Come essere un grande project manager

Questi suggerimenti e trucchi ti aiuteranno a essere il miglior manager possibile.

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Un grande project manager è qualcuno che si preoccupa profondamente di comprendere tutti gli aspetti di un progetto prima che decolli, e quindi assicurarsi che tutti siano nel ciclo, lavorino insieme e sulla stessa pagina durante il ciclo di vita della gestione del progetto. I project manager d'élite sanno che puoi prevenire un sacco di angoscia nelle fasi successive di un progetto impiegando molto tempo durante le prime fasi. Questo articolo delinea ciò che rende un grande project manager.

Come essere un ottimo project manager

Avere un piano chiaro.
Sapere come comunicare con tutte le parti interessate.
Essere onesti.
Gestisci l'ambito.
Continua a far avanzare la squadra.
Affronta immediatamente le controversie del team.

1. Avere un piano chiaro

Avere un solido piano di progetto all'inizio dei tuoi progetti non garantisce che il progetto andrà fuori dai binari più avanti, ma ridurrà il rischio che ciò accada enormemente. E se un progetto esce dai binari, ti dà qualcosa di tangibile che puoi mostrare al tuo capo che illustra che hai fatto tutto ciò che era in tuo potere per mantenere le cose in carreggiata.

Sebbene un piano di progetto sia un documento vivo e vitale che continuerà a cambiare e ad adattarsi man mano che i progetti si muovono attraverso le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto, è necessario che i seguenti elementi vengano inseriti presto nel piano di progetto e aggiornati spesso:

Non è solo importante assicurarti di aver identificato tutti gli stakeholder, ma devi anche gestire la comunicazione che riceve e le loro aspettative durante tutto il processo.

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2. Sapere come comunicare con tutte le parti interessate

Un grande project manager deve andare oltre avere un forte piano di comunicazione e lavorare davvero per comprendere le personalità degli stakeholder del progetto e ciò che li spinge. Alcuni stakeholder potrebbero apprezzare che tu ti fermi occasionalmente nel loro ufficio e chiacchierando di persona sullo stato del progetto, mentre altri stakeholder potrebbero volerti sentire solo se qualcosa è in difficoltà. È inoltre necessario prendere in considerazione la politica dell'ufficio che potrebbe essere in gioco tra le parti interessate. La maggior parte dei team di progetto include rappresentanti di diversi gruppi funzionali e questi gruppi spesso avranno la propria agenda su cui stanno lavorando.

Come ottenere i requisiti del progetto dagli stakeholder del progetto

3. Sii onesto

Soprattutto un grande project manager è sempre onesto e lavora per impostare le aspettative in modo appropriato, e se la notizia è cattiva, la responsabilità è di consegnarla. Tuttavia, puoi spesso ammorbidire il colpo proponendo una soluzione. Potrebbe non essere la direzione in cui il team decide di andare, ma le parti interessate sono sempre più ricettive se si propone una soluzione piuttosto che lasciarsi cadere un problema in grembo. Inoltre, esponi chiaramente il problema e come sei arrivato lì, ma non lavorare per dare la colpa ad altre persone. Incolpare altre persone raramente porta a termine qualcosa e ritarda solo l'inizio del lavoro su una soluzione.

4. Gestire l'ambito

Dopo aver lavorato con tutte le parti interessate necessarie per raccogliere i requisiti relativi al lavoro che verrà svolto, ottenere l'approvazione di tali requisiti, generare stime e allineare le risorse in base a tali requisiti, è importante gestire tale ambito per evitare lo scivolamento dell'ambito. Lo Scope Creep è il distruttore finale dei progetti e si verifica quando uno stakeholder continua ad aggiungere requisiti al progetto dopo che i finanziamenti e le risorse sono già stati garantiti in base alle stime iniziali. Quando ciò accade, puoi trovarti rapidamente in una situazione in cui cerchi di svolgere più lavoro con la stessa quantità di denaro e lo stesso numero di risorse per la stessa durata, il che spesso si traduce in un lavoro che viene svolto male. Se tutti hanno firmato i requisiti enunciati nel piano del progetto,quindi il project manager può fare ricorso per tornare dagli stakeholder che richiedono di includere requisiti aggiuntivi e dire che se vogliono che tali requisiti siano inclusi, allora avranno bisogno di più risorse e più tempo. A quel punto, la palla viene posizionata nel campo dello stakeholder e se vogliono andare avanti includendo tali requisiti, spetta a loro di arrotondare i finanziamenti e vendere il resto del team di progetto aumentando la tempistica del progetto. Non dovresti mai aver paura di respingere. Se non ti opponi e provi ad aggiungere ulteriori requisiti senza aggiungere risorse e tempo, la colpa di quella decisione ricade su di te.allora avranno bisogno di più risorse e più tempo. A quel punto, la palla viene posizionata nel campo dello stakeholder e se vogliono andare avanti includendo tali requisiti, spetta a loro di arrotondare i fondi e vendere il resto del team di progetto aumentando la tempistica del progetto. Non dovresti mai aver paura di respingere. Se non ti opponi e provi ad aggiungere ulteriori requisiti senza aggiungere risorse e tempo, la colpa di quella decisione ricade su di te.allora avranno bisogno di più risorse e più tempo. A quel punto, la palla viene posizionata nel campo dello stakeholder e se vogliono andare avanti includendo tali requisiti, spetta a loro di arrotondare i fondi e vendere il resto del team di progetto aumentando la tempistica del progetto. Non dovresti mai aver paura di respingere. Se non ti opponi e cerchi di aggiungere ulteriori requisiti senza aggiungere risorse e tempo, la colpa di quella decisione ricade su di te.t respingi e provi ad aggiungere più requisiti senza aggiungere risorse e tempo, quindi la colpa di quella decisione ricade su di te.t respingi e provi ad aggiungere più requisiti senza aggiungere risorse e tempo, quindi la colpa di quella decisione ricade su di te.

Come i manager di progetto possono utilizzare Microsoft OneNote

5. Continua a far avanzare la squadra

I progetti possono bloccarsi se i membri del team di progetto non sono chiari su quali siano gli obiettivi per i quali dovrebbero lavorare. Un grande project manager può impedirlo assicurandosi che ci siano obiettivi di progetto più ampi a breve, medio e lungo termine e che tutti gli individui abbiano chiaro su cosa stanno lavorando sia a breve, medio e lungo termine. Avere punti di contatto regolari e rapidi con i membri del team può essere un ottimo modo per garantire che le persone rimangano impegnate. In alternativa, fare in modo che i membri del team trascorrano cinque minuti alla fine della giornata e scrivano un riepilogo rapido e di alto livello di ciò che hanno fatto quel giorno e di ciò che hanno sul ponte per domani è un altro ottimo modo per garantire che tutti stiano andando avanti.

6. Affrontare immediatamente le controversie del team

Disaccordi e dibattiti tra i membri del team possono essere molto salutari per un progetto. Illustra la passione che le persone hanno per ciò su cui stanno lavorando e spesso porta a una profonda esplorazione del miglior percorso da seguire. Tuttavia, gli scontri a volte possono andare troppo oltre e possono provocare un vero e proprio cattivo sangue tra i membri del team. Un grande project manager lavorerà per frenare una discussione se sembra che potrebbe diventare troppo accesa. Tuttavia, se porta a cattiva volontà tra i compagni di squadra, un grande project manager lavorerà per gestire quel conflitto in modo appropriato, indipendentemente dal fatto che ciò significhi trascinare quegli individui in una stanza per parlare dei loro problemi, avere conversazioni 1 a 1 con loro sul problema, o lavorando attraverso i loro manager per porre fine alla controversia.La cosa peggiore che un project manager può fare in quella situazione è ignorare il problema e lasciare che la controversia peggiori, poiché ciò può iniziare a far crollare il progetto.

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