Come delegare

Non buttare via il tuo lavoro, delegato

Per chiunque sia nuovo in una posizione dirigenziale, può essere importante imparare a delegare gli incarichi in modo efficace. La delega ti consente di sviluppare i dipendenti, di realizzare di più e di rendere più efficaci le cose che metti in atto.

Nelle prime fasi del processo, delegare a un subordinato può richiedere molto tempo mentre lo guidi e lo monitori, ma alla fine risparmierai tempo e frustrazione man mano che acquisisci dipendenti sempre più competenti e investiti che possono sollevarti da compiti che non richiedono la tua esperienza.

Attività delegate in modo appropriato possono anche motivare i dipendenti, contrastare la noia e stimolare i dipendenti con prestazioni insufficienti. Certamente, i dipendenti che si assumono la responsabilità di un incarico o di un progetto sono più coinvolti nel suo risultato e probabilmente saranno motivati dalla responsabilità.

Una delega efficace, tuttavia, richiede molto di più che scaricare il lavoro su altri. È un processo che richiede di:

identificare attentamente i tipi di attività da delegare
determinare chi dovrebbe assumere l'incarico
seguire in modo coerente e di supporto per assicurarne il successo

Quali tipi di cose dovrebbero essere delegate?

Nell'imparare a delegare il lavoro, il primo passo è capire che tipo di cose fare riferimento agli altri.

Esistono diversi compiti e incarichi che possono essere delegati in modo appropriato.

Certamente, i compiti che non richiedono il livello di abilità di un manager o quelli che richiedono una competenza che il manager non possiede sono tra quelli che possono essere considerati per la riassegnazione.
In una situazione ideale, le cose che un manager delega ai dipendenti dovrebbero motivarli o insegnarli. Dare semplicemente un lavoro aggiuntivo da fare a un dipendente, che non dà loro l'opportunità di crescere o imparare, non è motivante. Per alcuni dipendenti, questo significa che hanno bisogno di responsabilità per un'intera attività, mentre per altri che operano a un livello diverso, è sufficiente assumersi la responsabilità di un singolo aspetto di un progetto.
Delegare compiti che semplicemente stimolano un dipendente può anche essere positivo, poiché la noia può essere una forza distruttiva al lavoro.
Fornire incarichi di formazione incrociata va bene per ragioni simili e può aiutare a garantire un posto di lavoro che funzioni senza intoppi.

Qualsiasi attività o incarico delegato a qualcun altro dovrebbe essere specifico nel suo ambito e qualcosa che voi due potete misurare in modo da sapere quando è stato completato e quanto è stato fatto con successo. Idealmente, il dipendente che assume l'incarico sarà d'accordo con assumerlo come una responsabilità.

Nota: non deve essere delegato alcun compito che richieda la gestione di informazioni riservate o decisioni che sono di responsabilità della direzione; come le cose relative alla pianificazione strategica, alla supervisione del budget, al personale e alla valutazione.

A chi dovrebbe essere delegato il compito o l'incarico?

Il passo successivo per imparare a delegare è capire quali persone dovrebbero ricevere il lavoro assegnato.

Affinché l'incarico o l'attività abbia successo, la persona che lo assume deve avere il tempo a disposizione per svolgerla. Schiacciare un dipendente con un'aspettativa irragionevole assicurerà il fallimento del progetto e probabilmente distruggerà il morale del dipendente.
Ovviamente, identificare un dipendente con le giuste competenze e qualifiche per il lavoro è altrettanto importante. Ad esempio, chiedere a un dipendente con scarsa comunicazione di guidare un progetto di gruppo è probabilmente una scelta sbagliata.
Anche se è importante scegliere qualcuno con abilità che combaciano, avere un compito che sfida un dipendente a ottenere qualcosa di più è altrettanto positivo.
In generale, un dipendente assumerà prontamente un compito delegato se sente di poter trarne vantaggio in termini di carriera, dando loro la possibilità di mostrare i propri talenti, fare un passo avanti o sviluppare un'abilità ricercata. Questo dovrebbe essere considerato anche quando si effettua la selezione.

Pianificazione

Dopo aver deciso quale compito o incarico desideri delegare e quale dipendente è il candidato più probabile, è il momento di parlare per stabilire obiettivi chiari e impostare un piano.

Chiaramente, il supervisore deve discutere:

esattamente quello che stanno chiedendo al dipendente di assumere,
qual è lo scopo dell'incarico,
perché l'attività è fondamentale
cosa guadagnerà il dipendente assumendo questo lavoro; sarà per sviluppare nuove competenze, più retribuzione o semplicemente per soddisfare il loro interesse in una determinata area?

Per garantire il completamento con successo del progetto che soddisfa la tua soddisfazione, è importante:

definire esattamente cosa si vuole ottenere
cosa costituirà il successo
la tempistica generale per il completamento.Se il dipendente è quindi disposto ad assumere l'incarico, la pianificazione sarà la fase successiva del processo.

Da questo momento in poi, una delega efficace si concentrerà su questa prossima fase di pianificazione. Un buon piano ben congegnato assicurerà che il dipendente sappia:

le loro aspettative
vincoli di tempo
portata della loro responsabilità
il tuo ruolo nel compito

Voi due dovreste mettere insieme un piano che definisca:

tutte le risorse necessarie (persone, attrezzature, materiali e così via) necessarie per l'incarico
scadenze specifiche per il completamento delle varie fasi del progetto
come i progressi saranno monitorati da te, il supervisore.

Definire come verranno monitorati i progressi è fondamentale a questo punto per garantire che il tuo ruolo sia discreto e previsto. Può consistere in:

un programma regolare di rapporti scritti
brevi incontri con aggiornamenti verbali
osservazioni
o una combinazione di ciascuno

È anche importante essere sicuri che il dipendente che si assume la responsabilità del lavoro abbia una voce attiva nella pianificazione. Potrebbero non fare le cose nel modo in cui le faresti tu, ma hanno bisogno di avere un certo controllo su come vengono fatte le cose poiché saranno la persona almeno parzialmente responsabile del risultato. Ancora una volta, non stanno solo accettando un lavoro aggiuntivo, stanno accettando la responsabilità.

Un'altra parte importante dell'assunzione di responsabilità è la concessione dell'autorità necessaria. Ad esempio, se un dipendente si assume la responsabilità di guidare un gruppo in un incarico, il gruppo e qualsiasi altro personale correlato dovrebbero essere messi a conoscenza del nuovo ruolo di leadership. A tutti gli altri manager coinvolti dovrebbe essere chiesto di supportarli e riconoscere la loro autorità in questioni correlate.

Allo stesso modo, il dipendente deve comprendere i limiti della propria autorità sul progetto in anticipo, durante la fase di pianificazione. Ad esempio, se i materiali devono essere acquistati, devono sapere se tutte le richieste devono passare attraverso il manager o se il loro giudizio sarà l'ultima parola.

In corso

Un manager che sa davvero come delegare capisce che una volta che il piano è in atto, il suo dovere è tutt'altro che finito. È un grave errore liberare il dipendente, non controllarlo regolarmente o fornire indicazioni se necessario. In definitiva, il successo è ancora responsabilità del responsabile supervisore, sebbene il lavoro quotidiano spetti al dipendente assegnato.

Con il piano in atto, i rapporti e gli aggiornamenti dovrebbero avvenire regolarmente e senza interruzioni. Il manager può eseguire l'audit attraverso le interazioni pianificate.

A seconda dell'incarico e del dipendente, il manager può fornire:

incoraggiamento
risposta
orientamento generale
assistenza nella risoluzione dei problemi secondo necessità

Tuttavia, il dipendente assegnato dovrebbe essere guidato a riflettere su problemi e soluzioni piuttosto che farlo passare al manager. Il manager dovrebbe intervenire solo quando il suo ruolo è necessario per ottenere cooperazione, per risolvere questioni di natura più ampia e così via. In generale, il manager deve agire come allenatore e mentore.

Avvolgendo

Alla conclusione dell'incarico, è importante riconoscere l'evento. Se un progetto non ha successo, il manager dovrà assumersi la responsabilità. Se l'incarico ha avuto successo, come di solito è, dovrebbe esserci un riconoscimento pubblico per il lavoro completato.

Le aree di sviluppo possono essere identificate indipendentemente dal risultato complessivo. Questi possono guidare gli incarichi futuri.

Come affermato in precedenza, la delega può aiutare a svolgere più lavoro, ma alla fine dovrebbe anche aiutare a sviluppare e motivare i dipendenti. Spetta al manager:

fare gli incarichi appropriati
pianificare attentamente
monitorare regolarmente
assicurare il successo dell'incarico per un'esperienza positiva

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