Progettazione di una copertina di una proposta commerciale

Esaminando Internet, ho notato che c'erano numerosi termini usati in modo intercambiabile con "frontespizio" che potevano creare confusione. La copertina, il frontespizio e la lettera di presentazione sono tutti elementi diversi utilizzati per scopi diversi.

Una pagina di copertina è ciò che precede un lungo rapporto di qualche tipo, come proposte di progetti o contratti, proposte di sovvenzioni o rapporti aziendali, e il processo di progettazione è sostanzialmente lo stesso per ciascuno. In questo caso, userò l'esempio di una proposta di contratto (o offerta) scritta in risposta a una "Richiesta di proposta" presentata da un'agenzia governativa (stile non APA).

Pagina di copertina progettata per una proposta (non reale) - per preparare un manuale di istruzioni su come condurre gli audit del sistema di irrigazione. Nota quanto bene la foto illustra il progetto, ma non domina.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (entrambi)

Che cos'è una richiesta di proposta (RPF)?

Una RFP è un documento dettagliato, solitamente pubblicato da un'agenzia governativa, che informa il pubblico che ha un progetto per il quale desidera fare offerte. Una RFP ben scritta descrive l'obiettivo a cui mira l'agenzia, il motivo del progetto, il suo background ei dettagli su ciò che vogliono che sia fatto.

Se stai scrivendo una proposta in risposta a una RFP, è importante scriverla nello stesso ordine richiesto dall'agenzia. Se non lo fai, l'agenzia se la caverà. Perché? Lo vedono come un offerente che non è disposto ad aderire alle esigenze dell'agenzia, il che significa che possono aspettarsi problemi durante il contratto, se sei tu quello selezionato. Detto questo, esiste un modo standard in cui sono organizzate la maggior parte delle proposte.

Formato proposta commerciale

In una proposta commerciale standard, le pagine di copertina anteriore e posteriore racchiudono il documento. La copertina anteriore è come la copertina di una rivista con grafica, un bel design, visualizzazione di informazioni chiave e stampata su cartoncino.

Una proposta molto grande potrebbe avere un frontespizio che, se ne chiedono uno, va appena dentro la copertina. Il frontespizio dovrebbe essere quasi o solo testo, solitamente stampato in bianco e nero in un formato di facile lettura, con il titolo della proposta in evidenza.

Di seguito è la lettera esecutiva della società o il sommario (TOC), nell'ordine richiesto dalla RFP. Poi arriva il resto del contenuto, con ogni sezione e numero di pagina elencati nel sommario. La copertina posteriore estende la combinazione di colori di base della parte anteriore, ma non ha molto altro.

La copertina posteriore segue lo schema dei colori, ma è mantenuta al minimo. L'unico testo su questa copertina è il nome e l'indirizzo dell'azienda. Potrebbe essere facilmente una citazione correlata di qualche tipo, a seconda del tipo di rapporto.

Esempi e caratteristiche della copertina

La copertina di una proposta è la prima cosa che chiunque vedrà della tua proposta. Deve riflettere il meglio di te stesso ed essere riconoscibile. Una buona copertina ha le seguenti qualità:

Sembra pulito e ordinato.
I componenti sono informativi e ben organizzati, ma abbastanza semplici.
Il layout è attraente in un modo che riflette l'azienda o il progetto.
Il testo include il nome, l'indirizzo e il logo della società, il nome della proposta, la data di scadenza e il destinatario della proposta.

Gli esempi seguenti sono stati progettati da servizi idrici o enti governativi collegati al Dipartimento statale delle risorse idriche. Tutti coprivano domande di sovvenzioni per progetti di protezione delle acque o di ripristino. Come puoi vedere, sono molto diversi l'uno dall'altro. Ognuno ha i suoi punti di forza e di debolezza.

Il primo esempio, dalla città di Upland, è abbastanza ben strutturato e contiene la maggior parte delle informazioni necessarie. Non è molto attraente, tuttavia, avere il logo Upland in bianco e nero come unica grafica. Potrebbe trarre vantaggio dallo spostamento di tutto il testo più vicino, quindi c'è più spazio bianco attorno ai bordi. Il logo e la seconda casella di testo potrebbero essere spostati un po 'più vicino al nome della città, in modo da formare un grande gruppo. Ha anche bisogno di una data di invio, che aggiungerei alla fine della seconda casella di testo.

Il secondo esempio, da Riverside County Flood Control District, utilizza il logo più colorato della contea come grafica, ben posizionato e ingrandito. Il testo minuscolo in alto a destra è la data di presentazione della proposta. La prima casella di testo principale sembra un po 'imbarazzante con la riga degli anni brevi seguita dalla riga del programma di sovvenzione lungo, e poi di nuovo le righe brevi. Lo cambierei in diversi modi minori, ma efficaci:

Sposta la data di invio appena sotto le parole "PROPOSTA DI SOVVENZIONE" e aumentane le dimensioni. Alza entrambe le linee, in modo che siano un raggruppamento separato dal resto. Questi diventano poi il "titolo" del documento.
Nella casella di testo successiva, elimina gli anni e sposta la riga più lunga in fondo a quel raggruppamento. Diventa quindi un programma del Dipartimento delle risorse idriche, che è. Visivamente, rende anche il gruppo di testo sopra il logo simile (ma invertito) al gruppo sotto il logo. Insieme fanno da cornice al logo.

Il terzo esempio, da Reclamation District 2107, ha una bella fotografia di un'area allagata, direttamente correlata al progetto per il quale si richiede il finanziamento, ma la formattazione non è molto attraente. Sarebbe molto meglio con la fotografia un po 'più piccola e leggermente incorniciata, e il testo più grande, posizionato un po' più vicino alla foto. La data potrebbe rimanere piccola. Per sembrare equilibrato, lo spazio bianco nella parte superiore e inferiore della pagina deve essere più grande degli spazi tra testo e foto.

Nota le cose che tutti e tre hanno in comune:

Testo che indica qual è il documento (finanziamento Proposition 13, proposta di sovvenzione, domanda di sovvenzione).
Nome del progetto per il quale richiedono il finanziamento.
Nome dell'agenzia che invia (se stessi).

Quello che non hanno in comune, ma è desiderabile:

Due hanno date.
Due hanno loghi.
Solo Riverside County elenca l'agenzia a cui viene presentata la sovvenzione.

Tre esempi di copertine reali. Sono tutte richieste di sovvenzioni da agenzie governative per progetti idrici (quindi sono di dominio pubblico).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Elementi desiderabili in una pagina di copertina

I tre esempi di copertina mostrati sopra contengono alcuni di questi elementi, ma nessuno di essi contiene tutti. La contea di Riverside si avvicina di più.

Articolo	Uplands	Riverside	Distretto 2107
Tipo di documento	X	X	X
Nome del progetto	X	X	X
			X
Invia a nome		X
Invia da nome	X	X	X
Logo del mittente	X	X
Invia data		X	X

Progettazione di una copertina

Se scrivi molte proposte (o rapporti) che richiedono copertine, è sempre utile stabilire una routine di progettazione. Ecco l'ordine che suggerisco:

Controllare la RFP per eventuali requisiti di copertina.
Scegli il testo.
Scegli la grafica relativa al tipo di proposta (compreso il logo). La copertina e il contenuto della proposta devono corrispondere, perché la copertina è l'introduzione al contenuto. Se la proposta riguarda un progetto che conduce audit idrici, metti una foto sulla copertina di qualcuno che esegue un test di uniformità dell'irrigazione o guarda gli irrigatori con un blocco per appunti in mano o qualcosa che rifletta la natura della proposta. Non mettere una foto di te stesso mentre parli a un gruppo di persone, anche se potrebbe sembrare buono, se quell'abilità non è richiesta.
Scegli una combinazione di colori che corrisponda al logo o ai colori nella foto principale.
Sviluppa un layout di base. Aggiungi combinazione di colori, quindi caselle di testo e testo, quindi grafica e qualsiasi testo li accompagni.
Sposta la grafica e le caselle di testo, sperimentando diverse posizioni e formazioni, finché l'intera copertina non è esattamente come desideri.
Ad un certo punto svilupperai una copertina che sai essere sbalorditiva. In tal caso, trasformalo in un modello quando lo salvi, in modo da poterlo riutilizzare con altre proposte.

Il formato complessivo della copertina sopra è una delle tre bande, ciascuna in aumento in profondità, con quella più pesante in basso. La parte superiore è la fascia di verde e blu, che rappresenta i colori dell'ambiente e dell'acqua. Il 2 ° al centro riporta il nome del progetto, con una fotografia che illustra il tipo di manuale da scrivere e le relative competenze elencate accanto ad esso. Questo mette il progetto e le mie qualifiche per esso nella posizione più centrale e accattivante. La banda inferiore è costituita da un blocco di testo composto dai dettagli dell'invio: la mia azienda e indirizzo, la loro azienda e indirizzo e la data di invio. L'occhio si sposta naturalmente a destra verso il piccolo elemento "logo" verde abbinato, legandoli inconsciamente insieme in un'ampia fascia inferiore.Gli spazi bianchi tra le bande si bilanciano a vicenda e fanno sembrare la copertina "pulita".

Analizzare le copertine come questa può davvero allenare la tua vista. Quando progetti e analizzi uno dei tuoi, le prime volte possono spaventarti. Ma il processo diventerà più interessante man mano che ti rilassi, diventi più creativo e inizi a vedere i risultati.

Per superare la paura, a volte è utile utilizzare un modello creato da qualcun altro, il tuo programma software o online, o una proposta che copre qualcun altro prima del tuo arrivo.

Per prima cosa ho posizionato i colori e la linea centrale come guida. Quindi aggiunto il titolo della proposta, quindi gli indirizzi e la foto del logo.

Ho finito con la foto scelta per rappresentare il progetto, insieme ad alcune competenze rilevanti. Quindi spostate leggermente gli oggetti da un lato all'altro e su e giù per trovare il miglior equilibrio.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (entrambi)

Modello di copertina

Se decidi di provare a utilizzare un modello, trova la raccolta nel tuo software o uno su Internet e cerca un paio di modelli che abbiano un aspetto simile alla tua attività. Tenendo presente i componenti di progettazione che hai già stabilito (colori, testo, grafica) inizia a sostituire gli oggetti in uno dei modelli con il tuo materiale e guarda cosa succede. Mentre fai lo stesso con gli altri, probabilmente scoprirai che uno si distingue per essere molto migliore degli altri.

Quindi, se sei come me, probabilmente vedrai alcuni cambiamenti che vuoi apportare a quello che ti piace di più. Apporterai le modifiche e ne vedrai un'altra. Prima che tu te ne accorga, avrai creato quel modello tuo. Assicurati di salvarlo in un posto separato, quindi è facile ritrovarlo. Una volta creato il modello, in futuro sarà molto più semplice creare copertine, utilizzando lo stesso layout.

Tieni presente che, sebbene la pagina di copertina dia una prima impressione, non è l'unica impressione. Un buon valutatore guarderà anche al contenuto, quindi non preoccuparti troppo se la tua pagina di copertina sarà abbastanza buona o meno. Troppe agitazioni possono inibire la creatività.

Questo tutorial mostra come creare un progetto di base utilizzando Microsoft Publisher, un software semplice e più che adeguato. Altri programmi software che puoi utilizzare sono Word o InDesign (Mac). Ho progettato le copertine sopra modificando un modello in InDesign. In realtà preferisco Publisher, ma non funzionerà su un Mac.