Come creare un diagramma di flusso di base

I diagrammi di flusso sono diagrammi che rappresentano l'inizio alla fine del funzionamento di un flusso di lavoro, processo o algoritmo. Questi grafici vengono utilizzati per documentare, progettare e analizzare in tutte le aree di attività.

Creato da Joshua Crowder

Come pianificare un diagramma di flusso

Creare un diagramma di flusso per un processo è facile. Devi solo avere gli strumenti giusti e un po 'di immaginazione. Per scaricare un foglio di calcolo con gli strumenti del diagramma di flusso, fare clic qui. Il file contiene tutti i simboli di base che i più professionisti saranno in grado di leggere e comprendere. Ci sono più di 80 simboli che potresti usare, ma non serve a niente impararli se i tuoi spettatori non sanno cosa rappresentano. Detto questo, il file contiene i simboli più popolari.

Prima di iniziare, devi solo sapere quanto vuoi essere descrittivo. La creazione di grafici di processi di grandi dimensioni con molti dettagli può essere meticolosa. Si consiglia di disegnare un grafico alcune volte a mano prima di utilizzare strumenti elettronici.

Passaggio 1: considera la direzione del flusso

Quando avvii un processo c'è un rettangolo arrotondato che chiama un terminale che dà al tuo utente una coda. Il posto migliore per iniziare il processo è posizionare il terminale di avvio nell'angolo in alto a sinistra del grafico. Non ci sono regole reali su come creare diagrammi di flusso, ma ho trovato che sia meglio avviare un processo nell'angolo in alto a sinistra e terminare il processo nell'angolo in basso a destra dell'area del grafico.

Partendo dall'area in alto a sinistra e spostandosi verso l'area in basso a destra, viene mostrato un flusso chiaro per l'attività. Alcune persone usano un approccio dall'alto verso il basso e va bene fintanto che è coerente.

Creato da Joshua Crowder

Passaggio 2: aggiungere corsie del diagramma di flusso

Quando crei un diagramma di flusso, non vuoi che i tuoi dati siano ovunque. Gli elementi all'interno del tuo processo saranno più facili da capire se li raggrupperai insieme. Di seguito è riportato un esempio di un diagramma di flusso separato da "corsie". Sebbene non sia obbligatorio, ea volte sarà difficile da seguire, l'uso delle corsie manterrà la tua carta organizzata.

In genere, quando si utilizzano corsie come questa in un diagramma di flusso, il nome del diagramma è solitamente denominato diagramma di flusso della corsia di nuoto.

Creato da Joshua Crowder

Passaggio 3: utilizzare i simboli di avvio, arresto e transizione

Per avviare un diagramma di flusso è necessario disporre di un terminale. Questo simbolo avvia il processo di flusso e lo arresta. Non ci sono davvero altri motivi per avere più di due terminali.

Potresti arrivare a un punto in cui non puoi più adattare i dati dei grafici su una pagina. A questo punto, useresti un connettore off-page. Quindi, invece di usare un terminale per terminare il processo, usi un connettore fuori pagina e un riferimento ad esso come "a". Quando inizi nella pagina successiva, fai riferimento a quel connettore fuori pagina con la "a" con un altro connettore fuori pagina. Il riferimento ti aiuterà a identificare dove ritirare di nuovo.

Il connettore anon-page funziona allo stesso modo, ma viene utilizzato quando non c'è abbastanza spazio su una pagina per disegnare una freccia in un'altra parte del processo. In questo caso si salta la freccia e si utilizza un riferimento al connettore sulla pagina per avvicinarsi all'altra parte del processo. Un esempio è se hai diversi processi che salvano su un disco, ma il disco si trova nella parte superiore della pagina quando i tuoi processi che devono essere salvati sono tutti nella parte inferiore della pagina. In questa situazione potrebbe essere una buona idea utilizzare il connettore sulla pagina per evitare che le righe confondano altre parti dei processi.

Secondo le linee guida generali per la creazione di grafici di flusso, queste forme sono gli unici simboli che rappresentano un punto iniziale o finale all'interno di un diagramma di flusso.

Creato da Joshua Crowder

Passaggio 4: collegare i simboli con le linee

Le linee sono ciò che usi per collegare i tuoi simboli. Una linea retta rappresenta il passaggio da una parte all'altra del processo. Una linea retta si muove solo in una direzione e non implica mai il flusso di ritorno attraverso il processo. →

C'è anche una linea bidirezionale e un collegamento di comunicazione ed entrambi hanno due frecce. La linea bidirezionale mostra un processo che può andare in entrambe le direzioni o avanti e indietro. È possibile utilizzare una linea bidirezionale per salvare un programma per computer su disco, ma tornare al punto in cui si trovava in modo che il processo possa essere continuato. Il collegamento di comunicazione mostra una linea di comunicazione da computer a computer, da computer a server. telefono a telefono, fax a telefono o anche da persona a persona.

I diagrammi di flusso non sono limitati all'uso delle linee sopra. Sono disponibili più linee per grafici di flusso più avanzati.

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Passaggio 5: aggiungere simboli di archiviazione

Di seguito sono riportati i simboli che rappresentano un tipo di archiviazione. Il disco viene utilizzato quando si salva un tipo di processo del computer come affermato in precedenza.

Un altro simbolo di archiviazione è il nastro e per lo più indicato come il simbolo di dati sequenziali. Viene utilizzato per eseguire il backup di un server. Di solito, il nastro è considerato un disco di backup rimosso per l'archiviazione sicura o un disco utilizzato per recuperare le informazioni. Puoi effettivamente fare riferimento a un'unità flash con questo simbolo.

Il simbolo del triangolo con il lato piatto rivolto verso l'alto serve per l'archiviazione manuale dei file. Dovresti indicare all'interno del triangolo come sono ordinati i file (es. "A" per alfabetico, "N" per nome).

Simboli di archiviazione

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Passaggio 6: aggiungere simboli di processo

Un simbolo di rettangolo che si trova sul lato lungo rappresenta un processo computerizzato. Si consiglia di utilizzare questo simbolo quando viene utilizzato qualsiasi tipo di attività guidata dal programma. Se tale attività prevede il salvataggio, il processo del computer dovrebbe aggiornare un disco. Il trapezio funge da processo manuale. Potrebbe trattarsi di qualsiasi azione fisica come un'ispezione o un'attività che richiede movimento. La forma del diamante è per il processo decisionale. Devi assicurarti di posizionare sì / no e le frecce nelle posizioni corrette.

Simboli di processo

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Passaggio 7: aggiungere simboli di input e output

Infine, abbiamo i simboli che rappresentano i dati di input e output. Hai la possibilità di spostare un singolo documento o più documenti attraverso il processo. Il trapezio rappresenta un input con chiave. Questo prende davvero la forma di una tastiera e rappresenta qualsiasi immissione di dati con chiave.

Simboli di input output

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Grafico di esempio 1: spiegazione

L'esempio seguente mostra un processo che rappresenta la durata di un ordine in un'azienda che distribuisce resina plastica. Come puoi vedere, la corsia discussa in precedenza mantiene il processo organizzato consentendo all'utente del documento di sapere dove si trova nel processo.

Esempio 1 diagramma di flusso. Questo processo è stato scritto per l'elaborazione degli ordini di distribuzione della resina plastica. Quando sorgono problemi e il processo non raggiunge un punto finale, rimane reciproco fino al completamento di un ordine.

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Grafico di esempio 2: spiegazione

L'esempio 2 mostra un processo della stessa azienda. Più in dettaglio, questo grafico mostra i passaggi esatti eseguiti per avviare un preventivo cliente all'interno del sistema CRM. Come puoi vedere, il processo continua su un'altra pagina con un connettore fuori pagina.

Esempio 2 diagramma di flusso

Creato da Joshua Crowder

In conclusione

Spero che tu abbia potuto trarre vantaggio da questo breve tutorial. Non volevo fornire troppe regole perché i diagrammi di flusso non dovrebbero avere troppe restrizioni. Il tuo compito è rendere evidente il processo sulla carta in modo che il tuo pubblico sappia cosa sta succedendo nella tua testa. Detto questo, mantieni i tuoi diagrammi di flusso semplici a meno che le persone non abbiano bisogno di maggiori dettagli. Non c'è niente di peggio dei dipendenti che trascorrono del tempo sui grafici che nessuno si prenderà il tempo di imparare. Va bene, c'è di peggio…

© 2018 Joshua Crowder