Come gestire il furto dei dipendenti

Come gestire il furto dei dipendenti

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Furto dei dipendenti: può succedere a te

Se sei un piccolo imprenditore, fidarsi dei tuoi dipendenti è sia necessario che rischioso. Da un lato, hai bisogno di persone che ti assistano in tutti gli aspetti della gestione dell'azienda, dall'interazione con clienti e clienti, al rapporto con i fornitori, alla presa dei pagamenti, alla contabilità, al monitoraggio delle spese e allo stoccaggio degli scaffali. Tuttavia, anche alcuni dipendenti con curriculum e referenze impressionanti potrebbero essere disonesti. Quando un dipendente di questo tipo è incaricato di accettare pagamenti, acquistare articoli relativi all'attività e / o bilanciare conti, la tentazione di scremare dalla tua attività potrebbe essere troppo grande. Alcuni dipendenti sono abili nel nascondere i loro furti, ma altri si limitano a frodi.

Le statistiche sui furti dei dipendenti sono sorprendenti, se non scioccanti.

Nel 2011, un sondaggio della National Retail Federation ha rilevato che le perdite derivanti da furto dei dipendenti, taccheggio, errori di scartoffie e frodi dei fornitori hanno raggiunto i $ 34,5 miliardi, o l'1,41% delle vendite al dettaglio. Di quel totale, il 43,9% era attribuibile al furto dei dipendenti, significativamente più delle perdite per taccheggio (35,7%).

Mentre alcuni furti dei dipendenti possono essere classificati come relativamente piccoli (furto di forniture per ufficio, utilizzo di attrezzature aziendali per uso personale), perdite più significative si verificano a causa della falsificazione dei record di tempo, del furto di informazioni aziendali riservate come elenchi di clienti e di conti e registri medici per investire più denaro nella tasca del dipendente.

Sfortunatamente per questo autore, ho scoperto che un dipendente di fiducia che era stato con il mio studio legale dal giorno in cui è stato aperto stava sia pagando più del dovuto tramite busta paga sia utilizzando la carta di credito aziendale per un'ampia varietà di acquisti personali per un periodo di 5 mesi nel 2019 Era la mia unica dipendente e avevo lavorato con lei quando eravamo entrambi impiegati da un'altra azienda l'anno prima. Questa dipendente era responsabile dell'assunzione dei clienti, del libro paga (per noi due), dei crediti e ha anche servito come mia segretaria e assistente legale. Aveva accesso sia a una carta di credito aziendale che a conti correnti aziendali. Il dipendente ha anche istituito, su mia richiesta, i nostri servizi di libro paga, sito web, pubblicità e marketing. Mi ha ripetutamente detto: "Voglio che tu sia in grado di concentrarti sulla pratica legale - mi occuperò di tutto il resto".Quelle parole sono tornate a perseguitarmi poiché il furto del suo dipendente mi è costato poco più di $ 20.000 in cinque brevi mesi.

Cinque segni di furto da parte dei dipendenti

Cosa fare se si scopre o si sospetta un furto da parte di un dipendente

1. A meno che non cogli il dipendente sul fatto (vedi n. 7 di seguito), segnala immediatamente il sospetto furto al tuo dipartimento delle risorse umane, se ne hai uno, e coordinati con il dipartimento, seguendo tutte le procedure del manuale del dipendente pubblicate. Potresti discutere la questione anche con il tuo reparto contabilità, se ne hai uno.
2. Se il dipendente ha accesso a carte di credito aziendali, contanti, conti bancari, conti clienti o merci, limitare o bloccare immediatamente l'accesso. Ciò include la segnalazione del sospetto furto alle banche e la rimozione del dipendente come firmatario o agente autorizzato su tutti i conti. Limitare l'accesso dei dipendenti ai locali dell'azienda e a tutte le sedi in cui viene effettuata la transazione, se possibile.
3. Se non si dispone di un reparto risorse umane e / o non si dispone di un manuale del dipendente pubblicato, fare in modo che una terza parte sia presente durante una telefonata o un incontro con il dipendente sospettato di furto.
4. Preparati per una telefonata o un incontro con il dipendente, estraendo le prove che hai che documenti o supporta un sospetto di furto.
5. Sospendere o licenziare immediatamente il dipendente, a seconda delle prove e se esiste un manuale del dipendente, dopo aver seguito le politiche e le procedure pubblicate. Si suggerisce di avere una terza persona presente durante questa riunione o telefonata.
6. Denuncia immediatamente il furto al dipartimento di polizia.
7. Se sorprendi il dipendente in stato di furto, chiama immediatamente la polizia prima di consentire al dipendente di andarsene.
8. Segnalare immediatamente il furto a clienti o clienti se il dipendente ha avuto accesso a informazioni sensibili inclusi, ma non limitati a numeri di previdenza sociale, numeri di conto bancario e / o numeri di carta di credito.
9. Se il dipendente ha un computer portatile consegnato a lui o lei o un altro dispositivo portatile su cui sono archiviate informazioni sensibili del cliente o del cliente, assicurarsi immediatamente la restituzione di tale computer o dispositivo. È necessario richiedere la restituzione di tutti i beni aziendali, inclusi telefoni cellulari, tessere associative e qualsiasi altro metodo con cui possono essere effettuate le spese aziendali (ad es. Carte di credito carburante).

Prevenire il furto dei dipendenti nella tua azienda

Passi da intraprendere per prevenire o ridurre al minimo i furti dei dipendenti

Assumere dipendenti è una pratica delicata. Potresti consultare un avvocato del lavoro per assicurarti che le tue pratiche di assunzione non siano discriminatorie. Un avvocato può anche aiutarti a sviluppare un manuale per i dipendenti che affronti situazioni come il furto dei dipendenti. Può anche essere consigliabile un accordo di non concorrenza per proteggere i segreti commerciali e gli elenchi dei clienti.

Sii proattivo nella prevenzione delle perdite sin dall'inizio. Questo, insieme ad attente pratiche legali di screening dei dipendenti, può fornire una certa assicurazione per il piccolo imprenditore.

Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per prevenire o ridurre al minimo il furto dei dipendenti:

• Richiedi e contatta almeno tre referenze professionali elencate da un potenziale dipendente prima dell'assunzione
• Se il dipendente avrà accesso a contanti e / o conti, eseguire controlli regolari e bilanciare i libri frequentemente (non meno di una volta al mese)
• Spiegare e far firmare al dipendente le politiche e le procedure per l'impiego riguardanti l'uso autorizzato delle carte di credito aziendali e il pagamento con i fondi della società di qualsiasi acquisto correlato all'attività
• Spiegare e far firmare al dipendente le politiche e le procedure per l'impiego che vietano l'uso di carte di credito aziendali e il pagamento con fondi aziendali per eventuali spese personali
• Considerare la possibilità di richiedere a un avvocato di redigere un patto di non concorrenza applicabile per proteggere elenchi di clienti proprietari e strategie di marketing dell'azienda
• Considerare la possibilità di richiedere la pre-autorizzazione di qualsiasi spesa per un acquisto relativo all'attività superiore a cento dollari in una singola transazione e per qualsiasi situazione in cui più transazioni correlate all'attività superano le tre in una determinata settimana
• Considera l'idea di richiedere a ogni dipendente (non con un orologio) di tenere conto delle ore trascorse quotidianamente in attività lavorative con una descrizione di ciascuna attività
• Se accetti di pagare l'assicurazione sanitaria o altre spese (ad es. Servizio di telefonia cellulare), valuta la possibilità di organizzare un pagamento diretto al fornitore, piuttosto che rimborsare direttamente il dipendente

Conosci i tuoi diritti se un dipendente ti ha rubato

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Furto dei dipendenti: il take-away

Le lezioni che ho imparato a seguito del furto dei dipendenti sono state difficili. Alla data in cui scriviamo, la questione è in un procedimento penale. Non ho ancora deciso se perseguire il mio ex dipendente in un procedimento civile.

Questo piccolo imprenditore potrebbe non recuperare mai le perdite che ho subito. Certamente non recupererò le innumerevoli ore trascorse a presentare denunce alla polizia e all'FBI, a incontrare istituti bancari e di carte di credito, a seguire i clienti per avvisarli del furto e ad affrontare la potenziale compromissione delle informazioni sensibili dei clienti. Questa volta e il tributo emotivo che ha richiesto supera di gran lunga l'effettiva quantità di denaro rubato alla mia piccola impresa.

Da quando ho scoperto il furto dei dipendenti, ho appreso che a molti altri amici e colleghi sono accadute situazioni simili. Sebbene ritenga che la prevenzione completa sia difficile da ottenere, le piccole imprese possono certamente adottare alcune misure per ridurre al minimo il rischio di perdita.

Quanto sono comuni i furti da parte dei dipendenti?

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Potrebbe essere necessaria un'azione legale in caso di furto da parte dei dipendenti

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© 2020 Stephanie Marshall