Come definire un piano di gestione del progetto

Il piano del progetto: cosa e perché?

Un piano è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Ad essere onesti, la maggior parte dei progetti fallisce, anche quelli con buoni piani. Ma un progetto senza un piano è senza speranza. Il team di progetto è sicuro di fornire una cosa quando il cliente ne desidera un'altra, o è in ritardo o supera il budget. Un buon piano di progetto può prepararci al successo evitando tutti questi problemi e molti altri.

Un piano di progetto ci imposta per gestire il progetto. Che cosa significa esattamente? Con un piano saremo in grado di:

• seguire i passaggi del piano
• coordinare gli sforzi di una squadra con molte capacità
• essere sufficientemente flessibile per affrontare il cambiamento, comprese nuove buone idee e gestire i problemi
• fornire i risultati desiderati in tempo e nel rispetto del budget

In qualità di project manager, il mio obiettivo è più della soddisfazione del cliente: è la gioia del cliente. E il piano di gestione del progetto è il mio strumento più importante.

Un buon piano di gestione del progetto copre ogni aspetto di un progetto. Secondo il Project Management Institute (PMI), ci sono nove aree che dobbiamo pianificare e portare sotto gestione per avere successo in un progetto. Cammina con me e ti mostrerò cosa sono e come definire un piano di gestione del progetto per il tuo prossimo progetto.

Ho insegnato a oltre 4.000 project manager e scritto quattro libri sulla gestione dei progetti. Non è necessario leggerli tutti. In effetti, se segui i passaggi in questo articolo, sarai molto più avanti della maggior parte dei professionisti che ho incontrato!

Sommario

• Un piano completo ripaga

  Un progetto con un piano viene realizzato prima, a un costo inferiore.

• Il piano di progetto più semplice: ambito, tempi e costi

  Pianifica cosa consegnerai, quando lo realizzerai e quanto costerà.

• Elementi cruciali di un grande piano di progetto

  Impara a pianificare i sei fattori di processo (p) che assicurano il successo del progetto

• Definisci il tuo prossimo piano di progetto

  Seguendo i passaggi in questo articolo, puoi definire il tuo prossimo piano di progetto.

• Usa il tuo piano di progetto ogni giorno

  Il tuo piano guida il tuo progetto, ogni giorno!

Un piano completo ripaga

Quando avrai finito di leggere questo articolo, saprai come creare un piano di gestione del progetto completo, che copre nove questioni che richiedono pianificazione e gestione.

Sembra un sacco di lavoro, ma non è necessariamente vero.

Posso elaborare un piano come questo in circa 45 minuti per un piccolo progetto. E, se lo faccio, è probabile che il progetto richieda 5 ore, invece di 8, e delizierà il cliente, invece di frustrarlo. In effetti, ho appena raddoppiato il mio reddito definendo un piano di progetto. Sto lavorando in modo più intelligente: ho ridotto la frustrazione e gli sprechi.

Naturalmente, un piano di progetto per un grande progetto richiede più tempo. Ma paga sempre. Il tempo speso nella pianificazione finisce per risparmiare più tempo sul progetto di quanto non ne faccia, ogni volta.

In effetti, il risparmio può essere enorme. Una volta sono stato chiamato per salvare un progetto con un budget di $ 10 milioni. Era già un disastro totale: 1,5 milioni di dollari spesi, niente da dimostrare e mesi sprecati. Le azioni della società avrebbero subito un calo se anche questo prodotto fosse uscito in ritardo. Ho insegnato al team come creare un piano di progetto e abbiamo elaborato il piano insieme. Meno di un mese dopo, avevamo un nuovo piano che utilizzava le migliori competenze di ogni membro del team e di ogni consulente e il nuovo prodotto era programmato per la consegna puntuale secondo il nuovo piano di progetto.

Certo, la creazione di quel piano è costata circa $ 10.000. Ma ha fatto risparmiare all'azienda 10 milioni di dollari e ha aiutato l'azienda a guadagnare circa cento milioni di dollari nei prossimi anni.

Figura # 1: il triangolo di ferro

The Iron Triangle: un aumento della portata richiede più tempo e più denaro.

Sid Kemp

Il piano di progetto più semplice: ambito, tempi e costi

Il piano di progetto più semplice ha almeno tre elementi: ambito, tempo e costo. Oppure, in un inglese semplice:

• Scopo: cosa stiamo facendo?
• Tempo: quanto tempo ci vorrà? Quando inizieremo e quando finiremo?
• Costo: quanto costerà?

Supponiamo che un cliente assuma il mio team per creare un sito web. Se dico: "Avrò il sito web che vuoi fare in due settimane per $ 1.200", allora questo è il riepilogo dell'ambito, del tempo e del costo del progetto. Ma ho bisogno di definire il piano completo per assicurarmi che il sito web che stiamo costruendo sia ciò che il cliente desidera e che possiamo davvero realizzarlo in due settimane per $ 1.200.

Scopo, tempo e costo sono chiamati "Triangolo di ferro", come mostrato nella Figura 1. Perché? Perché il ferro non si allunga e, una volta che un triangolo ha due lati fissi, l'altro lato non può cambiare senza rompere il triangolo. Il triangolo di ferro è un modo per ricordare ai clienti che non possono ottenere più di quanto hanno pagato. Se concordano su un determinato ambito per un certo tempo e costo, non possono tornare più tardi e dire: "Voglio di più". Se lo fanno, mostriamo loro il diagramma del triangolo di ferro e diciamo: "Non puoi allungare un triangolo di ferro. Se vuoi più risultati, abbiamo bisogno di più tempo per fare il lavoro, e costerà anche più soldi".

Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuno di questi tre elementi.

Scopo: cosa stiamo facendo?

Può sembrare semplice: stiamo realizzando un sito web. Ma il cliente potrebbe presumere che ci saranno video, sedici pagine e un carrello della spesa, anche se la tua offerta affermava chiaramente che un sito web da 1.200 dollari conteneva fino a cinque foto, sei pagine, nessun video e nessun carrello. Quindi, per fare una dichiarazione sull'ambito, che è la prima sezione del piano di progetto, annotiamo ciò che forniremo.

E annotiamo anche ciò che non forniremo. I clienti tendono a ricordare che hai detto "sì" a tutto ciò che volevano, anche quando hai detto "no". Quindi, supponiamo che il cliente abbia chiesto un video e tu abbia detto: "Sarò felice di inserire un link in un video se ne fornisci uno. Ma la creazione di un video non è inclusa nel prezzo di $ 1.200 e non può essere eseguita in due settimane. " Se ciò è accaduto durante la riunione di pianificazione, assicurati che sia anche nel piano del progetto, in una sezione chiamata "esclusioni". Possiamo essere gentili. Non abbiamo bisogno di dire "ASCOLTA: NESSUN VIDEO". Ma possiamo dire: "L'attuale piano da $ 1.200 non include alcuna produzione video. Se vuoi un video sul sito, possiamo produrre un video di 3 minuti e aggiungerlo per altri $ 350 dopo che il sito è attivo.Ci vorrà un'altra settimana per creare il video. "

Un altro errore comune nelle dichiarazioni di ambito è se il supporto è incluso. Un cliente può presumere che, una volta che il sito web è attivo, apporterai modifiche e aggiunte gratuitamente. La tua dichiarazione sull'ambito dovrebbe includere il supporto che fornirai ed escludere esplicitamente qualsiasi supporto che non fornirai.

Una buona dichiarazione sullo scopo delinea chiaramente tutti i presupposti, in modo che tu possa essere sicuro che tutte le persone coinvolte nel progetto abbiano lo stesso obiettivo in mente. Man mano che il progetto va avanti, ricorderai alle persone la dichiarazione dell'ambito per mantenere tutti sulla stessa pagina. E quando hai finito, confronterai i tuoi risultati finali con la tua dichiarazione sull'ambito. Fornirai tutto ciò che il cliente desidera e assicurerai la soddisfazione del cliente!

Tempo: quanto tempo ci vorrà?

Può sembrare semplice dire: "Posso costruire un sito web in due settimane". Ma cosa significa veramente? Una buona pianificazione e stima dei tempi del progetto è molto più di un'affermazione del genere. Ecco alcuni problemi da considerare:

• Lo sforzo è il numero totale di ore che noi e il nostro team lavoreremo.
• La durata è il tempo totale impiegato dal progetto, dall'inizio alla fine.
• La durata e lo sforzo non hanno una relazione semplice. Ad esempio, potremmo realizzare prima con più persone che lavorano allo stesso progetto contemporaneamente. Oppure potremmo aver bisogno di più tempo in attesa della consegna delle informazioni da parte del cliente, o perché stiamo lavorando su più progetti contemporaneamente.

Se stiamo realizzando un progetto che è molto di routine per noi e il nostro team, possiamo stimare il tempo confrontandolo con un progetto precedente simile. Ma attenzione a non fare supposizioni sul progetto. Verificare attentamente le differenze di portata, poiché una piccola differenza di portata può fare una grande differenza nel tempo. Ad esempio, se tutti i tuoi siti Web precedenti erano ospitati su un host Web e questo client desidera che tu utilizzi un host diverso, potrebbe essere necessario molto più tempo.

Ci sono anche altre trappole temporali. E se il cliente non consegna il testo per il sito web all'inizio del progetto? E se non approvano rapidamente la tua grafica e le tue pagine? Ciò potrebbe aumentare la durata del progetto. E, a meno che tu non comunichi molto chiaramente, il cliente non saprà che è lui o lei a ritardare il proprio progetto.

Costo: quanto costerà?

Il piano dei costi più semplice è il tempo e i materiali: le ore di lavoro moltiplicate per la tariffa per i servizi, più il costo di qualsiasi articolo che stai acquistando per il cliente. Spesso questo è sufficiente. Ma dovresti anche includere i termini di fatturazione e una dichiarazione su come verranno gestiti i superamenti dei costi.

Quando il tuo piano di progetto include ambito, tempo e costi, hai le basi in atto. Il piano è pronto? Lontano da esso! Portata, tempo e costi sono il risultato di un buon lavoro, di non commettere errori e di prendersi cura dei problemi non appena si verificano. Quindi dobbiamo pianificare anche questi fattori di processo .

Figura # 2: il triangolo del ferro è supportato da 6 fattori di processo

Possiamo fornire l'ambito in tempo e nei limiti del budget solo se gestiamo anche altre sei aree di processo.

Sid Kemp

Elementi cruciali di un grande piano di progetto

Pianificare il triangolo di ferro non è sufficiente. Se pianifichiamo e gestiamo solo l'ambito, i tempi e i costi, le cose andranno storte prima che ce ne accorgiamo. Non mancheremo, consegneremo tardi o supereremo il budget. In effetti, l'ultima volta che qualcuno ha pensato che un piano di progetto stabilito con scopo, tempo e costo fosse completo è stato circa 50 anni fa.

La figura # 2 sopra mostra come il triangolo del ferro, i tre fattori Risultati (r), dipendano da altri sei fattori di Processo (p). Garantiamo il successo della consegna dei risultati in tempo e nel rispetto del budget gestendo tutti i nove fattori, i tre (r) fattori sopra descritti e anche questi sei (p) fattori:

• Qualità: cosa lo rende buono?
• Rischio: cosa potrebbe andare storto e cosa faremo al riguardo?
• Risorse umane: chi farà il lavoro e chi farà quale lavoro?
• Comunicazioni: come ci terremo in contatto e resteremo sulla stessa pagina?
• Approvvigionamento: cosa compreremo e come lo otterremo?
• Integrazione: come terremo insieme tutte queste nove aree e come gestiremo il cambiamento?

Ora, potrebbe non essere necessario definire un piano per ciascuna di queste nove aree. Ma è necessario chiedere se è necessario definire un piano per ciascuna area. Qualsiasi area che necessita di un piano e non ne ottiene uno si basa su supposizioni e supposizioni. È probabile che abbia successo quanto un aeroplano tenuto insieme con filo metallico e gomma da masticare. Quindi, ecco una guida rapida alle sei aree di processo (p) di un piano di gestione del progetto ben strutturato.

Qualità: cosa lo rende buono?

Domande chiave: quali sono le parti più cruciali del deliverable per il cliente? Cosa li delizierebbe? Come ci assicuriamo di fare un ottimo lavoro su quegli elementi specifici?

Rischio: cosa potrebbe andare storto? E cosa possiamo fare al riguardo?

Il modo più semplice per creare un piano di rischio è chiedersi: cosa è andato storto le ultime cinque volte che abbiamo realizzato un progetto come questo? Potremmo ottenere un elenco come:

• Abbiamo consegnato in ritardo perché qualcuno si è ammalato.
• Il cliente ha impiegato tre giorni per fornire l'approvazione per la grafica, e l'abbiamo ottenuta venerdì e abbiamo dovuto lavorare tutto il fine settimana per terminare.
• Il client non ci ha comunicato la password del sito e abbiamo iniziato con tre giorni di ritardo.
• Il cliente ha adorato il sito web, ma non ha mai pagato il conto.

Qualcuno di questi suona familiare? Bene, crea la tua lista come questa e poi scrivi come puoi prevenire il problema, ridurre le possibilità che si verifichi o affrontarlo bene se succede. Ecco le soluzioni di gestione per ciascuno di questi rischi:

• Formare due persone del team a svolgere ogni compito o avere un consulente di guardia per colmare una lacuna nel team.
• Educare il cliente prima dell'inizio del progetto, dicendo loro quanto velocemente ci aspettiamo approvazioni o richieste di modifica, e quel ritardo da parte del cliente ritarda la data di consegna del progetto.
• Fai una lista di controllo di tutto ciò di cui abbiamo bisogno dal cliente, consegnalo al cliente e non avviare il progetto finché non abbiamo tutto in mano.
• Richiedi un acconto. Per i clienti senza una comprovata cronologia dei pagamenti, richiedere l'impegno.

Un piano di rischio può essere molto più complicato di questo. In effetti, i project manager pesanti pianificano i rischi utilizzando le statistiche! Ma se hai stilato un elenco di rischi e pianificato come prevenirli o gestirli, stai correndo molto al di sopra della media.

Risorse umane: chi fa parte del team e cosa farà ogni persona?

Qui, la cosa più importante è assicurarsi di avere una squadra con tutte le competenze necessarie per svolgere il lavoro. Ma, su progetti grandi e complicati, la pianificazione delle risorse umane di progetto può includere cose come assunzioni, fidelizzazione, straordinari, orari delle ferie e regole sindacali.

Comunicazioni: come ci terremo in contatto e resteremo sulla stessa pagina?

La maggior parte dei progetti subisce ritardi perché le decisioni cruciali non vengono prese in tempo e il lavoro si interrompe. C'è una scena nel film Aviator, su Howard Hughes, dove inizia a impazzire, e centinaia di lavoratori sono inattivi, in attesa di istruzioni, mentre Hughes sta cercando di decidere la forma giusta per il joystick. Purtroppo questa scena è fin troppo familiare a noi project manager, anche quando nessuno sta impazzendo!

Ho anche visto il progetto fallire perché a diversi membri del team sono state date diverse versioni del piano. Una volta abbiamo deciso di eliminare un determinato modulo da un prodotto e il cliente ha accettato. Ma nessuno l'ha detto al programmatore, e lui è rimasto letteralmente sveglio tutta la notte cercando di farlo funzionare. Non ho bisogno di dirti come si è sentito il programmatore la mattina dopo, quando gli abbiamo detto che era rimasto sveglio tutta la notte senza motivo. Diciamo solo che errori di comunicazione del genere non creano lealtà! Con una scarsa comunicazione, metà della squadra pensa che stiamo facendo un cavallo e l'altra metà pensa che stiamo facendo un asino. Quando il progetto è finito, abbiamo qualcosa con la testa di un cavallo e la coda di un asino, e fa sembrare il project manager la parte posteriore di un cavallo!

Quindi, la comunicazione è fondamentale. E questo è ancora più vero in questi giorni, quando molti progetti vengono realizzati tramite web, e-mail e telefono. Spesso lavoriamo con membri del team che vivono in fusi orari diversi e parlano lingue diverse. In questi casi, un piano di comunicazione è la chiave del successo. Chiedi semplicemente a ciascuna persona quando e come contattarla e scrivi le linee guida per riunioni, conversazioni e richieste di approvazione o di modifica.

Approvvigionamento: cosa compreremo e come lo otterremo?

Alcuni progetti non hanno esigenze di approvvigionamento. Se non stiamo acquistando, affittando o affittando nulla e non mantenendo i servizi di un subappaltatore, possiamo saltare questa sezione. Ma se stiamo facendo una di queste cose, allora dobbiamo coordinare i contratti, le lettere di accordo, le assicurazioni, il rispetto delle normative e così via con il piano del progetto. È così che definiamo un piano di approvvigionamento del progetto.

Integrazione

Nell'elaborare un piano di progetto, l'integrazione ha due significati. Il primo è questo: dobbiamo assicurarci che tutte le parti del piano siano unite. Supponiamo che il cliente richieda ulteriori pagine sul sito web e noi siamo d'accordo. Quindi aggiungiamo dieci ore di lavoro. Ma abbiamo aggiornato il costo per riflettere i cambiamenti di ambito e tempo? E se quelle 10 ore contano come straordinari e, secondo le regole delle risorse umane, dobbiamo pagare tempo e mezzo? Tutte e nove le aree si collegano insieme e, quando definiamo il piano del progetto, dobbiamo controllare tutto.

Anche se controlliamo tutto in modo incrociato, non è sufficiente. I progetti cambiano nel mezzo, a. Quindi la seconda parte dell'integrazione arriva dopo la pianificazione: è gestire il controllo delle modifiche durante il progetto per mantenere tutto sotto controllo.

Prepara il tuo prossimo piano di progetto

Seguendo i passaggi in questo articolo, puoi definire il tuo prossimo piano di progetto. Se hai già pianificato un progetto, probabilmente puoi migliorarlo molto, assicurandoti di prestare attenzione alle nove aree.

Il Project Management Institute chiama queste nove aree di conoscenza nella gestione dei progetti. Ma ti incoraggio a mantenerlo semplice. Il buon senso è molto più importante nella gestione dei progetti della conoscenza. Prenditi il ​​tempo per riflettere sulle cose in termini di queste nove aree che avranno bisogno di essere gestite e ciò che otterrai sarà fantastico.

Naturalmente, alcuni piani di progetto sono molto più semplici di altri. L'unicità del progetto è un fattore chiave: più un progetto è di routine, più è facile pianificarlo. E, naturalmente, le dimensioni, la complessità e la pressione per ridurre i costi o consegnare rapidamente richiedono anche la pianificazione. Se hai bisogno di ulteriore aiuto, potresti dare un'occhiata al mio libro Project Management Made Easy, o controllare le risorse disponibili da PMI.

Usa il tuo piano di progetto ogni giorno

La ragione principale del fallimento del progetto è la mancanza di un buon piano. Congratulazioni! Hai superato quel problema. Ora sei pronto per fare il secondo errore più grande, che è gettare il piano nel cassetto, metterti al lavoro e non fare buon uso del lavoro che hai fatto.

Quando guidi in un luogo in cui non sei mai stato prima, imposti il ​​GPS nella tua auto, poi lo ignori e guidi finché non ti senti completamente perso. Ovviamente no!

Eppure è quello che fanno troppi project manager. Usare il tuo piano di progetto ogni giorno e ogni settimana è come ascoltare il tuo GPS. Ogni giorno, lascia che il tuo piano ti dica:

• cosa fare oggi
• cosa fare dopo
• cosa dire alla tua squadra di fare
• quando contattare il cliente e cosa dire
• quali rischi tenere d'occhio e prevenire o gestire

Ogni settimana, controlla il lavoro che hai completato rispetto al tuo piano e risolvi eventuali problemi che si presentano. Se ti limiti a tenere traccia del tempo e dei costi rispetto ai risultati, scoprirai di essere in ritardo e di avere un budget eccessivo. Ma se tieni d'occhio anche i sei fattori di processo, coglierai i problemi prima che facciano saltare il tuo budget, creino grandi ritardi e ti rendano conto del progetto. Con un buon piano preparato, sei sulla buona strada per il successo.