Come diventare un bid manager

Che cos'è un Bid Manager?

Un bid manager scrive documenti di proposta ad altre aziende, cercando di ottenere un lavoro per la propria azienda.

Scriveranno una proposta sulla base di una bozza di ciò che il cliente ha specificato di volere o risponderanno a domande specifiche poste dal potenziale cliente.

Il compito del bid manager è quello di vendere la propria azienda al potenziale cliente per vincere il lavoro.

Un bid manager può fare un'enorme differenza per le entrate di un'azienda ed è considerato una risorsa preziosa in molti settori. Sono più comuni nel settore delle costruzioni di qualsiasi altro.

Cosa fa un Bid Manager?

Un gestore delle offerte riceverà una serie di documenti da potenziali clienti con le seguenti abbreviazioni:

• PQQ - Questionario di prequalificazione. Questa è la prima fase del processo di gara e limita i potenziali fornitori o subappaltatori per il cliente.
• ITT - Invito alla gara. Questa è la seconda fase del processo di gara e dovrebbe portare alla selezione dell'organizzazione finale da parte del cliente.
• BAFO - Offerta migliore e finale. Alcuni clienti aggiungeranno una fase finale al processo di gara per cercare di ridurre i prezzi che hai presentato nella fase ITT.
• RFQ - Richiesta di offerta. Alcuni clienti vogliono solo un preventivo senza troppa documentazione di vendita che di solito produci.
• RFP - Richiesta di proposta. Ciò richiede un preventivo e la documentazione di vendita che crei per vendere l'azienda. Potrebbe esserti fornita una descrizione di ciò che il cliente vuole vedere o avrai la libertà di produrre una proposta che ritieni mostri la tua azienda nella sua migliore luce.

Un bid manager risponderà a queste richieste assicurandosi di aver compreso appieno le istruzioni del cliente e producendo un documento che lo convincerà ad assumere la propria azienda per il lavoro.

Per produrre questa documentazione lavoreranno probabilmente con una serie di parti interessate in tutta l'azienda, tra cui il consulente per la salute e la sicurezza, l'ufficio commerciale (per i prezzi) e il dipartimento operativo (per accertare come verrà eseguito il contratto).

Il documento di proposta avrà generalmente una scadenza. Le scadenze possono essere molto brevi (ne ho avute in cui avevano una scadenza di 24 ore) o possono essere piuttosto lunghe (circa sei settimane). Per questo motivo devi essere pronto a dedicare occasionalmente ore extra per rispettare queste scadenze.

Di quali competenze ho bisogno per essere un Bid Manager?

Una delle principali competenze necessarie, di cui molte persone mancano, è un'eccellente organizzazione. Puoi destreggiarti tra più gare contemporaneamente, con parti di esse completate da persone diverse. Devi sapere come procede ogni gara e quando sono le scadenze. Per fare ciò, utilizzo un foglio di calcolo personalizzato in cui posso notare se ho assegnato parti del lavoro ad altre parti interessate, le scadenze ei progressi compiuti.

I gestori di offerte devono anche avere ottime capacità di comunicazione scritta. Cercare di vendere prodotti o servizi di un'azienda attraverso le parole può essere molto difficile e il cliente non vorrà passare ore e ore a leggere un lungo documento. Devi essere in grado di fornire al cliente un'immagine chiara di ciò che puoi fare pur rimanendo conciso. Alcuni clienti imposteranno limiti di parole a cui devi aderire.

Devi anche prestare molta attenzione ai dettagli, annotando i loro requisiti esatti, poiché potresti essere squalificato dal processo di offerta se non segui le loro istruzioni.

Qual è lo stipendio?

Lo stipendio dei gestori di offerte può variare notevolmente e dipende dall'esperienza e dal settore in cui lavori.

Nel Regno Unito, lo stipendio medio è probabilmente compreso tra £ 30.000 e £ 40.000, ma non è raro vedere posizioni pubblicizzate fino a circa £ 80.000. Con gli stipendi più alti probabilmente ti verrà richiesto di avere conoscenze specialistiche e qualifiche di un particolare settore e ti assumerai maggiori responsabilità con un team di offerte da gestire.

Non è comune lavorare su commissione.

Come ottengo il mio primo ruolo?

Se la tua azienda ha una posizione di bid manager, questa sarebbe la migliore introduzione al ruolo se diventasse disponibile, poiché conosci già l'azienda abbastanza bene da scriverne.

Tuttavia, è improbabile che questa opportunità si presenti per molti.

Offriti di aiutare l'attuale gestore delle offerte rispondendo a qualsiasi piccolo questionario che potrebbe avere. Rispondere a queste è una buona idea del tipo di domande a cui devono rispondere nelle gare più ampie.

Cerca lavori con le parole "offerta" o "gara", come "Bid Writer" o "Tender Executive", dove farai parte di un team che assiste un bid manager e potrai imparare il ruolo con un po 'meno responsabilità e ricevere indicazioni dal gestore dell'offerta.

Assicurati di scrivere una buona lettera di presentazione per il lavoro, vendendo te stesso. Se non puoi venderti in una lettera, come fa il datore di lavoro a sapere se saresti in grado di vendere la sua azienda?

Sono entrato nel mio primo ruolo di bid manager quando l'azienda per cui lavoravo ha subito una ristrutturazione e ha creato un nuovo ruolo di bid manager. Ho fatto domanda per la posizione e ho migliorato il mio stipendio quando ho accettato un'offerta. Questa è stata l'occasione che mi ha preparato per una carriera in cui mi trovo ormai da poco meno di cinque anni. Da allora ho aumentato il mio stipendio di oltre il 60% da quel lavoro iniziale e le mie prospettive future sono molto più rosee di prima.

Posso sinceramente dire che mi piace il mio lavoro, e nonostante le frustrazioni con gli altri che non sono in grado di aiutarti quando ne hai più bisogno, e lo stress di rispettare scadenze strette, è gratificante quando sai che qualcosa che hai fatto ha avuto un effetto positivo sull'azienda per cui lavori.