che vorresti cercare chiarezza su come i tuoi obiettivi possono supportare più pienamente i suoi e quelli dell'organizzazione.

Riduci al minimo le interruzioni

Chiedigli come preferisce ricevere le informazioni, sia in termini di canale (es. Elettronico, di persona, telefono) che di preferenze temporali. Alcune persone sono "mattiniere" e amano immergersi direttamente nella loro giornata, mentre altre sono lente a riscaldarsi.

Comprendi anche come vuole che vengano gestite le interruzioni e aiutalo a evitare quelle che non sono necessarie. La ricerca indica che i dipendenti dell'ufficio vengono interrotti in media una volta ogni tre minuti. ¹ Dato che possono essere necessari fino a 23 minuti per tornare all'attività originale, non c'è da meravigliarsi che chiunque possa completare ciò che ha iniziato.

Piuttosto che intervenire per porre quella domanda veloce - che spesso non è così veloce, vero? - prova questa tecnica. Raggruppa diversi oggetti meno importanti, quindi prenota 15 minuti sul calendario del tuo capo per occuparti di tutti in una sola seduta. Dopo aver utilizzato questa tecnica alcune volte, spiegagli che la tua logica è l'efficienza e la riduzione al minimo delle interruzioni. Discuti come funziona per entrambi. Potresti scoprire che questo è un ottimo inizio di conversazione sull'efficienza.

Trasforma un buon capo in un capo organizzato

Sii conciso nelle comunicazioni e aiuta il tuo manager a evitare distrazioni.

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Comunica chiaramente

Sii breve

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

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Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

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Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

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Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

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The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Il Wall Street Journal. "Distrazioni sul posto di lavoro: ecco perché non finirai questo articolo". Ultima modifica l'11 dicembre 2012.

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